Содержание

Делопроизводство и ведение архива организации

Цель: Ознакомить слушателей с современными требованиями к делопроизводству и ведению архива на предприятиях, а также сформировать новые навыки и умения.

Расписание семинаров:

06.11 – Обзор законодательства в области делопроизводства и архивного дела, анализ произошедших изменений.

09.11 – Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Открыта регистрация

09.11 – Организация документооборота, структура и разработка инструкции по делопроизводству. Открыта регистрация

13.11 – Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки. Открыта регистрация

16, 18, 20 ноября – Состав и правила оформления распорядительных документов. Открыта регистрация

23.

11 м 25.11 – Требования к составлению информационно-справочных документов. Открыта регистрация

30.11 – Номенклатура дел.  Открыта регистрация

02.12 – Основные правила работы архивов организаций. Открыта регистрация

02.12 и 04.12 – Процедура архивирования документов. Открыта регистрация

04.12 и 07.12 – Требования к обеспечению сохранности документов. Открыта регистрация

07.12 – Порядок передачи документов из архива на хранение в государственный, ведомственный или муниципальный архив в случае реорганизации, ликвидации и банкротства организации. Открыта регистрация

11.12 – Ведение делопроизводства компании. Практический курс (ответы на вопросы). Открыта регистрация

Спикер: 

Некрасова Ольга Сергеевна – преподаватель кафедры экономики и менеджмента Российской академии народного хозяйства и государственной службы — РАНХ и ГС (филиал в Перми), кандидат социологических наук, специалист по кадрам в Финансово-экономическом колледже г.

Перми.

Организатор семинаров: Некоммерческая организация «Пермский фонд развития предпринимательства» (центр «Мой бизнес») по поручению Правительства Пермского края в рамках нацпроекта «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы» 

Видеозаписи всех семинаров цикла “Делопроизводство и ведение архива организации”

Обзор законодательства в области делопроизводства и архивного дела, анализ произошедших изменений 06.11.2020

Бланки документов 13.11.2020

Состав и правила оформления распорядительных документов 16.11.2020

Состав и правила оформления распорядительных документов 18. 11.2020

Состав и правила оформления распорядительных документов 20.11.2020

Требования к составлению информационно справочных документов 23.11.2020

Требования к составлению информационно справочных документов 25.11.2020

Требования к составлению информационно справочных документов 27.11.2020

Номенклатура дел 30.11.2020

Организация документооборота 09. 11.2020

Современные требования к оформлению и хранению 09.11.2020

Основные правила работы архивов организаций 02.12.2020

Процедура архивирования документов 02.12.2020

Процедура архивирования документов 04.12.2020

Требования к обеспечению сохранности документов 4.12.2020

Требования к обеспечению сохранности документов 07. 12.2020

Порядок передачи документов из архива организации 07.12.2020

Ведение делопроизводства компании. Практический курс 11.12.2020

Семинар «Делопроизводство и ведение архива организации»

05.11.2020

Уважаемые предприниматели!
Приглашаем вас 06.11.2020 в 17-00 принять участие в семинаре «Делопроизводство и ведение архива организации»

Цель: Ознакомить слушателей с современными требованиями к делопроизводству и ведению архива на предприятиях, а также сформировать новые навыки и умения.

Расписание семинаров:

06. 11 – Обзор законодательства в области делопроизводства и архивного дела, анализ произошедших изменений.

09.11 – Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Открыта регистрация

09.11 – Организация документооборота, структура и разработка инструкции по делопроизводству. Открыта регистрация

16.11 – Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки. Открыта регистрация

20.11 – 27.11 – Состав и правила оформления распорядительных документов. Открыта регистрация

27.11 – 04.12 – Требования к составлению информационно-справочных документов. Открыта регистрация

07.12 – Номенклатура дел.  Открыта регистрация

11.12 – Основные правила работы архивов организаций. Открыта регистрация

14.12 и 18.12 – Процедура архивирования документов.

 Открыта регистрация

18.12 и 21.12 – Требования к обеспечению сохранности документов. Открыта регистрация

21.12 – Порядок передачи документов из архива на хранение в государственный, ведомственный или муниципальный архив в случае реорганизации, ликвидации и банкротства организации. Открыта регистрация

25.12 – Ведение делопроизводства компании. Практический курс (ответы на вопросы). Открыта регистрация

Спикер: 

Некрасова Ольга Сергеевна – преподаватель кафедры экономики и менеджмента Российской академии народного хозяйства и государственной службы — РАНХ и ГС (филиал в Перми), кандидат социологических наук, специалист по кадрам в Финансово-экономическом колледже г. Перми.

Участие бесплатное по обязательной предварительной регистрации. 


Ведение архивного делопроизводства

Архивное делопроизводство — часть единой системы делопроизводства любой организации.

 

Его задача состоит в том, чтобы каждый документ:

  • Своевременно поступил на хранение.
  • Занял место в нужном деле и папке.
  • Был доступен в течение всего времени хранения.
  • По истечении срока хранения — был уничтожен или сдан в соответствующую организацию.

При организации делопроизводства с нуля предполагается и разработка образцов документов для каждого отдела и каждой операции, создание номенклатуры, описей дел и их оформление. Кроме того, задачей ответственного за делопроизводство станет и создание должностных инструкций для источников документов (отделов, департаментов, сотрудников)

Архивное делопроизводство

Идеальная работа архива, а значит и правильно организованное делопроизводство, предполагает, что каждый документ, появившийся в результате деятельности организации:

  • Анализируется с точки зрения ценности — по итогам экспертизы он отправляется в архив или уничтожается.
  • Снабжается реквизитами, с помощью которых упрощается распределение по делам и поиск.
  • Подшивается в дело — дела формируются как по источнику документа (отделу, департаменту), так и по дате и срокам хранения.
  • Вносится в опись.

В результате, даже если в организации бумажный архив, на поиск любых документов не уходит много времени, места не архивных полках не занимают малоценные и просто ненужные бумаги, а любая информация о нем, в том числе краткое содержание, доступна даже в случае, если он утрачен (например, уничтожен по истечении срока хранения).

Электронный архив

Правильное ведение архивного делопроизводства в разы ускоряет и упрощает перевод архива организации в электронный вид. Достаточно скопировать готовую структуру, оцифровать документы и разместить их в соответствующих делах и разделах электронного хранилища. При этом этап экспертизы, отбраковки поврежденных документов или проверки правильности размещения документа в том или ином деле практически не нужен.

То есть перевод в электронный вид сводится к чисто техническим операциям, которые выполняются в поточном режиме.

«Архив организации: проблемы, требования, практика, рекомендации».

Под таким названием в администрации муниципального образования «Приволжский район» состоялось совещание сотрудников Агентства по делам архивов Астраханской области и Архивного отдела администрации муниципального образования «Приволжский район» Астраханской области с представителями двенадцати муниципальных образований, расположенных на территории района, ответственными за ведение делопроизводства и архива.

Целью мероприятия являлось оказание консультативной и методической помощи работникам администраций по вопросам архивного дела и делопроизводства в свете вступивших в силу Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Мероприятие состояло из двух этапов. В конференц-зале районной администрации обсуждались вопросы нормативно-правового регулирования деятельности архива муниципального образования, эффективные методы работы с архивными документами, основные принципы и практические приемы архивирования.

Второй этап мероприятия проходил в новом здании Архивного отдела муниципального образования «Приволжский район» Астраханской области, где обсуждались актуальные вопросы создания номенклатуры дел, экспертизы ценности документов и их упорядочения, а также на примере этого архива участники  смогли ознакомиться с нормативными требованиями, предъявляемыми к условиям хранения документов, получили информацию об архивном оборудовании и средствах хранения архивных документов.

Еще в июне 2017 года архивный отдел администрации муниципального образования «Приволжский район» Астраханской области, который долгие годы  находился в не приспособленном для хранения документов  помещении ОАО «Ростелеком», переехал в новое здание.

Дефицит площадей  – самая распространенная проблема архивов, которые ежегодно пополняются документами. Старое помещение муниципального архива имело малую вместимость, а его загруженность приближалась к критическим 100 процентам, поэтому руководством администрации района было принято решение разместить архив в новом здании с выделением дополнительных площадей, которые были оборудованы новейшей системой кондиционирования воздуха, способной поддерживать постоянный температурно-влажностный режим, снабжены автоматической системой  пожаротушения и сигнализации. Также муниципальному архиву администрацией приобретено сканирующее оборудование для оцифровки архивных документов.

По окончании мероприятия гости выразили единодушное пожелание сделать такие встречи с архивистами традиционными.

Архив с нуля пошаговая инструкция

Этапы создания архива в организации

Если вы решили приступить к созданию архива в своей компании, то вам нужно выполнить ряд последовательных операций самостоятельно, либо же обратиться за помощью к профессиональному архивариусу. Раскроем порядок действий, если вы склоняетесь к самостоятельной работе.

Законодательная подготовка

Это первый и очень важный, которым ни в коем случае не стоит пренебрегать. На данной стадии вам нужно тщательно изучить законодательную базу, касающуюся норм и правил создания и работы архивов. Речь идет о всевозможных нормативно-правовых документах, начиная с Федерального закона » Об архивном деле…» и заканчивая Основными правилами работы архивов и ГОСТами, имеющими отношение к делу.

На этом же этапе обычно создается локальный документ компании, в котором фиксируются общие положения, состав документов, задачи, ответственные лица и другие вопросы, связанные с работой будущего архива.

Архивариус

На втором этапе руководитель принимает решение о том, нужно ли ему выделять отдельную штатную единицу архивариуса или эти обязанности возьмет на себя кто-то из имеющихся сотрудников (обычно они падают на кадровика или бухгалтерию). В любом случае, не лишним будет составить должностные инструкции, прописать права и обязанности сотрудников.

Подготовка помещения

Если вы отказались от идеи отправить документы на внеофисное хранение в профессиональное архивохранилище, то на данной стадии нужно позаботиться о том, чтобы выбрать подходящее помещение и создать в нем необходимые для хранения условия.

Это должно быть отдельное помещение с системами охранной и пожарной сигнализации и средствами пожаротушения. В нем не должны проходить водопроводные и канализационные трубы и другие подобные коммуникации. Кроме того, комната должна быть оснащена техническими средствами для поддержания нужного температурно-влажностного режима.

Так как бумагу полагается хранить в затемненных условиях, то во-первых листы размещают в специальных коробах на металических стеллажах, а во-вторых, если в комнате есть окна, то нужно затемнять их, используя жалюзи, плотные шторы или окраску.

Очень важно поддерживать в таких помещениях чистоту и циркуляцию воздуха для того, чтобы не завелись жучки, грызуны, плесень и другие биологические вредители.

Оборудование и мебель

На четвертом этапе нужно закупить необходимую мебель, в частности металлические стеллажи. В помещениях с окнами их размещают перпендикулярно окна, ни в коем случае нельзя ставить их у наружных стен.

На этом же этапе составляется план или схема размещения дел в архиве. Это очень важно, так как именно на данной стадии вы создаете условия, в которых вам потом нужно будет легко и быстро ориентироваться.

Подготовка документов для передачи в архив

И, наконец, наступает этап, который многие считают единственным в процессе создания архива — подготовка документов к передаче и непосредственная организация архива. На данной стадии важно отобрать все то, что подлежит хранению, рассортировать в соответствии с выбранным методом, разместить в папки, короба и поставить на стеллажи. Кроме того, на этой стадии очень важно создавать каталог, который должен храниться как в бумажном, так и в электронном виде.

Как организовать архивную работу в компании с нуля

Каждая компания должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу. Но что делать, если вы никогда не вели архивную работу? В рамках вебинара Кулаева Наталия, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис», рассказала о том, на что обратить внимание при создании архива, как передать дела из структурных подразделений в архив, и как учитывать документы, которые поступают в архив. В конце статьи мы публикуем ответы на популярные вопросы с мероприятия.

Кулаева Наталия,
юрист, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис»

Вопросы, которые будут на вебинаре:

  1. На что обратить внимание при создании архива
  2. Какие нюансы в Приказе о создании архива в организации
  3. Какова процедура передачи дел из структурных подразделений в архив
  4. Как учесть документы, поступившие в архив, и создать номенклатуру дел
  5. Как создать правила выдачи документов, хранящихся в архиве