Содержание

Контроль и учет рабочего времени на предприятиях. Обзор решений

Прибавочная стоимость продукта создается трудом работников предприятия – это закон экономики. Соответственно, и прибыль напрямую зависит от рационального использования рабочего времени сотрудниками компании. За всю историю человечества было придумано и с тем или иным успехом использовано множество систем для повышения производительности труда: надсмотрщики при рабовладельческом строе, система Тейлора и социалистическое соревнование в 1900-х гг. и т.д. В XXI веке актуальность задачи не уменьшилась…

Ни одна ушедшая в прошлое или существующая ныне система интенсификации производства не может обходиться без инструмента измерения и учета самого рабочего времени как такового.

Еще совсем недавно, лет 15–20 назад, для этой цели использовались механические устройства пробивания рабочих карточек, фиксирования пропусков, ручное ведение табелей.

В настоящее время, с развитием электроники и появлением кибернетических систем, учет и контроль рабочего времени взяли на себя электронные системы, работающие под управлением специальных программ.

О них и пойдет речь далее.

Что контролируем – присутствие или работу?

Прежде чем обратиться непосредственно к системам, необходимо описать круг задач, которые можно с их помощью решать. Условно их можно разбить на две категории:

  1. Контроль и учет физического присутствия сотрудника на рабочем месте, то есть учет времени прихода на работу сотрудника, его отлучки с территории предприятия (помещения) и времени ухода с работы. Для этого устанавливается система, контролирующая проход людей через проходные предприятий и двери помещений. Попутно, как правило, решается вопрос контроля доступа на предприятие и отдельные его объекты.
  2. Учет времени непосредственного выполнения работы (операции на оборудовании, например изготовление деталей на станке или задания на персональном компьютере).

Рассмотрим случай, когда речь идет о пользователях ПК. Требуется контролировать не только время старта и выключения компьютера, но и продуктивного использования ресурса.

Кроме этого, для разных категорий пользователей необходимо классифицировать пользовательские программы на продуктивные и непродуктивные. К примеру, для дизайнера использование Photoshop – продуктивное время работы, а для секретаря – непродуктивное.

Важно и обеспечение доказательной базы в виде захвата скриншотов с экрана ПК и записей с подключенной к нему Web-камеры.

Необходим также учет рабочего времени сотрудников, работающих на компьютере удаленно, например фрилансеров.

Таким образом, для предприятий различного профиля деятельности будут применяться разные системы учета рабочего времени или сразу несколько систем.

Рассмотрим в качестве примера пять систем контроля рабочего времени, первые две из которых ориентированы на решение первой задачи, а следующие три – второй.

PERCo-Web

Система контроля доступа PERCo-Web позволяет организовать учет рабочего времени и контроль трудовой дисциплины сотрудников. Для учета рабочего времени могут использоваться турникеты на проходной предприятия. Предъявляя идентификатор считывателю турникета, сотрудники одновременно отмечают время прихода на работу и ухода с нее.

Для контроля трудовой дисциплины в небольших офисах, где нет необходимости в установке турникетов, или на крупных предприятиях, где рабочие места сотрудников могут быть удалены от проходной, целесообразно использовать терминал учета рабочего времени (рис. 1), устанавливаемый непосредственно у дверей рабочих кабинетов или цехов.

Рис. 1. Терминал учета рабочего времени

Он работает с различными видами идентификаторов: картами доступа, отпечатками пальцев, смартфонами с NFC-модулем. Терминал УРВ не только регистрирует события, но и показывает сотруднику время прихода на работу и ухода с нее, информирует о нарушениях графика или некорректных предъявлениях идентификатора.

На основании данных о входах/выходах система рассчитывает рабочее время сотрудника за месяц и формирует табель (рис. 2). Интеллектуальный алгоритм учета поддерживает недельные, сменные и скользящие графики работы.

Удобным инструментом учета является гибкий график, позволяющий сотрудникам распоряжаться своим рабочим временем. В графике работы сотрудника указываются допустимые отклонения, не являющиеся нарушением трудовой дисциплины. Время, потраченное на приходы позже, уходы раньше и перерывы, сотрудник может отработать.

Табель строится по стандартной форме  Т-13, система позволяет создавать и редактировать оправдательные документы, объясняющие отсутствие сотрудника на рабочем месте. Гибкий график поддерживается модулем интеграции с 1С, поэтому, даже ведя учет фактически отработанного времени, бухгалтер получает табель в законодательно одобренном формате.

Рис. 2. Табель учета рабочего времени

Следить за дисциплиной руководитель может удаленно – с планшета (рис. 3), ПК или смартфона. Доступ осуществляется через Интернет в режиме онлайн.

Рис. 3. Учет рабочего времени на планшете

Экономический эффект от внедрения системы складывается из повышения производительности труда (за счет сокращения дисциплинарных нарушений), автоматизации процессов учета и сокращения трудозатрат отдела кадров и бухгалтерии.

RusGuard

Под брендом RusGuard производятся контроллеры, считыватели и программное обеспечение RusGuard Soft, которое позволяет эффективно управлять железом.

В СКУД RusGuard используется учет рабочего времени, основанный на фактическом присутствии на объекте: сотрудники прикладывают персонифицированный идентификатор (пластиковая карта-пропуск, банковская карта, смартфон, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, установленному на турникете или двери, и, как правило, этот факт учитывается как начало рабочего дня или смены. То же самое происходит по окончании рабочего дня. Конечно, это очень упрощенный юзкейс. Современные УРВ на базе СКУД обладают внушительным функционалом и большой гибкостью настройки.

В состав СКУД RusGuard уже включен модуль учета рабочего времени (УРВ). Несмотря на то что ПО RusGuard распространяется бесплатно и не требует лицензирования, модуль УРВ в его составе – это полноценный профессиональный инструмент. Он позволяет вести учет отработанных часов, фиксирует поздние приходы и ранние уходы, перекуры, опоздания, неявки.

Уникальный рабочий график можно назначить как для отдельного сотрудника, так и для всего подразделения в целом (рис. 4).

Рис. 4. Расписание рабочего графика

В большинстве случаев контроль доступа на объекте – это не только установка турникета и считывателей на проходной. Доступ ограничивается также и во внутренние помещения (кабинеты, столовые, переговорные и т.д.). Благодаря этому можно вести учет рабочего времени более точно. Например, можно считать началом рабочего дня не проход через турникет, а вход в свой рабочий кабинет. Можно также ограничить доступ в курилку, чтобы понимать, какое количество времени сотрудники проводят за перекурами.

Информация о рабочем времени сотрудников консолидируется в виде гибких отчетов, их можно формировать в зависимости от задачи. Такие отчеты будут полезны руководителям для оценки дисциплины в отделе, а бухгалтеру – для зачисления заработной платы, ведь модуль УРВ умеет формировать отчет по унифицированной форме Т-13 (рис.

5).

Другое важное преимущество современных СКУД – интеграция с уже работающими на объекте системами. СКУД RusGuard интегрирована с 1С, SAP и Active Directory, что позволяет удобно и быстро импортировать данные всех сотрудников, а также их организационную структуру. Благодаря такой интеграции значительно проще настроить УРВ и контролировать штатные перестановки. Например, если сотрудник был уволен и это отражено в SAP, то его пропуск автоматически будет заблокирован в СКУД, чтобы он не смог пройти на территорию. Новому работнику СКУД RusGuard автоматически определит уровень доступа и рабочий график в соответствии с занимаемой должностью.

Рис. 5. Модуль “Отчеты”

Habstaff

Англоязычная программа от Netsoft Holdings LLC предназначена для мониторинга рабочего времени пользователя компьютера.

Рис. 6. Экран отчета времени и активности

Имеет функцию захвата скриншотов, контроля времени, начисления заработной платы в автоматическом режиме. Формирует расширенные отчеты, проводит отслеживание в реальном времени и GPS (рис. 6, 7).

Рис. 7. Экран отслеживания местоположения

Ориентирована в основном на контроль удаленных пользователей. Очень удобна для работы с фрилансерами и консультантами, при этом вся информация сохраняется в облаке.

К ключевым функциям Hubstaff относятся:

  • контроль уровней активности пользователей;
  • составление недельных бюджетов;
  • фиксация времени простоя;
  • установка разрешений для каждого пользователя;
  • отслеживание времени для удаленных команд;
  • отслеживание активности с барами, полноэкранным режимом и скриншотами;
  • интеграция с PayPal и Payoneer для авторасчета заработной платы;
  • формирование расписаний и отчетов;
  • GPS-мониторинг;
  • установка сроков для каждого члена команды;
  • мониторинг команды в режиме реального времени;
  • просмотр используемых программ в команде в режиме реального времени;
  • автоэкспорт данных в PDF, CSV, QuickBooks;
  • просмотр скриншотов, приложений и URL-адресов;
  • просмотр активности членов команды;
  • просмотр скорости выполнения заданий и их стоимости.

“Большой Брат”

Программа учета рабочего времени “Большой Брат” (ББ) – продукт команды Центра разработки программного обеспечения EDISON. Поводом для ее создания стала идея введения в компании гибкого графика.

Сотрудники отмечают в программе начало и конец рабочего дня, а также обеденный перерыв. Руководитель с легкостью проконтролирует выработку нормы рабочего времени и сопоставляет с выполненными за это время задачами. Бухгалтер может использовать сформированный табель (рис. 8) для расчета заработной платы, ведь ББ уже зафиксировал все отработанное время, включая переработку.

Рис. 8. Табель учета рабочего времени

Еще на стадии подписания трудового договора сотрудников можно предупредить, что компания имеет право контролировать использование рабочего времени, в том числе с помощью регулярных снимков экрана (рис. 9). Это можно использовать в тех случаях, когда нужно устранить недопонимание с заказчиком, так как при повременной схеме работы он платит за отработанные на проекте часы и хочет быть уверенным в этом.

В целом ББ решает сразу несколько задач:

  • дает преимущество для сотрудников в виде гибкого графика;
  • делает прозрачной для заказчика работу на повременных проектах;
  • позволяет работодателю контролировать удаленных сотрудников.

Рис. 9. Снимки экрана

LanAgent

Русскоязычная программа (разработка российской компании “Нетворк Профи”) LanAgent имеет три версии – Standard, Enterprise и Terminal, применяемые в зависимости от типа и количества наблюдаемых объектов.

Основная функция этой программы – повышение эффективности работы сотрудников за счет выявления и минимизации деятельности, не связанной с выполнением служебных обязанностей (в том числе использования рабочего времени и компьютеров компании для развлечений и личной выгоды), а также определения недобросовестных сотрудников и нарушений трудовой дисциплины.

Для этого создается полная картина рабочего дня сотрудника. Из нее видно, сколько времени он реально потратил на свои служебные обязанности, а сколько занимался личными делами и развлечениями.

Программа фиксирует время старта и выключения компьютера, рассчитывает время активной работы сотрудника на компьютере и время простоя, отслеживает запуск и закрытие программ, ведет подсчет времени активной деятельности пользователя ПК в каждой из них (рис. 10).

Кроме того, она перехватывает сообщения соцсетей, Skype, полученные и отправленные письма (мониторинг электронной почты), нажатия клавиш клавиатуры (Keylogging), осуществляет запись видео с Web-камер, подключенных к компьютеру, и звука с микрофона.

На основе этих данных можно повысить трудовую дисциплину и эффективно оптимизировать рабочий день сотрудников.

Рис. 10. Экран “Статистика по программам”

Серверная часть программы устанавливается на компьютер внутри локальной сети, который выполняет роль сервера программы. Это позволяет сэкономить на лицензии, приобретая бессрочную вместо подписки с помесячной оплатой. Еще один плюс – все “чувствительные” данные, которые могут случайно попасть, например, на тот же скриншот, останутся внутри компании.

Главные функциональные возможности LanAgent:

  • делает снимки экрана (скриншоты, рис. 11) и с Web-камеры;
  • определяет запуск и закрытие программ, подсчитывает время активной работы пользователя в каждой из них;
  • позволяет заблокировать запуск нежелательных приложений;
  • учитывает время включения и выключения компьютера, подсчитывает время активной работы пользователя на компьютере и время простоя;
  • запоминает посещенные сайты (рис. 12), может блокировать нежелательные ресурсы;
  • ведет учет времени, проведенного в “продуктивных” и “непродуктивных” программах и сайтах, в зависимости от должностных обязанностей сотрудника;
  • перехватывает нажатия клавиш клавиатуры;
  • перехватывает сообщения соцсетей, Skype, полученные и отправленные письма;
  • ведет статистику печати документов (рис. 13), делает копию напечатанных страниц;
  • позволяет записывать аудио с микрофона компьютера и видео с веб-камеры;
  • делает копию файлов, скопированных на USB-накопители;
  • позволяет заблокировать подключение внешних носителей информации (флешек, CD-DVD).

Рис. 11. Экран “Просмотр скриншотов”

В дополнение к учету рабочего времени программа LanAgent обладает функцией предотвращения утечек конфиденциальной информации изнутри компании (со стороны сотрудников), используя технологии DLP-систем. Это достигается за счет контроля основных каналов передачи данных: контроля выгрузки файлов в Интернет, копирования конфиденциальных документов на флешку, передачи их через Skype или почту и т.д.

Рис. 12. Экран “Статистика по посещенным сайтам”

Рис. 13. Экран “Статистика по напечатанным документам”

Каждому по потребностям

Из вышеизложенного следует, что для обеспечения контроля физического присутствия сотрудника на рабочем месте с корректным учетом времени нахождения его в рабочих зонах (кабинеты, цеха, переговорные) или нерабочих (кафе, курилка) целесообразно применять системы PERCo, RusGuard или аналогичные им.

В организациях, где большинство сотрудников использует ПК в своей производственной деятельности, необходимо применять системы Habstaff, “Большой Брат”, LanAgent и подобные.

Для большинства компаний оптимальным станет комплексный подход, предполагающий использование систем, обеспечивающих  учет физического присутствия сотрудника на рабочем месте, и систем, фиксирующих фактическое время непосредственного выполнения работы на компьютере.

Топ 10: Системы учета рабочего времени

1

Система учета рабочего времени для среднего и крупного бизнеса. Автоматический мониторинг рабочего времени за компьютером, учет встреч и звонков. Делит программы и сайты, с которыми работает сотрудник, на продуктивные и непродуктивные.

2

Сервис для эффективного мониторинга работы сотрудников. Контроль опозданий, уходов раньше положенного, отсутствия сотрудников на рабочих местах. Есть мобильное приложение для трекинга выездных сотрудников.

3

Онлайн программа учета рабочего времени. Отслеживает работу персонала, но и предоставляет разбивку о том, сколько времени тратится на определённые проекты (или клиентов). Есть съёмка скриншотов для мониторинга работы сотрудников.

4

Сервис для автоматического учета и контроля рабочего времени продавцов и сотрудников через распознавание лиц. Позволяет фиксировать приход и уход, контролирует присутствие сотрудников на рабочем месте, уведомляя руководство о проблемах дисциплины. Формирует табель рабочего времени с подробным отчетом о посещениях и отработанном времени.

5

Программа собирает информацию о том, в каких программах работал сотрудник и сколько времени он провел на различных сайтах. Формируются отчеты, в которых руководитель может видеть эффективность работы подчиненных и подразделений как согласно графикам рабочего времени сотрудников, так и за весь период без учета графиков. Кейлоггер перехватывает все нажатия клавиш сотрудников на их рабочих компьютерах.

6

Система контроля компьютеров и учета рабочего времени персонала. Мониторинг программ, сайтов, поисковых запросов. Трекинг задач. Оценка продуктивности. Фотографии рабочего дня. Скрытый режим работы.

7

Решение для управления персоналом. Позволяет не только контролировать деятельность ваших сотрудников за компьютером, но и измерять их продуктивность. Учет рабочего времени, запущенных приложений и посещенных web-сайтов. Снимки экрана. Анализ набранного текста. Автоматические оповещения о нарушении трудовой дисциплины. Широкий спектр отчетов по отделу и по каждому сотруднику.

8

Система учёта рабочего времени для некомпьютерных компаний. Позволяет удобно вести учет рабочего времени при помощи биометрического терминала либо Android-планшета, который можно установить на входе.

9

Сервис планирования графика работы персонала. Учет опозданий, отгулов, больничных, отпусков. Составление графика работы одним нажатием. Учет рабочего времени без оборудования. Ключевые показатели эффективности

10

Облачное приложение для учета рабочего времени. Состоит из нескольких приложений, которые можно самостоятельно (или в команде) использовать в онлайн-интерфейсе, на планшете или телефоне.



Система учета рабочего времени сотрудников электронная

Электронные системы учета рабочего времени

Платите только за фактическое время, проведенное на предприятии. Исключите прогулы и опоздания, выявите людей, которые недобросовестно относятся к своей работе. Сэкономьте на вахтерах и менеджерах. Система учета рабочего времени сотрудников — простое устройство, с помощью которого вы сократите расходы и дисциплинируете своих работников.

Особенности системы

Электронная система учета рабочего времени — это небольшой прибор, который устанавливают на входе в рабочую зону предприятия. Она дополнена программным обеспечением, которое следует установить на компьютер. Данные с устройства достаточно перенести на USB-флешку и загрузить на компьютер.

Схема работы:

  • прибор устанавливают на входе;
  • сотрудник должен прижать палец к считывающему устройству;
  • прибор идентифицирует отпечаток сотрудника;
  • данные о времени прихода/ухода фиксируются в журнале событий.

Купив биометрическую систему учета рабочего времени, вы исключите обман и злоупотребления. В отличие от карточек и электронных ключей, которые можно передать другому человеку или подделать, отпечаток пальца позволит точно зафиксировать, кто именно прошел внутрь или вышел.

Система контроля персонала работает автономно, не требует подключения к компьютеру и интернету.  В памяти устройства может храниться до 1000 отпечатков и 100 000 событий. В дальнейшем информацию можно просмотреть с экрана компьютера, где установлено программное обеспечение. Фиксируйте время работы, нарушения режима, создавайте графики работы — все это возможно!

В отличие от системы вызова персонала, это устройство универсально и подходит для всех коммерческих объектов со штатом до 1000 человек. Купить его можно в Краснодаре с доставкой по городу, региону или всей России. Цена — выгодная: система оправдает себя уже через одну-две недели.

Система учета рабочего времени – готовые решения

Компания «Умные решения» предлагает услуги проектирования и монтажа систем учета рабочего времени. Мы работаем под ключ, включая продажу оборудования и ПО, необходимого для организации таких решений.

Предлагаемые нами системы учета рабочего времени могут интегрироваться с CRM, программными продуктами от 1С и другим ПО, используемым вами в работе. При необходимости наши специалисты кастомизируют решения под ваши нужды. Вы сможете использовать сведения, собранные с их помощью, для расчета заработной платы, анализа эффективности работы сотрудников, реорганизации компании и иных целей.

Подбор систем учета рабочего времени

Поможем выбрать подходящий вам вариант. Мы предлагаем 3 варианта внедрения таких решений — с интеграцией со СКУД и без.

Учет рабочего времени с интеграцией со СКУД

«Умные решения» проектирует и монтирует СКУД с учетом рабочего времени 2 типов: биометрические и с использованием физических средств доступа. В биометрических системах используются:

Что касается физических средств идентификации и доступа, мы предлагаем решения, использующие:

  • магнитные карты;
  • RFID-метки;
  • электронные ключи;
  • SMART-карты.

Благодаря такому разнообразию технологий, вы гарантированно подберете решение под свой объект. Мы внедряем системы учета рабочего времени в инфраструктуры в любом состоянии. Обращайтесь даже если у вас уже давно работает СКУД. Мы интегрируем решение для учета рабочего времени без кардинальной переделки системы.

Недорогие решения для учета рабочего времени сотрудников без интеграции со СКУД

Также у нас можно заказать внедрение программных средств и комплексов, позволяющих отслеживать и учитывать рабочее время персонала. Для этого используется специальное ПО, которое устанавливается на рабочие станции (компьютеры). Оно может собирать и систематизировать различные сведения (активность в рабочее время, скриншоты с экрана, отчет об используемых программах и пр.).

Обращайтесь! Наши менеджеры готовы проконсультировать по вопросам внедрения таких решений и помочь выбрать вариант, подходящий для вашей компании.

Оформите заявку на решение,
мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на ваши вопросы.

Заказать решение

Учет рабочего времени

Основное требование, предъявляемое к любой системе учёта рабочего времени – это эффективность. Система должна быть достаточно проста, удобна в использовании для персонала и инспекторов, а также должна обеспечивать различные способы снижения и контроля затрат компании. Если на понимание системы нужно потратить время, если система требует постоянных эксплуатационных расходов и формирует сложные, комплексные отчёты, тогда система противоречит своему назначению.

Программное обеспечение TerraID предоставляет два простых пути для сбора и обработки данных о рабочем времени и времени присутствия сотрудников на рабочем месте:

1. Быстрый просмотр. Вся необходимая информация забирается из системы контроля доступа. Нет необходимости устанавливать какие-либо устройства для регистрации ухода и прихода сотрудника. Пользователям не нужно помнить о необходимости регистрировать свой приход или уход. Анализируя данные о событиях, происшедших на точках прохода системы контроля доступа, и сравнивая их с расписаниями, установленными для пользователей, система рассчитывает опоздания, ранние уходы с работы и приблизительное время, которое сотрудники провели внутри офиса. Отчёты могут автоматически генерироваться и отсылаться по электронной почте инспекторам для изучения. Такой подход идеален для компаний, которые придерживаются либеральной политики в отношении посещаемости офиса своими сотрудниками, но, тем не менее, не желают упускать из поля зрения ситуацию, чтобы быть уверенными в том, что сотрудники не злоупотребляют доверием.

2. Подробные отчёты. Необходимая информация забирается не только из системы контроля доступа, но также и от определённых устройств регистрации прихода и ухода. В таком случае пользователи получают возможность уточнять, когда они уходят из офиса по делам, связанным с работой. Поскольку система отслеживает каждый вход и выход, то и выдаваемый результат получается предельно точным. Инспектора могут легко определить случаи, когда перерывы на кофе, курение или обеды превышают допустимые нормы. Программное обеспечение TerraID генерирует отчёты в формате MS Excel, что позволяет менеджерам по персоналу легко производить ручную коррекцию и использовать полученные результаты в платёжных ведомостях.

Почему стоит обратить внимание на систему учёта рабочего времени:

  • Исключается необходимость ручного ввода данных. Вместо заполнения листов учёта отработанного времени, сотрудники могут сосредоточиться на своих служебных обязанностях;
  • Исключаются ошибки при подсчёте;
  • Снижается нагрузка на менеджеров по персоналу, что позволяет им работать более эффективно;
  • Предотвращает или полностью устраняет возможность мошенничества в отчётах, особенно при использовании биометрических считывателей;
  • Понимая, что приходы и уходы регистрируются, сотрудники будут вынуждены быть более дисциплинированными;
  • Высшему руководству предоставляется ценная информация, в которой отображаются чрезмерные сверхурочные часы и отпуска, которая помогает заметить перспективные или рентабельные подразделения, испытывающие недостаток в сотрудниках, или, наоборот, переукомплектованные, но неэффективные подразделения.

Системы учёта рабочего времени (УРВ)

Главным производственным ресурсом любой компании является рабочее время ее сотрудников. Зачастую от эффективности использования рабочего времени конкретных сотрудников зависит и эффективность работы всего предприятия. Частые опоздания, ранние уходы с работы являются причиной значительных потерь организации от неэффективной работы персонала. Устранить потери рабочего времени персонала, повысить общую дисциплину труда на предприятии позволяет автоматизированная система учета рабочего времени. Применение биометрии для автоматизированного учета рабочего времени позволяет гарантировать получение достоверных данных о событиях приходов/уходов, сократить расходы на выдачу и замену карт. Биометрический идентификатор нельзя забыть, потерять или передать другому.

Преимущества системы

  • сокращение времени для ведения и обработки данных бумажных журналов учета;
  • предоставление достоверных данных о соблюдении сотрудниками режима работы предприятия в форме автоматизированных отчетов;
  • информирование руководителя о всех нарушениях: опозданиях, ранних уходах или отсутствии на рабочем месте;
  • оперативный контроль работы удаленных офисов в режиме реального времени;
  • интеграция системы с существующими на предприятии программами автоматизации бизнес-процессов (1С).

Состав системы учёта рабочего времени

  1. Один или несколько терминалов учета рабочего времени, объединенных в единую сеть предприятия.
  2. Программа учета рабочего времени.
  3. Рабочее место администратора системы.

Как работает система учёта рабочего времени

  1. Администратор системы создает в программе УРВ карточку сотрудника предприятия: ФИО, название отдела, график работы, добавляет к карте сотрудника биометрический шаблон отпечатков пальцев (один основной, второй — запасной, на случай повреждения основного) и синхронизирует данные новых сотрудников с терминалами.
    Примечание: в приборе и ПО не хранятся графические изображения отпечатков пальцев и лиц, а лишь их математические модели — координаты узловых точек. Из данных математических моделей невозможно восстановление графических изображений отпечатков, как и использование их в других системах идентификации.
  2. Сотрудники предприятия при приходе на работу или уходя с работы производят фиксацию события прихода/уходя простым сканированием отпечатков пальцев на терминале. Терминал УРВ позволяет хранить в своей энергонезависимой памяти до 200 000 событий журнала.
  3. Оператор системы в режиме online, по расписанию или по необходимости получает данные посещений из терминалов в программное обеспечение для формирования различных отчетов.

Компания «АЛПРО» имеет многолетний опыт внедрения различных автоматизированных систем, и по этому опыту можно сделать вывод, что система автоматизированного учета позволяет повысить трудовую дисциплину в компании и значительно сократить выплаты зарплат за неотработанное время сотрудников. Руководитель предприятия может быть уверен в том, что сотрудники находятся положенное время на рабочем месте. Экономия денежных средств в некоторых исключительных случаях может достигать до 30% фонда заработной платы (как пример — на предприятиях строительной индустрии с удаленными площадками, где особенно затруднен учет отработанных человеко-часов). По обобщенной статистике примерный срок окупаемости систем УРВ составляет от 3 до 6 месяцев с момента внедрения.

Готовые типовые решения по системам учёта рабочего времени

Решение ZKTeco

Решение Biosmart

Рекомендуемые терминалы

Программный продукт

Рекомендуемые терминалы

Программный продукт

Решение ZKTeco

Решение Biosmart

Рекомендуемые терминалы

Программный продукт

Рекомендуемые терминалы

Программный продукт

Автоматический учет рабочего времени: выгоды для вас

Автоматический учет рабочего времени – эффективное решение для руководителей и hr-менеджеров, которые хотят контролировать работу персонала, но имеют на это мало времени. Сегодня автоматизировать учет рабочих часов вам не составит труда. Достаточно воспользоваться программой для учета рабочего времени Yaware.TimeTracker. Она возьмет на себя всю рутинную работу и значительно упростит вам контроль персонала. Смотрите сами.

Автоматический учет рабочего времени с Yaware.

TimeTracker

Yaware.TimeTracker — современное решение для учета времени за компьютером. Это специальная программа, которая устанавливается на компьютеры сотрудников и мониторит их работу в течение всего рабочего дня, независимо от графика работы и обязанностей персонала.

Программа фиксирует:

  • когда начинается и заканчивается рабочий день персонала;
  • сколько всего отрабатывает каждый сотрудник за день/ неделю/ месяц;
  • сколько времени сотрудники проводят над решением задач, а сколько — тратят впустую;
  • какими программами и сайтами пользуются сотрудники и насколько продуктивно используют время исходя из своих рабочих обязанностей;
  • как часто отвлекаются от работы на перекуры, чаепития, телефонные разговоры;
  • сколько времени сотрудники тратят совещания, встречи, переговоры и др.

Это всего лишь незначительная часть информации, которую вы получите с Yaware.TimeTracker.

Автоматический учет рабочего времени – выгоды для руководителя

В чем преимущества автоматического учета времени догадаться несложно, это:

  1. Экономия времени на контроле персонала.
  2. Гарантия своевременного получения объективных данных в полном объеме.
  3. Быстрый и удобный контроль абсолютно всех сотрудников компании, включая удаленные представительства и филиалы.
  4. Возможность контролировать сотрудников как из соседнего кабинета, так и находясь в командировке.
  5. Своевременное выявление и контроль нарушений на рабочем месте.
  6. Возможность делегировать часть полномочий по контролю сотрудников отделов и групп их непосредственным руководителям.

Это далеко не все выгоды, которые вы получите с программой. У вас есть отличная возможность об остальных преимуществах и убедиться в эффективности каждого из них на собственном опыте.

Ведите автоматический учет рабочего времени с Yaware.TimeTracker!

13 лучших программ и приложений для учета рабочего времени сотрудников для малого бизнеса в 2021 году

Многие малых предприятий обращаются к сотрудников Учет рабочего времени программное обеспечение борется с:

  1. Отсутствие подотчетности: Непрозрачность сотрудников в том, что они набивают и выбивают в течение рабочего дня (например, когда коллега делает это за них, или работает вне работы).
  2. Неэффективный процесс расчета заработной платы: Трудно просматривать, проверять, вводить и анализировать табели учета рабочего времени сотрудников вручную каждый платежный период.Кроме того, управление оплачиваемым и неоплачиваемым временем для расчета затрат на рабочую силу занимает много времени с агрегатами и электронными таблицами.

Есть несколько приложений для отслеживания времени, которые решают эти проблемы. Они помогают вам быть в курсе посещаемости, свободного времени и сверхурочной работы в режиме реального времени. Они заставляют всех отвечать. Они экономят ваши деньги, делая расчет заработной платы более точным. И все это делается в удобной для пользователя форме.

Чтобы помочь вам выбрать лучшее решение для учета рабочего времени сотрудников, отвечающее вашим конкретным потребностям, мы составили подробный, всеобъемлющий пост, в котором сравниваются функции каждого продукта и онлайн-обзоры.

Примечание : Buddy Punch – это наш собственный продукт. Мы гордимся тем, что создали, и оно включает в себя функции, которые мы хотели бы иметь сами, поскольку раньше использовали бумажные перфорированные часы для управления тремя офисами с более чем 20 сотрудниками. Измените расписание сотрудников и то, как вы собираете оплачиваемые часы для расчета заработной платы. Узнайте больше здесь и попробуйте бесплатно.

Содержание

  1. Бадди-перфоратор
  2. Hubstaff
  3. Connecteam
  4. Paymo
  5. DeskTime
  6. Домашняя база
  7. Workpuls
  8. QuickBooks Time (Ранее TSheets)
  9. TimeCamp
  10. Своевременно
  11. Clockify
  12. eBillity
  13. Когда я работаю

Характеристики

В Buddy Punch мы сосредоточили свои усилия на разработке функций, которые позволят вам:

  • Сделайте свой персонал ответственным (необязательное IP-местоположение, отслеживание GPS, обмен SMS-сообщениями и / или фото с веб-камеры при входе и выходе каждого сотрудника).
  • Оптимизируйте расчет заработной платы (легко перенесите часы работы сотрудников в расчетную ведомость).

Мы подробно обсудим каждый из них ниже.

1. Обеспечьте подотчетность своих сотрудников (блокировка IP, , геозона и др.)

Одно из самых больших разочарований, связанных с отслеживанием времени, которое мы испытали на себе (и услышали от более чем 10 000 компаний, с которыми мы работали), – это отсутствие подотчетности.

Сотрудники не всегда могут быть честны с вами в отношении того, где они находятся во время работы, что приводит к неточным табелям учета рабочего времени и потере денег.Вот почему мы создали следующие функции:

Блокировка IP-адреса

Вы можете потребовать от ваших сотрудников входить и выходить, используя определенный IP-адрес, предоставленный вашим интернет-провайдером. Это можно использовать для обеспечения того, чтобы они пробивались только на месте работы.

Геозона

В качестве альтернативы, вы также можете создать радиус вокруг физического местоположения, который будет ограничивать место, где сотрудник может входить и выходить. Таким образом, в отличие от функции блокировки IP-адреса, описанной выше, это позволит сотрудникам пробиваться, скажем, в пределах 1 мили от места работы, что может быть полезно для любого бизнеса, в котором есть сотрудники без присмотра (т.е. строительство, укомплектование персоналом, воспитатели, техники и т. д.).

Отслеживание GPS

Вы также можете настроить Buddy Punch для записи и отчета о местоположении по GPS при нанесении ударов, что может быть полезно, если у вас есть персонал в поле.

Фото с веб-камеры

Всякий раз, когда один из ваших сотрудников входит или выходит, наша дополнительная функция веб-камеры автоматически делает его снимок. Вы увидите это на своей панели инструментов, чтобы вы могли проверить, кто на самом деле ввел.

Примечание: Вместе эти функции предлагают набор опций, из которых работодатели могут выбирать, чтобы помочь с подотчетностью. Очень немногие владельцы бизнеса используют все (мы не советуем этого), но они есть, поэтому работодатель может использовать то, что имеет наибольшее значение для их бизнеса. Если вы хотите, чтобы определенные члены команды приходили на работу в пределах мили от места работы для вашего бизнеса, вы можете использовать геозону. Или, если они должны регистрироваться только тогда, когда они физически находятся в этом месте, вы можете использовать блокировку IP-адреса и так далее.

2. Экономьте часы каждый раз при расчете заработной платы (сводные данные о заработной плате уже рассчитаны для вас)

Каждый раз, когда вы запускаете расчет заработной платы с бумажными табелями учета рабочего времени, неточные записи и недостающая информация приводят к потере времени. Очень сложно подавать платежную ведомость вскоре после получения ошибочных табелей учета рабочего времени. Excel – это мощный инструмент, но его сложно освоить! Объем манипуляций с данными в таблицах, необходимых для понимания доходов и затрат, не всегда очевиден.

Вот почему мы упорно работаем над тем, чтобы Buddy Punch оставался простым в использовании, чтобы вы могли управлять расчетом заработной платы.

Buddy Punch имеет интеграций почти со всеми популярными программами для расчета заработной платы и бухгалтерского учета . Если вы пользуетесь услугами любого из перечисленных ниже поставщиков платежных ведомостей, мы вам поможем:

  • Paychex
  • QuickBooks
  • ADP
  • SurePayroll
  • Вкус
  • Paylocity
  • PayPlus
  • Рабочий день
  • И многое другое! (У нас есть интеграция с Zapier, которая позволит вам подключаться к более чем 750 приложениям.)

С помощью этих интеграций вы можете экспортировать сводку заработной платы из Buddy Punch всего за несколько щелчков мышью и импортировать ее в свою службу расчета заработной платы, где часы ваших сотрудников и PTO заполняются автоматически.

Примечание: вы можете найти инструкции о том, как синхронизировать Buddy Punch с вашим конкретным платежным ведомством здесь, .

Отчеты

Помимо интеграции с большинством программ расчета заработной платы, вы можете создавать различные отчеты, которые помогут вам во многих отношениях:

Экспорт данных о заработной плате

Если у нас нет интеграции с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, вы также можете создать отчет о заработной плате, а затем загрузить его в виде файла Excel, CSV или PDF.

Как вы можете видеть на скриншоте ниже, все, что вам нужно для расчета заработной платы, уже рассчитано для вас, и это быстрее и менее подвержено ошибкам, чем традиционные методы учета рабочего времени. Больше нет необходимости вручную просматривать, проверять, вводить и анализировать табели учета рабочего времени сотрудников каждый платежный период.

Обзор ВОМ

С помощью этого отчета вы можете быстро контролировать оплачиваемый отпуск. Укажите диапазон дат, и вы получите разбивку по сотрудникам.

Отслеживание проекта

Контролируйте стоимость своих проектов, устанавливая ставки заработной платы для ваших рабочих мест или проектов и создавая отчеты, чтобы быстро узнать, когда бюджет будет ограничен.

Примечание: У нас есть намного больше отчетов, которые вы можете использовать для своего бизнеса. Узнайте все об отчетах здесь.

Дополнительные функции

Мы рассмотрели основные функции Buddy Punch выше, но это только верхушка айсберга.

Мы создали специальный, более полный список функций, где вы можете узнать о других наших функциях учета рабочего времени сотрудников.

Мы включили некоторые из них ниже вместе с сопутствующими ссылками, которые предоставляют дополнительную информацию о каждой конкретной функции (так что у вас есть возможность увеличить масштаб, который наиболее актуален для вашего конкретного бизнеса / ситуации. ).

  • Планирование: Создание расписаний может быть сложной задачей без правильных инструментов.Мы можем помочь устранить это препятствие, чтобы вы могли составлять графики за считанные минуты и сообщать своим сотрудникам, когда работать. (см. Дополнительные сведения) .
  • Расчет сверхурочных: Сэкономьте время на начислении заработной платы за счет автоматического расчета обычных, сверхурочных и двойных сверхурочных часов (см. Дополнительную информацию) .
  • PTO Отслеживание: Легко отслеживать оплачиваемое время, позволяя сотрудникам вводить их PTO в свои табели учета рабочего времени, которые при желании могут быть отправлены администратору для утверждения ( см. Дополнительные сведения ) .
  • PTO Начисление: Добавьте или удалите начисления отпусков отдельными сотрудниками или группой сотрудников ( см. Дополнительные сведения ) .
  • Добавление, редактирование или удаление штампов: Вы можете добавлять, редактировать или удалять штампы как администратор вашей компании. В случаях, когда сотрудники забывают входить и выходить, или когда необходимо удалить всю смену, эти изменения легко сделать с помощью Buddy Punch (см. Дополнительные сведения).
  • Несколько вариантов ввода и входа: У ваших сотрудников есть несколько вариантов входа в систему, а также входа и выхода, в том числе: (1) Распознавание лиц, (2) Четырехзначный PIN-код, (3) QR-код или (4) идентификатор пользователя и пароль. Эти параметры позволяют сотрудникам легко приходить и уходить через мобильное приложение, настольный компьютер или планшет ( см. Дополнительные сведения ).
  • Табель учета рабочего времени Утверждения: Попросите сотрудников предоставить свое время менеджеру или администратору для утверждения ( см. Дополнительные сведения ) .
  • Коды вакансий / Отслеживание проекта: Отслеживание времени по местоположению, коду вакансии или проекту ( см. Дополнительные сведения ) .
  • Оповещения и уведомления: Настройте напоминания о пробивке или сверхурочные оповещения с более чем 14 различными настраиваемыми параметрами ( см. Дополнительные сведения).

Чтобы просмотреть более полный список всех функций Buddy Punch, щелкните здесь.

Наши онлайн-обзоры

На момент написания, Buddy Punch получил в общей сложности 587 отзывов и получил 4,8 из 5 звезд на Capterra (очень популярном сайте с обзорами программного обеспечения).

Если вы посмотрите на эти обзоры, то обычно всплывают две темы: Buddy Punch:

  • Служба поддержки
  • Удобство использования

Как мы обсудим ниже, это две области, в которых мы намеренно стремимся преуспеть, и мы гордимся и благодарны за то, что многие из наших рецензентов обратили на них внимание.

Что отличает нашу службу поддержки клиентов?

В Buddy Punch живой чат является нашей основной формой общения, и среднее время первого ответа составляет 54 секунды , поэтому вы можете рассчитывать на ответ в течение нескольких минут (в рабочее время).

Для сравнения, как сказал один из наших клиентов на Capterra, «У некоторых компаний нет чата или номера телефона, и вы ждете несколько дней, чтобы получить ответ по электронной почте».

Кроме того, все наши представители службы поддержки клиентов полностью обучены использованию программного обеспечения. Они знают все тонкости Buddy Punch , и, как вы можете видеть из выделенных ниже частей обзоров, это не осталось незамеченным покупателями:

Нажмите здесь, чтобы увидеть полный обзор. Нажмите здесь, чтобы увидеть полный обзор.

Как мы собираемся упростить использование Buddy Punch

Вот некоторые часто задаваемые вопросы, которые мы получаем:

  • «Сможет ли кто-нибудь, кто не разбирается в технологиях, легко использовать Buddy Punch?»
  • «Сколько времени я должен уделять своим сотрудникам, чтобы научить их пользоваться программой?»

Мы намеренно сделали упор на разработку Buddy Punch таким образом, чтобы исключить перечисленные выше проблемы.

Когда сотрудники входят в систему, им предоставляется кнопка «Вставить» или «Выйти» (в зависимости от их текущего статуса), а также просмотреть их текущую табель учета рабочего времени.

Предоставляя сотрудникам минимальное количество опций при входе в систему, они меньше отвлекаются, что делает Buddy Punch интуитивно понятным и простым в использовании. Для сравнения, в некоторых приложениях для учета рабочего времени сотрудников на главной странице слишком много опций, и точку фокуса (входить и выходить) не так легко найти.Это может сбить с толку сотрудников (особенно тех, кто не разбирается в технологиях).

Мы счастливы и благодарны за то, что многие из наших клиентов упомянули простоту использования Buddy Punch на Capterra, как вы можете видеть в выделенных частях обзоров ниже:

Нажмите здесь, чтобы посмотреть полный обзор. Нажмите здесь, чтобы посмотреть полный обзор.

Хотите узнать больше о Buddy Punch?

Посмотрите демонстрационное видео Buddy Punch выше и подпишитесь на бесплатную пробную версию, чтобы проверить это на себе! 2.Hubstaff

На момент написания у Hubstaff в общей сложности 1112 отзывов о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4,6 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания у Connecteam в общей сложности 104 отзыва о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4,7 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания у Paymo было в общей сложности 401 отзыв о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4.7 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания у DeskTime было 135 отзывов о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4,4 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания у Homebase в общей сложности 450 отзывов о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4,6 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания, Workpuls имеет в общей сложности 41 отзыв о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4.8 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания QuickBooks Time имеет в общей сложности 5 452 отзыва о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4,7 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания TimeCamp имеет в общей сложности 522 отзыва о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4,7 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания у Timely было в общей сложности 206 отзывов о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4.7 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания у Clockify в общей сложности 1486 отзывов о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4,7 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых функций управления временем включают:

На момент написания у eBillity было в общей сложности 2248 отзывов о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4,3 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

На момент написания, у When I Work было всего 840 отзывов о Capterra (см. Здесь) , в среднем 4.5 из 5 звезд. Некоторые из его ключевых особенностей включают в себя:

Примечание: Buddy Punch – это наш собственный продукт. Мы гордимся тем, что создали, и оно включает в себя функции, которые мы хотели бы иметь сами, поскольку раньше использовали бумажные перфорированные часы для управления тремя офисами с более чем 20 сотрудниками. Измените то, как ваши сотрудники отчитываются о своем времени и как вы собираете это время для расчета заработной платы. Узнайте больше здесь и попробуйте бесплатно .

Вам также может понравиться:

5 самых популярных программ для учета рабочего времени сотрудников

Давайте представим на секунду, что ваш босс громко кричит «Табели учета рабочего времени !!!»

Вы мгновенно потеряете его и перейдете в режим боя или бегства.

Чтобы разобраться в ситуации, вы должны очистить свой рабочий стол, закрыть вкладку браузера кое-где, а затем открыть свой почтовый ящик без причины только для того, чтобы спросить себя:

Почему я должен в первую очередь отслеживать время?

ПРИМЕЧАНИЕ : Если вы уже знаете, почему важен учет задач и времени, и ищете лучшие инструменты для отслеживания рабочего времени сотрудников, мы составили список из 5 лучших программ для отслеживания рабочего времени сотрудников на 2022 год.Если нет, продолжайте читать.

Миф об отслеживании времени

Общая предпосылка заключается в том, что учет рабочего времени сотрудников связан с производительностью и отслеживанием рабочего времени проекта, который измеряет, насколько эффективно кто-то выполняет свою работу. На основе этих данных менеджеры экономят время, сокращают расходы и улучшают операции, имея в виду четкую бизнес-цель: увеличить прибыль. В конце концов, время – деньги. Как указывает Harvard Business Review, экономика США теряет 7,4 миллиарда долларов в день, что является результатом 50 миллионов рабочих часов без отслеживания.

В этом выводе нет ничего плохого, но давайте будем честными: легко отсчитать 8 часов и практически ничего не сделать. Фактически, новое исследование, проведенное в Великобритании, показало, что мы продуктивно работаем всего 2 часа 53 минуты. Остальное время уходит на отвлекающие действия, такие как просмотр социальных сетей, чтение новостей и статей, а также разговоры с коллегами вне работы – вот тройка лучших. Это прямой результат сосредоточения внимания на количестве, а не на качестве. Это заставляет нас думать, что мы можем оставаться на вершине своей работы, просто приходя и заполняя табели учета рабочего времени.Кроме того, одной из распространенных причин может быть мгновенное удовлетворение, превращающее нас в прокрастинаторов.

Заметили что-нибудь? Да, учет рабочего времени на самом деле психологически связан с производительностью. Он подчиняется закону Паркинсона, который гласит, что работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения. Или, проще говоря, если вы дадите кому-то неделю, чтобы выполнить 4-часовое задание, ему понадобится неделя. Это потому, что, как правило, люди считают, что им нужно больше времени для подготовки к задаче. Даже если они закончат его быстрее, наступит совершенство, и они будут продолжать доводить свою работу до последнего момента (я тоже виноват).

К сожалению, некоторые менеджеры до сих пор используют 40-часовую рабочую неделю как критерий качества работы. Это не значит, что учет рабочего времени бесполезен. С его помощью менеджеры могут точно оценить бюджеты задач и сроки, отслеживая, сколько времени они в среднем занимают. Они также могут стать более прозрачными для своих клиентов и информировать их в режиме реального времени о ходе реализации проекта.

Это все здорово, но что насчет вас – сотрудника? Давайте посмотрим, почему так сложно отслеживать в реальном времени, когда вы работаете, и, возможно, в конечном итоге мы сможем согласиться с тем, что учет рабочего времени сотрудников не имеет ничего общего с мониторингом сотрудников, а связан с эффективностью.

Почему так сложно отслеживать время при работе

На это есть множество причин.

Вы можете опасаться, что за вами будет следить до минуты – будь то начальник или программа, которая делает случайные снимки экрана вашего рабочего стола – и расцените это как бесполезную административную задачу. Вы говорите себе, что проблема где-то на уровне управления, который хочет все оценить количественно, чтобы сократить расходы. Для них это всего лишь цифры, как канцелярские товары и офисная мебель. Но там, внизу, в первой строке, вы должны уложиться в срок за крайним сроком, чтобы сложить эти числа.

Или вы обнаружите, что учет рабочего времени истощает, если вы выполняете одновременно несколько задач одновременно. Это означает, что вам нужно помнить, над чем вы работали, когда и как долго. Это неестественно и требует огромных когнитивных способностей, усилий, которые нелегко собрать в конце рабочего дня.

У некоторых из вас работа видна всей команде, и они из-за этого испытывают давление. Я имею в виду, кто бы не стал?

Если что-то пойдет не так, как планировалось, все, а не только менеджер, могут привлечь вас к ответственности. Вы чувствуете, что находитесь в постоянной спешке, что вскоре отразится на качестве вашей работы.

Немногие из вас поймут, почему так важен учет рабочего времени. С экономической точки зрения увеличение количества оплачиваемых часов может увеличить прибыль и создать новые возможности для вас и компании. Тем не менее, те же рассуждения могут заставить вас поддаться закону Паркинсона и сосредоточиться на том, чтобы тратить слишком много часов на проект (количество) вместо того, чтобы оказывать влияние (качество).

Цель учета рабочего времени

На первый взгляд простой учет рабочего времени кажется ошибочным, поскольку он не отражает того, что мы на самом деле делаем.Отчасти это правда, но сделайте шаг назад, чтобы увидеть общую картину.

Допустим, вы потратили на задачу больше времени, чем предполагалось. Значит ли это, что ты тупица?

Вовсе нет. Возможно, это произошло из-за того, что задача не была тщательно спланирована с самого начала. Или на это не хватило ресурсов. Или вы ждали чьего-то одобрения, а этот человек в тот момент был недоступен.

Дело в том, что программное обеспечение для учета рабочего времени на базе Интернета эволюционировало и стало в большей степени инструментом обнаружения, который позволяет нам увеличивать масштаб всей перспективы и в меньшей степени является мерой контроля для высшего руководства.В настоящее время использование лучших инструментов учета рабочего времени стало нормой для большинства компаний и агентств.

Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами, необходимо изменить менталитет. Ари Майзель, эксперт по продуктивности и автор книги «Меньше делаешь, больше жизни» резюмирует лучше:

«Если вы настроены на то, чтобы регистрировать… каждое действие, которое вы делаете, вы действительно сильно снизите свою продуктивность. Этот менталитет прикосновения, прикосновения сильно отличается от менталитета, который вам нужен для творческой работы, исследования или эффективного телефонного звонка.

Это потому, что высокоэффективные люди сосредотачиваются только на чем-то одном, не отвлекаясь от всех отвлекающих факторов. Когда приближается крайний срок, они используют спешку, вызванную отслеживанием времени, как катализатор, чтобы выявить лучшую версию себя, «не как костыль, оправдание или проклятие», если перефразировать Сета Година.

Так как же убедить своих сотрудников отслеживать время, не нарушая их графиков и потоков? Рассмотрим следующие 6 советов по плавному переходу к учету времени:

1.Объясните, что им дает

При первом внедрении онлайн-системы учета рабочего времени причины, стоящие за ней, не так понятны для всех, независимо от того, ведете ли вы малый бизнес или нет. Безосновательное применение его только вызовет сопротивление и ухудшит положение.

Чтобы этого избежать, будьте честны и откровенны. Объясните, почему всем нужно отслеживать свое время и какую пользу это приносит им, а не только компании. Однако будьте осторожны, мотивация у разных людей разная.Вот почему лучше всего подчеркнуть, что в этом есть для них, преимущества в зависимости от их ролей.

Например, как владелец бизнеса, вы можете сказать торговым представителям, что точные расписания исключают вероятность занижения счетов за ваши услуги, что, в свою очередь, ведет к увеличению прибыли и индивидуальным бонусам. С менеджерами проектов вы можете утверждать, что одни и те же расписания могут помочь им увидеть, у кого больше или меньше резервов, и лучше спланировать задачи и рабочую нагрузку своей команды заранее.

2.Сделайте учет рабочего времени простым и гибким

Учет времени – задача сама по себе достаточно сложная. С таким же успехом вы могли бы упростить процесс для своих сотрудников. Выберите интуитивно понятное программное обеспечение для управления проектами, такое как Paymo, которое позволяет им быстро заполнять табели учета рабочего времени и создавать настраиваемые отчеты о времени с помощью всего нескольких щелчков мышью.

Подумайте также об их мобильности. Программное обеспечение должно включать мобильное приложение, которое также является облачным, чтобы ваши сотрудники могли регистрировать время, где бы они ни находились, независимо от их подключения к Интернету – в кафе, на территории клиента или в командировке.

Представьте, как удобно открыть телефон после выполнения задачи и записать отработанные часы вместо того, чтобы ждать, чтобы вернуться в офис. Это кажется естественным и дает сотрудникам возможность сосредоточиться на текущей задаче, не добавляя элементы в свой мысленный список дел.

3. Автоматизировать весь процесс учета рабочего времени

Что, если ваши сотрудники будут работать с короткими интервалами (10-15 минут) над несколькими параллельными проектами, что, приходя и уходя, они только отстают от работы? В этом случае вы можете полностью автоматизировать процесс, это применимо и для малого бизнеса.

Выберите инструмент автоматического учета времени, в идеале облачный, который фиксирует, сколько времени сотрудник тратит на просмотр в Интернете, редактирование документа или использование определенных настольных приложений. Это избавляет от необходимости помнить, над чем и как долго они работали. И отчасти ваша роль. Вам больше не нужно постоянно напоминать им, что нужно входить в их часы работы.

PaymoPlus делает то же самое. Он работает в фоновом режиме и записывает все действия от имени сотрудника, не оставляя места для неправильного толкования.В конце дня сотрудник может сопоставить действия с соответствующими проектами и задачами или настроить правила для автоматизации этого шага.

4. Имейте четкие инструкции

Как выразился Скотт Адамс, создатель комиксов о Дилберте: забудьте о целях и вместо этого сосредоточьтесь на построении системы. Неважно, отслеживают ли ваши сотрудники время, если они делают это неправильно. Это четкие инструкции и процедуры, которым должен следовать каждый, чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами учета рабочего времени.Но как их установить?

Предположим, вы управляете командой по связям с общественностью и работаете над запуском мероприятия. Ваша команда прибывает на место проведения мероприятия и начинает свой день с небольшой беседы с подрядчиками и спонсорами. Когда именно им следует начать учет времени на работе – по прибытии или при появлении гостей? Учитывается ли время, проведенное во время перерывов в мероприятиях? Следует ли округлять записи времени до 15 минут или нет?

Это все вопросы, которые будут появляться во время разговора.

Главное – спросить как можно больше и взвесить мнение каждого, прежде чем планировать процесс. В конце концов, вы оба выиграете от этого. Ваши сотрудники будут знать, как точно отслеживать время, а у вас будет доступ к организованному пулу данных, в котором можно копаться.

5. Подавайте пример – отслеживайте свое время

Не принуждайте к изменениям со стороны. Особенно, если вы работаете в крупной компании, где на развертывание и внедрение требуется время.Станьте его частью и действуйте как его главная движущая сила.

Если вы отслеживаете собственное время, вы посылаете убедительные сигналы своим сотрудникам. Они будут воспринимать этот поступок как ценную практику и что-то ненавязчивое, если даже их руководитель не боится публиковать свои табели учета рабочего времени.

Как правило, тренируйте в первую очередь менеджеров, которые имеют прямое влияние на команды. Затем позвольте им действовать как чемпионы успеха и привлечь к работе остальных людей. Сотрудники будут доверять своим коллегам гораздо больше, чем внешним контактам, например, сотрудникам службы поддержки программного обеспечения.

6. Запросите отзыв

Ожидание, пока что-то сломается, чтобы улучшить это – катастрофа. Проявите инициативу в своем подходе и попросите своих сотрудников высказать свое мнение. В конце концов, именно они «дерутся» в первых рядах и поэтому знают все тонкости вашего бизнеса.

Сделайте так, чтобы им было легко высказать свои опасения и предложения по улучшению. Создайте опрос или опрос, чтобы собрать все результаты. Затем включите их в дискуссионную встречу, чтобы оценить все потенциальные проблемы и придумать лучшую систему.

Будучи частью решения, им будет намного проще внедрить программное обеспечение для учета рабочего времени. Более того, они будут чувствовать, что высшее руководство ценит их и поощряет к внесению значимого вклада.

Не поощряйте учет рабочего времени

Если вам интересно, почему мы не упомянули об этом как подсказку, мы сделали это специально. Потому что мы против. Некоторые компании идут на все, чтобы геймифицировать весь процесс учета рабочего времени. Они предлагают бонусы, подарочные карты Amazon, бесплатные обеды или выходные дни тем, кто точно заполняет свои расписания.Хотя эти «пряниковые» подходы эффективны в краткосрочной перспективе, они действуют только до сих пор.

В какой-то момент сотрудники к ним привыкают и требуют больше денег, больше выходных, больше халявы. Когда это произойдет, они скоро придумают, как обмануть систему, и будут регистрировать как можно больше часов. В свою очередь, качество их работы пострадает, поскольку они будут сосредотачиваться на неправильной метрике – часах, проведенных в системе, вместо полученных результатов. Осознайте, на что они попались? Да, закон Паркинсона.

Список программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников

Хорошо.Теперь, когда вы знаете о важности учета рабочего времени и о том, как внедрить его во всей команде, давайте рассмотрим несколько программ для отслеживания рабочего времени сотрудников.

Наше внимание было сосредоточено исключительно на тех, которые помимо таймеров также включают общие табели учета рабочего времени и / или различные способы узнать, отслеживает ли кто-то свое рабочее время, когда он должен.

1. Paymo (Интернет, Mac, Windows, Linux, iOS, Android)

Лучшее для : команды, которым требуется учет рабочего времени сотрудников И управление проектами

Paymo – это инструмент управления работой, который включает в себя встроенное отслеживание времени, а также управление проектами, планирование ресурсов и выставление счетов.

Что делает его привлекательным, так это то, что вы можете отслеживать время по-своему: вручную, с помощью веб-таймера или одного из специальных настольных или мобильных приложений. Техника Помидора также доступна для фанатов, которые хотят ограничить свои усилия с помощью приложения для ПК.

Все временные записи автоматически заносятся в общий табель рабочего времени, поэтому администраторы и менеджеры проектов получают всю необходимую информацию для эффективного управления командой. Это дешево, поскольку сокращает потребность в бухгалтерских услугах.Вы даже можете выставлять счета клиентам благодаря встроенному модулю выставления счетов Paymo, который одним нажатием кнопки превращает данные расписания в счет.

По моему опыту, никогда не было так просто отслеживать свое время и получать за это деньги. Если хотите, ознакомьтесь с нашей подборкой лучшего программного обеспечения для выставления счетов для малого бизнеса, которое нам удалось протестировать и проверить.