Содержание

Требования к оформлению реквизитов документов

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам и оформлению документов требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.  [c.13]

Требования к оформлению реквизитов документов  [c.41]

Стандарт устанавливает состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам и оформлению документов.  [c.63]

Требования к оформлению документов (принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Данный ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Раздел Документация по учету основных средств и нематериальных активов классификатора включает акты о приеме-передаче (формы № 00-1, 00-1 а, 00-16).

Этот ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов. Перечень реквизитов документа включает только одну дату - дату документа. Других дат в списке реквизитов документа нет. Дата утверждения документа является составной частью реквизита Гриф утверждения документа . Пункт 3.11 рассматриваемого ГОСТ определяет, что датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Таким образом, датой акта независимо от даты его утверждения всегда является дата события, зафиксированного в акте. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что при отражении на счетах бухгалтерского учета хозяйственной операции, зафиксированной в Акте о приеме-передаче как первичном учетном документе, необходимо руководствоваться датой акта, а именно - датой события, отраженного в акте.  [c.83]

Основу содержания документа составляет текст. Помимо текста документ, как правило, содержит и установленный для данного вида документа набор реквизитов — обязательных элементов его содержания, например, наименование вида документа, сведения об адресате, заголовок к тексту, подпись и т.

п. Состав и требования к оформлению реквизитов документов регламентированы ГОСТом Р6.30-2003 (подробнее см. далее).  [c.31]

Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в табл. 7.  [c.38]

Основные требования к оформлению реквизитов документов  [c.39]

Деловое письмо как документ не подлежит утверждению и потому требования к оформлению реквизита 15 здесь не приводятся.  [c.46]

Нетрудно видеть, что подготовка любого распорядительного документа заключается прежде всего в умении правильно оформить его реквизиты. Отсюда то большое внимание, которое в данном пособии уделено их оформлению в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-97. Изложение правил и требований к оформлению реквизитов и бланков документов сопровождается большим числом иллюстраций, образцов и реальных примеров приказов, постановлений, решений, указаний и распоряжений по основной деятельности организации.  [c.3]

Требования к оформлению реквизитов распорядительных документов  [c.

18]

При отсутствии типографского бланка, когда документ, включая и постоянные реквизиты, полностью набирается на компьютере (или печатается на пишущей машинке), требования к оформлению реквизита Наименование организации должны соблюдаться полностью.  [c.72]

Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа  [c.78]

Требование к оформлению реквизитов на служебном поле документа  [c.98]

Каковы требования к оформлению реквизитов Гриф согласования документа и Визы согласования документа  [c.101]

Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листе бумаги. Перечисленные требования к оформлению реквизита наименование организации должны соблюдаться и при подготовке внутренних документов.  [c.69]

Требования к оформлению реквизитов. При подготовке организационно-распорядительных документов работники Общества обязаны соблюдать правила оформления ниже изложенных реквизитов  [c.

31]

Общие требования к оформлению реквизитов служебных документов изложены в ГОСТе Р 6.30-97, утвержденном в 1997 г.27  [c.39]

Общие требования к оформлению реквизитов служебных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97.  [c.34]

В Положении Центрального банка РФ изложены требования к оформлению расчетных документов на бумажных носителях информации (расчетные документы (кроме чеков) заполняются только на пишущей машинке или ЭВМ шрифтом черного цвета заполнение чеков производится ручкой с пастой, чернилами черного или синего цвета или на пишущей машинке шрифтом черного цвета не допускаются исправления, подчистки, помарки, а также использование корректирующих жидкостей расчетные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные Положением, и др.)-  [c.351]

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов — реквизитов. Требования к оформлению письма складываются из требова-  [c.

6]

В пособии освещается весь комплекс необходимых сведений по подготовке и оформлению важнейших видов управленческой документации — приказов по основной деятельности и личному составу организации. Излагаются требования к оформлению других распорядительных документов распоряжений, указаний, постановлений, решений. Особое внимание уделено оформлению реквизитов распорядительных документов, составлению бланков согласно требованиям ГОСТ Р 6.30.-97. Приводятся многочисленные иллюстрации, тщательно отработанные образцы и примеры оформления реальных документов.  [c.2]

Опишите варианты утверждения документа и требования к оформлению соответствующего реквизита.  [c.100]

Назовите виды распорядительных документов. Укажите особенности их оформления. Опишите структуру приказа по основной деятельности, состав реквизитов, требования к оформлению.  [c.155]

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.
 [c.54]

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.  [c.58]

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов .  [c.130]

Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации.

Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив.  [c.4]

I. Какие требования предъявляются к проставлению межстрочных интервалов по ГОСТ 6.38—72 2. Какие реквизиты печатают от 0-го (1—7-го) положения табулятора 3. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита адресат 4. В каких случаях составляют обобщенный адресат 5. Какие требования предъявляют к оформлению и содержанию реквизита заголовок 6. Почему тексты служебных документов рекомендуется подразделять на две основные части 7. Какие требования предъявляются к построению предложений и употреблению отдельных слов в текстах служебных документов 8. Какие требования предъявлял к текстам служебных документов В. И. Ленин 9. Как оформляются подписи в документах коллегиальных органов (в органах, действующих на основе единоначалия) 10, Какие корректурные знаки применяют для правки текста  [c.

222]

Чем отличаются приказы по основной деятельности от приказов по личному составу 5. Какие разновидности приказов по личному составу вы знаете 6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов приказов по личному составу на пишущей машинке 7. В чем преимущества унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления  [c.310]

Основополагающим государственным стандартом в области управленческой документации является ГОСТ 638 — 90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку ментов "(введен с 01.01.91). В требованиях к оформлению документов содержатся указания по адресованию, согласованию, утверждению и датированию документов, чем обеспечивается единообразие в этих реквизитах, а также по рациональному размещению текстов в документах, порядку индексирования документов по общесоюзным классификаторам ОКУД и ОКПО. Необходимо учитывать и требование стандарта о проставлении реквизита переноса информации на машинный носитель.  [c.178]

В процессе формальной унификации рассматриваются типы носителей документов, типы форм документов и их статусы, разрабатываются формально-логические правила представления и размещения информации на носителе. В результате формальной унификации устанавливаются типовые структуры реквизитов, описания групп взаимосвязанных реквизитов, типовые зоны для однородных реквизитов, требования к оформлению документов на машинных носителях и при передаче по каналам связи. К формальной унификации относится разработка единых методов контроля достоверности информации и определение порядка придания документам юридической силы.  [c.69]

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30—97 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 29. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.  [c.16]

Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38—95 разработан на базе союзного ГОСТ 6.38—90 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . В настоящее время ГОСТ 6.38—90 в Российской Федерации заменен на ГОСТ Р 6.30—97 с тем же названием. Последний внес ряд изменений в оформление документов. Так, например, общее количество реквизитов, устанавливаемых ГОСТ F 6.30—97, равно 29. Схема расположения реквизитов и границы их зон представлены на рис. 2.4.  [c.28]

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы -постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 29-В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.  [c.5]

Требования к оформлению выписок конкретизированы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов. Реквизитами выписки являются  [c.137]

Факс (телефакс) — как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.  [c.144]

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.  [c.11]

В государственных стандартах на документы закреплены требования к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и  [c.41]

6.3 Требования к оформлению реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Совокупность документов называется формуляром.

Существует два вида бланков писем организации – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. Идет перечисление реквизитов: Государственный герб Российской Федерации, Герб субъектов Российской Федерации, эмблема, код организации, основной государственный регистрационный номер ( ОГРН ) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации-адресанта, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, место составления или издания документа, адресат,

наименование организации, почтовый адрес, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии, постскриптум.

Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

6.4 Типы документов

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Документы разделяются на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документированная информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документированной информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют: на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, оригинал, копия.

Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, их двух частей: констатирующей и распорядительной.

Примеры документов, входящих в систему распорядительной документации: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акт, справка, служебная записка, аналитические записки, заявление, трудовой договор, договор (контракт), доверенность.

Структура и содержание официальных писем

В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки. По тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма- ответа.

Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные и нерегламентированные.

Коммерческая корреспонденция: коммерческий запрос и ответ на запрос, письмо-предложение (оферта) и ответ на предложение, письмо-претензия (рекламация) и ответ на рекламацию.

3. Требования к оформлению реквизитов документов. Русский язык и культура речи

Похожие главы из других работ:

Ассоциативные словари и их место в системе справочных изданий

2.1.5 Требования к языку

Ассоциативный словарь отличается своей наивысшей лаконичностью и насыщенностью слов-стимулов и слов-реакций. Язык слов-реакций по большей мере приближен к разговорному...

Методика написания различных видов текста

5. Курсовая работа как важная форма научного текста. Основные принципы методики выполнения, требования к оформлению курсовых работ и критерии их оценки

Написание курсовой работы - важная составная часть учебного процесса в вузе. Она является одной из форм самостоятельной научно-исследовательской работы студентов. В ходе выполнения курсовой работы студенты закрепляют...

Моделирование семантики специального текста

Требования к термину

Современная терминология многих областей при всём своём словесном богатстве имеет в своём составе мало действительно терминов - "общетехнических" и "отраслевых". "Значительное число терминов полисемантично (многозначимо)...

Ораторское искусство

2. Требования к оратору

Какого человека можно назвать хорошим оратором? Часто спрашивают: был ли хорошим оратором Гитлер? или является ли хорошим оратором тот или иной политик, складно и красиво передающий свои мысли...

Особенности английского делового письма

2.1 Стиль английских официальных документов

В английском литературном языке обособился речевой стиль, который называется стилем деловой речи, или стилем деловых документов (official style). Как и другие речевые стили этот стиль имеет определенные цели коммуникации...

Особенности перевода правовых документов

1.2 Основные виды правовых документов и требования к ним

Как отмечалось выше, перевод юридических текстов и в частности правых документов, как объектов юридического перевода, представляет собой довольно сложный процесс...

Особенности перевода правовых документов

1.3 Стилистическая характеристика правовых документов

Рассматривая стилистическую характеристику правовых документов, язык которых относиться к подгруппе официально-делового стиля, необходимо кратко рассмотреть сам официально деловой стиль...

Особенности перевода правовых документов

2. Особенности перевода правовых документов

...

Официально-деловая письменная речь

3. Разновидности официально-деловых документов и требования к их оформлению

официальный деловой письменный речь На сегодняшний день существует несколько классификаций официально-деловых документов. Однако в рамках настоящего реферата мы считаем наиболее полной классификацию...

Русский язык и культура речи

4. Типы документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, до-кумент - это деловая бумага, оформленная с учетом соответ-ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо...

Русский язык и культура речи

5. Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделяется правом изда-ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на-сколько эффективно регулируется деятельность учреждения...

Специфика языка служебных документов

2. СПИЦИФИКА ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

...

Теория и практика перевода

Лекция 3 (2 ч.). Основные виды перевода по содержанию (жанру) или функциональной и коммуникативной направленности, восприятию и оформлению

С точки зрения функциональной и коммуникативной направленности принято различать три вида перевода: художественный, общественно-политический (общий) и специальный. Существуют и другие классификации перевода: художественный и специальный...

Унификация служебных языка документов

1 Унификация языка служебных документов

Прежде чем рассматривать вопрос об унификации служебных документов, разберемся с понятием служебного документа. Слово "документ" происходит от латинского documentum,что означает "поучительный пример, способ доказательства"...

Языковая личность

2. Ошибки в оформлении текстов документов

лингвистика общение личность вербализация Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно...

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Требования к оформлению документов по делопроизводству

 

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ.

Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт?

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?

 

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле - это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение - сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.

Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

·       положения о документообороте;

·       инструкции;

·       правила;

·       регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

·       в целях обеспечения юридической силы документа;

·       для оперативной обработки документа;

·       для оперативного поиска документа;

·       для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

 

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1.   Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.

2.   Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.

3.   Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

·       схема расположения реквизитов документа на титульном листе;

·       образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

 

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1.   Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.

2.   Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).

3.   Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».

4.   Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.

5.   Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.

6.   Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.

7.   Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

 

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.


 

Скачано с www.znanio.ru

Формуляр-образец. Правила оформления документов


СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Формуляр-образец

2. Правила оформления документов

2.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы

2.2. Состав реквизитов документов

2.3. Требования к оформлению реквизитов

2.4. Исправления в документах

Заключение

Литература


Введение

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной, оперативной. Носителем информации выступает документ.

Документ можно получить посредством письма, рисунка, графика, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу, использование информации. Информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом. Все формы управленческой деятельности отражаются в документах, выступающих способом и средством реализации, возложенных на аппарат управления функций. К таким функциям относятся: планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет, отчетность, финансирование и т.п. Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций и предприятий.

В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей, возникла необходимость упорядочения потоков информации с помощью документов, как информационного обеспечения функции управления. Разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам. Определение, назначение, состав документов устанавливает ГОСТ 6.10.188. Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец. Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник, сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой. Требования к документам, изложенные в ГОСТе 6.3890, применяются при оформлении документов и других систем документации (порядок адресования, визирования, подписания и т.д.).

Основные требования к оформлению документов сегодня базируются прежде всего на требованиях государственных стандартов на унифицированные системы документации. Важная задача, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Её решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации - ГОСТ 6.33 - 72 и ГОСТ 6.39 - 72. Они представляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создаёт необходимые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительной время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.

ГОСТ 6.39 - 72 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов государственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образце требования к бланкам документов.

1. Формуляр-образец

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последова-тельности реквизитов, присущих всем видам документов.

2. Правила оформления документов

2.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор рек-визитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны

Делопроизводство + Реквизиты

Реквизиты


В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:


  • Государственный герб РФ
  • герб субъекта РФ
  • эмблема организации или товарный знак
  • код организации
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
  • код формы документа
  • наименование организации
  • дата документа
  • регистрационный номер документа
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа
  • место составления или издания документа
  • адресат
  • гриф утверждения документа
  • резолюция
  • заголовок к тексту
  • отметка о контроле
  • текст документа
  • отметка о наличии приложения
  • подпись
  • гриф согласования документа
  • визы согласования документа
  • оттиск печати
  • отметка о заверении копий документов
  • отметка об исполнителе
  • идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный...

Реквизиты документов

01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

  • на бланках и печатях
  • на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
  • на бланках иных органов исполнительной власти

02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

03 - ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).

10 - НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

11 - ДАТА ДОКУМЕНТА

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.

12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 - АДРЕСАТ

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:


Минюст России
Управление юстиции

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:


Генеральному директору
ОАО «Автодизель»
С.И. Сергееву

или

ОАО «Автодизель»
Бухгалтерия
Старшему бухгалтеру
А.А. Власову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:


Администрации районов
Костромской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:


Администрации районов
Костромской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:


Ярославский строительный техникум
ул. Чайковского, д. 7
г. Ярославль, 150003

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:


Соколову А.А.
ул. Радищева, д.5, кв.6,
г. Ростов, Ростовского района,
Ярославской обл., 152100

16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:


УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Электронприбор»
Личная подпись    А.И.Круглов
14.04.2006

или

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Электронприбор»
Личная подпись    А.И.Круглов
14.04.2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:


УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 05.07.2006 №2

или

УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 05.07.2006 №2

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 - РЕЗОЛЮЦИЯ

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:


Ивановой О.Б.
Соколовой А.А.
 
Прошу подготовить проект
акционеров от 05.07.2006 №2
Личная подпись
04.06.2006

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

«Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:


о чем? (о ком?), например:
Приказ о создании экспертной комиссии,
чего? (кого?), например:
Должностная инструкция главного специалиста.

К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.

19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

    от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»)
    от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»)
    от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)

21 - ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


Приложение: 1) Протокол собрания учредителей ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз.
  2) Проект плана реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:


Приложение №1
к приказу директора школы №1
от 06.02.2006 № 12

или

Приложение №1
к приказу директора школы №1
от 06.02.2006 № 12

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

22 - ПОДПИСЬ

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:


Генеральный директор   Личная подпись   А.А. Круглов
ОАО «Полимермаш»        

или на бланке:

Генеральный директор   Личная подпись   А.А. Круглов

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:


Генеральный директор   Личная подпись   А.А. Круглов
Главный бухгалтер   Личная подпись   И.А. Зайцев

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:


Генеральный директор   Генеральный директор
АО «Медтехника»   АО «Юкон»
Личная подпись   Ю.А.Соколов   Личная подпись   А.А.Пашин

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:


Председатель комиссии   Личная подпись   А.А. Крылов
Члены комиссии   Личная подпись   И.И. Орлова
    Личная подпись   А.Н. Михайлов
    Личная подпись   Н.Н. Иванов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

    СОГЛАСОВАНО
    Директор Департамента здравоохранения
    Личная подпись   А.Н.Светлов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:

    СОГЛАСОВАНО
    Решение заседания
    Правления страховой
    компании «Ярославия»
    Протокол от 03.05.2006 №2

24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

    Начальник юридического отдела
    Личная подпись   А.А.Иванов
    09.05.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

    Замечания прилагаются
    Начальник юридического отдела
    Личная подпись   А.А. Иванов
    09.05.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

25 - ПЕЧАТЬ

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:


Верно        
Инспектор отдела кадров   Личная подпись   П.И. Лаврова
05.06.2006        

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

    А.А. Петров
    79 34 25

28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

    Отправлен факс от 01.06.2006 № 18
    В дело № 01-08
    Личная подпись
    01.06.2006

29 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

30 - ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Приложение А

(справочное)

Схемы расположения реквизитов документов

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Приложение Б

(справочное)

Образцы бланков документов

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации

Подтверждение проживания в Теннесси

ПОМНИТЕ: Убедитесь, что в документах, которые вы приносите, указаны ваше имя и текущий адрес. Если вы принесете документ, указанный в списке и содержащий ваше имя, но не содержащий вашего адреса, этот документ не будет принят.

ПОЖАЛУЙСТА, ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Все документы подлежат проверке с агентством, выдавшим его, или с источником. Документы, подлежащие проверке, могут задержать выдачу вашего разрешения, водительского удостоверения, удостоверения личности, временного водительского удостоверения или временного удостоверения личности.

Позиции должны быть оригинальными документами. Фотокопии не принимаются!

Для подтверждения статуса резидента Теннесси заявители должны предоставить следующее:

Два документа из списка А

  • В документах должен быть указан адрес проживания, указанный в заявлении, и ваше имя или имя вашего супруга. Подтверждение родства потребуется, если вы не используете номер водительского удостоверения супруга (а) в штате Теннесси, а его фамилия и адрес совпадают с фамилией и адресом заявителя.
  • Если заявитель - несовершеннолетний ребенок или взрослый ребенок, все еще проживающий с родителями, также требуется подтверждение родства с именем родителя или законного опекуна.

-ИЛИ-

Один документ из списка A и один документ из списка B

Два документа из списка А

Примеры, показывающие адрес проживания, указанный в заявлении, и ваше имя или имя вашего родителя, опекуна или супруга

  • Текущий счет за коммунальные услуги, включая стационарный телефон, электричество, воду, газ, кабель и т. Д.(Счета за беспроводную телефонную связь не принимаются)
  • Текущая выписка из банковского счета (Выписки из интернет-банка принимаются только в том случае, если их приносят в местный банк с печатью и датой кассира в качестве активного счета. Чеки и информация из чековой книжки не принимаются)
  • Текущий договор аренды / ипотеки или квитанция, включая акт купли-продажи недвижимости.
  • Подтверждение текущего адреса проживания работодателем или письмо от работодателя, если оно находится на фирменном бланке компании с оригинальной подписью.Если у работодателя нет фирменного бланка, подпись работодателя должна быть нотариально удостоверена.
  • Текущая зарплата / квитанция чека, рабочий идентификатор или значок, если указан адрес.
  • Действующий полис страхования автомобиля, жизни или здоровья (карты бумажника не принимаются)
  • Действующие водительские права / удостоверения личности, выданные Департаментом безопасности штата Теннесси родителю, законному опекуну или супруге заявителя
  • Текущая регистрация или название транспортного средства в штате Теннесси
  • Текущая регистрация избирателей штата Теннесси
  • Текущая налоговая отчетность Налоговой службы по форме W-2 за последние 12 месяцев
  • Квитанция об уплате налогов на движимое или недвижимое имущество за последний год
  • В случае, если студент зачислен в государственную или частную школу в этом штате, студент может предоставить удостоверение личности студента с фотографией и приемлемую документацию из декана или государственного офиса о том, что студент проживает на территории кампуса.

-ИЛИ-

Один документ из списка A и один документ из списка B

Примеры

  • Индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (ITIN), выданный Налоговой службой
  • Форма I-94, выданная заявителю Службой гражданства и иммиграции США
  • Карточка разрешения на трудоустройство (I-766), выданная заявителю Службой гражданства и иммиграции США
  • I-551, выданная заявителю Службой гражданства и иммиграции США

Оба объекта НЕ могут быть из одного и того же источника.Например, заявитель НЕ может использовать:

Регистрация транспортного средства и название транспортного средства для одного и того же транспортного средства или документация для нескольких транспортных средств
Счет за воду и газ от одного коммунального предприятия
Счета за беспроводную связь, кабельное телевидение и телефон от одной компании

Все позиции должны быть действующими документами в течение последних четырех (4) месяцев.
Документы налоговой службы должны быть за текущий налоговый год.

Таблицы требований к идентификации | Налоговое управление

ПРИМЕЧАНИЕ. Для выполнения требований по подтверждению адреса мы предлагаем брать с собой больше документации, чем необходимо для каждого визита в офис DMV.Нежелательная или массовая рассылка (купоны, еженедельные рассылки, реклама) и любые рукописные документы не принимаются в качестве доказательства адресной документации.

Два документа, подтверждающие физический адрес Колорадо, требуются для следующих заявителей:

  • Впервые и новые заявители
  • Лица с водительскими правами штата Колорадо, разрешением на обучение или удостоверением личности, срок действия которых истек более одного года
  • Физические лица, меняющие адрес на своей карте
  • Лица, восстанавливающие водительские права и требующие тестирования

Люди, которые являются U.Граждане S. или постоянные законные жители США, которые продлевают свои действующие или истекшие менее чем на один год водительские права Колорадо, разрешение на обучение или удостоверение личности, могут предоставить только этот документ для удовлетворения обновленных требований, если адрес в этом документе совпадает с их текущим адрес.

Документы, письма или конверты с этикетками, исправлениями или изменениями имени, адреса или даты не принимаются. Документы, в которых указан только номер абонентского ящика, не принимаются.

Технические специалисты могут принимать отправленные по факсу документы только от существующего предприятия.

Принимаются электронные документы, подтверждающие местожительство.

Примеры

Все представленные документы должны быть датированы в течение одного года заявки

  • Счет, генерируемый компьютером (коммунальные услуги, кредитная карта, врач, больница и т. Д.)
  • Распечатанная квитанция об оплате банковской выписки
  • Почта первого класса (государственное учреждение или суд)
  • Текущий домовладелец, Арендатор или
  • Полис страхования автотранспортных средств ипотека, аренда или стенограмма договора аренды или табель успеваемости из аккредитованной школы
  • Регистрация автотранспортных средств
  • Форма изменения адреса USPS (CNL107)
  • DD214
  • Почта первого класса с штемпелем

Жильцы дома-интерната или лечебного учреждения

  • Необходимо предоставить письмо из учреждения на его фирменном бланке с указанием названия учреждения, адреса и номера телефона.В письме должны быть указаны имя, подпись и дата представителя учреждения, а также указано, что они будут принимать почту для заявителя.

Клиенты с адресом доставки почты в сельской местности

  • Необходимо предоставить должным образом заверенный правительственный документ, в котором указано их имя и описание места проживания.

Бездомные заявители

  • Бездомные заявители без адреса проживания должны предоставить письмо от государственного учреждения или некоммерческой организации с указанием названия учреждения, адреса и номера телефона, включая имя законного представителя, подпись и дату подписи.В письме должно быть указано: «Принимаю доставку почты для клиента».

Особые обстоятельства

Лица, которые не могут предоставить два приемлемых документа для подтверждения «адреса проживания», могут иметь право предоставить альтернативные документы, соответствующие требованиям:

  • Несовершеннолетние до 21 года
    • Требуются два документа; проверочные документы, использованные родителем, допускаются для использования несовершеннолетним.
      • Водительское удостоверение / удостоверение личности / разрешение родителя штата Колорадо считается одним документом, если текущий адрес указан на лицевой стороне карты.

Массачусетс Требования к идентификации (ID) | Mass.gov

1 документ из этой группы либо для REAL ID, либо для стандартных водительских прав / идентификатора.

Законное присутствие означает, что вы проживаете в США на законных основаниях в соответствии с федеральными иммиграционными законами. Все граждане США и законно постоянные жители имеют постоянное законное присутствие в США.С.

За пределами США. граждане, которые учатся, работают или временно проживают в США, могут иметь временное законное пребывание, которое может различаться по продолжительности.

Для граждан США действительный паспорт США, срок действия которого не истек, является достаточным доказательством законного пребывания. Граждане США также могут предоставить заверенную копию своего свидетельства о рождении в США.

Для постоянных жителей достаточно действующей карты постоянного жителя (грин-карты).

Для не-U.S. граждане , вам необходимо предоставить действительные, поддающиеся проверке иммиграционные документы, а также подтверждение того, что вам разрешено легальное пребывание в США не менее 12 месяцев. Срок действия вашей лицензии или идентификатора истечет, когда закончится ваше законное пребывание.

Независимо от того, получаете ли вы НАСТОЯЩЕЕ или Стандартное водительское удостоверение / удостоверение личности, вам понадобится одно из них:

  • Действительный паспорт или паспортная карта США с не истекшим сроком действия
    • Если ваш паспорт США был выдан в течение последних шести месяцев, принесите заверенную копию вашего U.Свидетельство о рождении С.
  • Оригинальная или сертифицированная версия свидетельства о рождении в США, отвечающая следующим требованиям:
    • Выдано городом, округом или штатом рождения
    • Указывает полное имя, дату и место рождения заявителя.
    • Показывает полные имена родителей.
    • Имеет подпись регистратора города, округа или штата
    • Указывается дата регистрации в ЗАГСе (не более одного года после рождения).
    • Имеет печать органа выдачи

Свидетельство о рождении пуэрториканца принимается только в том случае, если оно было выдано 1 июля 2010 г. или позднее.Для получения дополнительной информации о законе Пуэрто-Рико о свидетельствах о рождении посетите веб-сайт Федерального управления по делам Пуэрто-Рико .

  • Консульский отчет о рождении за рубежом (CRBA), выданный Государственным департаментом США, форма FS-240, DS-1350 или FS-545
  • Действительная карта постоянного жителя с не истекшим сроком действия (форма I-551), выданная DHS или INS
  • Временный штамп I-551 в загранпаспорте
  • Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек (EAD), выданный DHS, форма I-766 или форма I-688B
  • Просроченный заграничный паспорт с действующим, еще не истекшим сроком действия U.S. виза с проставлением
    • Паспорт иностранца должен содержать действующую визу и быть представлен вместе с отчетом о прибытии и отбытии I-94, если у вас нет карты постоянного жителя или другого изменения статуса. I-94 может быть либо бумажной версией от Службы таможенного и пограничного контроля США, либо распечаткой электронной версии, загруженной с их веб-сайта .
    • Для соответствующих клиентов, имеющих Сертификат соответствия (I-20) или Сертификат соответствия на статус посетителя по обмену (DS-2019), должна быть представлена ​​документация, подтверждающая последний въезд заявителя в Соединенные Штаты.
  • Свидетельство о гражданстве, форма N-560 или форма N-561, выданная DHS
  • Свидетельство о натурализации (форма N-550 или N-570)
  • Разрешение на повторный въезд (I-327) - принимается только для стандартных учетных данных
  • Проездной документ беженца (I-571) - принимается только для стандартных учетных данных

Примечание: Федеральное правительство допускает некоторые исключения для лиц, имеющих статус временной защиты (TPS).См. На сайте Министерства внутренней безопасности страны, в которых действует TPS.

REAL ID

Министерство внутренней безопасности перенесло дату вступления в силу REAL ID с 1 октября 2021 года до 3 мая 2023 года в ответ на COVID-19 и объявление о чрезвычайной ситуации в стране.

Начиная с мая 3, 2023 жителям Пенсильвании потребуются водительские права, соответствующие НАСТОЯЩЕМУ удостоверению личности, удостоверение личности с фотографией или другая форма удостоверения личности, признанного на федеральном уровне (например, действительный паспорт или военный билет), для посадки на внутреннюю территорию. коммерческий рейс или вход в федеральное здание или военный объект, требующий удостоверения личности.

НАСТОЯЩИХ ID теперь доступны пенсильванцам, которые хотят их. Это руководство поможет вам решить, нужен ли вам НАСТОЯЩИЙ идентификатор, и предоставит информацию о том, какие документы вам понадобятся, и о шагах, которые вы можете предпринять, чтобы получить дополнительный НАСТОЯЩИЙ идентификатор.

PennDOT не имеет процесса, с помощью которого клиенты могут предварительно сканировать и загружать документы REAL ID из дома. Чтобы получить НАСТОЯЩИЙ идентификатор, вы должны принести свои документы в один из наших центров лицензирования водителей для проверки лично. Для обеспечения безопасности личности наших клиентов PennDOT никогда не будет запрашивать и принимать какие-либо документы, удостоверяющие личность, через Интернет по любой причине.Любой веб-сайт, претендующий на предоставление этой услуги, не связан с PennDOT. Таким образом, клиенты не должны отправлять изображения личных документов на такие веб-сайты, поскольку они не будут переданы в PennDOT и могут быть использованы в мошеннических целях. Через наш веб-сайт клиенты могут подать заявку на предварительную проверку, если их документы уже находятся в файле PennDOT, однако в этом процессе вам не потребуется сканировать и загружать документы.

Что такое REAL ID?

REAL ID - это федеральный закон, который влияет на то, как штаты выдают водительские права и идентификационные карты, если они будут приемлемы для федеральных целей, таких как посадка на внутренний коммерческий рейс или вход на военный объект или федеральный объект, требующий удостоверения личности.

Начиная с 3 мая 2023 г., жителям Пенсильвании потребуется НАСТОЯЩАЯ лицензия, удостоверяющая личность, или другое удостоверение личности федерального значения (например, действительный паспорт или военный билет) по номеру:

  • Посадка на внутренние коммерческие рейсы.
  • Войдите на военную базу.
  • Войдите в федеральное учреждение, которое требует удостоверение личности у двери.

Мне нужно получить НАСТОЯЩЕЕ удостоверение личности?

Нет. НАСТОЯЩЕЕ ID не является обязательным для жителей Пенсильвании. Вы сможете получить либо водительские права или удостоверение личности REAL ID, либо стандартные водительские права или удостоверение личности.

Если вы не получили НАСТОЯЩЕЕ удостоверение личности, для посадки на внутренние коммерческие рейсы и въезда на определенные федеральные объекты после 3 мая 2023 г. у вас должна быть альтернативная форма удостоверения личности федерального значения (действующий паспорт, военный билет и т. Д.).

S.) Полет после 3 мая 2023 г.
Область применения Стандартный идентификатор или водительские права REAL ID ID или водительские права
Вождение автомобиля (только DL) ✔️ ✔️
Общие идентификационные цели ✔️ ✔️
✖️ ✔️
При входе на федеральный объект (требуется удостоверение личности) или на военную базу ✖️ ✔️

НЕ НУЖДАЕТСЯ НАСТОЯЩИЙ идентификатор для:

  • Drive.
  • Голосовать.
  • Доступ к больницам.
  • Посетите почтовое отделение.
  • Доступ к федеральным судам.
  • Подайте заявление или получите федеральные льготы, такие как социальное обеспечение или пособия для ветеранов.

Если вы не уверены, подходит ли вам REAL ID, наш Онлайн-мастер REAL ID может помочь.

Подготовьтесь к REAL ID

Соберите документы

Лучшее, что вы можете сделать, чтобы подготовиться к REAL ID, - это Соберите свои документы. Федеральные правила требуют, чтобы PennDOT проверял оригинальные версии или заверенные копии следующих документов для клиента перед выдачей РЕАЛЬНОГО идентификатора:

  • Удостоверение личности: Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, поданного в Государственное управление записи актов гражданского состояния с выпуклой / тисненой печатью, выданного уполномоченным государственным учреждением, или действительного, не истекшего срока действия U.S. Паспорт или паспортная карточка.
  • Номер социального страхования: Карточка социального страхования.
  • Два доказательства текущего физического адреса PA: Примеры включают действующую, не истекшую лицензию PA или удостоверение личности, регистрацию транспортного средства PA, карточку автострахования или счет за коммунальные услуги с тем же именем и адресом.
  • Подтверждение всех юридических изменений имени (если применимо): Сертифицированное свидетельство о браке, постановление суда или постановление о разводе, выданное семейным судом вашего округа.

Если вы являетесь законно проживающим лицом, не являющимся гражданином США, приемлемые документы включают:

От некоторых неграждан США может потребоваться предоставить дополнительную документацию. Дополнительную информацию для неграждан США можно найти на Страница REAL ID PennDOT для неграждан США.

Узнайте больше о требованиях к документации REAL ID и загрузите распечатанный контрольный список документов на странице проверки документов REAL ID PennDOT.

Подать заявку на предварительную проверку

Предварительная проверка онлайн

Если вы получили ПЕРВЫЙ Водительское удостоверение Пенсильвании, разрешение на обучение или удостоверение личности с фотографией ПОСЛЕ 1 сентября 2003 года PennDOT может уже иметь в файле ваши НАСТОЯЩИЕ удостоверения личности.

Чтобы узнать, хранятся ли необходимые вам документы REAL ID в файле PennDOT, подать заявку на предварительную верификацию REAL ID онлайн.

Если PennDOT подтвердит, что ваши документы находятся в файле, вы можете заказать свой НАСТОЯЩИЙ ID онлайн - нет необходимости посещать центр водительских прав!

Как получить НАСТОЯЩИЙ идентификатор


Заказать РЕАЛЬНЫЙ идентификатор онлайн

Предварительно проверенные клиенты могут подайте заявку онлайн и получите их НАСТОЯЩИЕ удостоверения личности по почте в течение 15 рабочих дней.

Получите REAL ID лично

  • Посетите любой PennDOT REAL ID center, чтобы ваши документы были проверены и отображены и получили ваш НАСТОЯЩИЙ идентификатор во время обслуживания.
  • Посетите любой PennDOT Driver License Center, чтобы ваши документы были проверены и отображены, а также получено ваше НАСТОЯЩЕЕ удостоверение личности в течение 15 рабочих дней.

Нажмите кнопки ниже, чтобы узнать больше о том, нужен ли вам НАСТОЯЩИЙ идентификатор, какие документы вам понадобятся, и шаги, которые вы можете предпринять сейчас, чтобы подготовиться к получению дополнительного НАСТОЯЩЕГО идентификатора.

Заполнение Раздела 2, Проверка и аттестация работодателя

Работодатели должны заполнить и подписать Раздел 2 Формы I-9, Подтверждение права на трудоустройство, в течение 3 рабочих дней с даты найма своего сотрудника (дата найма означает первый день оплачиваемой работы).Например, если ваш сотрудник приступил к оплачиваемой работе в понедельник, вы должны заполнить Раздел 2 до четверга этой недели. Если работа длится менее 3 дней, вы должны заполнить Раздел 2 не позднее первого дня оплачиваемой работы.

Обязанности сотрудников по разделу 2

Сотрудники должны предоставить неистекший оригинал документов, подтверждающих их личность и разрешение на трудоустройство. Ваши сотрудники выбирают, какую документацию представить.

Сотрудники должны предъявить:

  • Один документ из Списка А; или
  • Один документ из Списка B в сочетании с одним документом из Списка C

Примечание:

  • Список A содержит документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу
  • Документы списка B содержат только удостоверения личности
  • Список C только документы показывают только разрешение на работу

При определенных обстоятельствах ваш сотрудник может предъявить приемлемую квитанцию ​​вместо документа Списка A, B или C.Квитанции лишь временно удовлетворяют требованиям к представлению документов для Раздела 2. Если вы участвуете в E-Verify, вы можете принимать только те документы из Списка B, которые содержат фотографию.

Обязанности работодателя по разделу 2

Работодатель или уполномоченный представитель работодателя заполняет Раздел 2. Работодатели или их уполномоченные представители должны физически изучить документацию, представленную сотрудником, и подписать форму.

Работодатель или уполномоченный представитель должен:

  • Введите фамилию, имя, отчество сотрудника и выберите правильный номер гражданства / иммиграции в области «Информация о сотруднике из Раздела 1» в верхней части Раздела 2.
  • Убедитесь, что любой документ, представленный вашим сотрудником, является оригиналом и находится в Списках приемлемых документов или является приемлемой квитанцией.
  • Физически исследуйте каждый документ, чтобы определить, действительно ли он кажется подлинным и имеет ли отношение к представлению вашего сотрудника. Если вы решите, что документ не является подлинным и не относится к вашему сотруднику, разрешите вашему сотруднику представить другую документацию из Списков приемлемых документов.
  • Введите фамилию, имя и отчество вашего сотрудника (если предоставлено) из Раздела 1.
  • Введите название документа, орган, выдавший документ, номер (а) и дату истечения срока действия (если есть) из оригинальных документов, представленных вашим сотрудником.
  • Укажите дату начала или начала работы вашего сотрудника за заработную плату.
  • Введите имя и фамилию, подпись и должность лица, заполняющего Раздел 2, а также дату, когда он или она заполнили Раздел 2.
  • Введите название компании и адрес работодателя. Если у вашей компании несколько месторасположений, используйте наиболее подходящий адрес, который идентифицирует местонахождение работодателя по отношению к сотруднику и его или ее заполнение формы I-9 (например, адрес, по которому заполняется форма I-9).
  • Верните предоставленную документацию своему сотруднику.

Внесение дат в раздел 2

Раздел 2 включает два пробела, требующие даты. Эти места для:

  • Первый день работы вашего сотрудника («дата приема на работу», что означает начало работы сотрудника для получения заработной платы или другого вознаграждения).
  • Дата, когда вы изучили документы, представленные вашим сотрудником для подтверждения личности и разрешения на работу.

Дата начала работы сотрудника

Дата начала работы вашего сотрудника может быть текущей, прошлой или будущей датой. Введите:

  • Текущая дата
  • Если Раздел 2 заполняется в тот же день, когда ваш сотрудник приступает к работе для получения заработной платы или другого вознаграждения.
  • Прошлая дата
  • Если Раздел 2 заполнен после того, как ваш сотрудник начал работу для получения заработной платы или другого вознаграждения. Введите фактическую дату начала работы вашего сотрудника для получения заработной платы или другого вознаграждения.
  • Дата в будущем
  • Если Раздел 2 заполняется после того, как работник принимает предложение о работе, но до того, как он или она приступит к работе за заработную плату или другое вознаграждение, укажите дату, когда работник ожидает начать такую ​​работу. Если сотрудник приступает к работе в другой день, вычеркните ожидаемую дату начала и укажите правильную дату начала. Дата и первоначальное исправление.

Федеральные подрядчики, заполняющие форму I-9 для существующих сотрудников в результате присуждения федерального контракта с пунктом FAR E-Verify (PDF):

  • Укажите дату, когда их сотрудники впервые приступили к работе для получения заработной платы или другого вознаграждения из Раздела 2 их ранее заполненной формы I-9.

Дата, когда работодатель изучил документы сотрудника

Эта дата - фактическая дата, когда вы заполняете Раздел 2, изучая документацию, представленную вашим сотрудником, и подписывая свидетельство.

Если ваш сотрудник несовершеннолетний (младше 18 лет), имеет инвалидность (специальное положение) или представляет документы, с которыми вы не знакомы, см. Раздел «Особые категории», чтобы узнать, как заполнять форму I-9. Если вам все еще нужна помощь, свяжитесь, пожалуйста, с контактным центром формы I-9

Документация и записи: Гармонизированные требования GMP

Реферат

«Если это не записано, значит, этого не произошло!» Основные правила любых правил надлежащей производственной практики (GMP) указывают, что производитель фармацевтических препаратов должен вести надлежащую документацию и записи.Документация помогает составить подробную картину того, что производственное подразделение делало в прошлом и что оно делает сейчас, и, таким образом, обеспечивает основу для планирования того, что оно будет делать в будущем. Регулирующие инспекторы во время инспекций производственных площадок часто тратят много времени на изучение документов и записей компании. Эффективная документация повышает наглядность системы обеспечения качества. В свете вышеизложенных фактов мы предприняли попытку гармонизировать различные требования GMP и подготовить комплексные требования GMP, касающиеся «документации и записей», с последующим тщательным обзором наиболее влиятельных и часто упоминаемых правил.

Ключевые слова: Документация и записи, надлежащая производственная практика, обеспечение качества

ВВЕДЕНИЕ

Трагический инцидент

Это трюизм, что для людей, и особенно регулирующих органов, требуется катастрофа, чтобы проснуться и пересмотреть принятые способ делать вещи. То же самое и с вопросом о безопасности и качестве лекарств. [1]

Инцидент 1972 года в Девонпорте, Великобритания, привел как минимум к пяти смертельным случаям, когда лекарственные препараты, предназначенные для стерилизации, оказались зараженными, а у реципиентов развились инфекции.Неписаное изменение режима работы автоклава, о котором устно сообщали операторы, привело к внутривенным растворам декстрозы, которые не были однородно стерильными. Исследование Clothier, в ходе которого были изучены причины и способствующие факторы, выявило несколько нарушений того, что мы сейчас считаем базовой надлежащей производственной практикой (GMP).

Цепочка событий, которые поставили под угрозу безопасность лекарственного препарата, включала неадекватное обслуживание, неадекватное понимание работы автоклава и регулярные отклонения от письменных производственных инструкций (часто как попытку компенсировать неисправность оборудования).Вместе эти факторы привели к циклу стерилизации, который не гарантировал, что все флаконы в автоклаве были стерилизованы; таким образом, некоторые дозы были безопасными, в то время как другие приводили к сепсису у пациентов, которые их получали. Этот инцидент помог оперативно определить обеспечение стерильности. Были созданы процессы и требования для валидации оборудования, и агентству было прямо предоставлено законное право проверки.

Валидация была разработана как средство документирования систематической оценки цикла стерилизации с учетом фактора безопасности и определения критических параметров, которые необходимо контролировать, чтобы гарантировать выполнение процесса.Идея о том, что качество должно быть заложено в процесс и не может быть достигнуто только путем тестирования, остается центральным принципом современной надлежащей производственной практики (cGMP). Другими словами, то, как вы что-то делаете, помогает определить уровень его качества. Предотвращение ошибок более эффективно, чем поиск брака, потому что невозможно обнаружить все браки. [2] Текущее требование о «документальных доказательствах» может быть вызвано этим событием в Девенпорте.

ХОРОШАЯ ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ПРАКТИКА

GMP - это та часть обеспечения качества, которая гарантирует, что продукты производятся и контролируются в соответствии со стандартами качества, соответствующими их предполагаемому использованию.GMP направлен в первую очередь на снижение риска, присущего любому фармацевтическому производству. Такие риски по существу бывают двух типов: перекрестное заражение (в частности, неожиданными контаминантами) и смешение (например, ложная маркировка) [3].

Во всем мире существуют различные официальные нормативные положения и руководства, как национальные, так и международные, в отношении GMP для фармацевтических (или «лекарственных», или «медицинских») продуктов. Это могут быть правила (как в США, Японии или Корее), директивы (как в ЕС), руководства (как в Великобритании), коды (как в Австралии) или код ВОЗ (как во многих странах Юго-Восточной Азии). ).Среди них следующие выделяются как наиболее влиятельные и наиболее часто упоминаемые:

  • Нормативы «Текущая надлежащая производственная практика в отношении готовой фармацевтической продукции» в США (cGMPs США) [4].

  • Руководство по надлежащей практике производства лекарственных средств Европейского Союза (Руководство ЕС по GMP). [5]

  • Руководство ICH Q7 по надлежащей производственной практике для активных фармацевтических ингредиентов. [6]

  • Надлежащая производственная практика Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ).[7]

Другие руководящие принципы и правила, на которые ссылаются производители фармацевтических препаратов, следующие:

  • Приложение M «Надлежащая производственная практика и требования к помещениям, установкам и оборудованию для фармацевтических продуктов», Закон о лекарственных средствах и косметике и Правила, Индия. [8]

  • PIC / S Руководство по надлежащей практике производства лекарственных средств. [9]

  • Центр оценки и исследований лекарственных средств (CDER): Производство, переработка или хранение активных фармацевтических ингредиентов.[10]

ДОКУМЕНТАЦИЯ

Документация является ключом к соблюдению GMP и обеспечивает отслеживаемость всей деятельности по разработке, производству и тестированию. Документация позволяет аудиторам оценить общее качество операций в компании и конечный продукт.

10 золотых правил GMP [11]

описывает 10 золотых правил GMP. Правила № 3 и 5 описывают важность документации и записей.

Таблица 1

10 золотых правил GMP

Число Золотое правило
1 Проектирование объекта с самого начала
2
3 Напишите хорошие процедуры и следуйте им
4 Определите, кто чем занимается
5 Ведите хорошие записи
6 Обучайте и развивайте персонал
Соблюдайте гигиену
8 Обслуживание помещений и оборудования
9 Обеспечение качества на протяжении всего жизненного цикла продукта
10 Регулярные проверки
  • Руководство каждого операционного сайта должно определить ответ возможность создания, распространения, обслуживания, контроля изменений и архивирования всей документации и записей GMP в этом отделе или подразделении.

  • Владельцы документов должны гарантировать, что все аспекты управления документацией и записями указаны в форме стандартных операционных процедур (СОП).

  • Все сотрудники несут ответственность за то, чтобы все мероприятия GMP выполнялись в соответствии с официальными СОП; о любых отклонениях в процедуре сообщается их руководителю и надлежащим образом документируется.

  • Местное подразделение обеспечения качества несет ответственность за обеспечение с помощью организационных мер и аудита того, что системы документации и записей GMP, используемые в операционном подразделении, являются полными и соответствуют соответствующим требованиям GMP, а также за соблюдение требований СОП .

  • Требования к конкретным документам или записям, включая процедуры владения, содержания, авторизации и контроля изменений, должны быть описаны или на них даны перекрестные ссылки в модулях качества, которые относятся к предмету документа.

  • Общие требования [13]

    • Хорошая документация является важной частью системы обеспечения качества. Четко написанные процедуры предотвращают ошибки, возникающие в результате устного общения, а четкая документация позволяет отслеживать выполненные действия.

    • Документы должны разрабатываться, готовиться, проверяться и распространяться с осторожностью.

    • Документы должны быть утверждены, подписаны и датированы соответствующими компетентными и уполномоченными лицами.

    • Документы должны иметь однозначное содержание. Название, характер и цель должны быть четко указаны. Они должны быть расположены упорядоченно и легко проверяться. Воспроизводимые документы должны быть четкими и разборчивыми.

    • Документы необходимо регулярно проверять и поддерживать в актуальном состоянии.Когда документ был отредактирован, необходимо управлять системами, чтобы предотвратить непреднамеренное использование замененных документов (например, для использования должна быть доступна только текущая документация).

    • Документы не должны быть написаны от руки; однако, если в документах требуется ввод данных, эти записи могут быть сделаны четким и разборчивым почерком с использованием подходящего нестираемого носителя (т. е. не карандаша). Для таких записей должно быть предусмотрено достаточно места.

    • Любое исправление, внесенное в документ или запись, должно быть подписано или подписано и датировано; исправление должно позволять считывание исходной информации.В соответствующих случаях необходимо указать причину исправления.

    • Записи должны вестись во время каждого действия и таким образом, чтобы можно было проследить все действия, касающиеся проведения доклинических исследований, клинических испытаний, а также производства и контроля продуктов.

    • Хранение критических записей должно быть в безопасном месте с доступом только для уполномоченных лиц. Место хранения должно обеспечивать надлежащую защиту от потери, разрушения или фальсификации, а также от повреждений в результате пожара, воды и т. Д.

    • Записи, которые имеют решающее значение для соблюдения нормативных требований или для поддержки важных деловых операций, должны дублироваться на бумаге, на микрофильмах или в электронном виде и храниться в отдельном безопасном месте в отдельном от оригиналов здании.

    • Дата может быть записана с помощью электромагнитных или фотографических средств, но должны быть доступны подробные процедуры, относящиеся к любой принятой системе. Точность записи следует проверять в соответствии с установленной процедурой.Если с документацией используются методы электронной обработки данных, только уполномоченные лица должны иметь возможность вводить или изменять данные на компьютере, доступ должен быть ограничен паролями или другими средствами, а ввод критических данных должен проверяться независимо.

    • Особенно важно, чтобы в течение периода хранения данные можно было сделать читаемыми в течение соответствующего периода времени.

    • Если данные изменены, их необходимо отслеживать.

    Существуют различные типы процедур, которым может следовать предприятие GMP.Ниже приводится список наиболее распространенных типов документов с кратким описанием каждого из них.

    1. Руководство по качеству : глобальный документ компании, в котором в виде параграфов описываются правила и / или части правил, которым компания обязана следовать.

    2. Политики : Документы, которые описывают в общих чертах, а не с пошаговыми инструкциями, как будут реализованы конкретные аспекты GMP (такие как безопасность, документация, работоспособность и обязанности).

    3. Стандартные рабочие процедуры (СОП) : Пошаговые инструкции для выполнения рабочих задач или действий.

    4. Записи партии : Эти документы обычно используются и заполняются производственным отделом. Записи о партиях содержат пошаговые инструкции по выполнению задач и действий, связанных с производством, помимо включения областей в самой записи о партии для документирования таких задач.

    5. Методы испытаний : Эти документы обычно используются и заполняются отделом контроля качества (QC).Методы испытаний предоставляют пошаговые инструкции по тестированию расходных материалов, материалов, продуктов и других задач и мероприятий, связанных с производством, например, экологического мониторинга объекта GMP.

      Методы тестирования обычно содержат формы, которые необходимо заполнить в конце процедуры; это для документирования тестирования и результатов тестирования.

    6. Спецификации : Документы, в которых перечислены требования, которым должны соответствовать поставка, материал или продукт перед выпуском для использования или продажи.Отдел контроля качества сравнит результаты своих тестов со спецификациями, чтобы определить, проходят ли они тест.

    7. Журналы журналов : Связанный набор форм, используемых для документирования деятельности. Обычно журналы используются для документирования работы, технического обслуживания и калибровки оборудования. Журналы также используются для записи критических действий, например, мониторинга чистых помещений, подготовки решения, регистрации отклонений, контроля изменений и назначения корректирующих действий.

    Иерархическая система документов [12]

    • Организация должна установить иерархическую систему документов, как указано в:

      Иерархическая система документов

    • Нормативы, за соблюдение которых несет ответственность компания (например, USFDA / EU GMP / ICH / Schedule M и т. Д.) Должны находиться на вершине пирамиды документов и регулировать директивы подуровней.

    • Уровень, расположенный непосредственно под нормативными документами, документы уровня 1 (например,g., Руководство по качеству), должны разбить правила на части, специфичные для тех, которым компания обязана следовать. Эти документы должны устанавливать общие принципы и руководящие принципы того, как компания планирует разработку, документирование и внедрение системы качества, соответствующей cCMP. Документы верхнего уровня применимы ко всем отделам компании, соответствующей требованиям cGMP, и не носят конкретного характера.

    • Следующий уровень, уровень 2, документов в иерархической пирамиде документов должен дополнительно разбить части правил на конкретные темы или темы.Эти документы (например, Политика компании) должны устанавливать руководящие принципы, которым должны соответствовать все процедуры подчиненного уровня, чтобы обеспечить согласованность между отделами.

    • Документы уровня 2 не должны содержать конкретных директивных инструкций или форм для документирования данных, а должны содержать общие намерения и руководящие принципы, регулирующие критически важные программы или системы, а также объяснение их обоснования и дизайна программ. Эти документы будут применяться ко всем отделам компании, соответствующей требованиям GMP.

    • СОПы должны быть следующим уровнем в иерархии документов после документов политики компании. Эти типы документов должны содержать конкретные пошаговые инструкции для выполнения оперативных задач или действий, о которых говорилось на предыдущих уровнях (например: СОП под названием «Написание, редактирование, нумерация и распространение контролируемых документов»). Документы уровня 3 (т. Е. СОП) должны относиться к конкретным отделам или функциям.

    • Последним уровнем документов в иерархической структуре документов являются документы уровня 4.Эти документы являются наиболее конкретными по своему характеру (например, протокол партии, методы испытаний, процедуры валидации). Они применяются к определенному отделу, продукту, оборудованию или процессу. Документы уровня 4 предоставляют пошаговые инструкции для производственных задач и действий, а также предоставляют средства для документирования таких задач с использованием, например, таблиц данных, форм или пакетных записей. Детали, изложенные в этих документах, могут иметь приоритет перед указаниями, данными в документах других уровней. (Например: в СОП документации компании может быть указано, что числа должны быть округлены до трех значащих цифр; в протоколе партии, с другой стороны, может быть указано, что все числа выражены в экспоненциальной нотации.Таким образом, инструкции в документах уровня 4, которые относятся к конкретному процессу, могут отменять инструкции, упомянутые в документах уровня 3, которые носят общий характер. Пирамида иерархии документов - это один из способов организации документов компании.

    Больше / меньше уровней может быть добавлено / вычтено для удовлетворения конкретных потребностей компании.

    СОГЛАСОВАННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

    Гармонизированные требования были подготовлены с учетом вышеупомянутых руководящих документов / нормативных требований.[4–10]

    Основной файл объекта

    Производитель должен подготовить краткий документ в форме «Мастер файла объекта», содержащий конкретные и основанные на фактах GMP о производстве и / или контроле процедур фармацевтического производства, выполняемых на предприятии. помещение. Он должен содержать следующие описания:

    Общая информация:
    • Краткая информация о фирме

    • Фармацевтическая производственная деятельность, разрешенная лицензирующим органом

    • Прочая осуществляемая производственная деятельность, если таковая имеется на территории

    • Тип продукции, лицензированной для производства, с блок-схемами, детализирующими процедуру и технологический поток

    • Количество сотрудников, занятых в производстве, контроле качества, хранении и распределении

    • Использование сторонних научных, аналитических, или другая техническая помощь в связи с производством и анализом

    • Краткое описание системы менеджмента качества фирмы

    • Сведения о продукции, зарегистрированной в зарубежных странах

    Персонал:
    • Организационная схема с указанием организации ts для обеспечения качества, включая производство и контроль качества

    • Квалификация, опыт и обязанности ключевого персонала

    Помещения:
    • Простой план или описание производственных площадей в масштабе

    • Характер конструкции и приспособления / арматура

    • Краткое описание систем вентиляции.Более подробная информация должна быть указана для критических зон с потенциальным риском заражения воздушным путем (схематический чертеж систем). Следует указать классификацию помещений, используемых для производства стерильных продуктов.

    • Специальные зоны для работы с высокотоксичными, опасными и сенсибилизирующими материалами.

    • Краткое описание системы водоснабжения (схематические чертежи систем), включая водоотведение.

    • Описание программ планового профилактического обслуживания помещений и системы учета.

    Оборудование:
    • Краткое описание основного оборудования, используемого на производстве и в лабораториях контроля качества (перечень необходимого оборудования)

    • Описание программ планового профилактического обслуживания оборудования и системы регистрации

    • Квалификация и калибровка, включая системы регистрации, и мероприятия по валидации компьютеризированных систем

    Документация:
    • Мероприятия по подготовке, проверке и распространению документов

    • Необходимая документация для производства

    • Любая другая документация, относящаяся к качеству продукции, не упомянутая в другом месте (например,g. относительно микробиологического контроля воздуха и воды)

    Производство:
    • Краткое описание производственных операций с использованием, где возможно, технологических схем и диаграмм с указанием важных параметров

    • Мероприятия по обращению с исходными материалами, упаковочные материалы, а также сыпучие и готовые продукты; это включает меры по отбору проб, карантину, выпуску и хранению.

    • Организация работы с бракованными материалами и продуктами.

    • Краткое описание общей политики валидации процесса.

    Производство ссудной лицензии и лицензиат:
    Распространение, рекламации и отзыв продукции:
    Самостоятельная проверка:
    • Краткое описание системы самопроверки с указанием необходимости привлечения независимого и опытного внешнего эксперта при оценке соответствия производителя GMP во всех аспектах производства

    Экспорт лекарств
    • Продукция, экспортируемая в разные страны

    • Жалобы и отзыв продукции, если таковые имеются

    Система документации и спецификации

    Документация является неотъемлемой частью системы обеспечения качества и, как таковая, должна быть связана со всеми аспектами GMP.Его цель состоит в том, чтобы определить спецификации для всех материалов и методов производства и контроля, чтобы гарантировать, что весь персонал, занимающийся производством, имеет информацию, необходимую для принятия решения о выпуске партии лекарственного средства для продажи, а также для проведения аудита. след, который позволит исследовать историю любой партии с подозрением на дефект. Спецификации должны подробно описывать требования, которым должны соответствовать продукты или материалы, используемые или полученные в процессе производства.Они служат основой для оценки качества.

    Производственные формулы и инструкции по обработке и упаковке должны указывать все используемые исходные материалы и описывать все операции по обработке и упаковке. Процедуры должны давать указания по выполнению определенных операций, например, очистки, одежды, контроля окружающей среды, отбора проб, испытаний и эксплуатации оборудования. Записи должны содержать историю каждой партии продукта, включая ее распространение, а также все другие соответствующие обстоятельства, имеющие отношение к качеству конечного продукта.

    Следует вести письменные записи, чтобы данные можно было использовать для оценки, по крайней мере, ежегодно, стандартов качества каждого лекарственного препарата, чтобы определить необходимость изменений в спецификациях лекарственного препарата или процедурах производства или контроля. Для таких оценок должны быть установлены и соблюдены письменные процедуры, которые должны включать положения о:

    • Анализ репрезентативного количества партий, одобренных или отклоненных, и, где это применимо, записей, связанных с партией.

    • Рассмотрение жалоб, отзывов, возвращенных или утилизированных лекарственных препаратов, а также проведенных расследований.

    Все документы, относящиеся к производству промежуточных продуктов, активных фармацевтических ингредиентов (API) и готовой продукции, должны быть подготовлены, рассмотрены, утверждены и распространены в соответствии с письменными процедурами. Такие документы могут быть бумажными или электронными. Документы должны быть утверждены, подписаны и датированы соответствующими ответственными лицами.Ни один документ не может быть изменен без разрешения и утверждения.

    Каждая спецификация на сырье, промежуточные продукты, конечные продукты и упаковочные материалы должна быть утверждена и поддерживаться отделом контроля качества. Периодические пересмотры спецификаций должны выполняться всякий раз, когда необходимы изменения.

    Следует контролировать выпуск, пересмотр, замену и отзыв всех документов с ведением истории изменений. Когда документ был отредактирован, должны работать системы, предотвращающие непреднамеренное использование замененных документов.Замененные документы следует хранить в течение определенного периода времени.

    Периодические пересмотры спецификаций могут потребоваться для соответствия новым редакциям национальной фармакопеи или других официальных сборников.

    Документы должны иметь однозначное содержание: название, характер и цель должны быть четко указаны. Они должны быть расположены упорядоченно и легко проверяться. Воспроизводимые документы должны быть четкими и разборчивыми. Процесс копирования рабочих документов из мастер-документов не должен допускать внесения каких-либо ошибок в процессе воспроизведения.

    Должна быть установлена ​​процедура для хранения всех соответствующих документов (например, отчетов об истории разработки, отчетов о масштабировании, отчетов о технической передаче, отчетов о валидации процессов, записей обучения, производственных записей, контрольных записей и отчетов о распределении). Следует указать сроки хранения этих документов.

    Все записи о производстве, контроле и распределении должны храниться не менее 1 года после истечения срока годности партии. Для API с датами повторного тестирования записи должны храниться не менее 3 лет после полного распространения пакета.

    Документы не должны быть написаны от руки; однако, если документы требуют ввода данных, эти записи могут быть сделаны четким, разборчивым и нестираемым почерком. Для таких записей должно быть предусмотрено достаточно места. Любое изменение записи в документе должно быть подписано и датировано; изменение должно позволять считывать исходную информацию. При необходимости следует записать причину изменения.

    В течение периода хранения оригиналы или копии записей должны быть легко доступны в учреждении, где осуществлялись действия, описанные в таких записях.Допускаются записи, которые можно быстро получить из другого места с помощью электронных или иных средств.

    Данные могут быть записаны с помощью систем электронной обработки данных, фотографических или других надежных средств, но должны быть доступны подробные процедуры, относящиеся к используемой системе, и должна быть проверена точность записей. Если документация обрабатывается с помощью методов электронной обработки данных, только уполномоченные лица должны иметь возможность вводить или изменять данные в компьютере, и должна быть запись изменений и удалений.Доступ должен быть ограничен паролями или другими средствами, а результат ввода критических данных должен проверяться независимо. Записи партий, хранящиеся в электронном виде, должны быть защищены резервным копированием на магнитную ленту, микрофильм, бумагу или другими способами.

    Спецификации должны быть установлены и задокументированы для сырья, промежуточных продуктов (при необходимости) и API / рецептур, а также для материалов для этикеток и упаковки. Кроме того, спецификации могут быть подходящими для некоторых других материалов, таких как технологические добавки, прокладки или другие материалы, используемые при производстве промежуточных продуктов или API / составов, которые могут критически повлиять на качество.Критерии приемки должны быть установлены и задокументированы для внутрипроизводственного контроля.

    Если на документах используются электронные подписи, они должны быть аутентифицированы и защищены.

    Запись об очистке и использовании оборудования

    Записи об использовании, очистке, дезинфекции и / или стерилизации и техническом обслуживании основного оборудования должны содержать дату, время (при необходимости), продукт и номер партии каждой партии, обработанной в оборудовании, и имя и подпись лица, производившего очистку и обслуживание.Лица, выполняющие и дважды проверяющие очистку и техническое обслуживание, должны поставить дату и подписать или поставить подпись в журнале, указывая, что работа была выполнена. Записи в журнале должны быть в хронологическом порядке.

    Следует избегать перекрестного заражения с помощью соответствующих технических или организационных мер, например:

    • Производство на отдельных участках (требуется для таких продуктов, как пенициллины, живые вакцины, живые бактериальные препараты и некоторые другие биологические препараты), или с помощью кампания (разделение по времени) с последующей соответствующей очисткой

    • Обеспечение соответствующих воздушных шлюзов и вытяжки воздуха

    • Сведение к минимуму риска загрязнения, вызванного рециркуляцией или повторным попаданием неочищенного или недостаточно очищенного воздуха

    • Сохранение защитных одежда внутри помещений, где обрабатываются продукты с особым риском перекрестного загрязнения

    • Использование процедур очистки и дезактивации с известной эффективностью, поскольку неэффективная очистка оборудования является распространенным источником перекрестного загрязнения

    • Использование «закрытых систем» производство

    • Испытания f или остатки и использование этикеток статуса очистки на оборудовании

    Если оборудование предназначено для производства одного промежуточного продукта или API, то индивидуальное оборудование регистрирует различные действия, такие как очистка, техническое обслуживание, журнал партии и т. д., не являются необходимыми при условии, что запись партии полностью отслеживает эту информацию. В случае производства рецептуры следует установить соответствующую процедуру очистки, чтобы гарантировать удаление любых остатков предыдущего продукта.

    Записи о сырье, промежуточных продуктах, этикетках и упаковочных материалах

    Необходимо вести записи, в том числе:

    • Название производителя; идентичность и количество каждой партии сырья, промежуточных продуктов или материалов для маркировки и упаковки; наименование поставщика; контрольный номер (а) поставщика (если известен) или другой идентификационный номер; номер, присвоенный при получении; и дату получения;

    • Результаты любых проведенных испытаний или обследований и сделанные на их основании выводы;

    • Записи отслеживания использования материалов;

    • Документация об экспертизе и проверке этикеток и упаковочных материалов на соответствие установленным спецификациям;

    • Окончательное решение относительно бракованного сырья, промежуточных продуктов или материалов для маркировки и упаковки.

    Исходные материалы на складе должны иметь соответствующую маркировку. Этикетки должны содержать, по крайней мере, следующую информацию:

    • Обозначенное название продукта и внутренний код, если применимо

    • Номер партии, предоставленный поставщиком, и, при получении, контрольный номер или номер партии (если любой) предоставленный производителем; они должны быть задокументированы для обеспечения прослеживаемости

    • Статус содержимого (например,g., на карантине, на испытании, выпущен, отклонен, возвращен, отозван и т. д.)

    • В соответствующих случаях срок годности или дата, после которой необходимо повторное тестирование

    Должны сохраняться основные (утвержденные) этикетки для сравнения с выпущенными этикетками.

    Основные производственные инструкции / основные производственные и контрольные записи (MPCR) / основная формула (MFC)

    Для обеспечения единообразия от партии к партии, основные производственные инструкции для каждого промежуточного продукта или API / готового продукта должны быть подготовлены, датированы и подписаны одним лицом и независимо проверено, датировано и подписано вторым лицом в отделе (ах) качества.

    Компетентные лица, имеющие опыт производства и контроля качества, должны нести ответственность за содержание и распространение внутри фирмы инструкций и основных формул. Они должны быть должным образом подписаны и датированы.

    Устаревшие основные формулы следует отозвать, но оставить для справки. Копии основной формулы должны быть подготовлены таким образом, чтобы исключить любую возможность ошибки транскрипции.

    В определенных обстоятельствах, например, в первых производственных циклах после пилотной разработки, может потребоваться изменение основной формулы.Любые поправки должны быть официально утверждены и подписаны компетентным лицом (лицами). Измененный документ следует заменить при первой возможности новой подготовленной основной формулой.

    Обработка должна выполняться в соответствии с основной формулой. Основные производственные инструкции должны включать:

    • Название производимого промежуточного продукта / API / состава и идентификационный код документа, если применимо

    • Полный список сырья и промежуточных продуктов (обозначенных названиями или кодами, достаточно конкретными. для определения каких-либо особых качественных характеристик)

    • Точное указание количества или соотношения каждого используемого сырья или промежуточного продукта, включая единицу измерения.Если количество не фиксировано, необходимо включить расчет для каждого размера партии или скорости производства. Везде, где это необходимо, следует включать отклонения в количествах

    • Место производства и основное производственное оборудование, которое будет использоваться

    • Подробные производственные инструкции, включая:

      • □ Последовательность, которой необходимо следовать
      • □ Диапазоны используемых параметров процесса
      • □ Методы или ссылки на методы, которые будут использоваться для подготовки критически важного оборудования (например,g., очистка, сборка)
      • □ Инструкции по отбору проб и производственный контроль, с их критериями приемки, если применимо
      • □ Ограничения по времени для завершения отдельных этапов обработки и / или всего процесса, где необходимо
      • □ Ожидаемый выход диапазоны на соответствующих этапах обработки или времени.
    • В соответствующих случаях следует соблюдать особые обозначения и меры предосторожности или перекрестные ссылки на эти

    • Инструкции по хранению промежуточных или API / полуфабрикатов для обеспечения их пригодности для использования; инструкции должны охватывать маркировку (этикетки для образцов и упаковочные материалы, а также особые условия хранения с ограничениями по времени, если это необходимо).

    Записи серийного производства / серийные производственные и контрольные записи (BPCR) / серийные производственные записи (BMR)

    Серийные производственные записи должны быть подготовлены для каждого промежуточного продукта и API / рецептуры и должны включать полную информацию, относящуюся к производству и контролю каждую партию. Перед выпуском в обращение следует проверить запись о производстве партии, чтобы убедиться, что это правильная версия и четкое точное воспроизведение соответствующей основной производственной инструкции.Если запись о серийном производстве создается из отдельной части основного документа, этот документ должен включать ссылку на текущую используемую основную производственную инструкцию.

    Перед началом любой обработки необходимо выполнить и зарегистрировать проверку, чтобы убедиться, что оборудование и рабочая станция свободны от предыдущих продуктов, документов или материалов, не требуемых для запланированного процесса, и что оборудование чистое и пригодно для использования.

    Эти записи должны быть пронумерованы уникальным номером партии или идентификационным номером, датированы и подписаны при выдаче.При непрерывном производстве код продукта вместе с датой и временем может служить уникальным идентификатором до тех пор, пока не будет присвоен окончательный номер.

    Номер партии должен быть немедленно занесен в журнал или с помощью электронной системы обработки данных. Запись должна включать дату распределения, идентификацию продукта и размер партии.

    Документация о завершении каждого значительного этапа в записях о серийном производстве (записи о серийном производстве и контроле) должна включать:

    • Даты и, при необходимости, время

    • Идентификационные данные основного используемого оборудования (например,g., реакторы, сушилки, мельницы и т. д.)

    • Конкретная идентификация каждой партии, включая вес, размеры и номера партий сырья, промежуточных продуктов или любых переработанных материалов, используемых в процессе производства

    • Зарегистрированные фактические результаты для критических параметров процесса

    • Произведен любой отбор проб

    • Подписи лиц, выполняющих и непосредственно контролирующих или проверяющих каждый критический этап операции

    • Результаты производственных и лабораторных испытаний

    • Фактический выход при соответствующем фазы или время

    • Описание упаковки и этикетки

    • Репрезентативная этикетка (коммерческая поставка)

    • Любое отмеченное отклонение, его оценка и проведенное расследование (при необходимости) или ссылка на это расследование (если хранится отдельно)

    • Результаты релизного тестирования

    • Все аналитические записи, относящиеся к партии, или справочная информация, которая позволит их восстановить

    • Решение о выпуске или отклонении партии с датой и подписью лица, ответственного за принятие решения

    • Обзор производственной документации

    Записи о производстве и контроле качества должны быть проверены как часть процесса утверждения выпуска партии.Любое расхождение или несоответствие партии своим спецификациям должно быть тщательно расследовано. При необходимости расследование следует распространить на другие партии того же продукта и другие продукты, которые могли быть связаны с конкретным отказом или несоответствием. Должен быть составлен письменный отчет о расследовании, в который должны быть включены выводы и последующие действия.

    Следующая информация должна регистрироваться во время каждого действия (должна быть указана дата, а ответственное лицо должно быть четко идентифицировано подписью или электронным паролем):

    • Название продукта, номер партии и количество продукта, подлежащего упаковке, а также фактически полученное количество и его сверка

    • Дата (даты) и время (а) упаковочных операций

    • Имя ответственного лица, выполняющего упаковку операция

    • Инициалы операторов различных важных этапов

    • Проверки на идентичность и соответствие инструкциям по упаковке, включая результаты внутрипроизводственного контроля

    • Подробная информация о выполненных упаковочных операциях , включая ссылки на оборудование и используемые упаковочные линии и, при необходимости, инструкции по хранению продукта. без упаковки или запись о возврате неупакованного продукта на склад

    • По возможности регулярная проверка правильности печати (например,грамм. номер партии, срок годности и другая дополнительная печать) и собранные образцы образцов

    • Примечания по любым особым проблемам, включая детали любых отклонений от инструкций по упаковке, с письменного разрешения соответствующего лица

    • Количество и ссылочный номер или идентификация всех печатных упаковочных материалов и оптовых продуктов, выпущенных, использованных, уничтоженных или возвращенных на склад, а также количества полученного продукта; это необходимо для адекватного согласования.

    Записи лабораторного контроля

    Записи лабораторного контроля должны включать полные данные, полученные в результате всех проведенных тестов, чтобы гарантировать соответствие установленным спецификациям и стандартам, включая исследования и анализы, а именно:

    • Описание образцов, полученных для тестирования, включая название материала или источник, номер партии и, если необходимо, производителя и / или поставщика; в качестве альтернативы другой отличительный код, дата взятия пробы и, при необходимости, количество пробы и дата получения пробы для тестирования

    • Заявление или ссылка на каждый использованный метод испытаний

    • Заявление веса или меры образца, используемого для каждого испытания, как описано в методе; данные или перекрестные ссылки на подготовку и тестирование стандартных образцов, реагентов и стандартных растворов

    • Полная запись всех исходных данных, полученных во время каждого теста, в дополнение к графикам, диаграммам и спектрам лабораторных приборов , все правильно идентифицированы, чтобы показать конкретный материал и протестированную партию

    • Запись всех вычислений, выполненных в связи с испытанием, включая, например, единицы измерения, коэффициенты пересчета и коэффициенты эквивалентности

    • Заявление о результаты испытаний и их сравнение с установленными критериями приемки

    • Подпись лица, выполнившего каждое испытание, и дата (даты) проведения испытаний

    • Дата и подпись второго лица с указанием что исходные записи были проверены на точность, полноту и соответствие установленным стандартам.

    Также должны вестись полные записи:

    • Любые изменения в установленном аналитическом методе

    • Периодическая калибровка лабораторных инструментов, аппаратуры, датчиков и регистрирующих устройств

    • Все испытания стабильности, выполненные на API / составы

    • Исследования, не соответствующие спецификации (OOS)

    Следует вести полные записи о любых испытаниях и стандартизации лабораторных эталонов, реагентов и стандартных растворов; Следует также вести учет периодической калибровки лабораторных приборов, аппаратуры, измерительных приборов и регистрирующих устройств.

    Обзор документации по серийному производству

    Должны быть установлены и соблюдены письменные процедуры для обзора и утверждения серийного производства и записей лабораторного контроля, включая упаковку и маркировку, для определения соответствия промежуточного продукта или API установленным спецификациям до того, как партия будет выпущена или распределены.

    Записи о серийном производстве и лабораторном контроле критических этапов процесса должны быть проверены и утверждены отделом (ами) качества до выпуска или распространения партии API.Записи производственного и лабораторного контроля некритических этапов процесса могут быть проверены квалифицированным производственным персоналом или другими подразделениями в соответствии с процедурами, утвержденными подразделением (подразделениями) качества.

    Все отчеты об отклонениях, расследованиях и OOS должны быть проверены как часть анализа записи партии до ее выпуска.

    Отдел (и) контроля качества может делегировать производственному отделению ответственность и полномочия по выпуску промежуточных продуктов, за исключением тех, которые поставляются вне контроля производственной компании.

    Следует вести учетную запись о распределении, в которой должен быть указан номер партии; количество произведенного; имя, адрес и контактные данные клиента; поставленное количество; и дата поставки.

    ПОЛИТИКА ВНЕДРЕНИЯ

    Следующий подход, относящийся к «документации и записям», может быть полезен для фармацевтических производителей, чтобы оправдать ожидания различных регулирующих органов.

    Напишите хорошие процедуры и следуйте им [11]

    Подумайте, что происходит на рабочем месте, если письменные процедуры недоступны.Люди полагаются на более высокопоставленных сотрудников, которые говорят им, как что-то делать, а затем выполняют свою работу по памяти. Это нормально для компании, производящей садовые горшки, но не очень хорошо, если производимые продукты являются фармацевтическими препаратами и могут даже вызвать смерть!

    В пищевой, лекарственной и медицинской промышленности очень важно наличие хороших процедур для обеспечения контролируемой и стабильной работы; это неотъемлемая часть GMP. Процедуры должны быть четкими, краткими и логичными. Подумайте о том, чтобы нанять профессионального технического писателя, который сделает эту работу.В отличие от постоянных сотрудников, они умеют хорошо писать и проводят тесты на удобство использования, чтобы убедиться, что документы работают. Проверка процедуры независимой стороной также может помочь улучшить процесс.

    Обрисуйте задачу до того, как вы начнете писать процедуру. Составьте краткую разбивку важных шагов и ключевых моментов, связанных с задачей; блок-схема - полезный инструмент. Помните, что люди обычно не читают процедуры от начала до конца; они, как правило, просматривают документ в поисках ключевых слов.Чтобы упростить усвоение информации и ее выполнение, разбейте процедуру на части и используйте следующее:

    • Заголовки

    • Таблицы

    • Маркированные пункты

    • Диаграммы

    При выписывании любой процедуры, нужно попытаться визуализировать человека, который будет следовать этой процедуре. Используйте язык, понятный этому человеку. Не включайте слишком много или слишком мало информации. Повысьте удобочитаемость инструкций, используя простые предложения и пишите в разговорном стиле.У большинства компаний есть трехлетний цикл проверки документов; однако это может быть установлено в соответствии с вероятностью изменения процесса, к которому относится документ.

    Следование процедурам [11]

    Хорошо иметь отличные письменные процедуры, но для обеспечения контролируемой и последовательной работы им необходимо следовать; это требование GMP. Часто шаги, описанные в письменной процедуре, могут показаться не самым эффективным способом работы. Использование ярлыков может сэкономить время или облегчить задачу, но никогда не следует отклоняться от письменной процедуры без одобрения руководителя или отдела качества.

    Для этого есть две основные причины:

    Даже если обоснование конкретного шага может быть не сразу очевидным, оно могло быть помещено туда для проверки другого этапа процесса. Всегда следует поощрять идеи по улучшению, но не изменяйте процедуры без оценки воздействия на весь процесс.

    Ведите хорошие записи [11]

    Хорошие записи позволяют отслеживать все действия, выполняемые во время серийного производства, от получения сырья до выпуска конечной продукции; они предоставляют историю партии и ее распределения.Ведение точных записей является важной частью GMP, и во время аудита помогает донести информацию о том, что процедуры соблюдаются. Это также демонстрирует, что процессы известны и находятся под контролем.

    Помните !!!

    • Запишите всю необходимую информацию сразу после завершения задачи

    • Никогда не доверяйте своей памяти и не записывайте результаты на отдельных листах бумаги

    • Напишите свое имя разборчиво чернилами. Помните, что подписывая записи, вы подтверждаете, что запись верна и что вы выполнили задачу в соответствии с определенной процедурой.

    • Обведите все ошибки единственной линией, поставьте инициалы и дату исправления. Укажите причину исправления внизу страницы.

    • Запишите подробности, если вы отклонитесь от процедуры. Обратитесь за советом к своему руководителю или в отдел качества, если должно произойти отклонение.

    • Не документируйте чужую работу, если вы не назначены и не обучены для этого.

    • Никогда не предполагайте, что недокументированная работа была завершена должным образом - если она не записана, значит, этого не было!

    Необходимые документы / СОП

    Следующие документы и процедуры должны быть подготовлены для выполнения вышеупомянутых требований.Данные, полученные с помощью этих процедур, следует сохранять, чтобы продемонстрировать соответствие вышеупомянутым требованиям.

    • Подготовьте верхние документы, такие как Политика качества, Руководство по качеству, Главный файл сайта, Генеральный план валидации и т. Д., Чтобы описать обязательства руководства по качеству

    • Определите роли и обязанности всего персонала, работающего в организации

    • Подготовить политику для периодической проверки документов. Убедитесь, что текущая производственная практика и фармакопейные требования выполняются текущими версиями документов

    • СОП для подготовки документов (СОП, MPCR, BPCR, протоколы валидации / квалификации, форматы), рассмотрение, утверждение, обучение, распространение, контроль, и его хранение

    • Процедура ведения истории изменений

    • Управление, контроль и хранение замененных или устаревших документов

    • Процедура архивирования и поиска документов

    • Обработка, архивирование, поиск и хранение электронных записи / документы

    • Процедура контроля электронных подписей

    • Процедура очистки и дезинфекции оборудования

    • Выдача и контроль журналов оборудования

    • Документ, описывающий меры, принятые для предотвращения перекрестного заражения, и его записи об обучении

    • Генеральный план валидации очистки

    • Процедура очистки от партии к партии и от продукта к продукту и ее проверка для обеспечения удаления остатков предыдущей партии / продукта

    • Записи о поступающем сырье и упаковочных материалах

    • СОП для подготовки протокола валидации и отчетов

    • СОП для подготовки основных записей производственного контроля

    • СОП для подготовки серийного производства и контрольных записей

    • СОП для присвоения номера партии

    • СОП для исследования результатов OOS

    • СОП для управления изменениями, пересмотра любого процесса или документов или модернизации объекта или оборудования следует проводить через процедуру оценки воздействия и контроля изменений

    • СОП для системы обработки отклонений

    • СОП для корректирующих и предупреждающих действий (CAPA)

    • СОП для тестирования стабильности

    • СОП для распространения продукции и ее контроля

    Департамент транспорта | ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИДЕНТИФИКАЦИОННАЯ КАРТА ГАВАИИ

    ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИДЕНТИФИКАЦИОННАЯ КАРТА ГАВАИИ

    (Ред.27.04.2021)

    Начиная со 2 января 2013 года, Департамент транспорта штата (DOT) и все офисы водительских прав округов ввели в действие Закон 310 «Сессионные законы Гавайев 2012 года», который повлиял на выдачу удостоверений личности штата Гавайи по всему штату. Ниже приведены требования и ответы на часто задаваемые вопросы об изменении порядка выдачи удостоверений личности штата Гавайи.

    ———-

    В связи с обстоятельствами, возникшими в результате пандемии COVID-19 и объявления чрезвычайной ситуации в стране, Министерство внутренней безопасности продлевает крайний срок применения РЕАЛЬНОГО удостоверения личности. Новый крайний срок вступления в силу REAL ID - 3 мая 2023 года .

    ———-

    ВВЕДЕНИЕ

    Любой, кто подает заявку на получение удостоверения личности штата Гавайи, соответствующего РЕАЛЬНОМУ ID, должен представить личное документальное подтверждение своего имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания на Гавайях. Ниже перечислены ссылки на пункты выдачи удостоверений личности штата для каждого округа и их контактная информация:

    Офисы DMV округа и контактная информация

    Город и округ Гонолулу

    Округ Мауи

    Округ Гавайи

    Кауаи

    ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЛЬНЫМ ДОКАЗАТЕЛЬСТВАМ ДЛЯ КАЖДОГО ЗАЯВЛЯЮТСЯ НА СООТВЕТСТВУЮЩИМ С РЕАЛЬНЫМ ID (ЗВЕЗДА)
    ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИДЕНТИФИКАЦИОННАЯ КАРТА ГАВАИИ

    Документальное подтверждение касается всех, кто подает заявление на получение удостоверения личности штата Гавайи, включая США (U.S.) граждане и заявители иностранного происхождения. Документальное подтверждение также распространяется на всех, кто только что переехал на Гавайи из другого штата или страны, а также на всех, кто обновляет свое удостоверение личности штата Гавайи. Карта, совместимая с REAL ID, может быть выдана при соблюдении всех требований к документации, указанных ниже. Карта, совместимая с REAL ID, позволит держателю карты использовать идентификационную карту штата Гавайи в качестве формы идентификации, принятой Управлением транспортной безопасности (TSA) Министерства внутренней безопасности (DHS) и другим персоналом службы безопасности в аэропортах, других портах въезда и федеральных властях. установки, требующие учетных данных REAL ID.

    Чтобы просмотреть веб-страницу TSA Real ID, включая наборы инструментов и информационный бюллетень с полезной информацией, щелкните здесь.

    Идентификационная карта штата Гавайи, соответствующая НАСТОЯЩЕМУ ID, требует документального подтверждения юридического имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания на Гавайях от:

    • Кандидаты, впервые подающие заявление на получение удостоверения личности штата Гавайи, соответствующего требованиям REAL ID.

    Любой, у кого никогда не было удостоверения личности штата Гавайи, должен подать заявление лично и предоставить документальное подтверждение своего имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания на Гавайях.Также необходимо сделать фотографию.

    Полные имена на всех документах должны быть одинаковыми, или вы должны предоставить «соединительные документы», чтобы установить связь между именами любых документов с разными именами. См. Раздел «Список допустимых сопроводительных документов для подтверждения изменений юридического имени». Щелкните здесь, чтобы просмотреть и распечатать руководство по документу. Если вам нужна карточка социального обеспечения, посетите: http // www.socialsecurity.gov / ssnumber / ss5doc.htm.

    • Кандидаты, возобновляющие свое удостоверение личности штата Гавайи.

    В большинстве случаев заявление на продление удостоверения личности штата Гавайи должно подаваться лично в отделениях DMV. Однако, если вам восемьдесят лет и старше, у вас есть физические или умственные недостатки, для которых личное заявление представляет собой серьезное бремя, или если у вас есть письмо от лицензированного поставщика первичной медицинской помощи, подтверждающее, что тяжелая инвалидность заставляет вас быть привязанным к дому. можно продлить в месте, отличном от DMV. Свяжитесь с офисом DMV вашего округа для получения информации.

    Кандидаты с временным юридическим присутствием в США.S. должен обновить свое удостоверение личности штата Гавайи лично в офисе DMV графства и представить документальное подтверждение постоянного законного присутствия.

    Кандидаты, которые являются гражданами США и иммигрантами, допущенными со статусом постоянного проживания в США и ранее представили документы, подтверждающие официальное имя, дату рождения, номер социального страхования, юридическое присутствие и основной адрес проживания на Гавайях, и получили удостоверение личности штата, соответствующее REAL ID. card не требуется повторно предъявлять документальные доказательства, если какая-либо информация в этих документах не изменилась.Тем не менее, новая фотография должна быть сделана лично персоналом DMV при каждом обновлении.

    Полные имена на всех документах должны быть одинаковыми, или вы должны предоставить «соединительные документы», чтобы установить связь между именами любых документов с разными именами. См. Раздел «Список допустимых сопроводительных документов для подтверждения изменений юридического имени». Щелкните здесь, чтобы просмотреть и распечатать руководство по документу.

    ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ О ТРЕБОВАНИЯХ К ДОКУМЕНТАЛЬНЫМ ДОКАЗАТЕЛЬСТВАМ

    • Мне временно разрешено находиться в США.S. Как часто мне придется предъявлять документальное подтверждение юридического имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания на Гавайях?

    Кандидаты, которым временно разрешено находиться в США, должны предоставить личное документальное подтверждение своего имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания на Гавайях при подаче заявления на получение первоначальной идентификационной карты штата Гавайи.

    Кандидаты, которым временно разрешено находиться в США.При подаче заявления на получение дубликата или продления удостоверения личности штата Гавайи S.

    • У меня есть временное разрешение на пребывание в США. Могу ли я продлить свое удостоверение личности штата Гавайи по почте?

    Нет. Вы должны продлить подписку лично в окружном отделении DMV и предоставить документальное подтверждение легального присутствия.

    • После того, как я предоставлю всю необходимую документацию, мне нужно будет предоставить эту документацию во время моего следующего продления?

    Заявители, которые являются U.Граждане S. и иммигранты, допущенные к статусу постоянного проживания в США, не будут обязаны предоставлять документальное подтверждение юридического имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания на Гавайях при продлении.

    Однако заявители, у которых есть какие-либо изменения в какой-либо личной информации (например, изменение имени), которая напечатана на водительских правах с момента выдачи их последней карты, должны будут предоставить личное документальное подтверждение таких изменений.Любые изменения основного адреса проживания на Гавайях также должны быть представлены.

    Полные имена на всех документах должны быть одинаковыми, или вы должны предоставить «соединительные документы», чтобы установить связь между именами любых документов с разными именами. См. Раздел «Список допустимых сопроводительных документов для подтверждения изменений юридического имени». Щелкните здесь, чтобы просмотреть и распечатать руководство по документу.

    • Я потерял удостоверение личности штата Гавайи, и я хочу подать заявление на получение дубликата.Требуется ли от меня предоставить документальное подтверждение юридического имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания на Гавайях?

    Если у вас есть временное разрешение на пребывание в США, вы должны лично предъявить доказательство легального присутствия.

    Документальное подтверждение не требуется для граждан США или лиц со статусом постоянного проживания.

    Однако любое изменение вашей личной информации, за исключением основного адреса проживания на Гавайях, потребует личного предъявления документального подтверждения.Удостоверение личности штата Гавайи будет перевыпущено с обновленной информацией.

    • Могу ли я подать заявление на получение дубликата удостоверения личности штата Гавайи по почте?

    Вы можете подать заявление на получение дубликата ID-карты штата Гавайи по почте, если вы потеряли карту и находитесь за пределами штата.

    Тем не менее, любые изменения в личной информации, за исключением основного адреса проживания на Гавайях, потребуют, чтобы заявление на получение дубликата было сделано лично.

    • Могу ли я отправить свои документы по почте, чтобы они могли быть рассмотрены и одобрены до продления моего удостоверения личности штата Гавайи?

    №Кандидаты не могут отправлять документы в DMV округа для ознакомления до визита в офис. Документальное подтверждение юридического имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания на Гавайях должно быть представлено лично во время подачи заявления на продление, если документация не была предоставлена ​​ранее после 2 января 2013 года или там. представляют собой изменения личной информации, включая основной адрес проживания на Гавайях и информацию, указанную на карте.

    • Если документы, которые я подаю во время продления, неприемлемы, будет ли мне предоставлена ​​дополнительная информация о других документах, которые вы примете?

    Да. Персонал DMV вашего округа сделает все возможное, чтобы помочь вам в этом процессе.

    • Я скоро буду обновлять свое удостоверение личности штата Гавайи. Я родился дома и у меня нет свидетельства о рождении. У меня нет живого родственника, который мог бы подтвердить, кто я. Могу я предложить что-нибудь еще?

    Если ваша текущая идентификационная карта штата Гавайи была выдана до 1 января 2013 года, для обработки вашего заявления на продление срока действия вашей удостоверения личности штата Гавайи потребуется документальное подтверждение юридического имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания.

    Удостоверение личности штата Гавайи может быть продлено за шесть месяцев до истечения срока его действия. Поэтому рекомендуется дать себе достаточно времени для продления в течение шести месяцев до истечения срока действия вашего удостоверения личности штата Гавайи. У вас могут быть другие юридические документы, которые DMV вашего округа может принять вместо свидетельства о рождении. Пожалуйста, свяжитесь с офисом DMV вашего округа для получения дополнительной информации. Щелкните здесь, чтобы перейти к контактам в разделе «Введение» вверху страницы.

    • В моем свидетельстве о рождении на Гавайях указано мое имя при рождении, а в удостоверении личности штата Гавайи указано мое имя в браке. Требуется ли мне предоставить дополнительное подтверждение юридического имени?

    Да. Вы должны предоставить оригинал или заверенную копию свидетельства о браке или другого связующего юридического документа, чтобы показать, что ваше имя (имена) изменилось с вашего имени при рождении на ваше текущее официальное имя. В свидетельстве о рождении на Гавайях будет подтверждено ваше официальное имя (при рождении), а в свидетельстве о браке (или другом официальном документе об изменении имени) будет указано изменение вашего имени с имени при рождении на имя в браке, которое будет указано в вашей идентификационной карте штата Гавайи.

    Полные имена на всех документах должны быть одинаковыми, или вы должны предоставить «соединительные документы», чтобы установить связь между именами любых документов с разными именами. См. Раздел «Список допустимых сопроводительных документов для подтверждения изменений юридического имени». Щелкните здесь, чтобы просмотреть и распечатать руководство по документу.

    • Какие документы считаются законными и допустимыми?

    Документы, представленные лично для подтверждения юридического имени, даты рождения, номера социального страхования, юридического присутствия и основного адреса проживания на Гавайях, должны быть действительными оригиналами или заверенными копиями.Нотариально заверенные копии или факсы вышеупомянутых документов не принимаются в качестве доказательства для заверенных копий.

    См. Допустимые документы для удостоверения личности штата Гавайи, соответствующего требованиям REAL ID (звезда). Щелкните здесь, чтобы просмотреть и распечатать руководство по документу.

    • Мой отец был военным, а я родился за границей. Я потерял документы, подтверждающие рождение за границей, и у меня нет паспорта США. Что я могу взять с собой, чтобы доказать, что я гражданин США, и подтвердить свою личность?

    Пожалуйста, обратитесь к Приемлемым документам для удостоверения личности штата Гавайи, соответствующего REAL ID (звезда) (щелкните здесь, чтобы просмотреть и распечатать руководство по документу) или обратитесь в офис DMV вашего округа (щелкните здесь, чтобы перейти к контактам в разделе ВВЕДЕНИЕ) для получения дополнительной помощи .

    • Мои документы очень старые, хрупкие и их трудно читать. Должен ли я принести эти документы для подтверждения моей личности?

    Да. Предъявите документы, которые у вас есть. Представитель DMV вашего округа внимательно изучит ваши документы, чтобы определить их приемлемость, и при необходимости предоставит вам дополнительную помощь.

    • Мое свидетельство о рождении в США было получено через год после моего рождения. Приемлемо ли это в качестве удостоверения личности?

    Государственные заверенные копии свидетельств о рождении принимаются в качестве документального подтверждения юридического имени, даты рождения и легального присутствия.

    • Я хочу предоставить свое свидетельство о рождении, заверенное государством, чтобы подтвердить свое имя, дату рождения и юридическое присутствие. Имена на моей карточке социального обеспечения и удостоверении личности за пределами штата совпадают. Имя в моем свидетельстве о рождении, заверенном государством, отличается от имени на моем удостоверении личности за пределами штата. Этого будет достаточно?

    Имя в документе (ах), который вы предъявляете для подтверждения юридического имени, даты рождения и юридического присутствия, должны совпадать. В этом случае от вас потребуется предоставить документальное подтверждение законного изменения имени с вашего имени при рождении на имя, указанное в вашей идентификационной карте за пределами штата.Ваше официальное имя должно быть указано в удостоверении личности штата Гавайи.

    • Иммиграционная служба подтвердила получение моего заявления. Я все еще жду обработки своих иммиграционных документов. Как мой статус ожидания повлияет на мое право на получение удостоверения личности штата Гавайи?

    Пожалуйста, обратитесь за помощью в офис DMV вашего округа (щелкните здесь, чтобы перейти к контактам в разделе ВВЕДЕНИЕ).

    • Я родился в чужой стране, и мои родители - U.С. граждане. Какие документы мне нужны, чтобы подтвердить официальное имя, дату рождения и юридический статус, чтобы получить удостоверение личности штата Гавайи?

    Вам необходимо будет предоставить свои иммиграционные документы, то есть паспорт США, иммиграционную визу, грин-карту или свидетельство о гражданстве и т. Д. Кроме того, вы должны будете предоставить подтверждение вашего номера социального страхования и основного адреса проживания на Гавайях.

    • Я - заявитель, родившийся за границей, у меня есть действующее удостоверение личности штата Гавайи.У меня также есть бизнес в США (материк). Могу ли я продлить свое удостоверение личности штата Гавайи по почте?

    Нет. Вы должны продлить подписку лично и предъявить документальное доказательство продолжающегося легального присутствия. Кроме того, необходимо предоставить документацию в случае изменения вашего основного адреса проживания на Гавайях.

    • Каков срок действия удостоверения личности штата Гавайи для лиц, которым временно разрешено находиться в США?

    Удостоверение личности штата Гавайи лиц, которым временно разрешено находиться в США.S. будет действителен в течение подтвержденного срока их легального пребывания до максимального срока в соответствии с законодательством штата. Если дата истечения срока, указанная в документе, используемом для доказательства законного присутствия, не может быть подтверждена электронным способом или другими утвержденными способами, удостоверение личности штата Гавайи будет действительным не более одного года.

    • Могу ли я отказаться от сбора за удостоверение личности штата Гавайи, если я бездомный или у меня крайние трудности?

    Да, но вы должны иметь возможность документально подтвердить, что вы бездомный или находитесь в крайне тяжелых условиях.Крайние трудности документально подтверждаются представлением письма о выплате от Администрации социального обеспечения для получения дополнительных пособий по программе гарантированного дохода или уведомления Департамента социальных служб о финансовых льготах. Бездомным людям необходимо будет предоставить подтверждающее письмо, выданное официальным поставщиком услуг для бездомных Департаментом социальных служб. Только плата за оригинальное или продление удостоверения личности штата Гавайи может быть отменена.

    • Могу ли я обновить свое удостоверение личности штата Гавайи, соответствующее РЕАЛЬНОМУ удостоверению личности, по почте, если мне исполнилось 80 лет или больше?

    Да, но только если вы U.Гражданин S. или имеет статус постоянного жителя и ранее предоставили необходимые документы REAL ID. Свяжитесь с офисом DMV вашего округа (щелкните здесь, чтобы перейти к контактам в разделе ВВЕДЕНИЕ) для получения дополнительной помощи и подробных инструкций.

    • Что я могу сделать, если я не могу посетить офис DMV округа, чтобы продлить удостоверение личности штата Гавайи из-за физической или умственной неполноценности, которая заставляет меня оставаться дома?

    Вы должны предоставить окружному отделу DMV письмо от лицензированного поставщика первичных медицинских услуг, подтверждающее, что вы вынуждены оставаться дома из-за тяжелой инвалидности.В этой ситуации DMV примет меры для продления без личного присутствия. Свяжитесь с офисом DMV вашего округа (щелкните здесь, чтобы перейти к контактам в разделе ВВЕДЕНИЕ) для получения дополнительной помощи.

    • Что делать, если у меня нет всех документов, необходимых для получения удостоверения личности штата Гавайи?

    Внимательно ознакомьтесь с Приемлемыми документами для указанного удостоверения личности штата Гавайи, соответствующего требованиям REAL ID (звезда). (щелкните здесь, чтобы просмотреть и распечатать руководство по документам) Если у вас нет ни одного из упомянутых документов, обратитесь в офис DMV вашего округа (щелкните здесь, чтобы перейти к контактам в разделе ВВЕДЕНИЕ) для получения дополнительной помощи.Они будут работать с вами над определением других документов, которые могут удовлетворить отсутствующие требуемые документы.

    • Что делать, если у меня уже есть действующее (не истекшее) водительское удостоверение REAL ID или разрешение на обучение, но я также хочу, чтобы удостоверение личности штата Гавайи соответствовало REAL ID?

    Вам разрешено иметь только одну учетную запись, совместимую с REAL ID. Вы можете выбрать удостоверение личности штата Гавайи в качестве удостоверения личности, совместимого с REAL ID, но должны сдать водительские права или разрешение на обучение, соответствующие вашему REAL ID, и подать заявление на получение водительских прав с ограниченным назначением или разрешения на обучение.Пожалуйста, прочтите информацию о получении водительских прав с ограниченным назначением, временных прав или разрешений на обучение.

    • Будет ли моя идентификационная карта штата Гавайи, совместимая с REAL ID, принимается службой безопасности аэропорта (TSA) или федеральными учреждениями, если на ней нет звезды?

    Министерство внутренней безопасности проинформировало все штаты о том, что они начнут полное применение учетных данных REAL ID с 1 октября 2021 года. Это приведет к тому, что TSA и другие сотрудники службы безопасности на федеральных объектах будут принимать в качестве идентификации только карты, совместимые с REAL ID, с утвержденной звездой. -маркировка для посадки на внутренний самолет или въезда на федеральный объект.TSA принимает многие другие формы идентификации. Щелкните здесь, чтобы просмотреть список действительных документов, удостоверяющих личность, которые принимаются на контрольно-пропускных пунктах TSA в аэропорту.

    • Дата обновления моего удостоверения личности штата Гавайи не ранее 1 октября 2021 года. Я планирую вылететь на материк или другой остров 1 октября 2021 года или позже, но до того, как я продлю свой удостоверение личности штата Гавайи. Я помню, как подавал необходимые документы при последнем продлении. Как мне получить удостоверение личности штата Гавайи, соответствующее REAL ID, со звездочкой?

    Вы можете посетить офис DMV своего округа до 1 октября 2021 г. и подать заявление на получение дубликата удостоверения личности штата Гавайи со звездочкой и оплатить соответствующий сбор за дублирование карты.Персонал DMV округа проверит, что вы предоставили все необходимые документы для получения карты со звездочкой. Имейте в виду, что доставка удостоверения личности штата Гавайи может занять от 6 до 8 недель.

    • Как мне связаться с офисом DMV моего округа?

    Щелкните здесь, чтобы перейти к контактам в разделе «Введение» вверху страницы.

    .