Содержание

Командировка

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок 
для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. 
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути
или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

часть 1 статьи 166 Трудового кодекса Российской Федерации

Сотрудник направляется в служебную командировку на основании заявления на командировку.

Датой начала и окончания командировки считается дата, указанная в приказе на командировку и она должна совпадать с датой указанной в документах, подтверждающих расходы на проезд и проживание.

Во время командировки все расходы, которые произвел сотрудник, должны быть подтверждены оригиналами документов. Неподтвержденные расходы не возмещаются.

Расходы на проезд и/или авиаперелет подтвердят посадочный талон и багажная квитанция. При использовании электронных билетов их нужно распечатать (купон электронного проездного документа – для поезда, маршрут/квитанцию электронного билета – для самолета). Проезд до аэропорта/вокзала и из аэропорта/вокзала общественным транспортом, возмещается по билетам. Документами, подтверждающими проживание в гостинице, являются счет, счет-фактура, чеки, квитанции об оплате и т.п.

Сохраняйте все документы, имеющие отношение к цели вашей поездки (например, если это конференция, симпозиум и т.п., то приглашение, договор, акт об оказании услуг).

По окончании командировки в течение трех рабочих дней после возвращения необходимо представить авансовый отчет об израсходованных суммах. В нем указывается, сколько денег потрачено, и прикладываются подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции). Авансовый отчет с документами сдается в бухгалтерию.

Если период командировки совпал с ежегодным отпуском, необходимо оформить  перенос (отзыв из) отпуска заявлением или служебной запиской.

 


Командировки. Налоги & бухучет, № 55, Июль, 2019

Основные правила. Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Направление в командировку оформляют приказом (на одного или нескольких работников).

Работник, который направляется в командировку, имеет право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи с командировкой. Сумму аванса на командировку работодатель определяет самостоятельно с учетом суточных расходов, расходов на оплату проезда и наем жилого помещения командируемым работником. После завершения командировки работник обязан (п.п. 170.9.2 НКУ):

1) отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку денежных средств. Для этого он заполняет и предоставляет Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). К нему должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов;

2) вернуть сумму излишне израсходованных в командировке средств (при их наличии).

Для подачи Отчета законодательством отведены четкие сроки (пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ).

Гарантии командированным работникам. В течение всего времени командировки за командированными работниками сохраняется место работы (должность). Оплата труда за работу в командировке осуществляется в соответствии с условиями трудового (коллективного) договора, но не ниже среднего заработка. Оплата периода командировки производится за все рабочие дни по графику работы «родного» предприятия работника. Но если работник специально командирован для работы в выходные, праздничные и нерабочие дни, то ему предоставляется компенсация согласно КЗоТ и с учетом норм Положения о командировках, действующего на предприятии.

Дневной заработок рассчитывают исходя из полностью отработанного месяца, в котором работник находился в командировке. При его определении учитывают все элементы зарплаты, которые работник получает в месяце командировки: оклад, доплаты, надбавки, премии, не носящие разового характера, суммы индексации и т. д. А вот разовые премии, материальную помощь на оздоровление, нецелевую благотворительную помощь, начисленные в месяце пребывания в командировке, при расчете среднедневного заработка учитывать не нужно.

Среднедневную заработную плату определяют в соответствии с Порядком № 100.

Налогообложение командировочных расходов. Перечень необлагаемых расходов на командировку, которые возмещаются работнику в установленном порядке, приведен в абзаце втором п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Но для необложения такие расходы должны быть документально подтверждены (абзац третий п. п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Если определенная категория расходов не упомянута в абзаце втором п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ как необлагаемая, но согласно Положению о служебных командировках компенсируется работодателем, то такую выплату следует облагать НДФЛ и ВС. То же самое касается расходов, которые указаны в упомянутом абзаце, но они не подтверждены документально. Также под обложение НДФЛ и ВС попадают суточные, выданные командированному работнику в сумме, превышающей указанную в абзаце пятом п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

Что еще мы писали на эту тему

№ п/п

Название статьи/темы номера/спецвыпуска

Источник

Поездки в командировке

2019, № 48, с. 8

2

Деловая поездка неработника

2019, № 44, с. 11

3

Командировка и карта «ключ к счету»

2019, № 36, с. 22

4

Катаемся на такси Uber в командировке

2018, № 71, с. 13

В командировку группой

2018, № 65, с. 21

6

Служебные командировки

2018, № 42

Постановление Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 г. Москва “Об особенностях направления работников в служебные командировки”

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

2. Министерству здравоохранения и социального развития Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, утвержденного настоящим постановлением.

Председатель Правительства Российской Федерации

В. Путин

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее – командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее – командирующая организация).

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее – работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

7. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

8. Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

15. Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом “О валютном регулировании и валютном контроле”.

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения.

17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

19. При направлении работника в командировку на территории государств – участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Командировка: поощрение или наказание? | Forbes Life

Личные встречи — неотъемлемая часть любого бизнеса. Они проводятся, чтобы наладить отношения с клиентами, завести новые деловые контакты или увидеться с коллегами из других стран. В связи с этим основная цель командировок ясна — укрепить отношения, способствующие росту и развитию компании. 46% профессионалов по всему миру считают, что главное в деловой поездке — провести успешные встречи, которые поспособствуют развитию бизнеса1. Тем не менее, это не единственная цель, которую преследуют сотрудники.

Как меняется отношение к деловым поездкам

Отношение к командировкам и их значению менялось с годами. Традиционно деловые поездки рассматривались исключительно с функциональной точки зрения: они были необходимы, чтобы лично встретиться с клиентами и решить какую-то бизнес-задачу, например, подписать контракт или заключить сделку. Однако со временем фокус сдвинулся в сторону интересов сотрудника. Командировки помогают специалистам развить профессиональные навыки и приобрести ценный опыт.

  • 36% работников по всему миру стремятся во время командировки получить новые знания;
  • 37% ищут вдохновение, которое смогут применить на рабочем месте;
  • 30% надеются узнать новую культуру и понять, как она влияет на бизнес.2

Таким образом, цель современных деловых поездок — развить не только бизнес, но и самих сотрудников.

Реклама на Forbes

Развитие современных офисов приводит к развитию делового туризма

Тот факт, что цель командировок в последние годы меняется, в значительной степени связан с развитием технологий на рабочем месте. Прорыв в средствах мобильной коммуникации и других технологиях привел к независимости и свободе сотрудников во многих индустриях. Современные работники все чаще сами составляют расписание дня (61% сотрудников придерживается гибкой системы работы). Таким образом, для компаний все важнее становится производительность, а не время, проведенное на рабочем месте. Это привело к изменениям корпоративной культуры: люди меньше привязываются к рабочим местам и стали более мобильными — сотрудники могут работать из дома или по дороге в аэропорт. Еще одно проявление независимости заключается в том, что работники стали самостоятельно планировать и бронировать свои командировки. Например, благодаря таким инструментам, как «Booking.com для бизнеса», можно быстро забронировать проживание для деловой поездки и внести изменения в бронирование, если это нужно. Раньше считалось, что время в командировке, проведенное не за встречами и совещаниями, — это бесполезное время. Сегодня сотрудники стараются планировать поездку так, чтобы включить в нее не только основные встречи, но и что-то, что поможет профессиональному развитию: это может быть приобретение новых навыков, полезные знакомства или поиск новых творческих решений. Конечная цель — ускорить карьерный рост.

Совместить командировку и отдых

В последнее время путешественники начинают подходить к поездкам с целью работы и отдыха с одинаковой тщательностью. Это касается и выбора места проживания, и того, как использовать время в поездке наиболее эффективно. Современные бизнес-путешественники пользуются всеми возможностями, чтобы познакомиться с местом, где проходит командировка, и даже продлевают поездку, чтобы отдохнуть и провести время в новом городе как туристы. Даже самые занятые работники с плотным графиком часто задерживаются в городе на несколько дней, чтобы отдохнуть — так поступает 24% профессионалов по всему миру. Причина, возможно, кроется в том, что сотрудникам приходится путешествовать на большие расстояния и они хотят использовать свое время с максимальной пользой.

Деловые поездки — залог профессионального успеха

Несмотря на то что основной целью командировок не является знакомство с новыми направлениями, 60% профессионалов по всему миру согласились, что погружение в незнакомую культуру делает их работу интереснее. Командировки увеличивают удовлетворенность работой и помогают получить ценный опыт. Кроме того, благодаря деловым поездкам сотрудники лучше справляются со своими обязанностями. Более половины работников по всему миру (51%) признались, что, продлевая свои командировки в личных целях, они затем лучше проявляют себя на рабочих встречах.3

Очевидно, что в отношении к деловым поездкам произошли изменения. Это связано как с развитием цифровых технологий, так и со стремлением работников к профессиональному развитию, сглаживанием границ между профессиональной и личной жизнью, а также повышенным вниманием к благополучию сотрудников. Если раньше командировки воспринимались как неудобство, нарушающее обычный рабочий процесс, то сейчас их все чаще рассматривают как преимущество, возможность развить профессиональные навыки. Таким образом, неудивительно, что сегодня сотрудники с большим энтузиазмом отправляются в деловые поездки.

1-3. Онлайн-опрос, проведенный «Booking.com для бизнеса» в период с 3 по 18 августа 2017 года. В опросе приняли участие 17 038 работников из 24 странах, которые совершили хотя бы одну международную поездку за последние 12 месяцев

Что взять с собой в командировку? 💼

Собраться в деловую поездку и ничего не забыть поможет чек-лист. Продуманная пошаговая инструкция по укладке багажа экономит ваше время и место в чемодане.

Личные вещи, которые потребуются во время поездки/перелета, поместите в поясную сумку или ручную кладь.


  • Билеты, деньги, личные документы. Проверьте дату и время, указанные в билетах, за сутки до отправления. Возьмите с собой в поездку паспорт, водительские права, страховой полис, а также записную книжку с контактами. Если вы пользуетесь банковской картой, обналичте часть денег. Купюры пригодятся для оплаты проезда и других услуг. Разложите их по разным карманам и отсекам.
  • Влажные салфетки или антисептический гель для рук.
  • Средство мобильной связи и подзарядное устройство.

Оставшиеся предметы сгруппируйте и разложите по пакетам. Средства личной гигиены поместите в прозрачный органайзер, лекарства – в боковой карман сумки. В стандартный список вещей для командировки входят:


  • Электроника: смартфон, планшет, ноутбук, Power Bank, флеш-карта, подзарядные устройства и прочая техника, которая может понадобиться в командировке.
  • Аптечка: антигистаминные, жаропонижающие, обезболивающие таблетки; препараты для лечения головной боли, пищевых расстройств, простудных заболеваний; пластырь и антисептик.
  • Средства личной гигиены: зубная щетка, губка для тела, полотенце, дезодорант, расческа. Мужчинам – бритвенные принадлежности. Женщинам – минимальное количество косметики, средство для умывания, уходовый крем. По возможности приобрести зубную пасту, шампунь и гель для душа в мини-формате.
  • Деловые документы: пропуск, командировочный лист, копии личных документов, протоколы и другие материалы.
  • Нижнее белье: сменные комплекты, носки, возможно – пижаму или легкий халат.
  • Не забудьте взять часы и зонт. Верхнюю одежду подбирайте с учетом сезона и климатических условий.

Поездка на 3 дня

Планируя командировку, ознакомьтесь с расписанием и программой, которые предлагают деловые партнеры, а также посмотрите прогноз погоды. Для поездок на пару дней используйте дорожную сумку. В нее поместятся:


  • костюм-двойка;
  • ремень;
  • пара сменных рубашек/ блуз;
  • пара галстуков или аксессуаров;
  • сменная обувь.

  • При необходимости возьмите с собой наряд для делового ужина, удобные вещи для посещения экскурсий.

Недельная командировка

Для командировки на 5-7 дней понадобится чемодан. В него поместятся:


  • два деловых костюма;
  • пара ремней;
  • 4-5 рубашек или блуз;
  • свитер, либо водолазка;
  • несколько галстуков/аксессуаров;
  • сменная обувь;
  • комплект домашней одежды или пижама.

Женщины могут взять небольшую сумочку или клатч, мужчины – барсетку. Отдавайте приоритет вещам, которые не мнутся и отличаются неприхотливостью в уходе.


Что взять на месяц?

Во время командировки позаботьтесь о своем досуге. Выберите пару мест, которые бы вы хотели посетить после обучения, работы или на выходных. Если в деловую программу включены развлекательные мероприятия, уточните их дресс-код. Чаще всего в длительных поездках необходимы:


  • джинсы или удобные брюки;
  • свитер;
  • пара футболок;
  • ветровка или жакет;
  • обувь на низком каблуке.

Отдавайте предпочтение практичной одежде с минимальным количеством пуговиц, молний и вытачек. Не забудьте о таких дорожных мелочах, как набор для экспресс-ремонта. Он включает иголку, нитки различного цвета, пуговицы и крючки.

Чтобы скоротать время в пути, возьмите с собой книгу, головоломку, подушку для сна или наушники. Для перекуса подойдут снеки, батончики, печенье и напитки в небольшой упаковке.

Порядок и условия оформления служебных командировок за границу

Порядок и условия оформления служебных командировок за границу сотрудниками ФГБУ «Гидрометцентр России».

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации и Положением о порядке осуществления международного сотрудничества Росгидромета в служебную командировку могут быть направлены только работники, состоящие в штате организации.

При получении годового Плана международного научно-технического сотрудничества (МНТС) учреждения Росгидромета определяют кандидатов для выезда в заграничные командировки. Если на момент приглашения специалиста мероприятие не стоит в Плане МНТС, то по решению Росгидромета оно может быть включено в Дополнение к Плану МНТС на текущий год.
Финансирование заграничных командировок осуществляется:
  • за счет Организации и/или Росгидромета;
  • за счет приглашающей стороны;
  • на средства грантов.
Для оформления заграничной командировки необходимо:

1. Получить от принимающей стороны письменное приглашение для участия в мероприятии (в виде официального письма или по электронной почте) с указанием количества специалистов – приглашенных, сроками и местом проведения мероприятия, а также порядком финансирования участия (транспортные расходы, пребывание, суточные расходы и пр. , за чей счет они будут производиться).
2. Подготовить докладную записку на имя директора Организации и передать ее в кадровую службу для подготовки приказа о направлении в командировку.
3. Составить техническое задание, в котором должно быть указано:


  • фамилия, имя, отчество работника;
  • должность и место работы;
  • страна командирования;
  • название мероприятия;
  • цель поездки, как она сформулирована в Плане МНТС;
  • формулировка наиболее важных вопросов, которые планируется доложить или обсудить на мероприятии;
  • конкретные задачи каждому члену делегации для достижения целей поездки, изучению зарубежного научно-технического опыта, получению научно-технической информации;
  • перечень документов, которые должны быть оформлены по итогам мероприятия.
4. Составить обоснование необходимости участия работника в мероприятии за рубежом (название и краткий перечень задач мероприятия, его значимость для деятельности Организации, степень компетентности командируемого в тематике мероприятия, аргументация, свидетельствующая о необходимости участия данного специалиста в мероприятии).
5. Передать техническое задание и обоснование (в электронном виде) в отдел международных научных программ  и Всемирной службы погоды (МНП и ВСП) для утверждения директором Организации и последующего согласования и окончательного утверждения в Росгидромете.
6. Ознакомиться с приказом о командировании в кадровой службе Организации.
7. До отъезда в командировку в бухгалтерии Организации заполнить заявление на перечисление аванса под отчет.
8. По возвращении из командировки представить в бухгалтерию Организации в течение трех рабочих дней следующие документы с приложением их списка:
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
  • счет за проживание с указанием количества суток проживания и категории номера, а также  выписку из лицевого счета, если оплата производилась кредитной картой;
  • проездные документы (билеты, посадочные талоны, кассовый чек, приходный кассовый ордер, а также  выписку из лицевого счета, если оплата производилась банковской картой).
9. Все документы, в том числе о безналичных платежах банковской картой, должны быть на имя командируемого.
10. Все транспортные и финансовые документы, если они получены за границей,  должны быть переведены командируемым на русский язык и правильность перевода должна быть заверена заведующим отделом МНП и ВСП Организации.
 11. Не позднее 20 дней после возвращения из командировки представить в отдел МНП и ВСП Организации отчет о мероприятии для утверждения в Росгидромете.

6 секретов выживания в деловой поездке

Долгие задержки, тесные гостиничные номера, интересно, как много на самом деле показывают эти сканеры тела в аэропорту. У путешествий есть свои недостатки, но, как правило, это более чем стоит того, чтобы провести несколько приятных дней с семьей или друзьями.

А как насчет командировок? Внезапно неудобства путешествия смешиваются с потенциальной неловкостью проведения 24/7 с вашими коллегами. Нравится вам это или нет, но в какой-то момент в вашем календаре обязательно будут конференции, поездки к клиентам или встречи компании. Итак, прежде чем собирать чемоданы, вот несколько советов, как сделать это терпимым и даже, осмелимся сказать, веселым.

1. Будьте на шаг впереди

Тщательное планирование — секрет каждой успешной поездки, и рабочая поездка — не исключение. На самом деле еще важнее быть сверхподготовленным, когда на вас смотрит начальник и коллеги. Так что наметьте маршрут до отеля и дважды проверьте даты в бронировании автомобиля. Возьмите с собой дополнительный будильник, чтобы не опоздать на рейс и не опоздать на встречу на 20 минут.Постарайтесь взять с собой багаж, чтобы ваши сумки не оказались в Анкоридже, когда вы направляетесь в Атланту.

Теория о том, что «все, что может пойти не так, обязательно пойдет не так», поможет сохранить гладкость поездки и избежать того, чтобы вас считали единственным сотрудником, который не может собрать ее, гм, вещи вместе.

2. Pack Smart

Не забудьте взять с собой несколько предметов первой необходимости, которые помогут сохранить рассудок во время путешествия с коллегами. Пара затычек для ушей может стать спасением, если вам нужно перекусить в самолете или заглушить звук храпа вашего соседа по комнате ночью.Наушники — это универсальный знак «Мне не хочется болтать», который отлично подходит, когда вам просто нужно пять минут тишины. А колода карт легко помещается в карман вашей сумочки и может занять вас и ваших коллег по офису во время простоя или обеденного перерыва.

3. Оденьте деталь

Пока мы говорим об упаковке, не забудьте наполнить свой чемодан одеждой, соответствующей случаю. Самое главное — если вы собираетесь лететь с коллегами или встречать клиентов в аэропорту, убедитесь, что ваш дорожный наряд нельзя описать словами «велюр» или «спортивный костюм».” Откажитесь от угги и выберите что-нибудь уютное, но в то же время профессиональное, например, балетки и мягкую макси-юбку.

Проживаете в одной комнате с коллегой? Не рассчитывайте на то, что отель предоставит вам халат. Возьмите с собой пару приличной пижамы, даже если вы обычно спите в нижнем белье

4. Развлекайтесь

Каждое направление, каким бы маленьким оно ни было, найдет, чем развлечь вас и ваших коллег.Найдите местные горячие точки с помощью TripAdvisor и Fodor’s или выполните поиск по городам на веб-сайте Food Network для ресторанов, представленных в таких шоу, как Diners, Drive-ins и Dives . По крайней мере, вы избежите ужина с завышенной ценой в посредственном сетевом ресторане, и вы даже можете стать героем офиса, обнаружив, что в сонном южном городе, который вы посещаете, есть лучшие в мире копченые ребрышки с орешками.

Чтобы найти нечто более уникальное, посетите сайт www.RoadsideAmerica.ком. На этом веб-сайте перечислены необычные достопримечательности и туристические достопримечательности по штатам. (Собираетесь в Омаху? Сфотографируйтесь на фоне 6-футовой бронзовой статуи шеф-повара Боярди в городе!) Убедив своих коллег сделать что-нибудь глупое или приобщиться к местной культуре, вы на удивление хорошо сплотитесь в команде (а не упомянуть фотографии для комнаты отдыха).

5. Но не слишком весело

При этом помните, что рабочая поездка — это не ваши личные весенние каникулы. Даже если технически вы не на работе, мероприятия в нерабочее время с вашими коллегами — не время кататься на механическом быке, бросать вызов местным жителям на соревнование по выпивке или воспроизводить любимую сцену из «Гадкий койот» .То, что происходит на региональной конференции по продажам, не обязательно остается на региональной конференции по продажам, и вы не хотите рисковать тем, что ваше плохое поведение вернется к вашему боссу. Хорошее эмпирическое правило — не пить в рабочей поездке больше, чем на любом другом деловом мероприятии.

6. Продолжайте улыбаться

Спросите совета у любого опытного путешественника, и он наверняка расскажет о преимуществах позитивного настроя. Рейс отменен? Случайно забронировали Smart Car вместо арендованного фургона? Вместо того, чтобы срываться, постарайтесь спокойно искать пути решения проблемы. Предвидьте, что во время вашего путешествия могут возникнуть задержки или неприятные моменты, и примите решение не допустить, чтобы они коснулись вас. Отношение заразительно, и хорошее или плохое может задать тон для всех в вашей поездке. Кроме того, ваше позитивное отношение не только произведет впечатление на ваших коллег, но и повысит ваши шансы на получение повышения. И эй, это настоящий ключ к деловым поездкам! Повеселись!

Фото предоставлено Ричардом Мороссом.

Добавление сведений о командировке к поездке

Добавление сведений о командировке к поездке — Справочный центр Airbnb

К сожалению, некоторые части веб-сайта Airbnb не работают должным образом без включенного JavaScript.

Перейдите вперед, чтобы получить доступ к предлагаемым результатамПерейдите вперед, чтобы получить доступ к предлагаемым результатам
  • Перейти к Платежная информация
  • Если вы прошли верификацию, выберите Это деловая поездка (если нет, пропустите этот шаг)
  • Нажмите Добавьте данные для оплаты поездки
  • Введите платежный адрес или любую другую соответствующую информацию, затем нажмите Сохранить
    1. Нажмите Поездки , выберите поездку, которую хотите изменить, и перейдите к Платежная информация
    2. Если вы прошли проверку, выберите Это командировка ( если нет, пропустите этот шаг)
    3. Нажмите Добавьте данные для оплаты поездки
    4. Введите свой адрес для выставления счетов или любую другую соответствующую информацию s, затем нажмите Сохранить
    1. Нажмите Поездки , выберите поездку, которую хотите изменить, и перейдите к Платежная информация
    2. Если вы прошли проверку, выберите Это командировка (если нет, пропустите этот шаг)
    3. Коснитесь Добавьте сведения о расходах на поездку
    4. Введите свой платежный адрес или любую другую необходимую информацию, затем коснитесь Сохранить
    1. Перейти к поездкам и выберите поездку, которую хотите изменить
    2. Перейти на Платежная информация
    3. Если вы прошли проверку, выберите Это командировка (если нет, пропустите этот шаг)
    4. Коснитесь Добавьте данные для оплаты поездки
    5. Введите платежный адрес или любую другую необходимую информацию , затем коснитесь Сохранить

    Получили ли вы необходимую помощь?

    поддержки

    52

    хостинга

    около

    10153

    в нижнем ходу валюта₽RUB

    Этикет деловых поездок в эпоху COVID-19

    Общество диктует свои условности, а по мере того, как общество меняется, меняются и его правила этикета. В результате пандемии появился новый набор моделей поведения, направленных на уважение чужого пространства и безопасности в социальных ситуациях. И по мере того, как ответственные путешествия снова набирают популярность, появляются новые правила этикета деловых поездок.

    Согласно опросу SAP Concur, большинство деловых путешественников со всего мира готовы отправиться в деловую поездку в течение следующих 12 месяцев, и многие, вероятно, готовятся к своей первой поездке более чем за год. Понятно, что даже самые опытные могут задаваться вопросом, как ориентироваться в этой новой среде.

    Ниже приведены несколько сценариев, которые следует учитывать до, во время и после командировки. В целом рекомендуется принимать меры предосторожности и следовать указаниям Центра по контролю и профилактике заболеваний США, который рекомендует отложить поездку до полной вакцинации, носить маску на носу и рту, соблюдать дистанцию ​​в шесть футов от других и часто мыть руки или использовать дезинфицирующее средство для рук. . Если вы не привиты, сделайте тест на вирус за 1–3 дня до поездки, если это необходимо.

    • «Мне неудобно путешествовать по делам, но моя компания требует этого.Какие у меня есть варианты?» Свяжитесь со своим менеджером или отделом кадров, чтобы обсудить маршруты поездок, соответствующие вашему уровню комфорта. Озвучивайте свои предпочтения и предлагайте альтернативы командировкам, например, виртуальные встречи.
    • «Мне неудобно летать эконом-классом во время COVID-19. Могу ли я запросить другие рассадки?» Здоровье и безопасность превыше всего; больше не является данностью, что наименее дорогой вариант является единственным выбором при полете по делам. Уместно обсудить с руководством вашу авиакомпанию и предпочтения по местам, даже если они будут стоить дополнительно.
    • «Могу ли я запросить отель с более высоким рейтингом звезд?» Обратите особое внимание на политику отелей в отношении COVID-19 и процедуры уборки и не стесняйтесь договариваться о пребывании с надежным поставщиком жилья.
    • «Я лучше буду водить машину во время COVID-19. Какие у меня есть варианты?» Использование арендованного или личного автомобиля является уместным запросом. Обязательно обсудите политику компании в отношении расходов на эти способы транспортировки, чтобы подготовиться заранее.
    • «Нужно ли носить маску во время путешествия?» В США вы обязаны всегда носить маску, закрывающую нос и рот, в аэропорту, самолете, поезде или общественном транспорте.
    • «А как насчет физического дистанцирования?» Старайтесь держаться на расстоянии шести футов от других путешественников. Хотя вы можете быть привиты, другие путешественники могут не быть вакцинированы, и в интересах каждого держаться на расстоянии.
    • «Что делать, если попутчик не соблюдает требования ношения маски или ведет себя непослушно?» По данным Федеральной авиационной промышленности (FAA), в этом году было получено около 4000 сообщений о непослушных пассажирах авиакомпаний. Сообщайте о любом вредоносном поведении, таком как словесное или физическое насилие, если вы стали свидетелем этого. Не подвергайте себя опасности.
    • «Можно ли есть в аэропорту или в самолете?» Насколько это возможно, планируйте прием пищи и питье перед посадкой, чтобы свести к минимуму необходимость снимать маску во время полета. В самолете вам могут порекомендовать снять маску, чтобы откусить или сделать глоток, а затем надеть ее.
    • «Могу ли я запросить ежедневную уборку?» Ожидайте, что горничные могут приходить в вашу комнату раз в несколько дней или вообще не приходить во время вашего пребывания.Эту меру нельзя рассматривать как предмет переговоров, поскольку она помогает ограничить контакты, защищая как персонал отеля, так и путешественников.
    • «Что такое этикет для деловых встреч?» Убедитесь, что вы четко понимаете требования офиса и организации, которые могут включать обязательное ношение ношения, проверку температуры, анкету или подтверждение вакцинации. Кроме того, четко обозначьте свои предпочтения. Например, хотя некоторые возобновили рукопожатия, большинство поймет, если вам это неудобно.
    • «Каковы правила этикета после командировки во время COVID-19?» Все путешественники должны следить за собой после поездки. Изолируйтесь и пройдите тестирование, если у вас есть какие-либо признаки или симптомы COVID-19. CDC рекомендует невакцинированным путешественникам и полностью вакцинированным, путешествующим за границу, проходить тестирование через 3-5 дней после поездки. Невакцинированные путешественники также должны изолироваться в течение семи дней после поездки, даже после отрицательного теста. Вам не нужно проходить тестирование или изолироваться, если вы полностью вакцинированы и путешествуете внутри страны, хотя это может обеспечить душевное спокойствие.
    • «Что делать, если у меня COVID-19 после командировки?» Сообщите своему руководителю и представителю отдела кадров об инструкциях, которые может установить ваша компания. Для здоровья и безопасности всех, кто находится в тесном контакте, вы должны следовать рекомендациям CDC и изолировать себя, чтобы защитить других от заражения.

    Работа из любого места доказала, что не существует универсального подхода к ведению бизнеса. Тот же принцип применим и к деловым поездкам.Каждая поездка представляет уникальные соображения для современного делового путешественника. Работайте со своим менеджером, менеджером по поездкам и/или турагентом в качестве партнера в разработке правильного маршрута для вашего комфорта, здоровья и безопасности.

    Реалии пандемии и ее вариантов требуют переписывания справочника по этикету в деловых поездках, и приведенные выше рекомендации должны внести некоторую ясность, когда вы отправляетесь в свою первую деловую поездку в этом постоянно меняющемся мире.


    Ральф Колунга является идейным лидером в области решений для командировок и расходов по телефону SAP Concur .


    Турция – Деловые поездки

    Деловая таможня

    Турки, живущие в крупных городах, ведут космополитический образ жизни. Иностранец, посетивший любой из крупных городов Турции, попадет в атмосферу современного европейского города. Турки необычайно гостеприимны, и приезжих деловых людей поощряют находить время, чтобы познакомиться со своими турецкими коллегами. В целом личные отношения обеспечивают важную основу для успешных деловых отношений.Нормально оставить время для дружеской беседы, прежде чем приступить к деловой повестке дня. Практически всегда обмениваются визитками, а посетителям обычно предлагают стакан чая или чашку кофе по-турецки. Эти предложения принято принимать.

    Консультации по путешествиям

    См. последний информационный бюллетень консульства Государственного департамента Турции.

    Визовые требования

    Паспорт и виза требуются для граждан США, путешествующих в Турцию. Иностранцы, желающие въехать в Турцию, должны иметь паспорт, действительный в течение шести месяцев после даты въезда.

    граждан США должны получить визу до прибытия в Турцию. Заявления на получение визы можно подать в турецких представительствах за рубежом или онлайн через систему подачи заявок на электронную визу.

    Одно исключение из визовых требований относится к гражданам США, путешествующим в Турцию на круизном судне. Они могут въезжать в Турцию без визы максимум на 72 часа с разрешения местных органов безопасности в порту въезда.

    Для всех въездов, связанных с туризмом и торговлей, путешественник может оставаться в Турции в общей сложности 90 дней в течение 180-дневного периода.

    Валюта

    Денежной единицей Турции является турецкая лира (TL). В обращении находятся банкноты номиналом 5, 10, 20, 50, 100 и 200 турецких лир. Также есть монеты, самая высокая из которых — 1 TL, равная 100 куру.

    Основные иностранные валюты, такие как доллары США и евро, можно легко обменять на TL в банках, почтовых отделениях (PTT) и обменных пунктах.

    Банкоматы

    повсеместно распространены в турецких городах. У большинства банков есть банкоматы в дополнение к многочисленным отдельно стоящим банкоматам в стратегически важных местах. Можно снимать наличные с MasterCard, Visa или других основных международных кредитных карт, а также с международных дебетовых карт.

    Основные кредитные карты принимаются почти во всех отелях, большинстве ресторанов, универмагов, продуктовых магазинов и крупных розничных магазинов. Однако, в отличие от США, турецкие кредитные карты обычно работают с PIN-кодом. Поэтому, хотя большинство транзакций можно совершать с помощью кредитной карты США, некоторые транзакции, например, в такси, не могут быть авторизованы без PIN-кода.

    Банковские часы в Турции: с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу. Также можно найти отделения банка, открытые по выходным дням, в крупных торговых центрах крупных городов.

    Телекоммуникации/Электроника

    Сотовая связь в Турции обширна и охватывает всю страну. Основными операторами сотовой связи в Турции являются Turkcell, Vodafone и Turk Telekom. Каждый предлагает сети 3G и 4,5G LTE. Чтобы избежать расходов на международный роуминг, путешественникам и деловым людям рекомендуется использовать предоплаченные карты сотовой связи GSM. Однако некоторые операторы США разрешают неограниченное использование данных в Турции, хотя и на более низких скоростях (обычно 2G). Пожалуйста, свяжитесь с вашим текущим провайдером до приезда в Турцию, чтобы убедиться, что ваш американский мобильный телефон можно использовать в Турции.

    Беспроводной доступ в Интернет распространен по всей Турции. Большинство отелей, ресторанов, кафе и предприятий, а также транспортных узлов предлагают бесплатный Wi-Fi. Однако во многих случаях для использования Wi-Fi требуется регистрация с турецким номером мобильного телефона.

    В Турции стандартное напряжение 220 Вольт, а стандартная частота 50 Гц.Розетки выполнены в европейском стиле, поэтому путешественникам из США потребуется переходник для подключения к американским устройствам.

    Транспорт

    Национальная авиакомпания THY вместе со своими дочерними компаниями доминирует в пассажирских авиаперевозках и ежедневно совершает беспосадочные рейсы в большинство крупных городов Европы, Ближнего Востока и Азии. Также есть несколько прямых рейсов в крупные города США. Европейские авиакомпании также совершают частые беспосадочные рейсы в Турцию. Lufthansa предлагает рейсы в Стамбул, Измир и Анкару из узлов Star Alliance во Франкфурте и Мюнхене.Хотя THY доминирует в сфере внутренних авиаперевозок в Турции, правительство либерализовало внутренние авиаперевозки, и новые авиакомпании также обслуживают внутренний рынок. Pegasus и Sun Express входят в число этих небольших частных авиакомпаний. Они предлагают прямые рейсы, прежде всего в страны Европы, особенно в летние месяцы.

    Железнодорожный транспорт, недавно дополненный линиями высокоскоростных поездов, обеспечивает перевозки между отдельными крупными турецкими городами.

    Разветвленная сеть автобусов дальнего следования курсирует между многими крупными городами.Цены на аренду автомобилей разумны и соответствуют европейским ценам. Общественный транспорт доступен в крупных городах; однако деловым людям рекомендуется пользоваться такси. Метро, ​​хотя и ограничено определенными маршрутами, также доступно в некоторых крупных городах. В Стамбуле из-за очень интенсивного движения настоятельно рекомендуется использовать метро на некоторых основных маршрутах, которые в противном случае могут занять несколько часов, чтобы проехать на автомобиле.

    Язык

    Официальным языком, на котором говорит более 90% населения, является турецкий.Многие образованные турки владеют по крайней мере одним иностранным языком с достаточной беглостью для ведения деловых операций. Многие руководители компаний получили образование в западных странах. Английский является доминирующим языком для международного бизнеса, хотя общий уровень проникновения английского языка в стране относительно низок.

    Здоровье

    Медицинские учреждения доступны, но могут быть ограничены за пределами городских районов. Уход, предоставляемый в турецких больницах, сильно различается. Новые частные больницы в Стамбуле, Анкаре, Измире и Анталии имеют современные помещения и оборудование, многочисленные клиники U. С.-специалисты, международная аккредитация.

    Любой, кто приезжает в Турцию, должен ознакомиться с последними требованиями к въезду в страну COVID. Путешественники в Турцию также должны иметь комплексную медицинскую страховку, покрывающую расходы на случай неотложной медицинской помощи. Полезную информацию о неотложной медицинской помощи за границей, в том числе о зарубежных программах страхования, можно найти на веб-сайте Бюро по консульским вопросам Государственного департамента.

    Настоятельно рекомендуется пить бутилированную или фильтрованную и кипяченую воду.Напитки в бутылках безопасны для питья.

    Прививки, рекомендованные для Турции, и другие меры предосторожности для здоровья можно посмотреть на веб-сайте Центра по контролю и профилактике заболеваний (CDC).

    Местное время, рабочие часы и праздничные дни

    Время в Турции UTC/GMT + 3 часа, и в соответствии с указом, принятым в 2016 году, это не изменилось. Таким образом, Турция на 7 часов опережает восточное летнее время США (весна/лето) и на 8 часов опережает стандартное восточное время США (осень/зима).

    Часы работы обычно с 08:30 до 17:30 с понедельника по пятницу.

    Ежегодные турецкие праздники:

    1 января – Новый год (Ени Йыл)

    23 апреля               — День национального суверенитета и защиты детей (Milli Egemenlik ve Çocuk Bayrami)

    1 мая — День труда и солидарности (Emek ve Dayanisma Gunu)

    19 мая – Мемориал Ататюрка, День молодежи и спорта (Ataturk’u Anma, Gençlik ve Spor Bayrami)

    15 июля – День демократии и национальной солидарности (Demokrasi ve Milli Birlik Gunu)

    30 августа – День Победы (Зафер Байрами)

    28 (1/2) октября и 29 октября — День независимости Турции (Джумхуриет Байрамы)

    Праздник Рамазан (Рамазан Байрамы) – 3.5-дневный религиозный праздник в конце месяца Рамадан*

    Праздник жертвоприношения (Курбан байрамы) – 4,5-дневный религиозный праздник, начинающийся через 70 дней после Рамадана*

    *Даты различаются

    Обратите внимание, что Миссия США в Турции закрыта как на американские, так и на турецкие праздники. Текущий список американских и турецких праздников можно найти на веб-сайте посольства США в Турции.

    Временный ввоз материалов или личных вещей

    Путешественникам, въезжающим в Турцию на временной основе и имеющим при себе такие предметы, как портативные компьютеры и аксессуары, демонстрационные и выставочные материалы, каталоги, брошюры, проспекты и аналогичные рекламные материалы, разрешается ввозить эти предметы в Турцию беспошлинно.Дополнительную информацию о временном въезде см. в разделе Торговые правила и стандарты, Временный въезд.

    10 полезных советов для первой деловой поездки

    Ваш босс только что вызвал вас в свой кабинет. «Помнишь ту большую встречу в Нью-Йорке, о которой я тебе рассказывал на прошлой неделе? Оказывается, я не могу пойти, так что вместо этого я хотел бы послать тебя», — говорят они. «У тебя все получится. Ты уезжаешь во вторник».

    Поздравляем! Вы собираетесь в свою первую командировку. Вы вошли в мир корпоративных путешествий, и вам не терпится отправиться в путь. Это ваша первая деловая поездка, и вы очень хотите оставить хорошее впечатление. Как ты это делаешь? Ознакомьтесь с нашим подробным списком советов по деловым поездкам ниже, чтобы по-настоящему встряхнуться — и получить приглашение снова!

    1. Сделай домашнее задание

    Исследуйте пункт назначения, если вы никогда не были там раньше. Или, если у вас есть, проверьте его, чтобы узнать, какая будет погода, есть ли какие-либо транспортные забастовки и какие-либо важные новости, которые могут вас затронуть.Если вы совершаете международное путешествие, подумайте о важных обычаях, которые вам необходимо соблюдать в пункте назначения, включая этикет и дресс-код. Помните, что это рабочая поездка, поэтому важно подготовиться как профессионалу, а не как туристу.

    2. Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении командировок 

    Если вы впервые отправляетесь в деловую поездку, вы, вероятно, даже не знали, что в вашей компании есть политика командировок. Что ж, это так, и вам было бы неплохо знать все его тонкости.Например, знаете ли вы, за что вы можете получить компенсацию и как? Вам нужно платить за вещи с помощью собственной кредитной карты, или ваша компания предоставляет вам ее? Ожидается ли, что вы будете готовить отчеты о расходах, или есть кто-то, кто этим занимается? Кто бронирует ваши авиабилеты и отели? Кто утверждает ваш маршрут? Что делать, если вам что-то срочно нужно во время путешествия? Ответы на все эти и другие вопросы вы найдете в правилах путешествия. Если сомневаетесь, спросите! Скорее всего, у вашего менеджера по путешествиям или администратора компании есть ответы на все вопросы.

    3. Проверьте ограничения на поездки в пункте назначения

    Нам не нужно напоминать вам, что мы живем в условиях глобальной пандемии. Это повлияло на поездки несколькими способами, один из которых заключается в том, что в каждой стране существуют разные требования к прибытию в путешествие. Карантин, отрицательные ПЦР-тесты, тесты на антигены, паспорта вакцин и многое другое становятся частью повседневных поездок. Использование такого инструмента, как TravelCare, позволит вам оставаться в курсе всех ограничений на поездки, влияющих на вашу поездку, в режиме реального времени.Это поможет вам понять, каким требованиям вы должны соответствовать, какие документы вам нужно будет предоставить и как обезопасить себя и других.

    4. Составьте грамотный упаковочный лист

    Пакет легкий. Посмотрите на свой маршрут поездки и подумайте, сколько у вас может быть конференций, рабочих обедов, обедов с коллегами и встреч с клиентами. Подготовьте подходящий наряд для каждого случая и подумайте о том, чтобы разделить его на упаковочные кубики, чтобы вы достали только ту одежду, которая вам нужна.Купите дорожные туалетные принадлежности ваших любимых брендов и положите их в прозрачную сумку, которую вы сможете легко снять на досмотре. Это поможет вам сэкономить место в чемодане и время в аэропорту. Не забудьте немного погладить перед упаковкой — нет ничего менее профессионального, чем помятая рубашка или мятые брюки!

    5.

    Соберите свои гаджеты

    Подумайте, что вам нужно, чтобы вам было легче работать и оставаться на связи с друзьями и семьей дома.Соберите свой ноутбук, телефон, все соответствующие зарядные устройства, шумоподавляющие наушники, iPad или планшет и хотя бы универсальный адаптер! Помните, что вам придется работать из своего гостиничного номера и из офиса, который вы посещаете, поэтому способность адаптироваться и быть готовым к работе, где бы вы ни находились, будет иметь огромное значение. Не говоря уже о том, что в свободное время вы захотите поговорить с семьей или друзьями, поэтому наличие личных устройств действительно может помочь вам стать ближе к ним.

    6. Получите хорошую переноску

    Наличие хорошего чемодана на колесиках очень важно для обеспечения комфортной деловой поездки.Нет ничего более напряженного, чем бегать по аэропорту с тяжелой спортивной сумкой или чемоданом без колес. Вы просто настроите себя на стрессовую, потную катастрофу. Приобретите красивую небольшую ручную кладь для ручной клади, которую можно использовать как в деловых поездках, так и в поездках на отдых. У таких брендов, как Samsonite, Picquadro и Eastpak, есть отличные варианты для вас! Мы можем помочь вам найти ваш следующий чемодан с нашим окончательным списком здесь.

    7. Зарегистрируйтесь на рейс онлайн

    Не тратьте драгоценное время в аэропорту на стояние в очередях за посадочным талоном.В 21 веке это не нужно! Зарегистрируйтесь на рейс онлайн и сохраните посадочный талон в приложении или в электронном письме. У большинства опытных деловых путешественников этот процесс отключен, поэтому они могут перемещаться по аэропорту и минимизировать время, которое они проводят в пути. У вас неизбежно будет много долгих дней в командировке, поэтому не делайте саму поездку утомительной и отнимающей много времени.

    8. Не проверяйте сумку

    Стремясь упаковать вещи налегке и путешествовать только с ручной кладью, не совершайте ошибку новичка, проверяя сумку.Это тратит время на обоих концах вашей поездки — от ожидания в очереди в аэропорту, чтобы сдать его, до ожидания, пока он выйдет на ленте в пункте назначения. Просто возьмите его с собой, чтобы вы могли как можно быстрее попасть в оба аэропорта и выйти из них. Время — ваш друг.

    9. Не поддавайтесь мифам о нарушении биоритма

    Вне всякого сомнения, вы слышали множество мифов о том, как победить синдром смены часовых поясов. От попытки не заснуть во время дальнего перелета до приема снотворного в самолете и запивания его бокалом вина — советы, которые вы получите по этому поводу, не знают границ.Но вам важно знать, что эти стратегии не работают, и есть вероятность, что вы окажетесь в еще более слабом состоянии, чем если бы не пытались победить джетлаг. Если вы меняете часовой пояс и должны быть готовы к работе, как только приземлитесь, попробуйте что-нибудь вроде приложения Timeshifter, которое поможет вам естественным образом адаптироваться.

    10. Расписание в какое-то “ваше время”

    Нет ничего плохого в том, чтобы признать тот факт, что вам нужно немного отдохнуть. Ты человек! Вы должны иметь возможность наслаждаться каждым аспектом деловой поездки, и да, это включает в себя немного времени для себя. Отправляйтесь на экскурсию, закажите себе массаж, загляните в магазины и получите подарок для кого-то особенного (и да, этим особенным человеком можете быть вы сами). Если вы можете, почему бы не подумать о том, чтобы превратить это в сочетание бизнеса и удовольствия? Веселые поездки в наши дни в моде, поэтому, если вы собираетесь куда-то, что вам нравится, сделайте из этого выходные!

    Была ли эта статья полезной для вас?

    Если да, подпишитесь на наши аккаунты в социальных сетях LinkedIn или Instagram. Пожалуйста, поделитесь статьей с друзьями или коллегами!

    Старомодные деловые поездки мертвы (но не вините пандемию)

    Всем известно, что деловые поездки практически прекратились во время пандемии.Но не все согласны с тем, что будет дальше.

    Отели и авиакомпании настроены оптимистично, заявляя, что возвращение отрасли к былому величию — лишь вопрос времени. Бывший генеральный директор Microsoft Билл Гейтс разделяет разницу, говоря, что деловые поездки вернутся, но останутся лишь на 50 % от прежнего уровня.

    Извините, индустрия гостеприимства: Гейтс прав. Золотой век расточительных расходов на деловые поездки закончился.

    Деловые поездки в постпандемическом мире

    Во время пандемии деловые поездки рухнули.По данным Deloitte, в период с апреля по июнь этого года компании тратили от 10% до 15% от того, что они тратили на деловые поездки до пандемии.

    И даже при повсеместной вакцинации (хотя и неравномерно) и исследованиях, которые показывают, что полет относительно безопасен для Covid, он не восстанавливается, как путешествия на отдых. Это катастрофа для авиационной отрасли: только 12% пассажиров авиакомпаний летают бизнес-классом, но раньше они приносили 75% прибыли авиакомпаний.

    Таким образом, хотя сокращение деловых поездок год назад было вызвано непосредственно пандемией, отсутствие сильного восстановления указывает на другое: во время пандемии организации извлекли несколько важных уроков.

    Чему научились предприятия

    Год назад мы предполагали, что такие компании, как Pfizer, разработают вакцину против коронавируса, которая положит конец пандемии и вернет некоторое подобие нормальной жизни, включая деловые поездки на допандемическом уровне.

    Pfizer, Moderna, Johnson & Johnson и другие фармацевтические компании создали вакцину.И пандемия постепенно сходит на нет. Но сама Pfizer входит в число многих глобальных компаний, которые передумали о деловых поездках в постпандемическом мире.

    Во время пандемии компании усвоили три важных урока:

    1. Технологии могут заменить личные встречи во многих случаях.

    Инструменты для видеоконференций и совместной работы прошли долгий путь. Пандемия заставила компании впервые опробовать их в больших масштабах.И все обнаружили, что такие инструменты, как Zoom, Microsoft Teams, Slack, BigBlueButton, BlueJeans, Whereby, GoToMeeting, Cisco WebEx, Google Meet и другие, могут позволить профессионалам пропустить поездку и по-прежнему пользоваться преимуществами личных встреч.

    2. Раньше деловые поездки были до абсурда расточительством.

    Такие компании, как Pfizer, осознали, что деловые поездки до пандемии были крайне расточительны — особенно старые нормы бронирования в последнюю минуту, не заботясь о цене, оплаты повышения класса обслуживания до бизнес-класса, поездок на веселые конференции — и не имеет смысл, когда расточительные расходы сокращаются для других частей бизнеса. Структура стимулов для деловых поездок была подвержена злоупотреблениям: 1) путешественники делали выбор в отношении поездки, не сознавая ответственности за то, что они должны лично платить за этот выбор; и 2) менеджеры, лидеры и все остальные были «причастны к этому», потому что все пользуются дорогостоящими привилегиями в поездках.

    3. Сокращение деловых поездок — действенный способ уменьшить углеродный след.

    Многие крупные организации все чаще ищут способы помочь окружающей среде — более экологичные транспортные средства, более экологичные офисные парки, использование перерабатываемых материалов и другие.Выяснилось, что сокращение количества командировок значительно снижает углеродный след компании.

    Благодаря этим трем реализациям Pfizer и другие компании возвращаются к практике деловых поездок с совершенно новым подходом.

    В будущем больше деловых поездок должно быть оправдано . Концепция обоснования рентабельности каждой поездки может стать стандартной практикой, и ее придется бронировать заранее, чтобы снизить стоимость. (Компания по управлению поездками и встречами Festive Road называет эту идею «целенаправленным путешествием».)

    Окупаемость инвестиций в деловые поездки, «целенаправленные поездки» — как бы вы это ни называли, конечным результатом будет меньше поездок на компанию и меньшие расходы на поездку.

    Новые виды деловых поездок

    В то время как допандемические причины для деловых поездок будут пересмотрены, постпандемический мир предложит новые причины для путешествий.

    С новообретенным признанием удаленной работы многие сотрудники стали или станут цифровыми кочевниками, живущими далеко от штаб-квартиры. Их будут просить приходить в офис время от времени, прилетая откуда угодно.

    Мы также скатились к новому принятию “путешествий на отдыхе” (совмещение бизнеса и отдыха в одной поездке) и “работы” (продолжая работать полный рабочий день, но временно из места, похожего на отпуск).

    Организации будут платить за некоторые из них в рамках новых структур стимулирования.

    Технологические тенденции меняют деловые поездки

    Таким образом, несмотря на то, что деловые поездки в постпандемическом мире будут ощущаться более важными, опыт путешествий в этом году изменится благодаря новым технологиям.

    Если вы путешествуете по миру прямо сейчас (как я недавно делал в Европе и Латинской Америке), вы столкнетесь с византийским новым миром правил, связанных с Covid-19, паспортов вакцины и цифровых медицинских карт. Испания, например, не пустит вас в страну без предварительной загрузки ее мобильного приложения и выполнения в нем требований. Каждая из авиакомпаний поддерживает различные сторонние приложения для передачи статуса вакцинации и другой медицинской информации (например, American Airlines поддерживает приложение под названием VeriFLY).По мере того, как пандемия идет на спад в одних странах и обостряется в других, медицинские паспорта, подтверждающие незаразность различных заболеваний, вероятно, станут постоянным атрибутом международных поездок.

    И Apple, и Google позволяют пользователям проверять статус вакцинации для путешествий, используя свои соответствующие кошельки. Сейчас это действует для австралийцев, а позже — для других стран.

    Деловые путешественники также в конечном итоге получат то, что по сути является версией их паспорта, переносимой на смартфонах.DTC, или цифровое свидетельство о проезде, формируется в Международной организации гражданской авиации ООН, органе, который устанавливает глобальные стандарты паспортов. Получив код DTC на свой телефон, вы сможете пропускать таможни и въезжать в страны с телефоном и сканированием лица. DTC использует блокчейн и биометрию для аутентификации путешественников.

    Начиная с мая 2023 года, каждый человек, летающий внутри Соединенных Штатов, должен будет иметь при себе водительское удостоверение, соответствующее REAL ID, или удостоверение личности, выданное штатом.

    И еще одно большое изменение для деловых путешественников, которое должно заставить вас пересмотреть политики безопасности вашей организации для мобильных устройств. В конце прошлого года апелляционный суд США постановил, что агентам таможенной и пограничной службы США по закону разрешено обыскивать телефоны и ноутбуки на месте без ордера и без какой-либо конкретной причины для этого. Сюда входят так называемые «расширенные поиски», при которых выполняется поиск, загрузка или копирование содержимого мобильного устройства. Это большое сокращение права на неприкосновенность частной жизни и безопасность в аэропорту.

    Все это создает новую реальность для деловых поездок: политика, практика, ограничения, предположения, причины, технологии и требования для деловых поездок изменились во время пандемии, но не непосредственно из-за нее.

    Новые деловые поездки будут более эффективными, более обоснованными и более облегчаемыми передовыми технологиями. И реже.

    Старомодные деловые поездки мертвы.

    Copyright © 2021 IDG Communications, Inc.

    Дилемма 3: Длительные командировки и пригородные поездки

    Эта статья является третьей из серии семи дилемм, в которой обсуждаются некоторые из наиболее важных вопросов, которые глобальным менеджерам по мобильности придется решать в ближайшие годы. Эти семь дилемм не совсем новы; однако демографические, технологические и деловые изменения придадут им особое значение в будущем. Обсуждение дилемм — это приглашение отойти от чрезмерно упрощенного видения глобальной мобильности и понять, что сложность обсуждаемых вопросов также дает возможность мобильным и HR-командам стать более стратегическими и расширить свой кругозор.Эта серия статей доступна для скачивания в формате PDF.

    Оливье Мейер, Mercer

    Понимание дилеммы: более распространенная, но все еще незаметная?

    Рост мобильности миллениалов заставляет компании переосмысливать то, что они понимают под глобальной мобильностью, сокращая продолжительность заданий и внося большую гибкость в свои политики. Растущая зависимость от более коротких заданий и командировок увеличивает риск того, что должностные лица останутся незамеченными.

    Отслеживание заданий, особенно краткосрочных, всегда было проблемой. В то время как долгосрочные и краткосрочные задания теперь лучше отслеживаются компаниями, основное внимание теперь уделяется длительным командировкам, частым поездкам и пригородным поездкам.

    • Продолжительные командировки: командировок продолжительностью до трех месяцев. Эти длительные командировки короче, чем краткосрочные командировки (длятся от 3, 12 или 18 месяцев) и исторически не всегда рассматривались как часть политики мобильности компании.
    • Частые путешественники: сотрудников, остающихся в своей стране, но часто путешествующих по местам назначения. В некоторых случаях часто летающих пассажиров можно рассматривать как «виртуальных правопреемников», когда они выполняют те же задачи, что и правопреемники, переехавшие в место пребывания.
    • Пассажиры пригородных поездов: наемных работников, которые выполняют связанные с работой задачи, еженедельно (или по какому-либо другому графику) добираясь из дома на одно или несколько мест работы в другой стране, сохраняя при этом основное место жительства по месту жительства.

    Переезды такого типа создают множество проблем для компаний, начиная с соблюдения требований, налогообложения, эмиграции и безопасности и заканчивая вопросами затрат. Вопросы глобальной координации, технологические ограничения (отсутствие доступной системы или отсутствие интеграции различных систем) и разрозненные команды (налоговая, иммиграционная, финансовая и кадровая) ограничивают эффективность процессов отслеживания. Кроме того, во многих случаях команды по мобильности или даже отделы кадров не занимаются такими перемещениями.

    Компании давно сталкиваются с этими проблемами. В контексте меняющегося ландшафта мобильности и гибкости, необходимой для управления мобильностью миллениалов, решение этих проблем становится критически важным и является предварительным условием для разработки более гибких и более интегрированных подходов к мобильности.

    Требуется изменение — не только с точки зрения процесса, но также с точки зрения менталитета и сферы ответственности различных групп внутри организации.Это также может быть возможностью для мобильных команд стать более стратегическими и продемонстрировать свой опыт.

    Чем больше заданий остается незамеченным, тем больше проблем на горизонте

    Последствия длительных командировок, частых поездок и поездок на работу необходимо оценивать с разных точек зрения: с точки зрения продолжительности задания (которое иногда ошибочно считают единственным возможным триггером проблем с соблюдением), но также и с точки зрения частоты (количество поездки между домом и пунктом назначения), а также перспектива назначения (тип задач, которые сотрудники выполняют в месте размещения).

    Сотрудники могут оказаться в ситуации, когда они становятся «случайными эмигрантами», потому что у них невольно сработали юридические или налоговые правила, которые реклассифицируют их как резидентов принимающей страны.
    Существует много недоразумений в отношении налоговых обязательств: слишком часто правопреемники и их менеджеры предполагают, что они свободны от налоговых обязательств, если они соблюдают правило 180 дней (т. е. налоговое обязательство в принимающей стране возникает после того, как сотрудник провел в этом месте 180 дней в течение календарного года).Это правило не является универсальным, и иногда на него влияют другие факторы (наиболее распространенным из них является количество дней, проведенных в другом месте назначения в прошлые годы).

    Второе недоразумение касается обязанностей. Во многих случаях компании не могут избежать последствий несоблюдения и могут быть привлечены к ответственности, если сотрудники не соблюдают правила, даже если сотрудники были предупреждены, а в контрактах оговорено, что компания не несет ответственности. Будущая мобильность связана с обеспечением большей гибкости, но гибкость не следует путать с «невмешательством».Подход невмешательства в некоторых случаях может быть рискованным, и компании должны проявлять инициативу и предвидеть проблемы.

    В то время как правопреемники могут стать случайными эмигрантами, компании могут создавать случайные дочерние компании – в ряде мест правила постоянного представительства означают, что при определенных обстоятельствах сотрудники, часто летающие в страну и занимающиеся там определенной деятельностью (например, подписанием контрактов), могут возглавить властям сделать вывод, что компания имеет постоянное представительство в этой стране.Затем компании облагаются налогом в этом месте и, возможно, должны будут соблюдать ряд дополнительных юридических требований.

    Компаниям необходим целостный подход к соблюдению нормативных требований. Риски связаны с тем, что мониторинг соответствия разделен между различными поставщиками и командами (налоговая, иммиграционная, финансовая, кадровая и т. д.). Это может привести к частичному соответствию и создать ложное чувство безопасности для компании и сотрудника.

    Помимо строгих требований соответствия, компании обязаны проявлять осторожность и даже обеспечивать справедливость.Не поставят ли частые командировки или пригородные поездки сотрудников в ситуацию, когда они столкнутся со значительными дополнительными расходами или проблемами, с которыми они обычно не сталкивались? Краеугольным камнем балансового подхода к долгосрочным заданиям является «отсутствие прибыли; принцип выравнивания без потерь». Аналогичные (но не обязательно идентичные) руководящие принципы должны быть определены для других, более коротких типов заданий, чтобы обеспечить последовательность и справедливость. Не существует стандартного шаблона политики, который ответит на все вопросы о длительных командировках, частых поездках и поездках на работу, поэтому необходимо четко определить логику и руководящие принципы, лежащие в основе этих типов переездов. Эти принципы помогут отделу кадров решать вопросы, прямо не охватываемые политиками.

    Семейные проблемы являются одной из основных причин, по которым долгосрочные задания терпят неудачу, а также влияют на более короткие типы заданий и в конечном итоге могут сделать частые поездки, длительные командировки или пригородные задания такими же проблематичными, как и традиционные задания экспатов.

    Внедрение компаниями политики большей сегментации за последнее десятилетие дало руководству больше гибкости для выбора между различными типами заданий и предоставления пакетов, которые более точно отражают требования различных категорий сотрудников.Побочным эффектом сегментации является то, что она может создавать искусственные барьеры и категории. Стираются границы между долгосрочными, краткосрочными и разного рода командировками и командировками. Необходимо облегчить переход и интеграцию между типами заданий. В худшем случае существует несоответствие между определениями назначений в политиках и реальностью, с которой сталкиваются сотрудники, или категориями, используемыми налоговыми и эмиграционными органами — внутренние классификации имеют приоритет над реальной практикой.

    Мы видим ту же потребность в лучшей интеграции с технической и технологической точки зрения.

    Существуют ли различные системы (налоговая, эмиграционная, кадровая?) для отслеживания поездок и пригородных поездок? Как консолидируются данные? Если предположить, что система мониторинга существует, какая группа осуществляет мониторинг и как информация распространяется внутри организации?

    Решение дилеммы

    Ниже приведены советы и рекомендации по оценке вашей готовности к длительным командировкам, частым поездкам и поездкам на работу в новом контексте мобильности:

    • Возобновление дебатов о роли управления мобильностью и отдела кадров .Должны ли длительные командировки и пригородные поездки подпадать под ответственность группы мобильности? Возможны разные ответы: от расширения сферы ответственности команды, чтобы включить эти типы перемещений, до простого предоставления экспертных знаний в качестве внутренних внутренних консультантов на разовой основе.
    • Соединение точек: пересмотрите свои политики, чтобы убедиться, что они интегрируют различные типы перемещений и учитывают переход от одного типа назначения к другому .Сегментация политик — полезный подход, но его необходимо уравновешивать лучшей интеграцией. Обзор должен также охватывать политику в отношении командировок, чтобы обеспечить лучшее соответствие, а также способствовать лучшему взаимодействию с традиционными командировками экспатриантов.
    • При необходимости назначьте фасилитатора, который сможет отслеживать и интегрировать все вопросы, связанные с соблюдением требований, и обеспечивать, чтобы подход компании был полностью интегрирован и охватывал все аспекты соблюдения требований .
    • Образование и подготовка сотрудников и менеджеров необходимы .Отметьте типичные проблемы и составьте список наиболее распространенных ошибок. Создайте комитет для регулярного рассмотрения наиболее распространенных вопросов.
    • Обеспечьте интеграцию различных систем отслеживания : оцените необходимость лучшей связи системы командировок или налогообложения с системами управления персоналом и мобильностью. Упростите отправку данных и отчетность с помощью мобильных приложений и систем отчетности в реальном времени.
    • Подумайте о том, как частые поездки и пригородные поездки влияют на семейную жизнь .Поддержка семьи не должна ограничиваться долгосрочным заданием. Замена долгосрочного задания пригородным заданием может привести к экономии для компании. Часть этих сбережений можно было бы повторно использовать для оказания более эффективной поддержки правопреемнику и семье.

    Вывод: возможность расширить роль мобильной команды?

    Должна ли группа по мобильности нести ответственность за отслеживание и управление длительными командировками, частыми поездками и поездками на работу? Везде, где лежит ответственность, отделы кадров и мобильности часто лучше подготовлены для этого, чем другие отделы, и в интересах компании обеспечить бесперебойность процессов.

    В новом глобальном ландшафте мобильности управление международными назначениями следует рассматривать как континуум, начиная от продолжительных деловых поездок и заканчивая долгосрочными назначениями и локализацией. Он должен охватывать различные типы перемещений, которые традиционно не считались частью глобальной мобильности. Однако проблемы выходят за рамки простого управления несколькими типами заданий. Некоторые из будущих правопреемников могут даже не быть сотрудниками компании. Это следующая дилемма, с которой компаниям придется столкнуться: рост числа иностранных рабочих.

    Связаться с автором: Оливье Мейер

    Еще по этим темам:

    .