Ведение архива в организации: Ведение архива \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс
Делопроизводство и ведение архива организации
Цель: Ознакомить слушателей с современными требованиями к делопроизводству и ведению архива на предприятиях, а также сформировать новые навыки и умения.
Расписание семинаров:
06.11 – Обзор законодательства в области делопроизводства и архивного дела, анализ произошедших изменений.
09.11 – Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Открыта регистрация
09.11 – Организация документооборота, структура и разработка инструкции по делопроизводству. Открыта регистрация
13.11 – Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки. Открыта регистрация
16, 18, 20 ноября – Состав и правила оформления распорядительных документов. Открыта регистрация
23.
30.11 – Номенклатура дел. Открыта регистрация
02.12 – Основные правила работы архивов организаций. Открыта регистрация
02.12 и 04.12 – Процедура архивирования документов. Открыта регистрация
04.12 и 07.12 – Требования к обеспечению сохранности документов. Открыта регистрация
07.12 – Порядок передачи документов из архива на хранение в государственный, ведомственный или муниципальный архив в случае реорганизации, ликвидации и банкротства организации. Открыта регистрация
11.12 – Ведение делопроизводства компании. Практический курс (ответы на вопросы). Открыта регистрация
Спикер:
Некрасова Ольга Сергеевна – преподаватель кафедры экономики и менеджмента Российской академии народного хозяйства и государственной службы — РАНХ и ГС (филиал в Перми), кандидат социологических наук, специалист по кадрам в Финансово-экономическом колледже г.
Видеозаписи всех семинаров цикла “Делопроизводство и ведение архива организации”
Обзор законодательства в области делопроизводства и архивного дела, анализ произошедших изменений 06.11.2020
Бланки документов 13.11.2020
Состав и правила оформления распорядительных документов 16.11.2020
Состав и правила оформления распорядительных документов 18.
11.2020
Состав и правила оформления распорядительных документов 20.11.2020
Требования к составлению информационно справочных документов 23.11.2020
Требования к составлению информационно справочных документов 25.11.2020
Требования к составлению информационно справочных документов 27.11.2020
Номенклатура дел 30.11.2020
Организация документооборота 09.
11.2020
Современные требования к оформлению и хранению 09.11.2020
Основные правила работы архивов организаций 02.12.2020
Процедура архивирования документов 02.12.2020
Процедура архивирования документов 04.12.2020
Требования к обеспечению сохранности документов 4.12.2020
Требования к обеспечению сохранности документов 07.
12.2020
Порядок передачи документов из архива организации 07.12.2020
Ведение делопроизводства компании. Практический курс 11.12.2020
Семинар «Делопроизводство и ведение архива организации»
05.11.2020
Уважаемые предприниматели!
Приглашаем вас 06.11.2020 в 17-00 принять участие в семинаре «Делопроизводство и ведение архива организации»
Цель: Ознакомить слушателей с современными требованиями к делопроизводству и ведению архива на предприятиях, а также сформировать новые навыки и умения.
Расписание семинаров:
06.
11 – Обзор законодательства в области делопроизводства и архивного дела, анализ произошедших изменений.
09.11 – Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Открыта регистрация
09.11 – Организация документооборота, структура и разработка инструкции по делопроизводству. Открыта регистрация
16.11 – Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки. Открыта регистрация
20.11 – 27.11 – Состав и правила оформления распорядительных документов. Открыта регистрация
27.11 – 04.12 – Требования к составлению информационно-справочных документов. Открыта регистрация
07.12 – Номенклатура дел. Открыта регистрация
11.12 – Основные правила работы архивов организаций. Открыта регистрация
14.12 и 18.12 – Процедура архивирования документов.
18.12 и 21.12 – Требования к обеспечению сохранности документов. Открыта регистрация
21.12 – Порядок передачи документов из архива на хранение в государственный, ведомственный или муниципальный архив в случае реорганизации, ликвидации и банкротства организации. Открыта регистрация
25.12 – Ведение делопроизводства компании. Практический курс (ответы на вопросы). Открыта регистрация
Спикер:
Некрасова Ольга Сергеевна – преподаватель кафедры экономики и менеджмента Российской академии народного хозяйства и государственной службы — РАНХ и ГС (филиал в Перми), кандидат социологических наук, специалист по кадрам в Финансово-экономическом колледже г. Перми.
Участие бесплатное по обязательной предварительной регистрации.
Ведение архивного делопроизводства
Архивное делопроизводство — часть единой системы делопроизводства любой организации.
Его задача состоит в том, чтобы каждый документ:
- Своевременно поступил на хранение.
- Занял место в нужном деле и папке.
- Был доступен в течение всего времени хранения.
- По истечении срока хранения — был уничтожен или сдан в соответствующую организацию.
При организации делопроизводства с нуля предполагается и разработка образцов документов для каждого отдела и каждой операции, создание номенклатуры, описей дел и их оформление. Кроме того, задачей ответственного за делопроизводство станет и создание должностных инструкций для источников документов (отделов, департаментов, сотрудников)
Архивное делопроизводство
Идеальная работа архива, а значит и правильно организованное делопроизводство, предполагает, что каждый документ, появившийся в результате деятельности организации:
- Анализируется с точки зрения ценности — по итогам экспертизы он отправляется в архив или уничтожается.
- Снабжается реквизитами, с помощью которых упрощается распределение по делам и поиск.
- Подшивается в дело — дела формируются как по источнику документа (отделу, департаменту), так и по дате и срокам хранения.
- Вносится в опись.
В результате, даже если в организации бумажный архив, на поиск любых документов не уходит много времени, места не архивных полках не занимают малоценные и просто ненужные бумаги, а любая информация о нем, в том числе краткое содержание, доступна даже в случае, если он утрачен (например, уничтожен по истечении срока хранения).
Электронный архив
Правильное ведение архивного делопроизводства в разы ускоряет и упрощает перевод архива организации в электронный вид. Достаточно скопировать готовую структуру, оцифровать документы и разместить их в соответствующих делах и разделах электронного хранилища. При этом этап экспертизы, отбраковки поврежденных документов или проверки правильности размещения документа в том или ином деле практически не нужен.
«Архив организации: проблемы, требования, практика, рекомендации».
Под таким названием в администрации муниципального образования «Приволжский район» состоялось совещание сотрудников Агентства по делам архивов Астраханской области и Архивного отдела администрации муниципального образования «Приволжский район» Астраханской области с представителями двенадцати муниципальных образований, расположенных на территории района, ответственными за ведение делопроизводства и архива.
Целью мероприятия являлось оказание консультативной и методической помощи работникам администраций по вопросам архивного дела и делопроизводства в свете вступивших в силу Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Мероприятие состояло из двух этапов. В конференц-зале районной администрации обсуждались вопросы нормативно-правового регулирования деятельности архива муниципального образования, эффективные методы работы с архивными документами, основные принципы и практические приемы архивирования.
Второй этап мероприятия проходил в новом здании Архивного отдела муниципального образования «Приволжский район» Астраханской области, где обсуждались актуальные вопросы создания номенклатуры дел, экспертизы ценности документов и их упорядочения, а также на примере этого архива участники смогли ознакомиться с нормативными требованиями, предъявляемыми к условиям хранения документов, получили информацию об архивном оборудовании и средствах хранения архивных документов.
Еще в июне 2017 года архивный отдел администрации муниципального образования «Приволжский район» Астраханской области, который долгие годы находился в не приспособленном для хранения документов помещении ОАО «Ростелеком», переехал в новое здание.
Дефицит площадей – самая распространенная проблема архивов, которые ежегодно пополняются документами. Старое помещение муниципального архива имело малую вместимость, а его загруженность приближалась к критическим 100 процентам, поэтому руководством администрации района было принято решение разместить архив в новом здании с выделением дополнительных площадей, которые были оборудованы новейшей системой кондиционирования воздуха, способной поддерживать постоянный температурно-влажностный режим, снабжены автоматической системой пожаротушения и сигнализации. Также муниципальному архиву администрацией приобретено сканирующее оборудование для оцифровки архивных документов.
По окончании мероприятия гости выразили единодушное пожелание сделать такие встречи с архивистами традиционными.
Архив с нуля пошаговая инструкция
Этапы создания архива в организации
Если вы решили приступить к созданию архива в своей компании, то вам нужно выполнить ряд последовательных операций самостоятельно, либо же обратиться за помощью к профессиональному архивариусу.
Раскроем порядок действий, если вы склоняетесь к самостоятельной работе.
Законодательная подготовка
Это первый и очень важный, которым ни в коем случае не стоит пренебрегать. На данной стадии вам нужно тщательно изучить законодательную базу, касающуюся норм и правил создания и работы архивов. Речь идет о всевозможных нормативно-правовых документах, начиная с Федерального закона » Об архивном деле…» и заканчивая Основными правилами работы архивов и ГОСТами, имеющими отношение к делу.
На этом же этапе обычно создается локальный документ компании, в котором фиксируются общие положения, состав документов, задачи, ответственные лица и другие вопросы, связанные с работой будущего архива.
Архивариус
На втором этапе руководитель принимает решение о том, нужно ли ему выделять отдельную штатную единицу архивариуса или эти обязанности возьмет на себя кто-то из имеющихся сотрудников (обычно они падают на кадровика или бухгалтерию). В любом случае, не лишним будет составить должностные инструкции, прописать права и обязанности сотрудников.
Подготовка помещения
Если вы отказались от идеи отправить документы на внеофисное хранение в профессиональное архивохранилище, то на данной стадии нужно позаботиться о том, чтобы выбрать подходящее помещение и создать в нем необходимые для хранения условия.
Это должно быть отдельное помещение с системами охранной и пожарной сигнализации и средствами пожаротушения. В нем не должны проходить водопроводные и канализационные трубы и другие подобные коммуникации. Кроме того, комната должна быть оснащена техническими средствами для поддержания нужного температурно-влажностного режима.
Так как бумагу полагается хранить в затемненных условиях, то во-первых листы размещают в специальных коробах на металических стеллажах, а во-вторых, если в комнате есть окна, то нужно затемнять их, используя жалюзи, плотные шторы или окраску.
Очень важно поддерживать в таких помещениях чистоту и циркуляцию воздуха для того, чтобы не завелись жучки, грызуны, плесень и другие биологические вредители.
Оборудование и мебель
На четвертом этапе нужно закупить необходимую мебель, в частности металлические стеллажи. В помещениях с окнами их размещают перпендикулярно окна, ни в коем случае нельзя ставить их у наружных стен.
На этом же этапе составляется план или схема размещения дел в архиве. Это очень важно, так как именно на данной стадии вы создаете условия, в которых вам потом нужно будет легко и быстро ориентироваться.
Подготовка документов для передачи в архив
И, наконец, наступает этап, который многие считают единственным в процессе создания архива — подготовка документов к передаче и непосредственная организация архива. На данной стадии важно отобрать все то, что подлежит хранению, рассортировать в соответствии с выбранным методом, разместить в папки, короба и поставить на стеллажи. Кроме того, на этой стадии очень важно создавать каталог, который должен храниться как в бумажном, так и в электронном виде.
Как организовать архивную работу в компании с нуля
Каждая компания должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу.
Но что делать, если вы никогда не вели архивную работу? В рамках вебинара Кулаева Наталия, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис», рассказала о том, на что обратить внимание при создании архива, как передать дела из структурных подразделений в архив, и как учитывать документы, которые поступают в архив. В конце статьи мы публикуем ответы на популярные вопросы с мероприятия.
Кулаева Наталия,
юрист, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис»
Вопросы, которые будут на вебинаре:
- На что обратить внимание при создании архива
- Какие нюансы в Приказе о создании архива в организации
- Какова процедура передачи дел из структурных подразделений в архив
- Как учесть документы, поступившие в архив, и создать номенклатуру дел
- Как создать правила выдачи документов, хранящихся в архиве