Содержание

Требования к помещению архива организации

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии (п. 2.14 Правил № 526).

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов.

Архив организации должен быть размещен в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (п. 2.16 Правил № 526).

В архиве запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить посторонние предметы, оборудование, употреблять пищевые продукты (п. 2.29 Правил № 526).

Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются (п. 2.15 Правил № 526):

1) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

2) оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.

3) соблюдение охранного режима.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам;

4) создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Температура в помещении для хранения документов на бумажном носителе должна быть 17 - 19 °C, относительная влажность 
воздуха – 50 - 55%.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Методические рекомендации и пособия

- Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработаны ВНИИДАД, 2016 г.

- Примерное положение об архиве организации, утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42.

Где нельзя разместить архив | Скан-Архив

Рассмотрим, где в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также какими должны быть условия хранения документов.


Здание и помещение

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Размещение архива не допускается:

  • в ветхих строениях;
  • деревянных постройках;
  • зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями;
  • зданиях с печным отоплением;
  • в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.


Оснащение архивного хранилища документов

Архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

  • обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;
  • поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;
  • производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
  • отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища (п. 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН (утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.

01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009)) должна быть менее 2,25 м и не выше 4 м.

Запрещается применять в архиве огонь, нагревательные приборы, размещать посторонние объекты.

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях согласно составленному акту организация осуществляет размещение архива.

Требования к зданиям и помещениям архива. Архивная обработка. Переплет документов. Уничтожение документов. Передача на хранение


ТРЕБОВАНИЯ К ЗДАНИЯМ И ПОМЕЩЕНИЯМ АРХИВА

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания.
При отсутствии специального помещения для архива организации выделяется приспособленное помещение в административном здании организации.


Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.
Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.
К помещениям основного назначения архива относятся:
Хранилища для хранения документов
Помещение для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними
Помещение для использования документов

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях.
Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-х кратный воздухообмен в час.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.
Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

Требования санитарно-гигиенического режима хранения архивных документов

- Помещения хранилищ должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, что исключало бы возможность накопления пыли, появления насекомых, плесени и грызунов.

- Воздух, поступающий в помещения хранилищ должно быть очищенным от пыли. С целью предотвращения попадания пыли извне желательно поддерживать давление воздуха в приделах от 0,05 до 0,1 атм.

В хранилищах необходимо обеспечить свободную циркуляцию воздуха, которая исключает возможность образования плохопроветриваемых мест.

- Санитарно-гигиенические процедуры в архиве следует проводить стабильно: каждый день - влажная уборка пола помещения и сухая уборка шкафов, стеллажей; не реже раза в месяц следует проводить санитарные дни в архиве. 

- В помещениях архивов запрещено находится в грязной обуви,верхней одежде, хранение любых посторонних предметов, хранение и употребление пищевых продуктов, а также разведение цветов.

Работу с видео и фотодокументами следует выполнять в чистых неворсистых перчатках и белых халатах.

- Запрещается размещать документы на подоконниках,на полу, в неразобранных кучах.

- В случае выявления в хранилище биологических вредителей, нужно принять срочные распоряжения по обработке документной базы, средств сбережения и помещений.

- Пораженные плесенью и насекомыми документы должны быть изолированы и подвергнуты дезинфекции или дезинсекции. Для изоляции документы следует завернуть в бумагу или пленку и поместить в отдельном помещении .

- Стеллажи, шкафы, где хранились испорченные плесенью документы, подлежат обработке водным раствором формалина  и просушиванию.

- В случае массового поражения документов биологическими вредителями проводится общая дезинфекция и дезинсекция хранилищ и документов силами санитарно-эпидемиологических станций или карантинных служб под контролем сотрудников архива.

- При плесневении стен  нужно снять штукатурку и краску, обработать поверхность раствором формалина с концентрацией от 3% до 5% и провести ремонт с добавлением в строительные материалы растворов антисептиков.

- Уничтожение грызунов следует проводить силами санэпидемстанции. 

Архивные помещения и требования к ним

Каждая компания, независимо от формы собственности должна иметь архив, в который передаются документы на архивное хранение согласно требованиям законодательства РК. Но недостаточно просто завести коробки для хранения дел и назвать это архивом организации. В законодательстве четко прописано какими должны быть архивные помещения и требования к ним:

  1. Архив организацииразмещается в специальном отдельно стоящем здании либо в помещении, которое приспособлено для хранения документов.
  2. Если специальное помещение не может быть предоставлено, выделяется площадь в офисе компании, которая должна соответствовать всем правилам хранения документов.
  3. Архивное помещениени в коем случае не должно быть ветхим, неотапливаемым, влажным,  и находиться рядом с помещениями общественного питания, складами с пищевыми продуктами, пожароопасными веществами.
  4. Архивные помещениядолжны быть хорошо проветриваемыми, сухими, защищенными от пожаров и затоплений, так же они должны иметь запасной выход.
  5. Электропроводка в архивном помещению, согласно требованиям должна быть скрытой, герметичной и безопасной.
  6. В архивных помещениях запрещается использовать огонь, нагревательные приборы и другие посторонние объекты.

Архивные помещения и требования к ним обеспечивают защиту документов от повреждения, и призваны исключить возможность утраты или порчи документов. Требования к архивным помещениям регламентируется нормативно-правовым актом.  Нарушение данных требований ведет к различным штрафным санкциям. 

Компания «Архив-Аудит» поможет решить Вам проблему правильного хранения  документов. Наши помещения оборудованы согласно всем требованиям закона, наши специалисты имеют большой опыт ведения и формирования архивов. Передав ваш архив в компанию Архив-Аудит Вам не придется решать проблемы архивных помещений и требований к ним.

Описание: Архивные помещения и требования к ним обеспечивают защиту документов от повреждения, и призваны исключить возможность утраты или порчи документов. 

Требования к помещениям архива организации в РБ

Можно. Правила разрешают выделять приспособленные помещения для хранения документов. Но не в гараже или сарае, а в административном здании организации.
Перед тем, как разложить документы в помещении, нужно провести его экспертизу. Она должна установить степень огнестойкости, долговечность и прочность строительных конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертизу проводят представители архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб предприятия. По результатам экспертизы составляется акт, в котором содержится заключение о пригодности помещения к хранению документов.
Если у ответственного за архив работника возникли сомнения в том, что помещение, которое выбрано для хранения документов, способно обеспечить их сохранность, лучше настоять на проведении экспертизы и составлении акта. Стремление руководства сократить затраты на архив понятны. Но, случись что с документами в будущем, как бы не пришлось отвечать подчинённым…
Не спешите перевозить документы в новое помещение после проведения экспертизы. За ней должна следовать проверка. Проверку проводит комиссия, состав которой определяет руководитель организации. Комиссия должна проверить помещение на соответствие требованиям, с которыми можно ознакомиться в следующих разделах нашей статьи. По результатам проверки составьте акт. И после того, как руководитель компании утвердит его, можете смело размещать документы на стеллажах. Такие проверки должны проводиться не реже одного раза в пять лет.

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

Высота архивохранилища (пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009))зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

  • ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ»Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

Пожарная безопасность в помещениях архивов

Обеспечение мероприятий схоже с комплексом требований и правил, направленных на соблюдение пожарной безопасности в библиотеках и книгохранилищах, но имеет свои особенности как на уровне нормативной документации, так и на практике.

У зданий, помещений архивного хранения документов, согласно таблице 1 СП 12.13130.2009 и статьи 32 ФЗ 123, категория по взрывопожарной опасности – В, класс пожарной опасности по функциональному назначению – Ф 5.2; а библиотеки, книгохранилища относятся к Ф 2.1.

В свою очередь, СП 5.13130.2009 в приложении Б относит архивы и библиотеки с книгохранилищами к одной – 1 группе помещений по опасности развития возгорания, учитывая их функциональное назначение, высокую пожарную нагрузку сгораемых материалов.

Помещение архива

Требования

Их устанавливают следующие законодательные акты, нормы пожарной безопасности, обеспечивающие регламенты, методики ее обеспечения в помещениях, объектах хранения, где систематизировано накапливается, учитывается, обрабатывается ценная отчетная документация длительного срока сохранности, которая может быть затребована, выдана при возникновении такой необходимости:

  • «Технический регламент о требованиях ПБ».
  • СНиП 21-01-97* – о ПБ всех строительных объектов.
  • СП 118.13330.2012* – об общественных зданиях, которыми являются здания государственных, муниципальных архивов, а также в которых находится большинство архивов организаций, учреждений.
  • СП 7.13130.2013, о системах противодымной защиты, в том числе системах дымоудаления с принудительным инициированием.
  • СП 31.13330.2012, СП 10.13130.2009 – обо всех видах противопожарного водоснабжения объектов архивного хранения.
  • СП 1.13130.2009 – об эвакуационных путях, выходах.
  • СП 3.13130.2009 – о создании СОУЭ.
  • Разделы 4.2, 4.4 «Основных правил работы архивов организаций».

В последнем нормативно-методическом документе руководители промышленных предприятий, частных, общественных организаций; лица, по должностным обязанностям отвечающие за ведение архива, а также ответственные за пожарную безопасность могут узнать много полезной информации, например:

  • В организации, на предприятии размещение архива осуществляется в специально спроектированном, возведенном здании, или приспособленном в соответствии со строительными, противопожарными, санитарными нормами строении, или в отдельных помещениях в административных зданиях.
  • Обследование приспособленных объектов проводится комиссией во главе с ведущими специалистами эксплуатационных, инженерных служб организации, с приглашением представителей государственных надзорных органов, по результатам которого составляется соответствующий акт.
  • Он подтверждает пригодность строения, группы помещений по прочности, пределу стойкости к огню строительных конструкций, ограждающих/выделяющих их; наличию систем отопления вентиляции; а также по технической охранной, противопожарной укрепленности.
  • К последним параметрам относятся прежде всего двери в архив, к которым актуальны как требования к противопожарным дверям, так и к характеристикам противопожарных замков по взломостойкости, изложенных в заводской технической документации, сертификатах пожарной безопасности на товарные изделия.
  • Главные требования противопожарных норм – помещение архива должно быть выгорожено, отделено от смежных помещений по горизонтали/вертикали противопожарными стенами, перекрытиями, перегородками; оснащено охранно-пожарной сигнализацией с датчиками дыма, огнетушителями, установками тушения пожаров.
  • Группа помещений архива должна иметь запасной выход, в них недопустима прокладка магистралей газоводоснабжения; электропроводка выполняется скрыто с выносом общей отключающей аппаратуры наружу.
  • Установка стеллажей проводится перпендикулярно стенам с окнами, без соприкосновения с наружными стенами, радиаторами отопления; согласно следующим нормам расстановки: главный проход между рядами стеллажей – 1, 2 м, проходы между стеллажами, а также между ними и стенами – 0, 75 м.
  • Штепсельные розетки должны обеспечивать герметичность, переносная электроаппаратура иметь резиновую оболочку шнуров питания.
  • Стационарные системы пожаротушения зданий, помещений должны заправляться нейтральными, безопасными для хранящейся документации огнетушащими веществами.
  • Запрещается использование источников открытого огня, любых нагревательных приборов.

Дополнительный материал:

Инструкция о мерах пожарной безопасности в архивах

Проведение электрогазосварочных ремонтно-монтажных работ необходимо организовывать с обязательным оформлением наряда-допуска на выполнение огневых работ, при строжайшем соблюдении мер безопасности; с проведением целевого инструктажа по пожарной безопасности с сотрудниками архива, охраны.

Специальные правила

Учитывая более высокую важность хранящейся отчетной документации, поистине гигантские объемы единиц хранения в специально спроектированных, действующих зданиях, в «Специальных правилах ПБ государственных и муниципальных архивов РФ» изложены более высокие требования, чем для архивов документации, хранящейся на местах – в организациях, на предприятиях в регионах нашей страны.

Вот некоторые из них:

  • Должны быть обеспечены противопожарные разрывы, пожарные проезды к зданиям архивов, которые не должны использоваться для стоянок автомобилей, складирования любого оборудования, материалов.
  • Должны быть обеспечены проезды, подходы к запасным выходам, всем типам пожарных лестниц, наружным эвакуационным лестницам; подземным гидрантам наружного противопожарного водоснабжения, крышки которых необходимо регулярно очищать зимой от снега, наледи.
  • В исправном техническом состоянии, автоматической готовности должны находиться все существующие в здании архива системы автоматической противопожарной защиты – установки сигнализации с дымовыми, газовыми пожарными извещателями, чутко реагирующими на появление продуктов горения, изменение химического состава воздушной среды; установки пожаротушения, системы оповещения и дымоудаления.
  • Должно быть обеспечено круглосуточное дежурство сменного персонала на пожарном посту, где установлены централизованные приемно-контрольные приборы сигнализации, приборы управления пожаротушением, инженерными системами жизнеобеспечения здания архива.
  • Необходимо соблюдать требования к пожарным шкафам, кранам внутреннего водопровода.
  • Огнезащитную пропитку деревянных стеллажей, огнезащиту древесины стропильных конструкций, обрешетки кровли здания архива необходимо проводить в установленные сроки, согласно эксплуатационных характеристик используемых огнезащитных составов; а проверку состояния обработанных конструкций – не реже, чем дважды в году, с устранением нарушений при их обнаружении.
  • Проемы, зазоры в местах пересечения стен, перегородок инженерными коммуникациями необходимо заполнять, заделывать огнестойкой пеной, огнезащитными штукатурками.
  • Запрещается уборка помещений, хранение воспламеняющихся, горючих жидкостей в помещениях архивов.

Нормы расстановки стеллажей, шкафов в зданиях государственных, муниципальных архивов аналогичны правилами их установки в архивохранилищах организаций.

Действия при пожаре

Учитывая специфику работы с архивной документацией, существуют определенные особенности действий при пожаре, которые должен соблюдать персонал таких специализированных учреждений, сотрудники предприятий, отвечающих за ведение и хранение реестра отчетных документов в своих организациях.

Работники архивов должны быть ознакомлены с инструкциями по действиям на случай возникновения чрезвычайных ситуаций, планами эвакуации при пожаре, которые должны иметься, если на этаже находится больше 10 человек.

Сотрудники архивных учреждений, работники организаций, отвечающие за ведение, сохранность архивохранилища должны знать общий порядок действий при пожаре:

  • Возникновение пожара не должно застать их врасплох, они не должны поддаваться панике и действовать согласно инструкции.
  • Если обнаружение очага возгорания произошло автоматически, о чем свидетельствуют звуковые пожарные извещатели, то необходимо сразу приступать к отключению электроснабжения помещений архива, начинать эвакуацию.
  • Если сотрудник архива сам обнаружил очаг возгорания, то необходимо нажать ручной пожарный извещатель; сообщить в пожарную охрану.
  • По ситуации, используя углекислотный или хладоновый огнетушитель, попытаться самостоятельно ликвидировать пожар, если же такой возможности нет, то быстро покинуть задымленные помещения.
  • Эвакуация должна проводиться быстро, весь персонал должен быть выведен наружу из здания.

Согласно правилам для архивов, учебные эвакуации для наработки навыков действий сотрудников в такой ситуации должны приводиться дважды в году.

Системы пожаротушения

Согласно требования таблиц А.1, А.3 СП 5.13130, как здания, так и помещения архивного хранения ценных, отчетных документов должны быть защищены автоматическими установками пожаротушения, независимо от их площади.

Основные факторы, определяющие выбор систем пожаротушения для помещений, зданий архивов:

  • Оперативность обнаружения очага возгорания. Для решения этой проблемы в качестве датчиков побудительной системы установок пожаротушения используются газовые, дымовые, в том числе аспирационные, проточные; а также комбинированные пожарные извещатели, быстрореагирующие на изменение газового состава, оптической плотности воздуха в защищаемых помещениях.
  • Нейтральность огнетушащих веществ к бумажным, электронным носителям информации; минимизация ущерба от их применения в часто довольно стесненном пространстве архивных помещений.

Последний момент для специалистов проектных, монтажно-наладочных организаций, а также руководства учреждений, где имеются значимые по объему хранения архивы, оказался наиболее сложным по нескольким причинам:

  • Традиционные водяные установки пожаротушения оказались неприемлемым вариантом, так как спринклерные, дренчерные оросители, подавая воду, водные растворы, могут и, основываясь на опыте, статистике тушения пожаров, наносят значительный ущерб книгопечатным изданиям, причем несоизмеримо больший, чем огонь и дым.
  • Иногда рекомендуемые для тушения библиотек, книгохранилищ системы пожаротушения тонкораспыленной водой, создающие «водяной туман», как малоэффективны, так и опасны для бумажных носителей информации.
  • Порошковые системы пожаротушения также не решают всех проблем тушения, в основном из-за того, что они эффективно локализуют очаг возгорания, но не способные его ликвидировать в объеме горящей внутри бумаги.
  • Использование генераторов огнетушащего аэрозоля для зданий, помещений архивов вовсе не приемлемо, так как они способны вызвать, особенно в стесненных условиях, вторичные очаги возгорания.

Поэтому специалисты проектных институтов для защиты объектов архивного хранения свой выбор, как правило, оставляют за газовыми установками пожаротушения, эффективно ликвидирующими очаги тления, горения углекислотой, азотом, аргоном или хладонами, не наносящими абсолютно никакого вреда хранящейся документации.

Требования к газовым системам пожаротушения в зданиях, помещениях архивов:

  • Компактность.
  • Приемлемая стоимость.
  • Оперативность, простота проведения монтажных работ.

Наиболее полно всем этим условиям отвечает газовое модульное пожаротушение, комплекты установок которого производят российские компании.

Пожары в архивах

Надо сказать, что пожары в зданиях, помещениях архивов хотя и случаются, но происходит это не так уж часто, во всяком случае реже, чем в библиотечных комплексах, книгохранилищах. Впрочем, точную грань между этими учреждениями провести крайне сложно, ведь практически в каждой библиотеке существует свой архив, особое хранилище пусть не важной отчетной документации, но зачастую уникальных рукописей, первых изданий, раритетных, редчайших экземпляров книгопечатной продукции.

За последние десятилетия в архивах, библиотеках, книгохранилищах произошло несколько крупных, резонансных пожаров:

  • 1988 – Библиотека Академии наук Советского Союза, расположенная тогда в Ленинграде. В ходе пожара, его ликвидации пострадало 3,5 млн экземпляров печатной продукции.
  • 1992 – Национальная библиотека в Сараево. Огнем уничтожено 90% фондов – 2 млн изданий, значительная часть коллекций.
  • 1999 – ГУВД в Самаре. Погибло 57 человек, огнем уничтожено здание со всем имуществом, включая архивы.
  • 2010 – Таруса Калужской области. Сгорел архив писателя К. Г. Паустовского, находившийся в его доме-музее.
  • 2010 – Москва. Пожар в архивных помещениях ФСБ России.
  • 2011 – Москва. Огнем уничтожен документальный архив отдела судебных приставов Северо-Восточного округа.
  • 2015 – Москва. Пожар в институте научной информации РАН. Уничтожено 5,42 млн изданий, находившихся в библиотечных, архивных фондах.

Требования к помещению архива организации

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии (п. 2.14 Правил № 526).

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов.

Архив организации должен быть размещен в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (п. 2.16 Правил № 526).

В архиве запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить посторонние предметы, оборудование, употреблять пищевые продукты (п. 2.29 Правил № 526).

Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются (п. 2.15 Правил № 526):

1) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

2) оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.

3) соблюдение охранного режима.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам;

4) создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Температура в помещении для хранения документов на бумажном носителе должна быть 17 — 19 °C, относительная влажность
воздуха – 50 — 55%.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Методические рекомендации и пособия

— Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработаны ВНИИДАД, 2016 г.

— Примерное положение об архиве организации, утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42.

Противопожарные требования к архивам и архивным помещениям

Несмотря на стабильное увеличение объемов электронного документооборота и хранения информации, бумажные и пластиковые носители еще долгое время будут сохраняться в специальных учреждениях или отделениях организаций – архивах. Противопожарные требования к архивам и архивным помещениям должны быть обязательно учтены еще на этапе обустройства этих объектов и строго соблюдены в процессе их эксплуатации.

Обеспечить пожарную безопасность в помещениях и на объектах, предназначенных для систематизированного накопления, обработки и хранения отчетной документации, призваны специально разработанные регламенты и методики. Детально особенности противопожарного режима в архивах прописаны в нескольких законодательных актах и нормах, важнейшие из которых: СНиП 21-01-97, СП 118.13330.2012, СП 7.13130.2013, СП 31.13330.2012, СП 10.13130.2009, СП 1.13130.2009, СП 3.13130.2009.

Помимо этого, существуют Специальные правила пожарной безопасности архивов государственного и муниципального значения, утвержденные 12.01.2009 г. приказом Минкульта РФ №3. Они отличаются более высоким, в сравнении с ведомственными архивами, уровнем требований, установленных к противопожарному оснащению и оборудованию специализированных сооружений и их содержанию.

Важнейшие меры обеспечения сохранности документов в архиве

Перечень противопожарных мер и норм, содержащихся в нормативных актах, очень велик и учитывает мельчайшие детали и особенности эксплуатации архивов. Вот основные положения ППБ для архивных учреждений и помещений:

  • наличие инструкции о мерах пожарной безопасности в архивах и действиях в случае пожара. Перед допуском к работе каждый сотрудник обязан пройти вводный и первичный инструктаж, а также обучение использованию первичных средств пожаротушения;
  • вертикальные и горизонтальные стены, перекрытия, перегородки помещений архивов должны быть противопожарными;
  • должны быть установлены сертифицированные противопожарные двери в архив – требования к ним включают характеристики взломостойкости замковых систем;
  • обязательным является оснащение архивных помещений любой площади АУП (автоматическими установками пожаротушения) с использованием газа в качестве огнетушащего вещества.

Благодаря строгому соблюдению противопожарных норм вероятность пожара в помещении архива и возможный ущерб от него удается предельно минимизировать.

6 важнейших требований к архивированию корпоративных документов

Гостевой пост Ричарда Медины. Впервые опубликовано на RichardMedinaDoculabs.com.

In Что делать с унаследованной системой архивирования? , я предложил простую процедуру, которая поможет вам решить, что делать с вашими системами архивирования. А в статье Selecting an Enterprise Archive Solution я дал краткий обзор трех общих вариантов решения, которые у вас есть для архивирования. В этом посте я собираюсь обрисовать 6 наиболее важных требований к архивированию корпоративных документов.

«Архив» - это система, которая:

  • Надежно хранит , в первую очередь, документацию клиентов
  • Хранит документы столько, сколько необходимо
  • Удаляет документы , когда они больше не нужны для юридических, нормативных или деловых целей
  • Предоставляет авторизованным пользователям (как внутренним, так и внешним) доступ к документам для различных целей (например,грамм. для бизнес-процессов, обслуживания клиентов, самообслуживания клиентов или агентов и обнаружения)

Типы документов, входящие в область действия этого вида архива, - это в первую очередь генерируемые системой выходные данные (например, отчеты, EOB, корреспонденция), а иногда также включают изображения и электронные сообщения. В объем не должны входить неструктурированные «динамические» документы, такие как документы Microsoft Office, для которых требуется контроль версий или возможности совместной работы. (Но вы удивитесь, что некоторые люди складывают в архивы.) Объем также не включает структурированные данные, такие как информация в бизнес-приложениях или базах данных. На следующем рисунке показаны первичный, вторичный и выходящий за рамки типы документов (показаны как зеленый , желтый и красный , соответственно).

Вот самые важные требования высокого уровня для архивирования корпоративных документов :

  1. Масштабируемость и производительность .Архив должен обеспечивать возможность обрабатывать (средний, высокий или очень высокий - в зависимости от того, что применимо к вам ) объемы приема в пределах временных окон, необходимых для предоставления бизнесу доступа к документам, когда это необходимо в рамках бизнес-процессов. Кроме того, архив должен обеспечивать разумное время отклика для поиска и извлечения документов, а решение должно иметь возможность выполнять функции приема и архивирования без отрицательного воздействия на общую производительность системы для пользователей.
  2. Доступность и доступность . Архив должен предоставлять авторизованным пользователям механизм для поиска и извлечения документов. Кроме того, архив должен предоставлять возможность некоторым внешним пользователям извлекать документы, например электронные презентации для клиентов или агентов.
  3. Безопасность и защита . Архив должен иметь возможность ограничивать доступ к документам, например к документам, которые являются частными, конфиденциальными, привилегированными, секретными или важными для непрерывности бизнеса.Это может включать требования к шифрованию хранимого контента.
  4. Сохранность и целостность . Архив должен иметь возможность хранить документы в течение определенных периодов времени с учетом юридических, нормативных, налоговых, операционных и исторических требований. Кроме того, архив должен обеспечивать подходящую гарантию подлинности. Наконец, (, если это относится к вам, ) архив должен обеспечивать возможность сохранения информации на неизменяемой платформе хранения, когда это необходимо (например,грамм. Хранилище WORM для соответствия SEC 17a-4).
  5. Распоряжение . Архив должен поддерживать удаление (очистку) документов по истечении определенных периодов хранения (как по времени, так и по событиям). Кроме того, архив должен поддерживать формальный процесс утверждения перед очисткой, и он должен поддерживать отмену очистки в случаях, когда документы находятся на законном хранении. Наконец, архив должен позволять уполномоченному персоналу периодически проверять и потенциально изменять сроки хранения.
  6. Интеграция . Архив должен обеспечивать основанную на стандартах архитектуру и открытый API, позволяющий интегрироваться с другими системами или компонентами промежуточного программного обеспечения, включая существующие унаследованные системы, используемые в вашей компании.

Лучшее долгосрочное хранилище данных? Облачный архив.

Такие отрасли, как фармацевтика, науки о жизни и здравоохранение, сталкиваются с требованием сохранения документов в течение очень долгих периодов времени - до 95 лет для соответствия нормативным требованиям.Например, производители лекарств должны соблюдать несколько международных стандартов хранения записей, таких как стандарты GxP - Надлежащие производственные процессы, Надлежащие клинические процессы и Надлежащие лабораторные практики.

Производители лекарств, деятельность которых регулируется Управлением по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA CFR Title 21 Part 11), требуют легкого доступа к записям для проверки агентством, гарантированной целостности записей и легкости просмотра в течение длительного времени.

Кроме того, электронные медицинские записи испытуемых на наркотики должны храниться в течение всей жизни испытуемого плюс «n» лет («N» зависит от ситуации).Эти требования к хранению означают, что некоторые записи FDA должны храниться, доступны и доступны для просмотра в течение многих десятилетий.

Кроме того, медицинские страховые компании также сталкиваются с очень долгими сроками хранения записей. Стандартная практика в страховой отрасли заключается в том, чтобы полисы и связанная с ними документация оставались доступными и доступными для поиска до тех пор, пока страхователь является клиентом, что также может быть в течение десятилетий. Другой пример долгосрочного хранения записей появляется в Великобритании, где записи пациентов должны храниться в течение десяти лет после смерти пациента.

Очевидно, что существует множество других примеров требований к долгосрочному хранению в других секторах, включая федеральное правительство с Национальным управлением архивов и документации (NARA), поставщиков ипотечных кредитов и страховых компаний.

Благодаря сегодняшним возможностям аналитики данных многие организации сохраняют большую часть своих данных для текущей аналитики в течение более длительных периодов, чем общепринятые отраслевые нормы, за исключением тех случаев, когда это может противоречить правилам конфиденциальности.

Подробнее: данные имеют ценность, но также и риск - избавьтесь от того, что вам больше не нужно

Помните ящики банкира?

В прошлом стандартной практикой корпоративного архивирования было либо распечатывать записи и хранить их в физических хранилищах, либо хранить их в электронном виде в локальных архивах, либо создавать резервные копии электронных файлов на магнитной ленте.

Обратной стороной печати и хранения записей является ежемесячная оплата за место для хранения, риск потери при транспортировке и физического повреждения (пожар, наводнение и т. Д.), А также проблема быстрого поиска конкретных записей в сотнях или тысячах ящиков.

Дополнительная проблема долгосрочного хранения документов на бумажных носителях включает затраты на отзыв записей для проверки и анализа - обычно складская компания взимает плату за извлечение и доставку ящиков с документами вручную.А поскольку физическое хранение - это удаленный и ручной процесс, удаление / уничтожение просроченных записей может вообще не выполняться. По сути, компания в конечном итоге платит бесконечную плату за долговременное хранение - и это никогда не заканчивается. Поскольку большинство организаций осознали очевидные проблемы удобства использования с хранением бумажных копий, а именно невозможность использовать данные для обучения машинному обучению и включения в проекты анализа данных, многие оцифровывают бумажные копии для включения в автоматизированные решения для управления информацией.

С другой стороны, использование резервной ленты для долгосрочного архивирования имеет несколько преимуществ. Они включают в себя очень низкую стоимость, относительно небольшую занимаемую площадь (по сравнению с хранилищем на бумажных носителях) для объема хранимых данных и возможность физического удаления из электронного мира. Это физическое разделение известно в ИТ-кругах как изолированное хранилище или «воздушный зазор», концепция, согласно которой после хранения резервные копии лент физически изолированы от остального электронного мира и, следовательно, не подвержены взлому, вирусам и программам-вымогателям.Этот процесс также называют «воздушным зазором» между данными и остальным электронным миром.

Обратной стороной лент является время отклика - поиск и извлечение определенных файлов для проверки; время извлечения файлов может занимать минуты, часы или дни, невозможность выполнять аналитику на основе данных на ленте, необходимость физического хранения и, возможно, оплаты площади хранилища на магнитных лентах, а также риск ухудшения качества данных в течение длительного времени. периоды времени - электронные данные на магнитной ленте необходимо время от времени восстанавливать.

ПОДРОБНЕЕ: большинство сотрудников плохо разбираются в управлении информацией

Устаревание - враг архивирования электронных данных за десятилетия

Существенным препятствием, с которым сталкиваются компании, которые должны хранить электронные файлы в течение очень длительного времени, является то, как хранить, управлять и в конечном итоге находить архивные данные за 20, 50, 100 лет и при этом иметь возможность их просматривать. Огромный объем информации, хранящейся в электронном виде (ESI), поступающей в регулируемые компании и исходящей от них сегодня, гарантирует, что преобразование и хранение бумажных документов более неосуществимо.

По мере того, как компании перешли на электронные файлы, они начали покупать локальные серверные системы архивирования для архивирования своего регулируемого контента и управления им. Со временем компании поняли, что эти локальные системы были дорогими, требовали постоянного обновления программного и аппаратного обеспечения, не подходили для очень длительного архивирования и что продавцы, предлагающие их, могли выйти из бизнеса или стать жертвами промышленности. консолидация - покупка другой компанией с другими стратегиями в отношении продуктов.Они также были во власти форматов приложений архивирования, которые менялись в течение очень долгих периодов времени (в конечном итоге теряя обратную совместимость) до такой степени, что устаревшие архивные файлы становились нечитаемыми.

Собственные облака для долгосрочного хранения и архивирования

Более новое решение, принятое некоторыми компаниями, - это облачные сторонние проприетарные решения для архивирования. С этими платформами вы получаете масштабируемость облака SaaS, в целом адекватный уровень (универсальный) безопасности и потенциально более низкую стоимость хранения - за счет экономии на масштабе облака.

К недостаткам проприетарных облачных архивов относятся нежелательное преобразование файлов, выкуп данных, регулирование данных и общая стоимость эксплуатации. Многие из этих проприетарных облачных архивов размещены в еще одном стороннем центре обработки данных, что означает, что у клиента могут возникнуть дополнительные проблемы с извлечением / перемещением своих данных, если возникнут проблемы с поставщиком SaaS.

Одна из практик, которые не рекламируют многие проприетарные поставщики облачного архивирования, - это автоматическое преобразование формата ваших данных при их перемещении в свое облако.Они говорят, что они делают это для эффективности хранения, но также и для того, чтобы вам было сложнее переместить архивные данные в другое место, если вы не удовлетворены. Некоторые поставщики облачного архивирования SaaS взимают с вас огромную дополнительную плату за перенос данных из их облака в другое - иногда до 30 долларов США за гигабайт. Их оправдание состоит в том, что им нужно повторно преобразовать ваши данные обратно в исходный формат, что требует времени и вычислительной мощности. С другой стороны, некоторые не взимают «плату за преобразование», а вместо этого ограничивают скорость исходящей миграции данных до нереально медленной скорости, чтобы затянуть миграцию на месяцы или, в некоторых случаях, на годы, надеясь, что компания откажется от миграции и остается.

ПОДРОБНЕЕ: проприетарные облачные архивы похожи на Roach Motels

Форматы длительного хранения и архивирования

Еще одно соображение при рассмотрении долгосрочного облачного архивирования - это формат данных. Имейте в виду, что компания, архивирующая электронные данные в течение 30, 50 или 100 лет, должна беспокоиться о возможности просматривать данные на десятилетия вперед. Я знаю, что это кажется надуманным, но через 50 лет документ, сохраненный как документ Word 2016, может быть не распознан в Microsoft Office 2070! Архивисты с долгосрочным опытом должны беспокоиться о формате, в котором хранятся данные, чтобы обеспечить их видимость через 100 лет.

Внедрение облачных сервисов и расширенных сервисов объектно-ориентированного хранения предоставляет совершенно новый набор возможностей для поддержки появляющихся моделей долгосрочного архивирования электронных данных. Среди преимуществ облака для долгосрочного архивирования - использование встроенных в облако масштабируемости и избыточности, а также способность быстро адаптироваться к меняющимся требованиям в течение длительных периодов времени.

Одной из моделей долгосрочного архивирования является эталонная модель открытой архивной информационной системы (OAIS) ISO 14721, первоначально разработанная Консультативным комитетом по системам космических данных в 2005 году.OAIS адаптирован для работы в облачной среде, но при настройке учитывает особые требования и используется в основном в аэрокосмической отрасли.

С другой стороны, формат файла PDF / A - это версия ISO 19005 формата Adobe Portable Document Format (PDF), созданная в 2005 году специально для использования при архивировании и долгосрочном хранении электронных документов. Формат PDF / A отличается от стандартного формата PDF тем, что запрещает функции, непригодные для долгосрочного архивирования, такие как связывание шрифтов (в отличие от встраивания шрифтов) и шифрование.

Формат долгосрочных данных PDF / A стал самым популярным форматом файлов для коммерческих организаций, которым необходимо хранить данные десятилетиями, обеспечивая при этом доступность и возможность просмотра.

Является ли облако жизнеспособным решением для сверхдлительного архивирования?

Большинство пришли к выводу, что преобразование и архивирование бумажных документов более нецелесообразно. Локальные архивы могут быть дорогими, сложными и менее безопасными, что делает их непригодными для очень длительного архивирования, а сторонние облачные архивы SaaS могут быть опасными по причинам, уже обсуждавшимся.

Публичные облачные платформы от крупных технологических компаний, таких как Microsoft, Amazon и Google, повышают доверие к долгосрочному архивированию в облаке. Эти известные компании предлагают на выбор несколько облачных моделей; Программное обеспечение как услуга (SaaS), платформа как услуга (PaaS) и инфраструктура как услуга (IaaS), позволяющие клиентам выбрать облачную архитектуру, которая наилучшим образом соответствует их долгосрочным потребностям. Кроме того, из-за масштаба и объема этих общедоступных облачных платформ они намного дешевле ($ 0.005 до 0,05 доллара США за ГБ в месяц, в основном из-за экономии на масштабе), чем локальные решения. Дополнительным преимуществом платформ этих хорошо известных технологических компаний является чрезвычайно низкий риск их исчезновения или их покупки другой компанией и закрытия.

Публичное облако, такое как Microsoft Azure, является отличной платформой для очень длительного архивирования по следующим причинам:

  • Azure - это не просто облачная система хранения данных; это платформа облачных вычислений, которую поставщики используют для создания и запуска специализированных приложений для архивирования.
  • Эти поставщики массивных облачных решений обладают торговой маркой, репутацией и ресурсами, которые считаются безопасным выбором для долгосрочного архивирования данных.
  • Это не проприетарные системы
  • Они бесконечно масштабируемы
  • В зависимости от использования они имеют чрезвычайно низкую стоимость - особенно по сравнению с локальными решениями.
  • Их функции и возможности со временем расширяются за счет использования новейших технологий, таких как машинное обучение и искусственный интеллект.
  • Решение для управления и архивирования информации Archive2Azure

Archive360 устраняет проблемы, связанные с привязкой к поставщику и регулированием миграции, обеспечивая при этом современное управление информацией и архивирование путем управления вашими данными в подписке Azure вашей компании , что означает, что вы также владеете данными в качестве аренды облака, где он размещен.А Archive2Azure может хранить и управлять вашими данными в собственном формате или в формате PDF / A, что означает, что если вы хотите отказаться от решения Archive2Azure, вы можете сделать это, потому что данные находятся в вашей облачной среде Azure в формате, который вы контроль.

Компаниям, которым необходимо архивировать разрозненный контент в течение длительных периодов времени по нормативным, юридическим или коммерческим причинам, вам будет предложено сочетание стандартизованного отраслевого формата файлов и использования общедоступной облачной платформы Azure с Archive2Azure в качестве приложения для управления информацией. идеальное решение для долгосрочного архивирования.Свяжитесь с нами чтобы узнать больше.

Архивов данных и зачем они нужны

Есть много причин для архивирования данных ━ в соответствии с нормативными требованиями, для сохранения исторических данных или просто для резервного копирования ресурсов. При архивировании данные сохраняются в течение длительного времени, поэтому их можно будет восстановить при необходимости. В этой статье рассказывается, как архивирование может принести пользу вашему бизнесу, и объясняются некоторые важные факторы, которые следует учитывать при создании стратегии архивирования.

В этой статье:

• Что такое архив данных?

• Архив и резервное копирование

• Преимущества архивирования данных

• Важные соображения

• Архивирование с помощью Cloudian

Что такое архив данных?

Архив данных - это место для хранения важных данных, к которым не нужно часто обращаться или изменять (если вообще).Большинство предприятий используют архивы данных для устаревших данных или данных, которые они обязаны хранить в соответствии с нормативными стандартами, такими как HIPAA, PCI-DSS или GDPR.

Архив и резервная копия

Архивы и резервные копии - это не одно и то же, даже если они оба используются для хранения данных вне производства, и вы должны использовать их для разных целей.

Резервное копирование данных - это защита данных, которые используются в настоящее время, что позволяет восстанавливать потерянные или поврежденные данные с одного момента времени.Они хранят данные в том виде, в котором они существовали в исходном файле, сервере или базе данных, включая информацию о местоположении, и не индексируются. Чтобы восстановить данные, вам необходимо знать, какая резервная копия имеет нужную вам версию и где в этой резервной копии хранятся данные.

Архивы данных хранят данные, которые в настоящее время не используются, и позволяют извлекать данные за период времени на основе параметров поиска. Они хранят данные в индексированном виде с помощью метаданных, независимо от того, как они могли быть изначально сохранены во время активного использования.Чтобы получить данные, вам необходимо знать параметры поиска, такие как происхождение, автор или содержимое файла.

Хотя некоторые компании пытаются использовать резервные копии в качестве архивов, это не рекомендуется. Поскольку резервные копии обычно представляют собой образы всей системы, может быть очень сложно выделить определенные файлы для долгосрочного хранения. По сути, это требует хранения всей резервной копии в виде архива, что увеличивает ресурсы, необходимые для хранения, и затрудняет получение определенных записей, когда они потребуются в будущем.

Преимущества архивирования данных

Основные преимущества архивирования данных:

  • Сниженная стоимость ━данные обычно хранятся на низкопроизводительных носителях большой емкости с меньшими затратами на обслуживание и эксплуатацию
  • Повышение производительности резервного копирования и восстановления ━архивирование удаляет данные из резервных копий, уменьшая их размер и исключая восстановление ненужных файлов
  • Предотвращение потери данных ━архивирование снижает возможность изменения данных, предотвращая потерю данных
  • Повышенная безопасность ━архивирование удаляет документы из обращения, ограничивая вероятность кибератак или заражения вредоносным ПО
  • Соответствие нормативным требованиям ━Встроенные политики обеспечивают хранение записей в течение соответствующего периода времени, а индексация делает данные более доступными

Основные соображения перед архивированием данных

При создании успешной стратегии архивирования необходимо учитывать несколько моментов.

Требования к хранению

Тип хранилища, который вы выбираете, играет большую роль в том, насколько доступны ваши данные, сколько стоит ваш архив для создания и хранения и насколько безопасны ваши данные после их архивирования. Архив полезен только в том случае, если вы можете извлекать данные, когда они вам нужны, поэтому важно периодически проверять, что выбранное вами хранилище продолжает работать.

Если ленты размагничиваются или текущие технологии больше не поддерживают архивные типы файлов, ваши усилия будут напрасными.При выборе типа хранилища помните, как долго вам нужно хранить данные, сколько данных вам нужно хранить и каковы ваши приоритеты с точки зрения хранения или передачи. Это включает в себя решение, хотите ли вы хранить данные: в автономном или автономном режиме:

  • Онлайн-хранилище ━ Хранение вашего архива в сети позволяет легко получить к нему доступ из разных мест и гарантирует быстрое извлечение данных. Это также упрощает эффективное управление и позволяет добавлять в него больше данных. Обратной стороной онлайн-хранилища является то, что оно увеличивает вероятность кражи или взлома и доступно только при наличии сетевого подключения.Частные облака могут снизить риски безопасности, но требуют высоких начальных и эксплуатационных расходов, тогда как общедоступные облака с самого начала дешевле и включают встроенную поддержку и шифрование, но требуют постоянной оплаты за использование.
  • Автономное хранилище ━ Хранение архивов в автономном режиме, например, на дисках или ленточных накопителях, снижает риск кражи или модификации, а также затраты на обслуживание и хранение. Автономное хранилище часто имеет лучшее соотношение емкости и стоимости, но означает более длительное время извлечения и более серьезные препятствия для управления или передачи данных.

Выборочное архивирование

Эффективные архивы сохраняют минимальный объем данных, необходимый для уменьшения использования ресурсов и ответственности, а также количества усилий или времени, необходимых для поиска данных. Архивировать все данные контрпродуктивно, поэтому вы должны определить, какие данные вам нужны и как долго их нужно хранить.

При принятии решения о том, какие данные сохранить, вы должны подумать, в каком они формате и нужно ли архивировать установочные файлы для просмотра приложений.Если вы архивируете проприетарные типы файлов, есть риск, что они не будут поддерживаться в будущем при извлечении данных, но архивирование связанных с ними программ обеспечит читаемость в будущем.

Требования к извлечению

Подумайте, как время и методы поиска повлияют на ваш бизнес. Для извлечения данных из некоторых архивов может потребоваться несколько дней (например, из тех, которые находятся вне офиса или требуют обширного поиска для поиска соответствующих данных), либо архив может возвращать только коллекции данных, а не отдельные части баз данных или файлов.

Также следует учитывать прозрачность раствора. Требование от пользователей данных запрашивать доступ через ИТ-персонал или сторонних поставщиков повлияет на производительность. Если данные, которые вы архивируете, не совсем «холодные», а просто редко используются, прозрачные решения, в которых данные кажутся хранящимися в исходном месте, могут снизить воздействие на сотрудников.

Архивирование с помощью Cloudian

Архивирование данных - хорошее решение для обеспечения безопасности ценных, но периодически используемых данных без использования дорогостоящих ресурсов.Может возникнуть соблазн использовать ваши резервные копии в качестве архивов, но в конечном итоге это, вероятно, будет стоить вам больше времени и денег. Чтобы избежать неприятностей, создайте дополнительные стратегии резервного копирования и архивирования и стратегии резервного копирования и архивирования.

Cloudian HyperStore может помочь вам упростить процесс архивирования. Решение для локального объектного хранилища, которое является хорошо масштабируемым, географически распределенным и может быть изначально привязано к облаку, что делает его гибким в соответствии с вашими потребностями.

HyperStore - это решение для хранения объектов, которое использует полностью распределенную архитектуру, чтобы избежать единой точки отказа.Он полностью совместим с S3 API.

Cloudian надежно хранит ваши данные и гарантирует доступность данных, чтобы вы могли поддерживать свои бизнес-операции и лучше реагировать на рыночные условия.

Что такое архивирование документов? | Bizfluent

Когда вы слышите слово «архивирование», вы можете подумать о библиотекаре, стирающем пыль с древних книг, или о архивисте, работающем с историческими документами в белых перчатках. Однако документация и архивирование являются важными (хотя иногда и упускаемыми из виду) аспектами любого бизнеса.Даже малые предприятия и индивидуальные предприниматели имеют важные документы, которые необходимо организовать и надежно хранить.

В зависимости от отрасли также могут существовать юридические требования относительно того, какие документы, данные и информацию о клиентах необходимо хранить и когда их необходимо уничтожить. Система управления документами поможет обеспечить соблюдение требований и избежать штрафов.

TL; DR (слишком долго; не читал)

Система управления документами - это организованный подход к тому, как ваши документы хранятся, где они хранятся и как они защищены.

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов относится к процессу помещения документов в хранилище , которые необходимо сохранить, но больше не используются. Есть несколько причин для архивирования документов, в том числе:

  • Вам необходимо сохранить документы по налоговым причинам, но вряд ли вам понадобится ссылаться на них в ближайшем будущем.
  • Вам нужна запись истории вашего бизнеса.
  • Вам необходимо сохранить документы в соответствии с требованиями законодательства.
  • Вы не работали с клиентом или компанией какое-то время, но хотите сохранить свои записи на случай, если в будущем вы будете работать вместе.

Архивирование часто относится к хранению физических документов, но может также использоваться для обозначения хранения данных. Поскольку все больше предприятий используют безбумажную модель, архивирование данных становится важной частью стратегии документирования и архивирования. Вместо того, чтобы хранить бумажные документы, многие предприятия сканируют свои старые бумажные документы, а затем архивируют их в цифровом виде.

Что такое система управления документами?

Система управления документами - это организованный подход к регистрации, хранению и архивированию ваших документов. Некоторые компании используют этот термин для обозначения цифровой организации и архивирования, в то время как другие используют его как стратегию как для бумажных, так и для цифровых документов. Система управления документами может ссылаться на:

  • Политики и руководства по организации, хранению и архивированию документов.
  • Конкретное приложение или программа, которые вы используете для организации и хранения документов.
  • Сторонние службы (известные как службы управления документами), которые занимаются хранением и архивированием документов от имени вашего бизнеса.

Многим малым предприятиям приходится иметь дело как с бумажными, так и с цифровыми документами, поэтому любая система, которую они внедряют, должна включать политики и инструкции для всех типов документов.

Почему архивирование документов важно?

Архивирование документов важно, поскольку позволяет хранить и систематизировать важные для бизнеса документы.Создание системы хранения документов позволяет вам и вашим сотрудникам быстро и легко находить документы. Что не менее важно, это позволяет легко выполнять рекомендации по хранению бизнес-документов.

Наиболее важные документы, такие как налоговые декларации о доходах и подтверждающие их документы, бухгалтерские книги, аннулированные чеки, выписки с банковских счетов и файлы кадровых ресурсов должны храниться в течение минимум семь лет . Организованный подход к хранению ваших документов имеет решающее значение для обеспечения соответствия требованиям внутреннего или внешнего аудита.

Безопасность - еще одна причина, по которой архивирование документов имеет решающее значение для любого бизнеса. Бумажные документы, которые не систематизированы и не хранятся надежно, уязвимы для кражи и потери. Цифровые документы, которые не хранятся и не защищены надлежащим образом, уязвимы для кибер-краж, случайного удаления и сбоев в работе оборудования.

Вопросы безопасности при архивировании документов

Безопасность критически важных для бизнеса документов должна учитывать несколько факторов. К ним относятся:

  • Законы о конфиденциальности данных в вашем штате и любых штатах или округах, в которых вы ведете бизнес.
  • Законы о конфиденциальности данных для вашей отрасли.
  • Защита конфиденциальности для ваших клиентов.
  • Безопасность запатентованных продуктов и практик, связанных с вашим бизнесом.

Например, общие правила защиты данных в Европейском союзе повлияли на безопасность данных для компаний, которые ведут бизнес в ЕС или имеют клиентов в ЕС. Компании, работающие в сфере здравоохранения или финансовых услуг, должны соблюдать отраслевые правила в отношении конфиденциальности данных клиентов для этих отраслей.

Для физических документов вы можете использовать запирающиеся картотеки в комнате, которую можно защитить и контролировать. Что касается цифровых документов, вы можете захотеть архивировать документы локально на сервере, которым вы владеете, или вы можете предпочесть облачный архив. В любом случае доступ к файлам должен быть ограничен и контролироваться , а архивы должны отслеживаться на предмет потенциальных угроз кибербезопасности. Для получения совета по защите цифровых файлов и данных вы можете проконсультироваться с опытной компанией, предоставляющей услуги по управлению документами, чтобы убедиться, что вы используете передовые методы.

Создание системы управления документами

Независимо от того, решите ли вы проконсультироваться со сторонним экспертом или внедрить свою собственную систему, система тщательного управления документами и архивирования требует тщательного планирования. Рассмотрите такие вопросы, как:

  • Когда документы нужно хранить или архивировать?
  • Как они будут организованы?
  • Кому нужен доступ к файлам?
  • Как будут защищены файлы?

Создайте четкие инструкции о том, как и где хранятся документы.Для текущих документов это может означать хранение их в центральном месте, где к ним можно будет получить доступ. Вы также должны включить инструкции о том, когда документы следует переместить в ваш архив и как долго документы будут храниться.

Вы также можете создать главный список расположений файлов. Это позволяет сотрудникам легко хранить документы в соответствующем месте, чтобы их можно было извлечь позже, если это необходимо. Однако помните о безопасности при разработке списка файлов. Вы можете указать безопасные, частные или проприетарные файлы в отдельном защищенном списке.

Рекомендации при реализации политик документов

Политики в отношении документации и архивирования полезны только в том случае, если они реализованы. Найдите время, чтобы ознакомиться с инструкциями со своими сотрудниками и обучить их вашим ожиданиям в отношении хранения, хранения и безопасности. Убедитесь, что ваша политика соблюдается, и при необходимости переобучите сотрудников.

Имейте в виду, что не каждому сотруднику нужен доступ ко всем документам. Документы с конфиденциальной или частной информацией должны храниться таким образом, чтобы ограничить доступ, например, в ограниченной области вашей сети.В случае физических документов ключи следует доверять только сотрудникам, которым необходим доступ к конфиденциальной информации для выполнения своих служебных обязанностей.

На многих предприятиях кража сотрудников является проблемой. Даже благонамеренные сотрудники иногда могут стать жертвами атак социальной инженерии, которые представляют собой кибер-попытки и личные попытки заставить сотрудников действовать таким образом, чтобы это было выгодно злоумышленнику. Например, сотрудник может думать, что помогает клиенту, создавая копию файла, но, возможно, случайно передал личную информацию злоумышленнику.

Архивирование электронных писем и архивирование документов

Возможно, вы также видели слово «архивирование», используемое в отношении ваших электронных писем. Архивирование электронной почты похоже на архивирование документов, поскольку оно перемещает электронные письма, которые больше не нужны, в отдельное безопасное место.

Куда уходят заархивированные электронные письма? Это зависит от вашей организации и ее политик. Как и в случае с документами, вы должны соблюдать правила вашей отрасли в отношении того, как долго хранятся электронные письма и как они хранятся.Некоторые компании используют выделенные серверы для архивирования электронной почты, в то время как другие используют облачные архивы.

Лучшее решение для вашего бизнеса зависит от вашей отрасли и вашего бюджета. Вы можете выбрать стороннее решение для архивирования электронной почты или проконсультироваться у ИТ-специалиста по поводу решений, наиболее подходящих для вашего бизнеса.

Услуги архивного хранения, безопасное средство

Cleardata предлагает услуги безопасного архивного хранения по всей Великобритании. Наши помещения контролируются системой видеонаблюдения 24/7 и имеют биометрический вход по отпечатку пальца с зонированным контролем доступа, поэтому только уполномоченный персонал может получить доступ к определенным областям в наших помещениях.Наши хранилища документов также оснащены передовыми технологиями, включая средства защиты от пожаров и наводнений, которые предотвращают любые потенциальные опасности от повреждения ваших документов.

Мы аккредитованная компания с наградами ISO за информационную безопасность и системы менеджмента качества. Cleardata работает с широким кругом клиентов из всех секторов, включая юридические, медицинские и записи пациентов, поэтому вы можете быть уверены, что ваши документы в надежных руках.

Cleardata предлагает всем клиентам Cleardox AMS, нашу онлайн-систему управления архивами.Это облачное решение предоставляет клиентам возможность полностью управлять архивами, хранящимися вне офиса. Пользователи могут запрашивать извлечение, просматривать полный отчет о сохраненных записях, просматривать журнал аудита любого физического взаимодействия с пользователем, временем и датой. Система Cleardox даже предоставляет автоматические уведомления для архивов, подлежащих уничтожению. Какой лучший способ обеспечить соответствие требованиям GDPR.

Посмотрите наше видео ниже, чтобы узнать больше о наших услугах по хранению архивов. Cleardata может собирать документы из любого места в Великобритании и хранить их в нашем безопасном хранилище документов.У нас также есть локальное бюро сканирования документов, поэтому наша команда может оцифровать документы и быстро вернуть их в случае необходимости.

Архивное хранилище

Преимущества передачи вашего хранилища на аутсорсинг: -

  • Увеличенное офисное пространство - перемещение документов в наш офис означает, что вам не нужны книжные полки и шкафы для хранения документов, упрощая порядок в офисе.
  • Повышенный рабочий процесс и эффективность сотрудников - мы можем оцифровать и отправить ваши документы на ваш компьютер в течение нескольких часов после запроса.Это экономит много времени сотрудников, а редактирование документов и обмен ими в Интернете намного проще и удобнее, что ускоряет рабочие процессы.
  • Обеспечьте безопасность документов и убедитесь в отсутствии нарушений защиты данных - наши хранилища документов надежны, безопасны и защищены от кражи, потери и повреждения.

Безопасный сбор с гусеничных транспортных средств

Cleardata может забрать ваши документы из вашего офиса в Великобритании, используя один из наших безопасных гусеничных транспортных средств.Затем ваши документы регистрируются сразу же по прибытии в наши помещения с использованием системы штрих-кодов, чтобы гарантировать, что ваши документы всегда будут учтены.



Управление архивами

Наша служба архивирования документов начинается со штрих-кодирования и индексации ваших ящиков по прибытии. Команда проверит ваши входящие ящики по вашему списку индекса, чтобы убедиться, что нет отсутствующих ящиков / файлов. Они также могут создать для вас индексный список. Например, записи пациентов могут быть проиндексированы по имени, фамилии, дате рождения и номеру NHS.Это позволяет быстро и легко извлекать ваши записи. Наша команда также может добавить даты хранения и даты уничтожения, чтобы вы могли хранить свои архивы только в течение управляемого периода. Cleardata предлагает безопасное уничтожение документов на месте в соответствии с BS EN 15713.


Хранение и поиск документов

Cleardata предлагает хранение отсканированных документов по требованию. Наше бюро сканирования документов на месте означает, что мы можем вернуть ваши документы в цифровом виде в течение нескольких часов с момента вашего первоначального запроса. Наша служба хранения и поиска документов, сканирование по запросу - популярный выбор для клиентов, которые могут быстро получить доступ к своим документам в наиболее предпочтительном цифровом формате.


Защищенное хранилище документов

Наше безопасное хранилище документов предлагает круглосуточное видеонаблюдение, охраняемое ограждение по периметру, биометрический ввод отпечатков пальцев, систему VESDA (очень раннее обнаружение дыма) и усовершенствованную систему обнаружения воды. Также имеется хранилище, защищенное газом аргоном.


Легкий доступ к документам

После того, как ваши документы были проиндексированы и заархивированы Cleardata, доступ к нужным вам документам станет быстрым и легким. С нашей услугой сканирования по запросу вы запрашиваете файл онлайн или по электронной почте, и член нашего полностью обученного и квалифицированного персонала найдет, отсканирует и отправит документ в цифровой форме всего за несколько часов.

Только авторизованные пользователи могут получить доступ к вашим записям, и для любого физического взаимодействия с вашими записями предоставляется полный контрольный журнал.

Cleardata разработала Cleardox, индивидуальную онлайн-систему управления архивами, которая обеспечивает полный отчет о записях, хранящихся вне офиса. Cleardox позволяет пользователям запрашивать извлечение, продлевать срок хранения и управлять датами уничтожения, запрашивать уничтожение или дополнительные коллекции. Пользователи также могут создавать отчеты по своим архивным записям, чтобы контролировать архивы, хранящиеся вне офиса.

Cleardata предлагает безопасный ftp-сайт для службы сканирования по запросу. В качестве альтернативы записи могут быть загружены в нашу облачную систему управления документами.

Для получения дополнительной информации о безопасном хранении документов позвоните по телефону 0800 046 8081 сегодня или воспользуйтесь нашим онлайн-инструментом мгновенного расчета стоимости! Quick Quote

6 способов архивирования документов в SharePoint

Это неизбежно. Несмотря на все ваши усилия по контролю над библиотекой документов SharePoint, в какой-то момент она превратится в монстра. Это как твой вес.У вас есть план оставаться в форме, и это ваше новогоднее решение и все такое, но через 6 месяцев пора снова покупать новые брюки, потому что вы позволяете себе расслабляться и ежедневно есть нездоровую пищу, просматривая фильмы на диване.

В SharePoint аналогией будет количество документов в библиотеке документов. Поскольку организации сотрудничают в рамках отделов и проектов, нам также нужен эффективный метод «держать дом в чистоте» и архивировать документы, которые важны, но больше не требуются на постоянной основе.Итак, в этом посте я хотел бы объяснить различные варианты архивации документов в SharePoint.

Вариант 1. Перемещение / удаление вручную

Конечно, самый простой способ держать библиотеку под контролем - это регулярно проверять наличие устаревшего или нерелевантного контента и вручную удалять или перемещать файлы и папки на другой сайт / библиотеку (т. Е. В какую-либо библиотеку архивных документов). Новая операция копирования / перемещения в современной библиотеке документов делает это очень просто.

Плюсы

Минусы

  • Требуется ручное вмешательство пользователей

Вариант 2: Политика хранения

Другой вариант сохранения контроля над библиотекой документов - это установка политик хранения при удалении на основе возраста документа (т. Е. Даты последнего изменения или создания). Вы должны определить их в Центре соответствия требованиям Office 365 , а затем опубликовать их на соответствующих сайтах.Вы можете удалить старые (устаревшие) документы на уровне всего сайта, на уровне библиотеки, папки или даже на уровне файла. Я задокументировал шаги здесь .

Чтобы быть точным, это не метод архивирования как таковой, а скорее уловка, позволяющая контролировать размер библиотеки, актуальность и актуальность, поскольку документы определенного возраста просто удаляются / перемещаются в корзину Recycle Bin .

Плюсы

  • Современный способ поддерживать чистоту, актуальность и актуальность сайтов / библиотек

Минусы

  • Требуется установка
  • Не совсем архивный метод, поскольку он просто удаляет документы на основе возраста

Вариант 3. Рабочие процессы

Еще один вариант архивирования документов в SharePoint - использовать решение для рабочих процессов, встроенное в Power Automate .Для этого требуется немного сложная настройка, поэтому предполагается, что вы хорошо знакомы с приложением Power Automate. Джоан Кляйн написала фантастический пост с инструкциями по теме. Пожалуйста, проверьте здесь .

Плюсы

Минусы

  • Требуется значительная настройка
  • Установка должна быть реплицирована для всех библиотек / сайтов - много ручной настройки

Вариант 4: Защитная обрезка

Этот метод - скорее «обходной путь», а не настоящий метод архивирования, но я все же хотел предоставить его как вариант, поскольку в некоторых случаях он может работать.

Идея этого подхода заключается в том, что вы устанавливаете уникальные права доступа для определенных папок, которые необходимо «архивировать», тем самым делая их невидимыми для конечных пользователей. Так что на самом деле папки все еще будут там, только спрятанные. Я объяснил, как установить уникальные разрешения для файлов и папок здесь .

Таким образом, в отличие от всех вышеперечисленных вариантов, вы не будете физически перемещать контент куда-либо, а просто скроете его из поля зрения. Это отличный вариант для реализации, если вам нужно быстро спрятать данные, не беспокоясь о реорганизации контента.

Плюсы

  • Относительно простой в реализации

Минусы

  • Не совсем архивный метод, так как он просто скрывает документы от просмотра
  • Папки / файлы не могут быть скрыты от владельцев сайтов / администраторов семейства сайтов. Только участников и посетителей сайта

Вариант 5. Пользовательские метаданные / фильтрация

Другой метод «обходного пути» для «архивирования» документов включает использование метаданных. Это похоже на трюк выше, но вместо того, чтобы скрывать файлы и папки с помощью безопасности, мы будем скрывать их с помощью настраиваемых метаданных .

Идея этого метода заключается в том, что вам нужно будет создать настраиваемый столбец метаданных в библиотеке под названием «Статус» (или как вы хотите его назвать) с несколькими вариантами раскрывающегося списка (т.е. Активный / Неактивный). После добавления тегов это позволит вам отфильтровать (скрыть) неактивные файлы.

Плюсы

  • Относительно простой в реализации

Минусы

  • Не совсем архивный метод, так как он просто скрывает документы от просмотра
  • Может помечать только файлы, не папки
  • Требуется согласованность в тегах, если вы хотите использовать на нескольких сайтах / библиотеках.

Вариант 6: Организатор содержимого

Существует еще один вариант, доступный для архивирования документов в SharePoint, и единственный реальный вариант, если вы не в SharePoint Online и все еще используете SharePoint on-prem (более старые версии SharePoint).В таких случаях вы должны использовать функцию Content Organizer , которая является устаревшей функцией, которая позволяет нам создавать правила и направлять документы в различные места с помощью правил Content Organizer. Эта статья объясняет эту функцию более подробно. Если вы находитесь в SharePoint Online (Office 365) - не имеет особого смысла использовать современные способы / варианты, которые я описал выше.

Плюсы

Минусы

  • Требуется значительная настройка

Я посвящаю этот пост памяти Рут Бейдер Гинзбург, американской либеральной иконы, которая выступала за права и равенство женщин.

«Сражайтесь за то, что вам небезразлично. Но делайте это так, чтобы к вам присоединились другие ».

- Рут Бадер Гинзбург, 1933-2020 гг.

Архивирование документов - архивирование деловых документов

Безопасное архивирование документов в центральном онлайн-хранилище.

Архивируйте свои документы: просто, надежно в цифровом формате.

Бумажные документы, технические чертежи, изображения, офисные документы, документы SharePoint, квитанции, заметки или электронные письма - какой бы документ ни был, вам нужен надежный способ хранения и архивирования его для дальнейшего использования.

Центральная система документооборота

d.velop с электронным архивированием приводит все в порядок. Цифровая, неизменная и безопасная для длительного хранения и справки, система архивирования d.velop по своей природе не зависит от аудита и не зависит от системы.

Архивированные документы легко найти, когда они понадобятся. Затем пользователи могут редактировать, проверять и распространять документы по мере необходимости. Полностью настраиваемые разрешения и права доступа обеспечивают максимальную безопасность. Мобильный инструмент ECM обеспечивает легкий доступ в пути.

Зачем нужна система цифрового архивирования?

Юридические требования

Воспользуйтесь преимуществами надежного архивирования всех данных в соответствии с требованиями аудита в вашей собственной системе хранения или в сертифицированных центрах обработки данных. При правильном управлении версиями для защиты от нежелательных изменений или потери данных документация вашего процесса с самого начала соответствует требованиям. Юридические требования к хранению и другие соответствующие сроки автоматически принимаются во внимание.

Доступно из любой точки мира

Все документы хранятся централизованно в цифровых папках.К ним можно легко получить доступ из любого места, даже из региональных офисов. Это гарантирует, что весь персонал компании может получить доступ к актуальной информации, когда она им понадобится. Они даже могут находить и просматривать заархивированные документы десятилетий назад, потому что все они доступны в формате TIFF или PDF / A.

Разработка более эффективных процессов

Документы в цифровом архиве - залог прозрачности бизнес-процессов. Постоянный и надежный доступ к информации жизненно важен, если вы хотите, чтобы электронные бизнес-процессы выполнялись эффективно.В свою очередь, эти улучшенные процессы могут значительно сократить время и затраты на обработку.

Архивирование документов - центральный компонент любой эффективной системы управления документами.

Архивирование документов - это постоянный компонент нашей системы управления документами. Интуитивно понятные, индивидуально настраиваемые интерфейсы позволяют настроить систему цифрового архивирования за считанные минуты - быстро, легко и прозрачно.

Архивирование документов - это постоянный компонент нашей системы управления документами.Интуитивно понятные, индивидуально настраиваемые интерфейсы позволяют настроить систему цифрового архивирования за считанные минуты - быстро, легко и прозрачно.

Используйте существующее хранилище для хранения данных или облачное хранилище d.velop.

API и интеграция

Подключите свои системы к нашему архиву

Многие системы вашей компании ежедневно генерируют всевозможные данные и документы.Мы устанавливаем интерфейсы с системами, которые генерируют эти данные, чтобы полученные документы можно было хранить в системе управления документами.

Благодаря тому, что все системы полностью интегрированы, вы можете получить доступ к архивной информации непосредственно из каждого приложения. Это позволяет пользователям оставаться в своей обычной программной среде при автоматическом использовании центрального цифрового архива и четко структурированной системы управления документами.

Подробнее об интерфейсах DMS >>

В поисках того, что вам нужно

Поиск в архиве за секунды

г.velop Documents предлагает ряд инструментов, которые помогут вам исследовать и найти то, что вам нужно, в цифровом архиве. Каждый документ и каждый файл помечены большим количеством ключевых слов. Эти ключевые слова также известны как метаданные. Это позволяет выполнять поиск по конкретной информации, например по номеру счета-фактуры. В дополнение к этим конкретным поискам вы также можете выполнять полнотекстовый поиск в системах d.velop, точно так же, как вы могли бы использовать поисковую систему в Интернете.

Все результаты поиска можно сохранить как избранные.Таким образом, вам не придется повторять одни и те же шаги снова и снова. Параметры поиска также можно сохранить как шаблон поиска. Это позволяет вам быстро повторить поиск позже.

Подробнее о поисковой системе предприятия >>

Подробнее об интерфейсах DMS

Выбор за вами: вы можете хранить свою бизнес-информацию либо полностью локально, либо полностью в облаке, либо использовать гибридное решение. Независимо от того, какой вариант вы выберете, ваши данные в безопасности.

Собственное хранилище

Хотели бы вы заархивировать свои документы на собственном оборудовании? Тогда системы хранения с адресацией по содержанию (CAS) станут вашим идеальным решением для долгосрочного архивирования. Системы CAS - это системы жестких дисков, структурированные таким образом, что невозможно перезаписать документы. В программном обеспечении d.velop уже настроены интерфейсы, готовые к работе со следующими системами:

Hybrid -накопитель

Если вы используете локальную систему управления документами, вы можете выбрать d.Разрабатывайте облачное хранилище в качестве дополнительной резервной копии для вашей локальной системы хранения (гибридный вариант), не передавая все хранилище на аутсорсинг, как в облачном варианте. Этот вариант позволяет адаптировать облачные технологии в удобном для вас темпе.

Облако хранилище

Выбор нашей полностью облачной системы управления документами позволяет забыть о проблемах с собственными решениями для хранения данных. Вы можете немедленно избавиться от всех рисков, стрессов и затрат на обслуживание, связанных с обслуживанием собственных вторичных систем хранения.Вместо этого все критически важные для вашего бизнеса данные надежно архивируются и доступны в любом месте через облако - с максимальной производительностью и полным соответствием всем требованиям аудита.