Содержание

Делопроизводство и ведение архива организации

Цель: Ознакомить слушателей с современными требованиями к делопроизводству и ведению архива на предприятиях, а также сформировать новые навыки и умения.

Расписание семинаров:

06.11 – Обзор законодательства в области делопроизводства и архивного дела, анализ произошедших изменений.

09.11 – Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Открыта регистрация

09.11 – Организация документооборота, структура и разработка инструкции по делопроизводству. Открыта регистрация

13.11 – Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки. Открыта регистрация

16, 18, 20 ноября – Состав и правила оформления распорядительных документов. Открыта регистрация

23. 11 м 25.11 – Требования к составлению информационно-справочных документов. Открыта регистрация

30.11 – Номенклатура дел.  Открыта регистрация

02.12 – Основные правила работы архивов организаций. Открыта регистрация

02.12 и 04.12 – Процедура архивирования документов. Открыта регистрация

04.12 и 07.12 – Требования к обеспечению сохранности документов. Открыта регистрация

07.12 – Порядок передачи документов из архива на хранение в государственный, ведомственный или муниципальный архив в случае реорганизации, ликвидации и банкротства организации. Открыта регистрация

11.12 – Ведение делопроизводства компании. Практический курс (ответы на вопросы). Открыта регистрация

Спикер: 

Некрасова Ольга Сергеевна – преподаватель кафедры экономики и менеджмента Российской академии народного хозяйства и государственной службы — РАНХ и ГС (филиал в Перми), кандидат социологических наук, специалист по кадрам в Финансово-экономическом колледже г. Перми.

Организатор семинаров: Некоммерческая организация «Пермский фонд развития предпринимательства» (центр «Мой бизнес») по поручению Правительства Пермского края в рамках нацпроекта «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы» 

Видеозаписи всех семинаров цикла "Делопроизводство и ведение архива организации"

Обзор законодательства в области делопроизводства и архивного дела, анализ произошедших изменений 06.11.2020

Бланки документов 13.11.2020

Состав и правила оформления распорядительных документов 16.11.2020

Состав и правила оформления распорядительных документов 18. 11.2020

Состав и правила оформления распорядительных документов 20.11.2020

Требования к составлению информационно справочных документов 23.11.2020

Требования к составлению информационно справочных документов 25.11.2020

Требования к составлению информационно справочных документов 27.11.2020

Номенклатура дел 30.11.2020

Организация документооборота 09. 11.2020

Современные требования к оформлению и хранению 09.11.2020

Основные правила работы архивов организаций 02.12.2020

Процедура архивирования документов 02.12.2020

Процедура архивирования документов 04.12.2020

Требования к обеспечению сохранности документов 4.12.2020

Требования к обеспечению сохранности документов 07. 12.2020

Порядок передачи документов из архива организации 07.12.2020

Ведение делопроизводства компании. Практический курс 11.12.2020

Семинар «Делопроизводство и ведение архива организации»

05.11.2020

Уважаемые предприниматели!
Приглашаем вас 06.11.2020 в 17-00 принять участие в семинаре «Делопроизводство и ведение архива организации»

Цель: Ознакомить слушателей с современными требованиями к делопроизводству и ведению архива на предприятиях, а также сформировать новые навыки и умения.

Расписание семинаров:

06. 11 – Обзор законодательства в области делопроизводства и архивного дела, анализ произошедших изменений.

09.11 – Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Открыта регистрация

09.11 – Организация документооборота, структура и разработка инструкции по делопроизводству. Открыта регистрация

16.11 – Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки. Открыта регистрация

20.11 – 27.11 – Состав и правила оформления распорядительных документов. Открыта регистрация

27.11 – 04.12 – Требования к составлению информационно-справочных документов. Открыта регистрация

07.12 – Номенклатура дел.  Открыта регистрация

11.12 – Основные правила работы архивов организаций. Открыта регистрация

14.12 и 18.12 – Процедура архивирования документов.  Открыта регистрация

18.12 и 21.12 – Требования к обеспечению сохранности документов. Открыта регистрация

21.12 – Порядок передачи документов из архива на хранение в государственный, ведомственный или муниципальный архив в случае реорганизации, ликвидации и банкротства организации. Открыта регистрация

25.12 – Ведение делопроизводства компании. Практический курс (ответы на вопросы). Открыта регистрация

Спикер: 

Некрасова Ольга Сергеевна – преподаватель кафедры экономики и менеджмента Российской академии народного хозяйства и государственной службы — РАНХ и ГС (филиал в Перми), кандидат социологических наук, специалист по кадрам в Финансово-экономическом колледже г. Перми.

Участие бесплатное по обязательной предварительной регистрации. 


Ведение архивного делопроизводства

Архивное делопроизводство — часть единой системы делопроизводства любой организации.  

Его задача состоит в том, чтобы каждый документ:

  • Своевременно поступил на хранение.
  • Занял место в нужном деле и папке.
  • Был доступен в течение всего времени хранения.
  • По истечении срока хранения — был уничтожен или сдан в соответствующую организацию.

При организации делопроизводства с нуля предполагается и разработка образцов документов для каждого отдела и каждой операции, создание номенклатуры, описей дел и их оформление. Кроме того, задачей ответственного за делопроизводство станет и создание должностных инструкций для источников документов (отделов, департаментов, сотрудников)

Архивное делопроизводство

Идеальная работа архива, а значит и правильно организованное делопроизводство, предполагает, что каждый документ, появившийся в результате деятельности организации:

  • Анализируется с точки зрения ценности — по итогам экспертизы он отправляется в архив или уничтожается.
  • Снабжается реквизитами, с помощью которых упрощается распределение по делам и поиск.
  • Подшивается в дело — дела формируются как по источнику документа (отделу, департаменту), так и по дате и срокам хранения.
  • Вносится в опись.

В результате, даже если в организации бумажный архив, на поиск любых документов не уходит много времени, места не архивных полках не занимают малоценные и просто ненужные бумаги, а любая информация о нем, в том числе краткое содержание, доступна даже в случае, если он утрачен (например, уничтожен по истечении срока хранения).

Электронный архив

Правильное ведение архивного делопроизводства в разы ускоряет и упрощает перевод архива организации в электронный вид. Достаточно скопировать готовую структуру, оцифровать документы и разместить их в соответствующих делах и разделах электронного хранилища. При этом этап экспертизы, отбраковки поврежденных документов или проверки правильности размещения документа в том или ином деле практически не нужен. То есть перевод в электронный вид сводится к чисто техническим операциям, которые выполняются в поточном режиме.

«Архив организации: проблемы, требования, практика, рекомендации».

Под таким названием в администрации муниципального образования «Приволжский район» состоялось совещание сотрудников Агентства по делам архивов Астраханской области и Архивного отдела администрации муниципального образования «Приволжский район» Астраханской области с представителями двенадцати муниципальных образований, расположенных на территории района, ответственными за ведение делопроизводства и архива.

Целью мероприятия являлось оказание консультативной и методической помощи работникам администраций по вопросам архивного дела и делопроизводства в свете вступивших в силу Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Мероприятие состояло из двух этапов. В конференц-зале районной администрации обсуждались вопросы нормативно-правового регулирования деятельности архива муниципального образования, эффективные методы работы с архивными документами, основные принципы и практические приемы архивирования.

Второй этап мероприятия проходил в новом здании Архивного отдела муниципального образования «Приволжский район» Астраханской области, где обсуждались актуальные вопросы создания номенклатуры дел, экспертизы ценности документов и их упорядочения, а также на примере этого архива участники  смогли ознакомиться с нормативными требованиями, предъявляемыми к условиям хранения документов, получили информацию об архивном оборудовании и средствах хранения архивных документов.

Еще в июне 2017 года архивный отдел администрации муниципального образования «Приволжский район» Астраханской области, который долгие годы  находился в не приспособленном для хранения документов  помещении ОАО «Ростелеком», переехал в новое здание.

Дефицит площадей  - самая распространенная проблема архивов, которые ежегодно пополняются документами. Старое помещение муниципального архива имело малую вместимость, а его загруженность приближалась к критическим 100 процентам, поэтому руководством администрации района было принято решение разместить архив в новом здании с выделением дополнительных площадей, которые были оборудованы новейшей системой кондиционирования воздуха, способной поддерживать постоянный температурно-влажностный режим, снабжены автоматической системой  пожаротушения и сигнализации. Также муниципальному архиву администрацией приобретено сканирующее оборудование для оцифровки архивных документов.

По окончании мероприятия гости выразили единодушное пожелание сделать такие встречи с архивистами традиционными.

Архив с нуля пошаговая инструкция

Этапы создания архива в организации

Если вы решили приступить к созданию архива в своей компании, то вам нужно выполнить ряд последовательных операций самостоятельно, либо же обратиться за помощью к профессиональному архивариусу. Раскроем порядок действий, если вы склоняетесь к самостоятельной работе.

Законодательная подготовка

Это первый и очень важный, которым ни в коем случае не стоит пренебрегать. На данной стадии вам нужно тщательно изучить законодательную базу, касающуюся норм и правил создания и работы архивов. Речь идет о всевозможных нормативно-правовых документах, начиная с Федерального закона » Об архивном деле…» и заканчивая Основными правилами работы архивов и ГОСТами, имеющими отношение к делу.

На этом же этапе обычно создается локальный документ компании, в котором фиксируются общие положения, состав документов, задачи, ответственные лица и другие вопросы, связанные с работой будущего архива.

Архивариус

На втором этапе руководитель принимает решение о том, нужно ли ему выделять отдельную штатную единицу архивариуса или эти обязанности возьмет на себя кто-то из имеющихся сотрудников (обычно они падают на кадровика или бухгалтерию). В любом случае, не лишним будет составить должностные инструкции, прописать права и обязанности сотрудников.

Подготовка помещения

Если вы отказались от идеи отправить документы на внеофисное хранение в профессиональное архивохранилище, то на данной стадии нужно позаботиться о том, чтобы выбрать подходящее помещение и создать в нем необходимые для хранения условия.

Это должно быть отдельное помещение с системами охранной и пожарной сигнализации и средствами пожаротушения. В нем не должны проходить водопроводные и канализационные трубы и другие подобные коммуникации. Кроме того, комната должна быть оснащена техническими средствами для поддержания нужного температурно-влажностного режима.

Так как бумагу полагается хранить в затемненных условиях, то во-первых листы размещают в специальных коробах на металических стеллажах, а во-вторых, если в комнате есть окна, то нужно затемнять их, используя жалюзи, плотные шторы или окраску.

Очень важно поддерживать в таких помещениях чистоту и циркуляцию воздуха для того, чтобы не завелись жучки, грызуны, плесень и другие биологические вредители.

Оборудование и мебель

На четвертом этапе нужно закупить необходимую мебель, в частности металлические стеллажи. В помещениях с окнами их размещают перпендикулярно окна, ни в коем случае нельзя ставить их у наружных стен.

На этом же этапе составляется план или схема размещения дел в архиве. Это очень важно, так как именно на данной стадии вы создаете условия, в которых вам потом нужно будет легко и быстро ориентироваться.

Подготовка документов для передачи в архив

И, наконец, наступает этап, который многие считают единственным в процессе создания архива — подготовка документов к передаче и непосредственная организация архива. На данной стадии важно отобрать все то, что подлежит хранению, рассортировать в соответствии с выбранным методом, разместить в папки, короба и поставить на стеллажи. Кроме того, на этой стадии очень важно создавать каталог, который должен храниться как в бумажном, так и в электронном виде.

Как организовать архивную работу в компании с нуля

Каждая компания должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу. Но что делать, если вы никогда не вели архивную работу? В рамках вебинара Кулаева Наталия, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис», рассказала о том, на что обратить внимание при создании архива, как передать дела из структурных подразделений в архив, и как учитывать документы, которые поступают в архив. В конце статьи мы публикуем ответы на популярные вопросы с мероприятия.

Кулаева Наталия,
юрист, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис»

Вопросы, которые будут на вебинаре:

  1. На что обратить внимание при создании архива
  2. Какие нюансы в Приказе о создании архива в организации
  3. Какова процедура передачи дел из структурных подразделений в архив
  4. Как учесть документы, поступившие в архив, и создать номенклатуру дел
  5. Как создать правила выдачи документов, хранящихся в архиве

С чего начать работу с архивом

  • оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения;
  • установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение;
  • организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам;
  • провести инвентаризацию всех документов организации;
  • cоставить номенклатуру дел;
  • ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов;
  • разыскать недостающие дела и документы;
  • решить вопрос с организацией переплета дел;
  • организовать учет всех выполняемых архивом работ.

Дело — ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Подробнее об архивном деле читайте здесь:
  • В компании нет архива. Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию
  • Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации
  • Для чего в организации нужен архив

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Ответы на вопросы

Что должно входить в личное дело сотрудника?

Личные дела сотрудников коммерческих и общественных структур могут вестись по утвержденным локальным актам самой организации. Законом строго не установлен перечень документов, которые должны входить в личные дела сотрудников.

Рекомендуется включать следующие копии документов: вторая страница и страница регистрации паспорта или иного удостоверения личности, дипломов или других подтверждающих документов о специальном образовании, сертификата, если он предусмотрен и имеется в наличии, свидетельства о государственном пенсионном страховании, медицинской справки (при ее необходимости), ИНН, удостоверений о присвоении квалификационной категории, свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации, страхового полиса, свидетельств о заключении/расторжении брака, о рождении детей. Если работа связана с ограничением к допуску в связи с уголовным преследованием или имеющейся судимостью, необходимо включать копию соответствующей справки из органов.

В момент заведения в личное дело вкладывается фото сотрудника размером 4×6 и документы, подтверждающие факт трудоустройства: заявление о приеме на работу, копию приказа о трудоустройстве, экземпляр ТД. Позднее к личному делу могут приобщаться различные дополнительные соглашения к ТД, копии приказов о поощрениях и взысканиях, договор о материальной ответственности и другие документы, характеризующие сотрудника по профессиональным и личным качествам.

Архив только создается, но старые документы есть. Опись нужно составить со старых документов или начинать с настоящего момента?

Первыми при составлении сдаточной описи необходимо описывать самые старые документы, систематизируя их по годам и по названиям структурных подразделений. Поэтому самый старый документ на предприятии должен получить первый порядковый номер.

Составление описи понадобится для документов временного и постоянного (свыше 10 лет) сроков хранения. При составлении описи учтите, что документы по личному составу и ряд специфических документов (судебные и следственные дела, медицинские карты, научные отчеты по темам и др.) должны быть включены в отдельные описи. Также в соответствии с «Основными Правилами работы архивов организаций», в отдельные дела формируются документы с разными сроками хранения. В любом случае опись нужно начинать с самых старых документов.

Что делать, если часть личных дел сотрудников сгорела? Хранилась в отдельном помещении на складе, который снимала организация. Как оформить такую утерю?

Прежде всего, нужно создать комиссию для расследования причин гибели документов, определения точного перечня тех документов, которые погибли, поиска возможностей их восстановления. Для участия в работе комиссии приглашаются представители государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт по факту утраты части личных дел сотрудников вследствие пожара с указанием причины гибели подлинников документов организации.

Акт составляется в произвольной форме, но обязательно должен содержать такие сведения, как состав комиссии, выясненные причины утраты личных дел, их перечень, объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников. Акт подписывается всеми членами комиссии и заверяется руководителем организации.

Составленный акт об утрате личных дел вместе с описью нужно передать в архив. Если есть возможность, то личные документы сотрудников восстанавливаются, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» ставится отметка о дубликате.

Какова процедура передачи дел в госархив, куда обращаться и т.д.?

Передачу дел в госархив нужно проводить ежегодно или раз в 3-5 лет, в зависимости от вида документов (см. п. 9. «Основные Правила работы архивов организаций»). Если у вас негосударственная организация, чтобы передать дела в госархив, нужно заключить с ними договор. Государственный архив можно найти в любом муниципальном образовании.

Оформите историческую справку на ваш архив. Подготовьте упорядоченную опись документов, передача дел будет проводиться поединично, в особо ценных случаях полистно. Причем на каждом экземпляре описи должны проставляться отметки о приеме документов в госархив.

В целом процедура передачи документов организации в госархив выглядит так: сначала экспертно-проверочной комиссией госархива утверждаются описи передаваемых организацией дел, при этом один экземпляр описи остается в госархиве, затем выполняется проверка состояния дел в организации сотрудником госархива, и только после этого состоится передача дел на основании составленной и утвержденной описи.

Факт передачи документов оформляется актом приема-передачи дел на госхранение в 2 экземплярах, по одному каждой стороне. С документами также отдаются 3 экземпляра описи, один вы заберете себе.

Учтите, что все работы по подготовке к передаче документов в госархив будет оплачивать ваша организация.

Нужно ли создавать приказ о подразделениях для номенклатуры дел?

При ежегодном составлении номенклатуры дел сведения, необходимые для нее, должны предоставить все структурные подразделения организации, так как уже на основе номенклатуры дел структурных подразделений составляют сводную номенклатуру всего предприятия.

Поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа о подразделениях. В приказе необходимо указать, в какой срок сотрудники должны подготовить и предоставить информацию о заводимых в подразделениях делах и видах существующих документов. Форму номенклатуры дел структурного подразделения вы можете посмотреть в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций».

Посредством создания приказа руководителя о подразделениях закрепляется собственно сам перечень категорий документов, используемых на предприятии, и обязанности определенных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется также сотрудниками этого подразделения и согласовывается со службой документационного обеспечения управления и с ответственным за архив организации лицом.

Нужно ли создавать экспертную комиссию перед созданием номенклатуры дел?

Вопросы создания и работы экспертной комиссии организации подробно освещены в «Основных Правилах работы архивов организаций». На практике создание экспертной комиссии происходит сразу после создания архива организации. Экспертную комиссию обычно составляют из компетентных сотрудников, которые помогают установить сроки хранения каждого документа, а также определить, требуется ли его хранить вообще и как долго.

Формирование экспертной комиссии организации проводится приказом руководства по основной деятельности. Изданием аналогичного приказа состав комиссии может быть при необходимости изменен.

Должен ли быть в школе архив?

В школе, как в любом учреждении, ведущем личные дела сотрудников и работающим с иными документами, нужно создавать архив. Номенклатура дел школы составляется по форме, определенной нормативными актами Государственной архивной службы РФ, и утверждается директором школы.

Сотрудники школы отвечают за формирование дел в соответствии со своими должностными обязанностями. Контроль за правильностью ведения номенклатуры возлагается обычно на секретаря и директора учреждения.

Должен ли быть в Доме культуры архив?

Дом культуры имеет право создавать собственный архивный фонд. Его комплектация и хранение осуществляется согласно правилам, утвержденным приказами Минкультуры РФ. Дело в том, что документы постоянного срока хранения не каждый год сдаются в муниципальный архив, а примерно раз в 10-15 лет, поэтому иметь свое хранилище как минимум для документов по личному составу необходимо.

Однако есть вариант решения вопроса без создания своего архива – заключение договора с другим муниципальным учреждением о ведении для Дома культуры архива. Но при этом желательно одновременно делегировать стороннему архивисту полномочия на выдачу соответствующих справок из архива.

Для чего нужен электронный архив?

  • удобство – необходимую информацию обнаружить легко и просто;
  • скорость – внедрение электронного архива позволяет оперативно находить нужную информацию посредством программы поиска;
  • доступ к документам в многопользовательском режиме – в отличие от привычного хранения документов депозитарного типа;
  • сохранность – электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, форс-мажорных обстоятельствах. Распределенные хранилища электронных данных с налаженными процедурами резервирования надежно защищают электронные документы от потери;
  • безопасность – механизмы ограничения прав доступа, протоколирование действий пользователей и автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить высокий уровень информационной безопасности;
  • логическая целостность – тщательно разработанная структура электронного архива документов дает возможность систематизировать документацию, распределив ее по видам и срокам хранения либо структурировав данные по другим критериям;
  • возможность создания единой базы документации компании любого уровня;
  • существенная экономия рабочего времени.

>Характерная схема организации электронного архива

Наши преимущества

Компания «ОРБ», создавая системы электронных архивов, обеспечивает:

  • надежную комплексную защиту информации на каждом уровне доступа;
  • четкое ограничение и разграничение прав доступа для всех сотрудников организации к документам разного уровня секретности и важности;
  • конструктивную систематизацию информации посредством создания единой базы документации бухгалтерского, договорного и юридического характера;
  • хранение бумаг после организации электронного архива с обеспечением полноценного и быстрого доступа;
  • ведение строгого учета всей отсканированной документации и контроль любых обращений к ней со стороны персонала организации.

Для каждого клиента мы разрабатываем индивидуальную схему сотрудничества, учитывая особенности ведения документооборота конкретного предприятия.

Доверив нам ведение электронного архива, вам не придется привлекать дополнительных специалистов в штат, сэкономив таким образом на ежемесячной оплате их услуг. Мы гарантируем конфиденциальность, безопасность и полную защищенность хранимой архивной информации.

Ведение архива организации - Центр ДИТАД — Учёба.ру

Я б в нефтяники пошел!

Пройди тест, узнай свою будущую профессию и как её получить.

Химия и биотехнологии в РТУ МИРЭА

120 лет опыта подготовки

Международный колледж искусств и коммуникаций

МКИК — современный колледж

Английский язык

Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.

15 правил безопасного поведения в интернете

Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.

Олимпиады для школьников

Перечень, календарь, уровни, льготы.

Первый экономический

Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Билет в Голландию

Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.

Цифровые герои

Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.

Работа будущего

Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет

Профессии мечты

Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.

Экономическое образование

О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.

Гуманитарная сфера

Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.

Молодые инженеры

Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.

Табель о рангах

Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.

Карьера в нефтехимии

Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.

Создание электронного архива документов организации – компания EOS

ЭОС предлагает комплекс проверенных решений для ведения любых видов электронных архивов - бумажных документов, электронных подлинников, файлов

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет автоматизировать делопроизводство в точном соответствии с действующими нормами законодательства и сложившимися практиками.

Некоторые особенности систем

«АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Подробнее

«АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» автоматизирует весь комплекс работ для архива организации в соответствии с действующими нормами и стандартами, в том числе обеспечивает формирование отчетных форм, утвержденных Росархивом, и передачу дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Кроме того, некоторый базовый функционал работы с электронными архивами может быть реализован с помощью возможностей СЭД «ДЕЛО» или EOS for SharePoint.

Возможности и преимущества:

  • Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
  • Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, включая поиск по тексту прикрепленных файлов и по штрих-коду.
  • Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав (подсистема «Читальный зал»).
  • Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
  • Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий.
  • Интеграция с системой автоматизации всех государственных архивов РФ ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0» в части передачи дел на постоянное государственное хранение.
  • Поточное сканирование.
  • Гибкость и масштабируемость:
    • настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя;
    • возможность структурированного описания любого документа организации.

Подробнее

По заключению специалистов Росархива «бесспорным достоинством системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».

Сегодня компаниям, у которых есть архивная служба или которые хотят создать архив, требуется автоматизация процессов управления ведомственным архивом в соответствии с правилами, утвержденными Росархивом.


Что такое архивирование и почему это важно?

Архивирование данных - это разновидность жаргона, с которым сталкиваются многие сотрудники на рабочем месте. Они кивают и бормочут в знак согласия, когда обсуждают - но кто действительно понимает это и какие большие последствия он может иметь для бизнеса?

Архивирование - это жизненно важный процесс управления записями, с которым компании и их сотрудники должны быть знакомы. Последствия непонимания процессов архивирования вашего бизнеса могут создать серьезные проблемы в будущем.Итак, давайте установим рекорд…

Что такое архивирование?

Архивирование - это процесс, с помощью которого неактивная информация в любом формате надежно хранится в течение длительных периодов времени. Такая информация может - или не может - использоваться снова в будущем, но, тем не менее, должна храниться до конца графика хранения.

Следует подчеркнуть, что заархивированные, неактивные данные можно снова активировать, так как из-за невозможности снова получить доступ к информации компании иногда отказываются от архивирования своих записей.Информация должна быть легко доступна, если потребуется в короткие сроки.

Архивные данные могут храниться в различных форматах на различных устройствах.

Когда компании архивируют данные, они обычно архивируют целые коллекции файлов. Само по себе слово «архив» предполагает сохранение нескольких записей. Данные, которые хранятся в архиве, могут быть необходимы в связи с судебными постановлениями или потому, что это жизненно важная информация, которая, вероятно, будет использоваться снова в будущем.

Важность эффективного архивирования

Архивирование жизненно важно для управления информацией и может дать бизнесу больший контроль над своими информационными процессами.

По мере роста бизнеса он будет создавать больше данных - данных, которые необходимо тщательно контролировать и отслеживать, чтобы их можно было использовать должным образом. Отслеживание этих данных может оказаться проблематичным для предприятий, которые никогда не внедряют систему архивирования.

Данные, которые не заархивированы, труднее найти, защитить и надлежащим образом распространить, если они хранятся в локальной среде - например, на ноутбуке сотрудников - и, следовательно, будут недоступны для других пользователей. В конечном итоге это отрицательно скажется на бизнес-функциях и производительности сотрудников.

Чтобы узнать больше о том, как аутсорсинг управления записями может сэкономить ваше время и деньги, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге: Внешнее хранение и хранение документов

Три основных преимущества архивирования для растущего бизнеса

1. Предотвращение потери данных

Информация, которая не была заархивирована в центральном безопасном хранилище, может быть потеряна навсегда. Вероятность того, что сотрудник случайно удалит или поместит файл не туда, мала, но это случается. В некоторых случаях специалисты по восстановлению данных могут получить эту информацию, но это, скорее всего, займет некоторое время, будет стоить много и редко будет точным на 100%.

Архивированные данные позволяют сотрудникам самостоятельно извлекать резервную копию информации, не прибегая к услугам третьих сторон.

Как увеличить рентабельность инвестиций в архивное хранилище (инфографика) от Imation

2. Юридические требования

Архивирование важно и по юридическим причинам. Многие предприятия случайно выбрасывают документы, которые должны храниться по закону.

Эффективная система архивирования обеспечит соблюдение графиков хранения для конкретной компании, независимо от того, знает ли каждый сотрудник об этих графиках.Органы по защите данных налагают более суровые наказания на предприятия, поэтому сотрудники должны знать, что игнорирование этих правил может привести в некоторых случаях к крупным штрафам или даже тюремному заключению.

3. Повышение безопасности

Архивирование также важно по соображениям безопасности, особенно в то время, когда кибератаки и утечки данных становятся все более частыми.

Надежно архивируя документы, предприятия могут отслеживать информацию и повышать защиту от неавторизованных третьих лиц.Даже самые осторожные компании сейчас становятся мишенью для очень опытных хакеров.

Бумажные записи, находящиеся в открытом обращении, легко могут быть взяты из переполненных офисов или украдены озлобленными сотрудниками. Надежная система удаленного архивирования снизит этот риск, предупреждая старших сотрудников об отсутствии файлов.

Архивирование жизненно важно для непрерывности бизнеса и обеспечения высочайшего уровня производительности на конкурентном рынке.

Интернет-архивирование: уберегите вашу организацию от потери памяти

Независимо от отрасли, в которой вы работаете, вы, несомненно, знаете о важности ведения деловой документации.Многие учреждения забывают о важности своего веб-сайта как отдельного рекорда.

Веб-сайт может содержать фотографии, информацию о программе, историю, миссию, информацию о персонале, сообщения в блогах, фотогалереи, интервью, данные и многое другое. Организации часто относятся к веб-сайтам как к необходимому злу, которое нужно создавать, поддерживать в актуальном состоянии и не более того. Однако ваш веб-сайт следует хранить так же бережно, как и любой другой документ.

Люди часто считают само собой разумеющимся, что информация, размещенная в сети, будет существовать вечно, однако из-за ее эфемерности информация, доступная сегодня в сети, не может быть гарантирована в любое время в ближайшем или отдаленном будущем.

Общее практическое правило состоит в том, что средняя веб-страница может просуществовать 100 дней, и более 10% контента социальных сетей теряется в течение первого года после ее создания в сети.

Веб-сайт сохраняется за счет его дублирования как автономной автономной копии, доступной даже после изменения или закрытия скопированного веб-сайта. Он становится файлом, который можно просматривать в автономном режиме, например, в формате PDF или в формате MP3.

Почему мы должны архивировать наш веб-сайт?

Представьте, что на хост-сервере вашего сайта происходит сбой, или кто-то забывает оплатить ежемесячный счет, и сайт отключается.Если сайт заархивирован, ваш контент не утерян.

Средняя веб-страница может длиться 100 дней. Более 10% контента социальных сетей теряется в течение первого года.

Помимо этого сценария, представьте, что присутствие этого учреждения в следующие десятилетия распространится на другие совместные предприятия. Это увеличивает ваше влияние и добавляет к богатой истории, на которую вы захотите оглянуться в ближайшие годы. Это особенно актуально при праздновании знаменательных годовщин основания вашей организации.

Здесь, в The Chicago Community Trust, мы ведем активную работу по сохранению информации в Интернете, в рамках которой мы архивируем все наши веб-сайты и социальные сети. Наш основной веб-сайт часто обновляется, но это далеко не единственное наше присутствие в сети. Мы также присутствуем на веб-сайтах наших аффилированных лиц, коллективов и партнерств, в дополнение к усилиям по вовлечению сообщества через многочисленные платформы социальных сетей.

Для исторической отчетности Траст-фонда важно, чтобы эти богатые информацией сайты фиксировались на регулярной основе и добавлялись в наш архив, чтобы в будущем у нас был надежный отчет о событиях, инициативах и проектах Траст-фонда.

Сайт вашей организации тоже важен. Вот еще несколько причин рассмотреть возможность архивации данных о вашем учреждении в Интернете:

  • Содержимое. Вероятно, на веб-сайте вашей организации есть информация, уникальная для этого веб-сайта. По мере обновления сайта этот контент, вероятно, будет утерян.
  • Брендинг. Как и в случае с любой программой мероприятия или брошюрой, внешний вид вашего сайта важен для получения точного представления о миссии, ценностях и общественном имидже вашей организации.
  • Взаимодействие. В случае социальных сетей и публичных блогов регистрация реакций и взаимодействий является полезным способом увидеть, как ваша аудитория и заинтересованные стороны реагируют на вашу работу.
  • Институциональная память. Смена места работы каждые несколько лет стала нормой. Сохраняемый веб-сайт - это один из компонентов истории и деловой документации вашей организации, который остается на месте даже после смены персонала.

С чего начать?

Если вы хотите запустить программу веб-архивирования для своей организации, вот несколько вопросов, которые следует задать себе и своим коллегам:

  • Какие сайты вы хотите заархивировать? Это, вероятно, будет включать ваш собственный сайт и социальные сети, но, возможно, также и сайты сотрудничающих организаций, организаций с аналогичными миссиями или СМИ и СМИ, в которых упоминается ваша организация.
  • Какая информация есть на вашем сайте? Это уникально для вашего сайта?
  • Как часто обновляется ваш веб-сайт и социальные сети?
  • Сколько времени вы можете посвятить архивированию в Интернете? (Примечание: вероятно, достаточно нескольких часов в месяц.)

По мере того, как вы определяете свой процесс веб-архивирования, вот некоторые из доступных услуг и инструментов. Они сильно различаются по стоимости (некоторые из них бесплатны) и необходимым техническим знаниям.

Дополнительные ресурсы

Зачем архивировать Интернет? - от Международного консорциума по сохранению в Интернете

Можно ли заархивировать Интернет? - в The New Yorker

Интернет-архив в Библиотеке Конгресса - из Библиотеки Конгресса

Что такое архивирование данных? Определения и связанные с ними часто задаваемые вопросы

Разница между резервным копированием и архивированием данных заключается в том, как вы сканируете, характеризуете и затем сохраняете данные для использования; насколько легко получить доступ; как долго хранятся данные; и какова ваша конечная цель для этих данных.

Резервная копия - это копия активных текущих операционных данных организации. Сюда входят любые данные, которые используются, изменяются или к которым регулярно осуществляется доступ. Когда ваша система создает резервную копию ваших данных, это не влияет на исходные файлы, которые остаются в том же месте. Эти файлы резервных копий можно использовать при восстановлении для восстановления данных до некоторой предыдущей точки, если данные будут повреждены или потеряны.

Система резервного копирования должна хранить данные в течение гораздо более короткого времени, чем архивный файл.Операционная важность определяет, как часто система обновляет данные резервного копирования, и это может происходить часто - даже несколько раз в день. Поиск данных резервных копий ограничен одной файловой системой, сервером / виртуальной машиной или объектом в один момент времени (например, восстановить все файлы с / home1 на файловом сервере1 так, как они выглядели в прошлый четверг). Системы резервного копирования также обычно не выполняют поиск по содержимому файла - только по имени файла, сервера или базы данных.

Напротив, архивы служат хранилищами данных для информации, которая может не иметь критического значения, но которую необходимо хранить в течение длительных периодов времени.Например, организации часто архивируют данные о соответствии нормативным требованиям до тех пор, пока они должны их хранить.

Архивные файлы, как правило, больше не являются активными или текущими, не часто меняются и не нуждаются в частом обнаружении. Их отсутствие в обычном хранилище не мешает нормальной работе и фактически экономит время и деньги.

По сравнению с файлами резервных копий, пользователи решений для хранения архивных данных выполняют поиск по множеству файлов, серверов / виртуальных машин и объектов в течение определенного периода времени (например,грамм. найти все файлы за последние три года, содержащие фразу apollo ). Системы хранения архивных данных чаще всего извлекают данные на основе их содержимого, а не имени или местоположения. По мере того, как в архив отправляется все больше и больше неактивных данных, возможность поиска становится все более критичной, особенно по соображениям соответствия.

Кроме того, существует различие между резервными копиями и архивами, когда дело касается требований целостности данных. Целостность данных с течением времени более важна для решения по архивированию корпоративных данных, чем система резервного копирования, потому что архивирование больших объемов данных с течением времени увеличивает риск повреждения и других проблем.Должны быть внедрены системы, обеспечивающие защиту от битовой гнили , распространенного термина для повреждения данных с течением времени, а также от случайного или злонамеренного удаления или повреждения.

Стратегия, проблемы и методология архивирования данных

Организации уделяют много внимания и тратят значительное время на создание процессов для ввода данных в систему ERP. Организации также тратят много времени на разработку процессов архивирования руководств, чертежей, спецификаций и других бумажных документов.Но вопрос в том, тратят ли организации достаточно времени на архивирование данных? В большинстве случаев ответ будет либо нет, либо еще не готов.

Независимо от размера и доходов организациям, активно использующим приложения Baan, следует рассмотреть возможность архивирования данных. В зависимости от объемов транзакций с данными, как правило, организации следует рассмотреть возможность архивирования данных через 4-5 лет после запуска. Архивирование в целом - это процесс перемещения исторических данных из операционной среды в специальную архивную среду.Архивирование исторических данных - необратимый процесс. После того, как данные перемещены в архивную компанию, данные больше не могут быть загружены обратно в операционную компанию. Следовательно, организация должна определить надежную стратегию архивирования. Системные администраторы Baan, которые несут основную ответственность за реализацию такого проекта, должны иметь стратегию и рассматривать три основные темы: что, когда и кто.

Цель этой электронной книги - повысить осведомленность об архивировании данных и о том, как консультанты тщательно выполняют эту работу.

Важность архивирования данных

Организация должна решить, что и как долго хранить. Каждый финансовый менеджер должен решить, как долго, какие данные должны храниться, другими словами, храниться в операционной среде для быстрого использования. Основные причины, по которым организациям следует рассмотреть возможность архивирования, перечислены ниже:

Увеличение времени выполнения для создания финансовых отчетов.
В операционной системе данных, используемых для создания отчетов, очень много. Система должна идентифицировать соответствующий отчет из обширной выборки и распечатать его, что отнимает много времени.Путем переноса данных в операционной системе создается достаточно места, что позволяет системе получить соответствующий отчет за меньшее время.

Увеличьте время выполнения MRP.
Планирование потребности в материалах (MRP) - это сложный процесс, охватывающий все элементы планирования, закупок и производства от начала до конца. Процесс настолько сложен, что отнимает много времени, а также занимает много места. Архивация оказывается спасением, поскольку переносит огромные порции данных и тем самым создает окно для выполнения прогонов MRP, которые будут обрабатываться за меньшее время.

Освободите место для оперативной памяти сервера
Удаление устаревших данных увеличивает долговечность в сочетании с повышенной эффективностью.
Повысьте производительность обработки заданий
По мере роста данных в таблицах выполняющиеся процессы имеют тенденцию замедляться. Именно здесь архивирование позволяет ощутить свое присутствие, разгружая систему и позволяя ей работать на высокой скорости.

Доступ к данным в любое время
Доступ к историческим данным для целей отчетности возможен только для чтения

Стратегия архивирования данных

В связи с ростом объема данных, увеличением числа нарушений безопасности данных и сложными проблемами производительности приложений большинство организаций сегодня сталкивается со значительными проблемами управления данными.Сохранение неактивных данных в сети не только создает угрозу безопасности, но также увеличивает стоимость инфраструктуры и базы данных. Несмотря на то, что существует несколько вариантов управления ростом данных, архивирование данных является лучшим долгосрочным решением для значительного повышения производительности приложений и снижения стоимости серверов и хранилища.

Стратегия архивирования данных организации - это план обеспечения хранения, управления, защиты, доступа и уничтожения неактивных данных в соответствии с определенными вами политиками.Создание стратегии архивирования данных требует участия нескольких заинтересованных сторон, включая архитекторов данных, архитекторов предприятия, администраторов баз данных (DBA), разработчиков, специалистов по информационной безопасности и инфраструктуре, бизнес-аналитиков и бизнес-пользователей.

Стратегия архивирования данных должна быть направлена ​​на периодическое архивирование неактивных данных. После хранения этих заархивированных данных в течение другого периода рассмотрите возможность их переноса в долговременное автономное хранилище, такое как ленты, хотя политики организации могут отличаться в зависимости от необходимости хранить данные в оперативном или автономном режиме.Во время архивирования данных может наблюдаться медленная реакция на определенные процессы Baan - MRP, обработка заданий и т. Д. Желательно, чтобы организации планировали услуги архивации в периоды «скудного» бизнеса, например, в течение длинных выходных. Время завершения архивирования зависит от данных, которые необходимо переместить из действующей компании в архивирующую компанию.

Общие проблемы архивирования данных

Распределение ресурсов: С другой стороны, существуют определенные проблемы, которые необходимо преодолеть при архивировании.
Люди: Архивирование - это отдельный мир, и для его освоения требуется определенное количество ноу-хау и опыта. Пользователи часто нуждаются в обучении, чтобы использовать его с максимальной эффективностью.
Бюджет: поскольку мы создаем отдельную компанию, занимающуюся архивацией, она требует определенного уровня инвестиций и отдельного распределения бюджета. Это вызывает определенное сопротивление со стороны руководства. Однако с этим можно справиться, осведомляя о достоинствах архивирования, которые затмевают его незаметные недостатки.В конце концов, это небольшая цена с точки зрения будущей отдачи от инвестиций.
Оборудование: Еще одним препятствием является установка оборудования. Как правило, данные хранятся в разных компаниях, и каждая архивирующая компания имеет данные как минимум за год. Это требует дополнительного места на сервере.
Хронология: Хронология - еще один решающий фактор прогулов. Поскольку мы переносим огромный объем данных, невозможно точно оценить время, которое потребуется системе для запуска и завершения всего процесса.Кроме того, любая ошибка, возникающая со временем, только продлевает и без того утомительный процесс.
Предпосылки -
ERP LN требует завершения логистических и финансовых процессов для архивирования данных. Логистика и финансы взаимосвязаны. Независимо от того, является ли логистический процесс заказом на покупку или заказом на продажу, он должен быть полностью завершен, чтобы отразить его в финансах. Весь процесс может продвигаться вперед только в том случае, если все отдельные процессы находятся в завершенном состоянии.
Архивирование не способствует появлению неполных данных.Непонимание рекомендуемых предварительных условий может привести к путанице относительно того, почему некоторые данные все еще находятся в действующей компании.
Определенные данные, такие как основные данные, необходимы для операционной компании и, следовательно, сохраняются в операционной компании. Однако основные данные копируются (без удаления) в архивирующую компанию для обеспечения согласованности данных.

Методология архивирования данных

Ниже описаны важные этапы архивирования данных в ERP LN:

Выделить место в СУБД / сервере для операций архивирования
Создание архивирующей компании как зеркального отражения операционной компании со всеми необходимыми действиями, выполняемыми в настройке компании
Ведение общих основных данных и параметров
Начать процесс архивирования с использованием стандартных сеансов в приложение после выполнения предварительных условий для каждого сеанса индивидуально
Исправление ошибок, если таковые имеются, и повторная обработка того же сеанса
Проверить данные в архивной компании после завершения всех сеансов
Перенести / переместить данные на внешнее устройство или другое сервер

Рациональный подход к архивированию данных

Некоторым организациям не ясно, какие неактивные данные они должны хранить, а какие могут архивировать или очищать.В результате эти организации избегают архивирования, опасаясь несоблюдения нормативных требований. Кроме того, слишком много организаций управляют хранилищем реактивно, а не проактивно, скрывая финансовые последствия бездействия. После создания стратегия архивирования помогает четко определить, какие данные вы должны сохранять, что вы можете архивировать или очищать, и как пользователи должны получать доступ к архивным данным. Если организация недостаточно осведомлена об архивировании данных и о том, как инициировать этот процесс, рекомендуется проконсультироваться с экспертами, обладающими обширными знаниями по этому вопросу.Такое задание можно доверить консультантам, обладающим глубокими знаниями в области финансовых и логистических процессов. Знания о процессе архивирования также являются обязательным критерием, которым должен обладать консультант. Ниже перечислены преимущества, которые организация получит от найма опытного консультанта.

Оценка необходимости архивирования.
Эксперт-консультант примет решение о необходимости архивирования, в зависимости от размера компании и оборота. Небольшие компании, работающие с небольшой базой данных и небольшим бюджетом, могут не нуждаться в архивировании, поскольку их база данных относительно меньше и проще в управлении.Однако архивирование является обязательным условием для компаний, работающих с большими базами данных. Консультант определит компании, которым необходимо архивирование.

Предоставление помощи в обучении пользователей предварительным требованиям процесса Baan / ERP LN
Обучение пользователей поможет им понять настройку, ее важность и ускорить работу как пользователей, так и системы.

Предоставить помощь в выполнении процесса архивирования
Пользователям будет предоставлена ​​постоянная поддержка и резервное копирование при выполнении процесса архивирования с самого начала.

Предоставляет инструменты, помогающие пользователям измерять успех процесса архивирования. после архивирования процессы значительно ускоряются.

Поддержка управления проектами
Консультант с большим опытом и знаниями может предвидеть, какие действия требуют времени, и, соответственно, проконсультировать руководство относительно медлительности системы в процессе архивирования.В результате организация может подготовиться к задержке. Руководство может соответствующим образом скорректировать график с учетом задержек в работе системы.

Хорошее понимание процесса, методологии, инструментов в сочетании со знающими советами опытных консультантов сделают управление данными простой задачей, тем самым повысив операционную эффективность и продуктивность ресурсов. После определения стратегии архивирования, которая соответствует вашим требованиям, вы можете определить план архивирования с помощью эксперта.В этом плане вы переводите стратегию архивирования на более оперативный уровень.

Что такое архивирование данных? - Определение от WhatIs.com

Архивирование данных - это процесс перемещения данных, которые больше не используются активно, на отдельное устройство хранения для долгосрочного хранения. Архивные данные состоят из более старых данных, которые остаются важными для организации или должны быть сохранены для дальнейшего использования или соблюдения нормативных требований. Архивы данных индексируются и имеют возможности поиска, поэтому файлы могут быть найдены и извлечены.

Архивные данные хранятся на более дешевом уровне хранения, что позволяет снизить потребление основного хранилища и связанные с этим расходы. Важным аспектом бизнес-стратегии архивирования данных является инвентаризация данных и определение того, какие данные подходят для архивирования.

Некоторые архивные системы обрабатывают архивные данные как доступные только для чтения, чтобы защитить их от модификации, в то время как другие продукты для архивирования данных позволяют выполнять как запись, так и чтение. Например, технология WORM (запись один раз, чтение много) использует носители, которые нельзя перезаписывать.

Архивирование данных лучше всего подходит для данных, которые должны быть сохранены из-за операционных или нормативных требований, таких как файлы документов, сообщения электронной почты и, возможно, старые записи базы данных.

Преимущества архивирования данных

Самым большим преимуществом архивирования данных является снижение стоимости основного хранилища. Первичное хранилище обычно является дорогостоящим, поскольку массив хранения должен обеспечивать достаточный уровень операций ввода-вывода в секунду для удовлетворения эксплуатационных требований для операций чтения / записи пользователей.Напротив, архивное хранилище стоит меньше, потому что оно обычно основано на низкопроизводительном носителе большой емкости. Архивы данных могут храниться на недорогих жестких дисках (HDD), ленточных или оптических накопителях, которые обычно работают медленнее, чем производительные диски или флэш-накопители.

Архивное хранилище также уменьшает объем данных, для которых требуется резервное копирование. Удаление редко используемых данных из набора данных резервного копирования улучшает производительность резервного копирования и восстановления. Как правило, дедупликация данных выполняется для данных, перемещаемых на более низкий уровень хранения, что уменьшает общий объем хранилища и снижает затраты на вторичное хранилище.

Сравнение архивирования данных с резервным копированием

Архивы данных не следует путать с резервными копиями данных, которые являются копиями данных. Хотя оба они считаются вторичным хранилищем и используют более низкую производительность и большую емкость, чем первичное хранилище, они служат разным целям. Архивы служат для хранения данных, а резервные копии используются для защиты данных и аварийного восстановления.

Архивы данных можно рассматривать как хранилище данных для редко используемых, но все же легкодоступных данных.С другой стороны, резервные копии являются частью механизма восстановления данных, который можно использовать для восстановления данных в случае их повреждения или уничтожения. Данные резервного копирования часто состоят из важной информации, которую необходимо быстро восстановить в случае потери или удаления.

Онлайн-хранилище и автономное хранилище данных

Архивы данных имеют различные формы. Некоторые системы используют онлайн-хранилище данных, которое помещает архивные данные на дисковые системы, где они легко доступны. Архивы часто основаны на файлах, но популярность объектных хранилищ растет.

Ленточную библиотеку Quantum Scalar i3 можно использовать для архивирования данных.

Другие архивные системы используют автономное хранилище данных, в котором архивные данные записываются на ленту или другой съемный носитель с использованием программного обеспечения для архивирования данных, а не хранятся в оперативном режиме. Поскольку ленточные архивы можно снимать, их архивы потребляют гораздо меньше энергии, чем дисковые системы. Это приводит к снижению затрат на хранение архивов.

Облачное хранилище - еще одна возможная цель архива. Amazon Glacier, например, предназначен для архивирования данных.Этот метод недорогой, но требует постоянных вложений. Кроме того, со временем затраты могут расти по мере добавления в облако хранения большего количества данных. Поставщики облачных услуг обычно хранят заархивированные данные на ленте или более медленных жестких дисках большой емкости.

Архивирование данных и управление жизненным циклом данных

Процесс архивирования почти всегда автоматизирован с использованием архивного программного обеспечения. Возможности такого программного обеспечения варьируются от одного поставщика к другому, но большая часть программного обеспечения для архивирования автоматически перемещает устаревшие данные в архивы в соответствии с политикой архивирования данных, установленной администратором хранилища.Эта политика может также включать особые требования к хранению для каждого типа данных.

Некоторое программное обеспечение для архивирования автоматически удаляет данные из архивов по истечении срока службы, установленного политикой хранения данных организации. Многие программы для резервного копирования и управления данными добавили в свои продукты функции архивирования. В зависимости от ваших потребностей это может быть рентабельным и эффективным способом архивирования данных. Однако эти продукты могут не включать в себя все функции, имеющиеся в специальном архивном программном продукте.

Соответствие

Некоторым предприятиям требуется хранить данные в течение определенного периода времени из-за соблюдения нормативных требований. Независимо от того, предписано ли это отраслевыми нормативными актами или государственным законодательством, соблюдение нормативных требований является превалирующей задачей бизнеса. Наказания за нарушение нормативных требований могут включать выплаты за ущерб, штрафы и аннулированные контракты.

Архивирование данных помогает предприятиям соответствовать требованиям как за счет длительного хранения данных, так и за счет их консолидации для облегчения доступа в случае аудита.Правила, определяющие длину, в течение которой данные должны храниться, где они могут храниться и кто имеет к ним доступ, зависят от отрасли и типа данных, создаваемых бизнесом в этой отрасли.

Некоторые примеры нормативных актов, которые могут потребоваться организациям, включают Закон Сарбейнса-Оксли (SOX), Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) и Общие правила защиты данных (GDPR).

Приведите в порядок свою организацию за счет архивирования

Иногда доски и коллекции могут быть загромождены, когда ваша организация содержит много информации.Архивируя карточки, дорожки, доски и коллекции, вы можете навести порядок в своей организации, сохраняя при этом возможность искать и просматривать заархивированные материалы.

Карты архивации
Чтобы заархивировать карту, вы можете либо щелкнуть каждую карту по отдельности и щелкнуть значок архива, либо вы можете щелкнуть в гамбургер-меню отдельного столбца и нажать Архивировать все карточки.

Архивирование карт скрывает их из вида, но вы все равно можете получить к ним доступ после того, как они заархивированы, щелкнув значок глаза в верхней части доски, теперь вы можете выбрать отображение заархивированных карт на доске.

Включение заархивированных карточек в отчеты:
Несмотря на то, что карточки заархивированы, их все же можно подсчитать для различных целей отчетности. Убедитесь, что это включено, открыв Расширенный поиск , нажмите Настройки , а затем Включить заархивированные карты .

Архивирование досок и дорожек

Чтобы заархивировать доску, вам нужно будет щелкнуть гамбургер-меню для вашей доски, щелкнуть еще , а затем архив.

Чтобы снова увидеть ваши заархивированные доски и невыполненные журналы, щелкните название своей коллекции и нажмите Показать заархивированные доски.

Чтобы заархивировать дорожку, щелкните значок карандаша на карточке дорожки и щелкните значок архива в правом верхнем углу карточки:

Чтобы снова просмотреть заархивированные дорожки, процесс аналогичен отображению заархивированных карточек.

Архивирование коллекций

Чтобы заархивировать коллекцию, щелкните имя коллекции, Дополнительные параметры и Архивировать .

Чтобы снова увидеть свои заархивированные коллекции, щелкните коллекции на боковой панели, и вы сможете искать там заархивированные коллекции.

Это не сложнее! Регулярное архивирование определенно поддержит порядок в вашей организации, а члены вашей команды смогут сосредоточиться на предстоящей и текущей работе.

5 советов профессионалов по оптимизации хранилища с помощью архивирования и хранения электронной почты

По мере роста и диверсификации вашей компании будет расти и объем ваших данных. Чтобы избежать нехватки места для хранения данных, компаниям необходимо определить, какие типы данных следует хранить и как долго.В случае электронной почты, например, эти различия могут также включать разные периоды хранения для разных отделов, разных проектов или разных уровней управления. Политики хранения также влияют на объем вашего хранилища. Как администратор, вам необходимо управлять использованием отдельных почтовых ящиков и оценивать объем памяти, необходимый для хранения электронной почты.

Хорошая стратегия архивирования данных позволит вам восстановить контроль над растущими данными, оптимизировать хранилище и защитить данные в соответствии с требованиями.

Вот несколько советов, которые следует учитывать при планировании стратегии архивирования данных:

Настройте срок хранения электронной почты и избегайте сохранения всего навсегда

Основная ошибка, когда дело доходит до архивирования организации, заключается в том, что администратор непреднамеренно включает «сохранить все» в качестве политики по умолчанию. Однако представьте, если вы сохраните все навсегда? Объем данных, хранящихся в вашем архиве, не только повлияет на производительность самого архива, но также приведет к увеличению затрат на хранение и искажению ваших аналитических данных.Чтобы принять наиболее обоснованное решение о сроке хранения, сначала определите пользователей. Например, в случае высшего руководства или юридического отдела вы можете включить опцию «сохранять навсегда», ограничив при этом срок хранения до минимума для других сотрудников.

Pro-tip : Определите оптимальный период хранения для всей регулируемой информации единообразно в вашей организации или определите отдельные периоды хранения, относящиеся к конкретным данным или типам пользователей.

Выполните юридические и нормативные обязательства вашей отрасли

Растущее соответствие нормативным требованиям требует, чтобы организации сохраняли конфиденциальные данные и делали их доступными по мере необходимости, поэтому многие из этих неиспользуемых файлов и сообщений электронной почты в первую очередь архивируются. Эти политики должны включать графики, демонстрирующие соответствующие периоды хранения для различных категорий информации. Например, соответствие HIPPA требует, чтобы компания сохраняла медицинские данные в течение 7 лет.Соответствие FINRA и SEC также требует, чтобы отдельные лица или фирмы, работающие с ценными бумагами, хранили данные в течение 6 и 7 лет соответственно в неперезаписываемом и неизменяемом формате.

Используя настраиваемую политику хранения, такую ​​как Zoho Mail, администратор может выбирать между «всеми учетными записями пользователей» или «конкретными учетными записями», включая электронные письма, удаленные из почтового ящика пользователя, или даже в некоторых особых случаях электронные письма, классифицируемые как спам. Хорошая политика хранения должна позволять фильтровать электронные письма, соответствующие определенным критериям (таким как отправитель, получатель, тема, совпадение содержимого, типы вложений или содержимое вложений и т. Д.) и разрешить хранение этих писем в течение определенного периода. В результате компании, которые не хранят данные достаточно долго для выполнения своих юридических и других нормативных обязательств, могут столкнуться с серьезными штрафами. Чтобы иметь организованный бизнес и защитить электронные файлы, организации используют хорошо спланированную систему ediscovery.

Pro-tip : Установите четкие, зарегистрированные и обоснованные политики хранения, которые продемонстрируют вашу способность удовлетворять потребности бизнеса, а также выполнять юридические и нормативные обязательства.

Выберите различные параметры и настройте политику архивирования электронной почты

Так же, как важно иметь политики, которые диктуют, как ваши данные должны храниться и как долго (относящиеся к сектору), также важно понимать, что не все пользователи одинаковы, когда дело доходит до архивирования. Например, обмен электронной почтой от высшего руководства и юридических групп не может рассматриваться как обмен внутри компании или с клиентами. Используя строгую настраиваемую политику архивирования, вы можете установить определенные условия архивирования, такие как включение опции «хранить навсегда» для ключевых членов организаций или выбрать соответствующие условия архивирования, такие как электронные письма старше определенного количества месяцев или размер электронной почты, превышающий определенное предел, среди прочего.

Pro-tip : Создавайте настраиваемые политики архивирования для определенных групп пользователей с индивидуальными сроками хранения и настраивайте их в дальнейшем с определенными условиями архивирования, такими как возраст, размер сообщения и т. Д.

Освободите свое хранилище электронной почты, освободив закрытые юридические удержания

Судебное удержание требует, чтобы организация сохраняла все данные, которые могут иметь отношение к судебному разбирательству с участием компании. Это необходимо для того, чтобы убедиться, что все документы, относящиеся к судебному разбирательству, не уничтожены и доступны для процесса обнаружения.Установка судебного запрета на хранение данных увеличивает затраты на хранение и экспоненциально увеличивает площадь с течением времени, поэтому снятие удержания необходимо после завершения расследования. После отмены удержания все данные с истекшим сроком хранения будут удалены, что позволит вам восстановить хранилище.

Pro-tip : Освободите юридические удержания ваших данных после завершения расследования и освободите место для хранения.

Управляйте пользовательским хранилищем как профессионал

Не все почтовые ящики растут с одинаковой скоростью: у некоторых опытных пользователей электронной почты почтовые ящики раздуваются до терабайт за несколько лет, в то время как у других никогда не превышаются квоты почтовых ящиков по умолчанию.Следовательно, доступ к отчетам о пользовательском хранилище, подобным тем, которые предлагает Zoho Mail, помогает понять основных пользователей и их поведение. Эти отчеты помогают определить требования к дополнительному хранилищу или выбрать упреждающее управление путем совместного использования пула общего хранилища между пользователями.

Pro-tip : Создание полной картины использования данных в вашей организации и требований позволяет вам установить наиболее эффективную политику, гарантирующую эффективную оптимизацию вашего хранилища.

Совет по оптимизации затрат : Для крупных организаций с персоналом службы поддержки инфраструктуры и другими непрофильными сотрудниками, которым может не потребоваться архивирование, вы можете рассмотреть возможность использования комбинации планов Zoho Mail Premium (которые включают архивное хранилище с eDiscovery и хранилище 50 ГБ ) и план Zoho Mail Lite (без обнаружения электронных данных и архивного хранилища).

Вы также можете попробовать смешивать и сопоставлять, купив только необходимые лицензии и назначив нужные лицензии людям, которые в них нуждаются.