Нужно ли согасие работника на отправление трудовой книжки по почте

Добрый день! Вначале о согласии на пересылку трудовой книжки по почте. Такое согласие нужно.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы). Это требование предусмотрено ст. 50 ТК и п. 46 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек. В случае отказа работника от получения трудовой книжки по причине несогласия с основанием увольнения или по каким либо другим причинам нанимателю следует составить акт с указанием присутствующих при этом свидетелей. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то наниматель в этот день направляет ему почтовое уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Корреспонденцию желательно направлять заказным письмом с уведомлением о вручении и с описью содержимого конверта (п. 47 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников). Высылка почтового уведомления и составление акта будут служить доказательством отсутствия вины нанимателя в задержке выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки по почте допускается только с письменного согласия работника. Иному лицу трудовая книжка может быть выдана только при предъявлении нанимателю нотариально удостоверенной доверенности. На основании ст. 79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки. Тоже самое касается и ответственности по расчетам. Ст. 77 ТК обязывает нанимателя произвести работнику в день увольнения все причитающиеся ему выплаты. В случае спора о размерах выплат наниматель обязан в день увольнения произвести выплату неоспариваемой суммы. Если работник в день увольнения не работал (увольнение за длительный прогул, увольнение по собственному желанию в период временной нетрудоспособности), то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете. В то же время необходимо иметь в виду, что ответственность может наступать только лишь в том случае, если наниматель умышленно или по неосторожности не произвел своевременную выдачу трудовой книжки и окончательный расчет. В том случае, если сам работник уклоняется от их получения, наниматель ответственности не несет. При этом, однако, необходимо иметь в виду, что наниматель должен обладать доказательствами того, что он предпринял определенные действия для соблюдения требований законодательства.

Если согласие на пересылку работник не дает, то лучше всего хранить трудовую книжку до востребования.

Теперь что касается порядка увольнения.

Увольнение за прогул является дисциплинарным взысканием. Поэтому нужно соблюдать требования ст. 193 ТК РФ. Согласно этой статье, работодатель должен составить акт, в котором и будет зафиксировано нарушение. Акт должен подписать руководитель структурного подразделения, а также 2 свидетеля.
После составления акта, руководитель структурного подразделения должен потребовать от работника письменные объяснения. Если работник отказывается их давать, нужно снова составлять акт за подписью начальника структурного подразделения и других 2-х свидетелей.

Прежде всего следует отметить, что прогулы могут быть разными. Условно их можно поделить на две группы: кратковременные с определением местонахождения виновного сотрудника (когда работник, например, после пропуска одного или нескольких рабочих дней появляется на своем рабочем месте или не появляется, но с ним можно связаться по телефону) и длящиеся прогулы, при которых найти работника и затребовать у него объяснения не представляется возможным (например, сотрудник ушел с работы, на месте его постоянного жительства информации о нем нет, на работу никаких сведений о себе он не представляет, на звонки не отвечает).

ГАРАНТ.РУ: www.garant.ru/article/6685/#ixzz4ZKTSZotb

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Одним из основных документов каждого работника является трудовая книжка. Когда человека освобождают от занимаемой должности и исключают из штата компании, указанный документ должен быть выдан ему на руки в обязательном порядке в последний день труда. При этом причина увольнения роли не играет.

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении возможна, если по каким-либо причинам нет возможности вручить её владельцу лично.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

Прекращение трудовых отношений

Порядок окончания профессионального взаимодействия представляет собой определенную процедуру, которая складывается из нескольких этапов.

Прежде всего, инициатор прекращения отношений должен предварительно проинформировать другую сторону о своем намерении. Если с указанной инициативой выступает труженик, то он обязан уведомить руководителя не позднее чем за две недели. Когда инициатива исходит от руководителя, все зависит от обстоятельств, ставших причиной для этого. Например, в случае полного прекращения деятельности компании, изменения штатной структуры или численности работающих, труженики информируются не позднее чем за два месяца. А при истечении периода действия срочного соглашения уведомление направляется за три дня.

После этого руководитель должен издать распоряжение об освобождении работающего от занимаемой должности. В данном случае не имеет значения, от кого исходит инициатива прекращения взаимодействия. Издание приказа является обязательным, такая обязанность действующими нормами возложена на руководителя. С содержанием такого документа труженик должен быть ознакомлен под подпись. Распоряжение начальника является основанием для прекращения профессиональной деятельности человека в организации.

В личную рабочую книжку должна быть внесена запись о дате и причине увольнения. В отметке необходимо сделать ссылку на статью ТК РФ, а также указать регистрационный номер и дату приказа руководителя.

В последний трудовой день книжка должна быть вручена человеку, а также перечислены заработанные денежные средства, которые он не успел получить к моменту увольнения.

Варианты выдачи трудовой книжки

Действующими нормами определено, что в день ухода трудовая книжка должна быть выдана её владельцу. По общим правилам передача может быть осуществлена тремя способами.

Первый – личное вручение. То есть в последний день работы сотрудника приглашают в определенное место для передачи документа. На практике чаще всего такое происходит в кадровой службе. Явившийся ставит свою личную подпись в специальной учетной форме – книге или журнале, за получение документа. Если по каким-то причинам человек не явился, чтобы получить книжку, ему должно быть направлено уведомление о необходимости получения указанного документа.

С момента отправки извещения считается, что руководитель свое обязательство выполнил полностью.

Второй – почтовая пересылка. Такой вариант применяется, если человек по каким-то причинам лично не прибыл за получением книжки. Чтобы реализовать такой способ, необходимо выполнить несколько обязательных условий.

Прежде всего, истребовать у человека личное согласие о почтовой пересылке документа. На практике для этого в уведомлении указывается просьба работающему о необходимости дачи согласия. После получения такового осуществляется пересылка книжки.

Других вариантов общими правилами не предусмотрено. Иными словами, если уведомление было направлено, а человек за книжкой не явился, то документ будет храниться в компании до тех пор, пока владелец не явится за ней лично либо не направит письменное ходатайство о направлении документа по почте.

Третий вариант – личное обращение. Работник, который не получил книжку, может обратиться за её выдачей в любое удобное для него время. В этом случае передача произойдет в течение трех рабочих суток с момента обращения владельца. Такое правило распространяется и на родственников труженика, в случае ухода из жизни последнего.

Случаи, когда возможен возврат по почте

Чтобы уволить труженика, необходимо произвести выдачу трудовой книжки, направить уведомление о необходимости явки за её получением, а в некоторых случаях переслать документ по почте.

В последнем случае такое может быть реализовано при наличии следующих обстоятельств:

1. Отказ от получения документа.
2. Отсутствие труженика на своем месте.

Отказ от получения

Если человек отказывается забрать трудовую книжку, то руководитель имеет возможность вернуть её по почте. Следует отметить, что отказ не возлагает на руководителя компании обязательство по безусловной отправке документа по почте.

Правильным будет документально зафиксировать такое действие труженика. Для этого необходимо составить акт, который оформляется в присутствии не менее двух человек. Перед составлением указанного акта необходимо получить согласие у человека на пересылку, и проинформировать последнего, что в случае, если он согласия не даст, документ направлен ему не будет, вплоть до момента личного обращения. Такие факты необходимо отразить в указанном акте.

Нелишним будет в последующем направить и уведомление по почте. Дело даже не в том, что это является обязанностью начальника. Такой исчерпывающий перечень проведенных мероприятий, позволит избежать проблем в последующем, даже в случае судебного разбирательства.

Отсутствие сотрудника на работе

Ещё одним из поводов отправки трудовой книжки по почте является отсутствие человека на своем месте.

Четкий перечень таких поводов в действующих нормах не указан. Причины могут быть различными – получение травмы, неожиданный уход из жизни, отдаленность фактического места нахождения, совпадения дня увольнения с выходным днем труженика. То есть не всегда в день увольнения труженик может лично явиться за книжкой.

Чаще всего такие причины носят объективный характер, и работающий заранее оповещает руководителя о невозможности личной явки.

Главным условием в данном случае является личное согласие на пересылку. Хотя действующие нормы прямо не указывают на это, но на практике рекомендуется, чтобы такая просьба была оформлена в письменном виде.

Заявление работника

В большинстве случаев человек планирует уход заранее и указывает просьбу о пересылке в своем письменном ходатайстве. Действующие положения не установили четкого образца такого обращения. Безусловно, что оно должно быть оформлено в письменном виде и передано руководителю.

Способы передачи также не оговорены. Соответственно человек может использовать любой, удобный для него. Главное, чтобы обращение было получено руководителем.

Самым распространенным и надежным вариантом, является личное вручение, то есть когда труженик передает бумагу самостоятельно, лично в руки начальнику или через секретаря.

Ещё одним из способов является пересылка обращения по почте. Чаще всего это используется в случаях, если человек не имеет возможности прийти лично, например, ввиду тяжелого заболевания.

Можно передать ходатайство через доверенное лицо. Такой представитель должен иметь на руках оформленную доверенность, которая удостоверена нотариусом. Доверенность будет подтверждать полномочия представителя и свидетельствовать о том факте, что он действует именно от лица владельца трудовой.

Правила составления

Общими положениями не определены те сведения, которые должны быть указаны в обращении труженика. Однако по сложившейся практике необходимо указывать те данные, которые будут отражать суть документа.

В тексте необходимо указать:

• данные о получателе ходатайства – название компании, адрес места фактического расположения;
• сведения о её руководителе – фамилия и инициалы;
• данные о составителе – полные фамилия, имя, отчество, адрес места проживания;
• сама просьба о необходимости почтовой пересылке личной рабочей книжки;
• причины, послужившие этому. В принципе это можно и не указывать;
• точный адрес, куда необходимо направить документ;
• дата составления и личная подпись инициатора.

Если обращение направляет родственник покойного сотрудника, то необходимо приложить документы, которые подтвердят родственную связь с усопшим и удостоверят уход человека из жизни.

Действия работодателя

Работодатель, получив заявление сотрудника о возврате трудовой по почте, должен выполнить ряд простых действий по пересылке.

Стоит обратить внимание, что направление должно произойти в установленный законом срок, то есть в течение трех трудовых суток с момента получения ходатайства.

Правильным будет направить книжку специальной корреспонденцией с почтовым уведомлением. Последнее будет подтверждать тот факт, что посылка получена адресатом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57
 
Это быстро и бесплатно!

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: инструкция

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

• нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании,
• увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе,
• при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением,
• в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

• отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
• направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
• даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

• Ф. И. О. работника,
• название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек,
• название документа – уведомление,
• сообщение о необходимо отправки книжки по почте,
• дата составления,
• собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

• вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение,
• отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений,
• при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

• составляется уведомление и подписывается работником,
• передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная,
• документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина,
• при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

• направив по почте заявление об отправке документа в другой город,
• выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке трудовой книжки Почтой России.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Законодательная база

Как осуществляется отправка трудовой книжки по почте, форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

• Трудовой кодекс РФ,
• Инструкция №69 от 10.10.2003, утвержденная Постановлением Минтруда РФ.

Выдача трудовой книжки при увольнении: сроки, порядок получения, образец расписки

Трудовая книжка работника хранится у работодателя. При увольнении он обязан ее выдать. На первый взгляд кажется, что все просто и понятно. Однако на практике по поводу выдачи трудовой книжки между сторонами трудовых отношений часто возникают споры.

Когда отдают трудовую книжку при увольнении?

Выдача трудовой книжки при увольнении ТК РФ регулируется ст. 84.1. Согласно ее положениям свою книжку работник получает в последний день работы, который и считается днем увольнения.

Работодатель не вправе выполнить это действие ни на день раньше, ни на день позже – только в день увольнения (последний рабочий день). А вот сотрудник имеет право забрать свой документ и гораздо позже после увольнения. В этом случае срок выдачи трудовой книжки при увольнении ничем не регламентирован – работодатель обязан хранить трудовую книжку до востребования.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Правила выдачи регламентируются ст 84.1 ТК РФ, а также положениями Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Выдача книжки происходит в следующем порядке:

1. Работником издается приказ об увольнении.
2. В трудовую книжку вносится запись о расторжении трудового договора с указанием даты, причины, увольнения со ссылкой на статьи ТК, а также — номером приказа об увольнении.
3. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями работодателя и сотрудника, а также печатью.
4. Информация об увольнении и выдаче трудовой книжки вносится в личное дело работника, где последний расписывается.
5. В журнал движения трудовых книжек также вносится пометка о выдаче книжки конкретному работнику, который подтверждает этот факт личной подписью в журнале.
6. Трудовая книжка выдается на руки сотруднику.

Многие работодатели пытаются себя перестраховать: составляют дополнительно акт о передаче трудовой книжки или просят сотрудника написать расписку.

Расписка о получении трудовой книжки

Этот документ пишется от лица сотрудника, получившего книжку. Строгой формы составления также нет – подойдет как письменный, так и печатный вариант. Главное, чтобы внизу под текстом стояла подпись работника. В тексте ему следует указать, что в день увольнения (ставит конкретную дату) он получил ТК, а также – что не имеет претензий к работодателю.

Расписка о получении трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, получил в ПАО «Газпром» свою трудовую книжку в день увольнения 21 декабря 2017 года.
Претензий к работодателю не имею.

21 декабря 2021 года Иванов И.И.

Данный документ хранится в архиве в личном деле сотрудника.

Также расписку о получении в обязательном порядке пишут родственники умершего сотрудника, которые пришли забрать его трудовую книжку. Однако одной лишь расписки недостаточно, чтобы работодатель выдал им трудовую. Необходимо также предоставить документы, подтверждающие родство с умершим сотрудником.

Заявление на выдачу трудовой

Данный документ писать необязательно. Работодатель обязан выдать трудовую безо всяких заявлений, написанных от лица работника.

Однако составление заявления о выдаче трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

1. Работник не увольняется, а просто хочет получить на руки трудовую для предоставления ее, к примеру, в Пенсионный фонд или банк при оформлении кредита. Скачать образец заявления на выдачу трудовой для оформления пенсии.
2. Сотрудник после увольнения хочет получить документ посредством почтовой связи, поэтому составляет заявление о передаче трудовой книжки по почте. Установленной формы такого заявления нет. В самом упрощенном виде оно может выглядеть так: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте». Обязательно в конце необходимо указать дату составления и свою подпись с расшифровкой. Если Вы хотите, чтобы письмо направили не по тому адресу, с которого будете отправлять заявление, не забудьте уточнить этот момент и новый адрес.
3. Бывший сотрудник пишет исковое заявление о выдаче трудовой книжки в суд, потому что работодатель не отдает ее добровольно.

Подавать иск в суд нужно после того, как Вы попробовали урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке, но получили отказ. Желательно, чтобы этот факт можно было подтвердить (ведь ответчик может попросту заявить, что Вы не приходили за документ и его вины в этом нет). Так как работодатель сам не напишет Вам письменный отказ, поскольку это явное нарушение закона, и скорее всего, он об этом знает, рекомендуем направить на адрес учреждения заказное письмо с заявлением выдать трудовую книжку. Предоставив суду копию этого заявления и уведомление о получении, Вы докажете судье, что предпринимали попытки забрать трудовую.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

На Ваш выбор Вы можете обратиться за защитой своих прав в следующие инстанции:

1. Трудовая инспекция. Подать жалобу можно:
   • Лично в инспекцию;
   • по почте;
   • на сайте онлайнинспекция.рф

   По факту Вашей жалобы должны провести проверку и предоставить письменный ответ в течение 30 дней. В случае удовлетворения жалобы – на работодателя наложат штраф, а Вам выдадут книжку. Если же Вы получите отказ – можно попробовать обжаловать его старшему инспектору или же обратиться далее в прокуратуру или суд. Скачать образец жалобы в трудовую инспекцию

2. Прокуратура. По форме заявление будет несколько отличаться от жалобы в трудовую инспекцию. Скачать образец жалобы в прокуратуру.
3. Суд. В суд направлять исковое заявление целесообразно, когда Вы попробовали восстановить нарушенные права через указанные выше инстанции, поскольку обращение в них бесплатное (а в суде придется платить госпошлину), жалоба рассматривается в более сжатые сроки (в течение 30 дней, а слушание по Вашему делу может быть назначено только через 30 дней – все зависит от загруженности суда). Скачать образец иска в суд.

Когда должны отдать трудовую книжку, если сотрудник отсутствовал в день увольнения

Согласно ст. 84.1 ТК РФ по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Если сотрудник не может забрать лично: как быть

Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.

Отправка по почте

Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.

Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.

Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.

Также рекомендуем составить опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения, где укажите, что работнику высылаете требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Нередки случаи, когда в суде работодатель предъявляет уведомление о вручении, на что получатель заявляет, что письмо получал, однако в нем не содержалось требования – вместо него был вложен чистый лист или открытка. Если будет опись – уже никак не схитришь…

Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия.

Отправка трудовой книжки по почте без получения на то согласия работника – грубое нарушение закона. Такие действия можно оспорить в суде или написать жалобу в прокуратуру.

Выдача представителю по доверенности

Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.

Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:

1. Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе. Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
2. Формулировку полномочий представителя. Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
3. Срок действия доверенности. «Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
4. Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса. Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.

Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.

Выдача родственникам

Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.

Ответственность работодателя за невыдачу книжки

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:

1. Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
   • От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.

   Штраф уплачивается в пользу государства.

2. В пользу сотрудника, которому не была выдана трудовая или ее выдача была задержана по вине работодателя, согласно ст. 234 ТК РФ выплачивается компенсация в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения до дня выдачи соответствующего документа.
3. Сотрудник вправе также взыскать моральную компенсацию, если докажет, что пережитый стресс отразился на его здоровье.

Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:

• несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
• при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее. В случаях, если работодатель задерживает у себя трудовую, ответственность с него не снимается.

Работодатель получил по почте заявление работника об увольнении по собственному желанию, в котором тот просит оставить н

Работодатель получил по почте заявление работника об увольнении по собственному желанию, в котором тот просит оставить на хранение трудовую книжку. Можно ли не отправлять уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, если уже есть просьба работника оставить ее на хранение?

Вопрос: Работодатель получил по почте заявление работника об увольнении по собственному желанию. В заявлении работник просит оставить его трудовую книжку на временном хранении в отделе кадров, так как в настоящий момент он находится в другом городе. Как в этой ситуации должен поступить работодатель? Можно ли не отправлять уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, если уже есть просьба работника оставить ее на хранение?
 
Ответ: Работодатель обязан уволить работника в дату, указанную в заявлении. В день увольнения нужно поставить в приказе об увольнении отметку о невозможности ознакомить с приказом работника. Кроме того, несмотря на просьбу работника оставить его трудовую книжку на временное хранение, работодатель должен отправить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправление по почте.
 
Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 80 Трудового кодекса РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен законом. По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).
Порядок расторжения трудового договора установлен ст. 84.1 ТК РФ. В частности, там указано, что прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае если приказ об увольнении невозможно довести до сведения работника, на приказе производится соответствующая запись (например: «Работник не ознакомлен с приказом в связи с отсутствием на работе в день увольнения»). Аналогичную запись нужно сделать в личной карточке.
Действия работодателя, в случае если одновременно с заявлением об увольнении он получил просьбу работника оставить трудовую книжку на временное хранение, трудовым законодательством не предусмотрены. По нашему мнению, в этой ситуации нужно руководствоваться общей нормой — согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, в случае когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Таким образом, несмотря на явно выраженную просьбу работника оставить трудовую книжку на хранение, мы рекомендуем работодателю все-таки направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. При этом можно пояснить работнику, что отвечать на это письмо не обязательно — в случае отсутствия ответа работодатель и так должен будет хранить трудовую книжку до востребования.
 

Региональный информационный
центр
09.04.2018

полезные ответы онлайн-инспекции за июнь — ООО «Консультантово»

Роструд опубликовал основные ответы на вопросы, которые волновали работников и работодателей в июне. Однако в прошлом месяце ведомство дало еще много советов, которые пригодятся специалисту по кадрам. Расскажем о них в нашем обзоре.

·     

Ведомство указывает: необходимо отправить сотруднику уведомление о том, что ему нужно явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.

Отметим, в практике нет единого подхода к заданному вопросу. Некоторые суды, например, Свердловский областной суд, считают, что работодатель не может обойтись уведомлением, если сотрудник в день увольнения находился на месте и был готов забрать книжку. Подробнее читайте в нашем материале.

·     

Законом не установлен срок, когда работодатель обязан это сделать. По мнению Роструда, отправить трудовую книжку по почте нужно сразу после получения от сотрудника согласия.

·     

Как указывает ведомство, больничный в связи с карантином не влияет на длительность отдыха. Продлевать отпуск нужно, только если нетрудоспособность наступила из-за заболевания или травмы работника.

Так же считает и Минтруд.

·     

Можно, отвечает Роструд. Ведомство советует при этом направлять письмо с описью вложения. Она поможет избежать споров с работником и контролирующими органами.

Документ: Вопрос: Трудовые книжки хранятся в головном офисе организации, а работник осуществляет трудовую деятельность в обособленном подразделении в другом городе. Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения не представляется возможным. Каким образом можно выйти из ситуации? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}

Универсальная ссылка: Вопрос: Трудовые книжки хранятся в головном офисе организации, а работник осуществляет трудовую деятельность в обособленном подразделении в другом городе. Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения не представляется возможным. Каким образом можно выйти из ситуации? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}

Рекомендуем: Вопрос: В какой срок после получения работодателем письменного разрешения о направлении по почте трудовой книжки работника работодатель должен выслать по почте трудовую книжку? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}

Универсальная ссылка: Вопрос: В какой срок после получения работодателем письменного разрешения о направлении по почте трудовой книжки работника работодатель должен выслать по почте трудовую книжку? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}

Рекомендуем: Вопрос: Работнику был оформлен и оплачен ежегодный отпуск с 10.03.2020 по 23.03.2020, но позднее он предоставил информацию, что с 20.03.2020 по 02.04.2020 ему выдан электронный лист нетрудоспособности с кодом 03. Переносится ли в данном случае период отпуска, совпадающий с временной нетрудоспособностью, по общим правилам? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}

Универсальная ссылка: Вопрос: Работнику был оформлен и оплачен ежегодный отпуск с 10.03.2020 по 23.03.2020, но позднее он предоставил информацию, что с 20.03.2020 по 02.04.2020 ему выдан электронный лист нетрудоспособности с кодом 03. Переносится ли в данном случае период отпуска, совпадающий с временной нетрудоспособностью, по общим правилам? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}

Рекомендуем: Вопрос: Всех работников уведомили в письменном виде о переходе на электронные трудовые книжки. Но есть несколько декретниц, которые не могут подойти в офис за уведомлением. Можно ли направить уведомление в их адрес по почте письмом (заказным)? Нужна ли опись к данному письму? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}

Универсальная ссылка: Вопрос: Всех работников уведомили в письменном виде о переходе на электронные трудовые книжки. Но есть несколько декретниц, которые не могут подойти в офис за уведомлением. Можно ли направить уведомление в их адрес по почте письмом (заказным)? Нужна ли опись к данному письму? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}

Рекомендуем: Вопрос: О продлении (перенесении) ежегодного оплачиваемого отпуска, совпавшего с периодом временной нетрудоспособности в связи с карантином. (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 N 14-2/В-393) {КонсультантПлюс}

Универсальная ссылка: Вопрос: О продлении (перенесении) ежегодного оплачиваемого отпуска, совпавшего с периодом временной нетрудоспособности в связи с карантином. (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 N 14-2/В-393) {КонсультантПлюс}

Правила отправки трудовой книжки по почте при увольнении сотрудника

Согласно действующему закону любой работодатель при увольнении сотрудника обязан оформить расторжение рабочего контракта и произвести расчет. На практике же часто возникает ситуация, когда подчиненный по ряду обстоятельств не смог явиться и собственноручно забрать полагающиеся бумаги в последний рабочий день. В подобных случаях запускается такая процедура, как отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Она имеет ряд нюансов, которые требуют особого внимания.

Содержание статьи:

Основные понятия

Право на увольнение и смену места работы имеет каждый трудоустроенный гражданин РФ. Порядок оформления и возврата документов регламентируется Постановлением за № 225 от 16. 04.2003 и за № 69 от 10.10.2003. Юридическая процедура требует соблюдения порядка расторжения трудового договора. Поэтому основания для прекращения правоотношений между работодателем и подчиненным изложены в главе 13 ТК РФ. К ним относятся:

• соглашение сторон и обстоятельства, не зависящие от их волеизъявления;
• окончание срока рабочего контракта;
• уход сотрудника по собственной инициативе;
• отказ трудиться в связи с изменением служебных функций либо по состоянию здоровья;
• нарушение пунктов трудового соглашения.

Согласно п.1 статьи 84, регламентирующей общий порядок прекращения трудового договора, увольнение оформляется приказом руководителя. По требованию подчиненного он обязан выдать все необходимые расчетные бумаги, а также выплатить положенные денежные компенсации. Эта же статья допускает пересылку документа о трудовом стаже почтой, но только, если ее владелец оформит письменное согласие.

Многие недобросовестные граждане намеренно не приходят за расчетом в последний день работы, надеясь таким способом получить от организации дополнительное денежное  возмещение за задержку документов. Это описано в п. 4 Постановления Правительства «О трудовых книжках». Однако если директор правильно проведет процедуру увольнения, он может избавить компанию от ненужных расходов и избежать административного наказания.

Основной порядок увольнения сотрудника

Процедура расторжения трудового договора состоит из нескольких этапов, каждый из которых оформляется документально.

1. Издается приказ об увольнении, в котором указывается основание такого действия (статья ТК РФ).
2. Документ направляется подчиненному для ознакомления письменно под роспись (указывается также дата), а затем в кадровую службу для его регистрации в специальном журнале учета.
3. Составляется акт, если работник отказался признавать приказ действительным.
4. Производится перерасчет заработка, компенсационных выплат за отпуск, бюллетень, выходного пособия.

Внимание! В последний день работы выдаются: трудовая книжка, копии справок и других документов, необходимых для устройства на новое место, начисленные денежные средства.

Пересылка трудовой книжки по почте

Законодатель допускает вероятность отказа увольняющегося от получения расчета по разным обстоятельствам, и четко разъясняет действия руководства предприятия. За несоблюдение предписанных требований его могут привлечь к административной ответственности. Меру наказания определяют на основании КоАП, ч. 1 ст. 5.27:

• по ст. 234 ТК РФ – за несоблюдение сроков выдачи трудовой книжки;
• по ст. 84.1ТК РФ – за отправку документа, определяющего стаж, при отсутствии согласия его владельца.

Для подтверждения намерений руководства по поводу высылки ТК, бывший работник обязан дать свое согласие в письменной форме.

Причины пересылки

Чтобы разобраться, как отправить трудовую книжку по почте, целесообразно рассмотреть факторы, влияющие на возникновение подобных ситуаций.

1. Сотрудник работает в одном из филиалов компании, который расположен в другом городе, тогда как администрация и руководство находятся в головном офисе.
2. Специалист был направлен в служебную командировку, на практику или стажировку, где и принял решение уволиться. В связи с этим он составил и послал заявление с просьбой выслать его расчетные документы по почте.
3. Работник планировал уход с работы сразу по окончании отпуска, и в ходатайстве содержалась просьба считать датой увольнения последний день отдыха.
4. Разрыв производственных отношений обусловлен приговором суда либо инициативой администрации вследствие нарушения подчиненным правил трудового договора.
5. Увольнение сотрудницы, находящейся в декрете, на основании ее собственного заявления.

Отправить трудовую книжку увольняющемуся гражданину разрешается, если он сам просит об этом. Следует учитывать, что основание для подобного действия должно быть веским, в противном случае оно расценивается, как способ скрыть задержку выдачи документов из-за собственной халатности со всеми вытекающими последствиями.

Обязательные условия

Если сотрудник после увольнения не забрал из отдела кадров свою трудовую книжку, работодатель обязан действовать в соответствии с нормативами ТК РФ и правилами ведения и хранения формуляров. Не стоит бежать в ближайшее почтовое отделение и отсылать его в срочном порядке. Целесообразно поступать последовательно.

1. Удостовериться, что формуляр принадлежит уволившемуся подчиненному.
2. Выяснить, находится ли он в городе, а также располагает ли он временем, чтобы забрать трудовую книжку собственноручно.
3. При отсутствии возможности найти бывшего работника, можно связаться с его родственниками.

Важно знать! И только если при выполнении всех условий войти в контакт с уволившимся гражданином не удалось, следует переслать документ о трудовом стаже и другие расчетные бумаги через почтовую службу России. Сделать это необходимо в течение нескольких дней, так как он может подать в суд, и работодателю придется выплачивать штраф и моральный ущерб.

В каком случае отправлять нельзя

Законодательством предусмотрен ряд правил, которые руководство обязано соблюдать, намереваясь отправлять трудовую книжку через почтовую связь. При этом он должен учесть тот факт, что направление формуляра без письменно подтвержденного согласия уволившегося сотрудника категорически недопустимо. Нельзя пересылать документ о стаже и в случае смерти работника. При возникновении подобных ситуаций трудовая передается в кадровую службу для хранения, где находится в течение двух лет.  Далее его перемещают в архив, где срок содержания бланков составляет 75 лет.

Порядок отправления ТК по почте

Основные этапы процедуры увольнения выполняет кадровая служба. Ее представители несут ответственность за своевременную выдачу документа о трудовом стаже, копий справок и других бланков. Если сотрудник не получил полный расчет в день ухода из компании, или не пожелал забрать формуляр, возникает необходимость пересылки по почте. Законодательством предусмотрен порядок выполнения этой процедуры.

Уведомление

Чтобы воспользоваться услугами почтовой связи и доставить трудовую книжку ее владельцу, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с рекомендацией явиться за документами в назначенный срок. Текст письма составляется произвольно, однако, в ст. 84.1 ТК РФ предъявляет определенные требования к его оформлению. Документ должен содержать следующие данные.

1. ФИО работника в том виде, как они указаны в трудовом договоре и прочих бланках.
2. Адрес места жительства или регистрации.
3. Реквизиты организации или ИП, которая направляет уведомление.
4. Регистрационный номер (исходящий) и дата составления.

Здесь же должна содержаться информация, что ранее документ не был получен ни одним из доступных способов, а также необходимость:

• лично явиться в кадровую службу за трудовой;
• дать согласие на пересылку, если прийти не представляется возможным.

Руководитель организации должен поставить свою подпись, дату и печать. Далее в присутствии трех лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать формуляр и не оформил письменное согласие на отправку другим способом.

Заявление и согласие сотрудника

Сотрудник в свою очередь также должен быть заинтересован в получении документа, ведь в нем отражается его трудовой стаж, позволяющий оформить достойную пенсию по старости. Поэтому у него есть два варианта:

• забрать формуляр собственноручно, явившись в кадровую службу компании;
• дать письменное согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае использования второго пункта, документ должен отражать следующие моменты.

1. ФИО сотрудника в том виде, как они указаны в официальной документации.
2. Адрес места проживания или регистрации.
3. Номер и дата составления, а позже расторжения трудового договора.
4. Текст согласия на пересылку трудовой книжки по указанному адресу (прописывается полностью).
5. Подпись заявителя с расшифровкой, дата составления.

Внимание! Поскольку установленного образца для оформления данного документа не существует, может быть использована произвольная форма.

Сопроводительное письмо с описью

Чтобы быть уверенным, что трудовая книжка дошла до адресата, необходимо отправить конверт с официальными бумагами заказным или ценным письмом. Такую услугу предоставляет почта России. Для сохранности внутреннего содержимого должна быть оформлена опись вложения.

Сопроводительное письмо содержит реквизиты, позволяющие отследить путь и судьбу пересылаемых бланков. Поскольку унифицированной формы также не существует, составлять его можно в произвольном виде. Основным требованием является внесение определенного перечня данных.

• Реквизиты работодателя и его уполномоченного представителя в лице директора.
• Его контактные данные для оперативной связи.
• Текст письма, в котором содержится цель отправки документов и указание на наличие их в описи.
• Подпись фактического исполнителя с расшифровкой и дата составления.

К письму прилагается перечень бумаг, который оформляется самостоятельным документом по форме № 107, утвержденной ФГУП «Почта России» 10. 05.2012. Он фиксируется штампом отделения-отправителя и запечатывается в индивидуальный конверт.

Варианты пересылки

На сегодняшний день самым надежным вариантом передачи информации считается почта России. Благодаря четкому внутреннему распорядку, который позволяет справляться с возникновением внештатных ситуаций, любой высланный документ доходит до адресата. В противном случае он возвращается обратно отправителю. При использовании такого варианта риски утери сводятся к минимуму, а почтовые уведомления и все необходимые отметки являются доказательством того, что работодатель выполнил свои функции в соответствии с установленными требованиями.

Однако отправка почтой России – не единственный вариант передачи формуляра. Получатель может самостоятельно определить, как забрать трудовую книжку – по почте или другим удобным способом.

1. Доступный почтовый оператор. Условия отправки пересылки и оплаты согласовываются письменно. Поскольку не исключена возможность утери документа, заявитель не должен предъявлять претензий при возникновении подобной ситуации.
2. Курьерская служба. Отправка таким способом возможна при согласии бывшего сотрудника. Условия пересылки также фиксируются в письменном виде. Однако все риски, связанные с утерей официальных бланков ложатся на получателя.
3. Сторонний представитель. Уволившийся работник должен оформить у нотариуса доверенность на любого человека, которому он доверяет. Отдел кадров вправе выдать трудовую книжку только после предъявления документа уполномоченным лицом.

Внимание! Независимо от выбранного способа отправки формуляра, обе стороны обязаны сохранить все квитанции, бланки уведомлений, отчетов, подтверждающих факт пересылки и получения документа. Это позволит избежать недоразумений и предотвратит судебные разбирательства.

В каком случае трудовая книжка отправляется без согласия

Несмотря на установленный законом порядок выдачи трудовой книжки при увольнении, в жизни возникают ситуации, когда от работодателя требуется проявить собственную инициативу и отправить этот документ по почте на домашний адрес уволившегося подчиненного. Это необходимо в следующих случаях.

1. Работник категорически не желает получать расчет в последний день пребывания на предприятии, забирать трудовую книжку и копии справок, а также причитающиеся выплаты.
2. Увольнение произошло по инициативе работодателя, и обиженный подчиненный решил выразить протест, отказавшись участвовать в процедуре: не ставит подписи на расчетных бланках (приказе, согласии и пр.) и не забирает документ о трудовом стаже.
3. Сотрудник не вышел на работу в день увольнения, но руководителю известно место его проживания. Если адресат проигнорировал необходимость поставить свою подпись на полученном бланке уведомления, директор вправе выслать ему расчетные документы.

Совет! Следует помнить, что трудовая книжка – официальный бланк, поэтому пересылка должна осуществляться ценным письмом, в которое вкладывается составленная заранее опись содержимого конверта. Это позволит избежать жалоб со стороны уволившегося сотрудника.

Ошибки работодателя при отправке трудовой по почте

Нередко даже опытные руководители способны совершать грубые ошибки при выдаче трудовой книжки, если уволившийся сотрудник не смог (или не захотел) забрать ее лично.

1. Документ о трудовом стаже решено было передать через близкого родственника, который работает в этой же компании. В случае ее утери владелец вправе обратиться в трудовую инспекцию, и работодателю будет грозить солидный штраф.
2. Работник не получил расчет, поскольку отсутствовал на работе, поэтому трудовая была отправлена почтой на следующий день. Здесь налицо нарушение процедуры увольнения. Вначале нужно было направить уведомление, получить письменное согласие и договориться о способе передачи основного документа.
3. Бланк о рабочем стаже был отправлен его владельцу на основании согласительного письма, полученного по электронной почте. Такая форма деловой переписки не признается официальной, поэтому суд может квалифицировать это как отсутствие согласия.
4. Трудовая книжка была выслана обычным письмом, а не заказным. Отсутствие уведомления и отметки об отправке также считается поводом для обращения в ГИТ.
5. Документ был вручен представителю уволившегося сотрудника на основании его письменного ходатайства. Поскольку оно не подтверждается оформленной нотариально доверенностью, то не может иметь юридической силы. Следовательно, работодатель вновь нарушил процедуру.
6. Отправка трудовой книжки за рубеж. Согласно указаниям Роструда запрещено пересылать по почте не только этот документ, но также военный билет и удостоверение личности. При выезде гражданина на ПМЖ в другую страну, он обязан сдать все указанные бланки, получив взамен справки соответствующего образца.

Чтобы избежать недоразумений и не нарушать закон, рекомендуется передавать трудовую книжку непосредственно в руки ее владельца либо высылать по почте при наличии его письменного согласия.

Одной из обязанностей администрации, подтвержденных законодательно, считается выдача подчиненному трудовой книжки не позднее дня увольнения. Если же он по каким-либо причинам отсутствовал на производстве либо намеренно отказался от получения бланка, директор обязан направить по почте письменное уведомление и заручиться согласием сотрудника (а в случае смерти – его родных). С этого момента работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу документа. Владелец книжки должен понимать важность ее получения, и знать, что без согласия ее пересылка запрещена.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Электронная почта листа (ов) или книги с VBA (через Outlook)

Если у вас есть большой файл, содержащий несколько листов, и вам нужно хорошо распределить этот файл или часть файла между несколькими получателями, это может занять много времени. Создавайте отдельные копии файла, содержащие только необходимый лист или листы, пишите электронные письма одно за другим, будьте особенно осторожны, чтобы не перепутать их и т. Д. В этой статье есть решение этой проблемы, легко отправить по электронной почте один / несколько листов или целые книга для нескольких получателей с помощью VBA.

Видео-вступление

Общий обзор

Сначала нам нужно собрать детали: имя получателя (-ов), адрес (-а) электронной почты, решить, хотим ли мы передать кому-нибудь копию, указать тему, идентифицировать вложения. Также замечательно, если в письме есть текст и, наконец, что не менее важно, мы решаем, хотим ли мы отправить письмо немедленно или мы хотели бы быстро просмотреть его перед отправкой.

Вся эта информация собрана в таблице tbl_emailSettings.Преимущество хранения этой информации в таблице заключается в том, что ее можно просто изменить или обновить.

Структура таблицы tbl_emailSettings

Как это работает

Есть два макроса, первый из которых sendMail создает и отправляет почту.Для этого требуется один входной параметр mailTo, который должен поступать из таблицы tbl_emailSettings, Mail To column:

 '------------------------------------------------ ----------------
'Цель: отправка электронной почты с предопределенными параметрами (tbl_emailSettings)
'------------------------------------------------- ---------------
Sub sendMail (mailTo As String)

    Dim emailRow As Long
    Тусклая ячейка как диапазон
    Отключить приложение как объект, отправить сообщение как объект
    Dim strTo As String, strCc As String, strSub As String, strBody As String, strType As String, strAtt As String, attFilename As String, sendToFilename As String

    При ошибке Перейти к errorHandler

    'Сохранить вкладку настроек электронной почты в переменной
    Установите sh_emailSettings = ThisWorkbook.Таблицы ("Настройки электронной почты")

    'Сохранить имя файла в переменной
    sendToFilename = ThisWorkbook.Path & "\" & ThisWorkbook.Name

    'Найти строку mailTo в таблице tbl_email_settings
    Для каждой ячейки в sh_emailSettings.Range ("tbl_emailSettings [Mail To]")
        Если cell.Value2 <> "" Тогда
            Если cell = mailTo Then
                emailRow = cell.Row
                Выход для
            Конец, если
        Конец, если
    Следующая ячейка

    'Если не найдено соответствующей строки с именем mailTo, тогда выйдите
    Если emailRow = 0 Тогда
        MsgBox "Recipent" & mailTo & "не найден.Пожалуйста, проверьте. ", VbCritical," ОТСУТСТВУЮЩИЙ ПОЛУЧАТЕЛЬ "
        Перейти к выходу
    Конец, если

    'Запустить Outlook
    Set outApp = CreateObject ("Outlook.Application")
    
    'Если не удалось запустить Outlook, выдайте ошибку и выйдите
    Если outApp ничего не значит
        MsgBox «Сеанс Microsoft Outlook не создан, электронная почта не будет отправлена.», VbCritical, «OUTLOOK ERROR»
        Перейти к выходу
    Конец, если
    
    'Создать почту
    Установите outMail = outApp.CreateItem (0)
    
    'Сохранять данные электронной почты в переменных (получатель, копия, тема, тело письма и т. Д.)
    strTo = Обрезать (смещение ячейки (0, 1))
    strCc = cell.Offset (0, 2)
    strSub = cell.Offset (0, 3)
    strAtt = cell.Offset (0, 4)
    strBody = cell.Offset (0, 5)
    strType = cell.Offset (0, 6)
        
    'create_attachment (str_att), столбец Attacgment в tbl_emailSettings
    attFilename = generateAttachment (strAtt)
    
    'Если при создании вложения произошла ошибка, выход
    Если attFilename = "" Тогда GoTo exitProcedure
    
    'создать электронную почту
    С исходящей почтой
        .To = strTo
        .CC = strCc
        .Subject = strSub
        .Body = strBody
        .Attachments.Add attFilename
        Если strType = "Отправить", то
            .Отправить
        Еще
            .отображать
        Конец, если
    Конец с
    
    'Если отправлен не весь файл, удалите временный файл
    Если Dir (attFilename) <> "" И attFilename <> sendToFilename Тогда
        Убить attFilename
    Конец, если

exitProcedure:
    Set outMail = Ничего
    Set outApp = ничего
    Выйти из подводной лодки
    
errorHandler:
    MsgBox (Err.Number & vbCrLf & Err.Description & vbCrLf & "Что-то пошло не так во время процедуры sendMail.")
    При ошибке GoTo 0
    Возобновить выход
    
Концевой переводник 

Вторая – это функция generateAttachment . Он создает файл вложения, ему требуется один входной параметр attachmentStr, который должен поступать из таблицы tbl_EmailSettings Столбец вложений:

 '------------------------------------------------ ----------------
'Цель: копирование необходимых листов в отдельный файл (tbl_emailSettings - столбец вложения)
'------------------------------------------------- ---------------
Функция generateAttachment (attachmentStr As String) As String
    
    Dim fileName As String
    Dim sh_array () как строка
    Dim wbTemp как рабочая книга
    Рабочий лист Dim sh As
    Тусклый я до тех пор, пока
    
    При ошибке Перейти к errorHandler
    
    'Отключить события
    Заявление.EnableEvents = False
    'Установить расчет вручную
    Application.Calculation = xlCalculationManual
    'Отключить обновление экрана
    Application.ScreenUpdating = False

    Выберите Вложение к делуStr
        
        'Весь файл будет отправлен, в этом случае имя файла останется прежним
        Корпус "полный"
            ПРИМЕЧАНИЕ: другое возможное решение - сохранить как книгу как новый файл.
            'Имя прикрепленного файла будет таким же
            fileName = ThisWorkbook.Путь & "\" & ThisWorkbook.Name
            
            'Возвращаемое значение функции - имя файла
            generateAttachment = имя_файла
        
        'Перечисленные листы будут отправлены
        Case Else
            'Сохранить перечисленные имена листов в массиве (столбец Attachment в tbl_emailSettings)
            sh_array = Разделить (attachmentStr, ",")
        
            'Определите имя для нового, куда будут скопированы листы, это будет имя вложения в письме
            fileName = ThisWorkbook.Путь & «\ Тест -» & Формат (Сейчас (), «ггггммдд - ччмм») & «.xlsx»
        
            'Добавить новую книгу
            Установите wbTemp = Workbooks.Add (1)
        
            'Отключить оповещения
            Application.DisplayAlerts = False
        
            'Копии листов приведены на листе настроек электронной почты (столбец "Вложение")
            ПРИМЕЧАНИЕ: если книга защищена и / или лист (ы) скрыт, обработайте то перед копированием
            Для i = UBound (sh_array) To LBound (sh_array) Шаг -1
                ThisWorkbook.Таблицы (sh_array (i)). Копировать после: = wbTemp.Sheets (1)
            Далее я
        
            'Вставить специальные значения - только необязательно, если вы на 100% уверены, что ошибки формулы не возникнут, вы можете удалить эту часть
            ПРИМЕЧАНИЕ: также стоит подумать об удалении имен, разрыве ссылок и подключений.
            Для каждого ш в wbTemp.Sheets
                sh.Cells.Copy
                sh.Cells (1, 1) .PasteSpecial xlPasteValues
                sh.Activate
                ш.Ячейки (1, 1) .Выберите
            Следующий ш
        
            'Удалить первый лист
            wbTemp.Sheets (1) .Delete
        
            'Сохраните новую книгу
            wbTemp.SaveAs имя_файла
            wbTemp.Close
       
            'Возвращаемое значение функции - имя_файла
            generateAttachment = имя_файла
    Конец Выбрать

exitFunction:
    'Вернись к вещам
    Application.DisplayAlerts = True
    Заявление.EnableEvents = True
    Application.ScreenUpdating = True
    Application.Calculation = xlCalculationAutomatic
    Функция выхода

errorHandler:
    MsgBox Err.Number & vbCrLf & Err.Description & vbCrLf & "Что-то пошло не так. Проверьте настройки прикрепленных файлов".
    'В случае ошибки функция возвращает "пустую" строку
    generateAttachment = ""
    При ошибке GoTo 0
    Возобновить выход

Конечная функция 

Можно отправлять письма по одному или всем получателям.

One by One означает, что вы напрямую указываете, кому хотите отправить письмо:

Sub sendMailOneByOne ()

Позвонить sendMail («Test3»)
Позвонить sendMail («Test6»)

Концевой переводник

«Все получатели» означает, что вы просматриваете столбец «Mail To» в таблице tbl_emailSettings и генерируете электронные письма:

Sub sendMailAllAtOnce ()

Dim mailToRng As Range, cell As Range

Установить mailToRng = ThisWorkbook.Таблицы («Настройки электронной почты»). Диапазон («tbl_emailSettings [Mail To]»)

Для каждой ячейки В MailToRng

Позвонить, sendMail (моб. Значение)

Следующая ячейка

Концевой переводник

Загрузка (и):

EmailDifferentSheets.xlsm

Проверено:

• Windows 10 / Office 365 – Excel 2016 (32-разрядная версия)

Ссылки по теме:

Просматривайте электронные письма Outlook с помощью VBA

Получить текущий адрес электронной почты пользователя

Вариант Явный

Частная подпрограмма CommandButton1_Click ()
    При ошибке GoTo ErrHandler
    
    
    Dim objOutlook как объект
    Установите objOutlook = CreateObject ("Outlook.Application")
    
    
    Dim objEmail как объект
    Установите objEmail = objOutlook.CreateItem (olMailItem)

    С objEmail
        .to = "[email protected]"
        .Subject = "Это тестовое сообщение от Аруна Баника"
        .Body = "Привет!"
        .Отображать
    Конец с
    
    
    Установить objEmail = Nothing: Установить objOutlook = Nothing
        
ErrHandler:
    
Концевой переводник 

С objEmail
    .to = "[email protected]"
    .Subject = "Это тестовое сообщение от Аруна"
    .Body = "Привет!"
    .Послать
Конец с 

С objEmail
    .Кому = "[email protected]"
    .CC = "[email protected]"
    .BCC = "[email protected]"
    .Subject = "Это тестовое сообщение от Аруна"
    .Body = "Привет!"
    .Attachments.Add ("e: \ report.doc")
    .Послать
Конец с