Содержание

Запись в трудовой недействительна, как исправить: образец

Ни один, даже обладающий колоссальным опытом работы, кадровик или бухгалтер, не застрахован от досадных ошибок при заполнении трудовых книжек. К тому же причин возникновения ошибочных записей может быть несколько. Это и неточности в оформлении приказов по личному составу, и сбои в нумерации распоряжений, да и пресловутый человеческий фактор. Хотя, надо отметить, что трудовая книжка – документ, требующий внимательного отношения, и ошибки в нем случаются нечасто. Однако если недействительная запись в трудовой книжке все же появилась, то исправить ее нужно незамедлительно.

Отмена записи в трудовой книжке: общие правила

Сведения в документ вносятся в соответствии со специальной инструкцией № 69, регламентирующей этот процесс и утвержденной Постановлением Минтруда 20.20.2003. Там же прописаны и требования, объясняющие порядок внесения исправительных записей. Рассмотрим правила, действующие в этой области кадрового делопроизводства.

Аннулирование записи в трудовой книжке: особенности внесения изменений

Неправильная информация может быть установлена как в любом разделе документа, так и на титуле. Несмотря на то, что законом продиктованы одинаковые способы исправления сведений, мы рассмотрим разные случаи возможных ошибок.

Следуя общим указаниям, неточности, допущенные кадровиком на этапе оформления документа, автоматически делают новую книжку недействительной. Она должна быть уничтожена. При обнаружении ошибки в уже действующей книжке требуется новой записью объявить о недействительности записи предыдущей. Зачеркивать неточную запись или пользоваться корректировочной канцелярской жидкостью нельзя. Разберемся, как убрать запись из трудовой книжки в соответствии с инструкцией.

Запись в трудовой недействительна: как исправить

При нахождении неверных сведений в тексте специалист вносит поправочную информацию, для чего указывает:

  • Порядковый № записи;
  • В гр. «Дата» - дату производства записи арабскими цифрами
  • В гр. «Сведения о работе» - название фирмы (полное и аббревиатуру), неправильная запись признается недействительной фразой «запись № … считать недействительной
    »
    , вносится новая информация;
  • В графе «Наименование, дата и номер документа, обосновывающего запись» фиксируется № и дата распоряжения, подтверждающего правдивость новых сведений;
  • Должность и подпись специалиста, сделавшего исправление.

Таков алгоритм исправлений, когда неточность допущена исполнителем в одной организации. Например, при ошибке в названии должности (образец № 1), номере распоряжения по личному составу или его содержания (образец № 2).

Запись в трудовой о недействительности записи: образец № 1

Признание записи в трудовой книжке недействительной: образец № 2

При установлении неточности после увольнения, верные сведения может внести специалист прежней компании (как в образце № 3), если бывший сотрудник еще не успел устроиться официально.

Отмена записи в трудовой книжке: образец № 3

Если неточность допущена специалистами компании, в которой сотрудник работал прежде, то исправить запись может кадровик новой фирмы при предъявлении сотрудником документов, подтверждающих существование ошибки и доказывающих правдивость иной информации.

Как аннулировать запись в трудовой при неправильно внесенных датах

Отсутствие внимания специалиста в написании дат чревато осложнениями в будущих взаимоотношениях с Пенсионным фондом, и это обстоятельство должен учитывать сам работник, а потому не лишним будет проверить написанное. Ошибки в датах приема, перевода или увольнения должны исправляться обязательно. Если подобная неточность обнаружена работником, то ему следует обратиться к руководителю фирмы или его заместителю по кадровой работе и оформить заявление с просьбой об исправлении. В компании на его основании издается соответствующий приказ, а специалист - кадровик:

  • Исправительной записью «запись № … в трудовой книжке считать недействительной» подтверждает ошибочность ранее означенных данных;
  • Заносит правильную дату, проставляет № приказа - основания для внесения измененной информации;
  • Указывает должность, ФИО и подпись, скрепляет запись печатью компании.

Как отменить запись в титуле трудовой книжки

Титульный лист содержит основные сведения о сотруднике.

Незамеченная при оформлении трудовой книжки ошибка должна быть устранена сразу после обнаружения. Здесь несколько иной алгоритм исправлений: неверную информацию разрешается зачеркивать в исключительных случаях. Часто кадровикам приходится изменять фамилии сотрудниц в связи с заключением брака. Добрачные фамилии зачеркивают ровной четкой линией, делают пометку о недействительности, вносят новые сведения и, как правило, на развороте записывают информацию, подтверждающую смену фамилии - № и дату свидетельства о браке. Запись подтверждается подписью специалиста и печатью предприятия.

Образец № 4: аннулирование записи в трудовой книжке (титул)

Важно помнить, что аннулирование записи в трудовой книжке законно лишь при письменном признании пронумерованной предыдущей записи недействительной, а исправленная информация должна иметь документальное подтверждение.

Фиктивная запись в трудовой книжке: ответственность

Оставление в трудовой книжке несоответствующих действительности записей инспекторы гострудинспекции расценивают как нарушение трудового законодательства, а такие выводы могут привести к привлечению работодателя (или должностного лица) по ст.

5.27 КоАП.

Запись в трудовой книжке о недействительной записи о приеме

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Запись в трудовой книжке о недействительной записи о приеме (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Запись в трудовой книжке о недействительной записи о приеме Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Апелляционное определение Московского городского суда от 16.12.2020 по делу N 33-421199/2020
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истец обратился к ответчику за назначением страховой пенсии по старости, однако в назначении страховой пенсии ему было отказано, при этом в подсчет стажа не были включены периоды работы.

Решение: 1) - 3) Удовлетворено.Из изложенного следует, что записи о работе, приказы о приеме, увольнении в трудовую книжку, вносятся администрацией предприятия или специально уполномоченным им лицом. Своевременное и правильное заполнение трудовой книжки относится к обязанностям работодателя и отсутствие печати на титульном листе не свидетельствует о недействительности самих записей, и не может являться основанием для исключения данных периодов работы из стажа для назначения пенсии, как не зависящее от воли истца обстоятельство, и тем самым, лишать истца права на полное пенсионное обеспечение. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Апелляционное определение Московского городского суда от 12.07.2018 по делу N 33-30393/2018
Требование: О признании недействительными записей в трудовой книжке, обязании восстановить запись в трудовой книжке об увольнении, взыскании денежных средств, компенсации за нарушение сроков выплат, компенсации морального вреда.

Обстоятельства: Истица указала, что в уведомлении о ликвидации общества содержалось предложение расторгнуть трудовой договор до истечения двухмесячного срока, на что она выразила согласие, ответчиком произведен расчет компенсации в связи с досрочным увольнением, подписано платежное поручение, которое в дальнейшем было отозвано, ответчиком издан приказ о расторжении трудового договора, с датой увольнения она не согласна.
Решение: В удовлетворении требования отказано.При указанных обстоятельствах, доводы истца о начислении дополнительной компенсации в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении и передачи платежного поручения в Банк в целях последующей выплаты работнику, не влекут недействительность произведенных ответчиком в трудовой книжке записей о недействительности записи о расторжении трудового договора от дата и увольнении истца дата и не свидетельствует о принятии работодателем решения о расторжении трудового договора с работником непосредственно дата и взыскании дополнительной компенсации в размере среднего заработка в сумме сумма.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Запись в трудовой книжке о недействительной записи о приеме Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Проблемы аннулирования трудового договора
(Кичигин С.В.)
("Актуальные проблемы российского права", 2021, N 4)Поскольку трудовые отношения между сторонами не возникли, то никаких записей в трудовую книжку работника не вносится . А в том случае, если запись о приеме на работу была сделана, то после издания приказа об аннулировании трудового договора и отмены приказа о приеме на работу в трудовой книжке работника следует сделать запись о признании недействительной записи о приеме на работу со ссылкой на приказ об аннулировании трудового договора. В порядке ст. 84.1 ТК РФ вместе с заверенными надлежащим образом копиями приказов об аннулировании и приказа об отмене приказа о приеме на работу (при наличии) следует направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте .

Нормативные акты: Запись в трудовой книжке о недействительной записи о приеме Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69
(ред. от 31.10.2016)
"Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
(Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219)Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Признание записи в трудовой книжке недействительной, образец

Вышеперечисленные формулировки являются недействительными и подлежат исправлению.Недействительная дата трудоустройства сотрудника Если в трудовую книжку внесена неверная дата приема сотрудника на работу, то придется переписывать всю строку заново. Для этого следует под неверной записью указать строку «запись под номером…недействительна», а чуть ниже переписать и указать верную дату. Изменение формулировки увольнения. Бывают случаи, когда неверно внесена формулировка увольнения, она исправляется таким образом: изначально ошибочная запись признается недействительной, далее вносится новая формулировка увольнения работника. Исправление ошибки, замеченной после увольнения Устроившись на новую работу, сотрудник отдал трудовую книжку работодателю. При мониторинге документа была выявлена ошибочная запись, сделанная работнику на его предыдущем месте работы.

Запись в трудовой книжке считать недействительной — образец

После признания соответствующей информации недействительной работодателю, корректирующему сведения, необходимо указать правильные данные.

Они должны полностью совпадать с официальными документами.

Ссылаться на свидетельские показания в этом случае нельзя. В пункте 1.2 Инструкции содержится пример, который можно использовать как образец признания записи в трудовой книжке недействительной.

Внимание

Отметку о признании ошибочных данных недействительными надо делать ниже последней записи в трудовой книжке и сразу под ней указывать верные данные. Нумерация сведений продолжается в хронологическом порядке.

Аналогичным способом в трудовую книжку вносятся исправления во все ошибочные сведения. Для корректировки неточностей в вышеназванном формуляре можно воспользоваться прилагаемым образцом записи в трудовой книжке о недействительности записи.

Запись в трудовой книжке недействительна: образцы и как исправить

Следовательно, чтобы внести последующие исправления, необходимо сначала в столбце 3 указать наименование организации, а потом вписать изменения по общему порядку. В противном случае будет непонятно кто произвел исправление.

Важно

После совершения всех этих действий блок следует закрыть. Если признаны незаконными увольнение или перевод на другую работу Скачать форму дубликата В таком случае незаконную запись аннулируют в общем порядке.

Если при этом сотрудник пожелает, то ему выдается дубликат трудовой книжки, в котором вообще не будет подобных сведений. Таким образом, признание записи недействительной — это основной способ исправления ошибок в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Процедура признания записи в трудовой книжке недействительной — образец

Трудовая книжка – это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке.

«Запись недействительна» – что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе? Чем руководствоваться? Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

  • ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
  • Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ.

Онлайн журнал для бухгалтера

Читайте подробнее о записях в трудовой книжке в статье Отметка о том, что запись недействительна, в трудовой книжке делается в тот же день, когда была обнаружена ошибка или когда были представлены документы, подтверждающие факт внесения неверных сведений. После надписи «Запись за номером недействительна», строчкой ниже вносится правильная запись.
При внесении записи о том, что какая-либо из предыдущих записей признается недействительной, графы трудовой книжки заполняются в обычном порядке: — в графу 1 — проставляется следующий порядковый номер; — в графу 2 – дата внесения записи; — в графу 3 – вносится надпись «Запись за номером недействительна» и ниже вносятся верные сведения; — в графу 4 – верные реквизиты документа, на основании которого вносятся новые, правильные сведения.

Признание записи в трудовой книжке недействительной (образец)

Нередко это приводит к тому, что в недопустимых случаях текст зачеркивается, что сейчас в основном нельзя делать. Раньше было легко и просто исправить любые данные таким образом — зачеркнув ошибку, вписать рядом правильную формулировку.

Инфо

Даже такие слова как «исправленному верить» и заверить подписью и печатью (штампом) предприятия. Однако в настоящее время такой порядок не предусмотрен законодательством, поэтому его применение будет неверным.

Например, капиллярной ручкой вносить такие записи нельзя, также, как и пастой красного или зеленого цвета. Паста или чернила могут быть максимум фиолетовыми.

Недействительная запись в трудовой книжке

К примеру, если недействительна запись под номером 2, а последняя из записей имеет номер 4, то корректировка будет иметь номер 5, а не 3.

  • Во 2-й графе прописать дату, в которую в книжку вносится исправляющая запись. Ее необходимо указывать обязательно цифрами в формате ХХ. ХХ.ХХХХ.
  • Следующая, 3-я графа предназначена непосредственно для содержания корректировки. Сюда заносятся сведения о том, какая именно из ранее внесенных в книжку записей должна быть признана ничтожной. К примеру: «Запись № 2 недействительна».
  • Если фирма признает недействительной запись, которую сама же внесла ранее, то в графу 4 вписываются реквизиты внутреннего документа, подтверждающего верные сведения, вносимые взамен ошибочных.

Образец признания записи в трудовой книжке недействительной

Бланк с ошибочной записью необходимо уничтожить (составив акт об этом) и корректно заполнить новый бланк, который впоследствии будет выдан сотруднику (п. 42 правил № 225). Подробнее о типовых бланках трудовых книжек см. в статье «Новый типовой бланк трудовой книжки». После того как будет сделана отметка о недействительности какой-либо из записей в трудовой книжке, в нее следует внести достоверную информацию (п. 30 правил № 255). ВАЖНО! Указанный выше порядок распространяется и на случаи, когда в книжку заносятся сведения о переводе специалиста на другое место работы либо его увольнении из фирмы, если впоследствии такой перевод/увольнение признается незаконным. Произвести указанные корректировки может сотрудник либо фирмы — текущего работодателя, либо компании, где ошиблись при внесении записи.

Признать запись в трудовой книжке недействительной образец

А сведения об образовании могут дополняться сведениями о вновь полученной степени и т.п.

Признание недействительными записей в трудовой книжке

С какой целью оформляется документ Одна из задач трудовой книжки – достоверно отражать сведения о трудовом стаже человека для его признания при расчете размеров должностного оклада (к примеру, на государственной службе) и пенсии.

Досадно, когда из-за оплошности сотрудников кадровых служб человек впоследствии может потерять часть суммы, на которую вправе был рассчитывать при правильном заполнении документа. Поэтому важно заблаговременно обнаружить такие недочеты и максимально быстро устранить их.

Тем более, что со временем это сделать может быть сложно или даже невозможно (ликвидация предприятий, уничтожение документации и т. п.). Для того, чтобы облегчить корректировку сведений касательно работы, гражданам желательно всегда сохранять у себя все копии приказов о трудоустройстве, перемещении и увольнении.
Общее правило, которым следует руководствоваться, если необходимо оформить признание записи в трудовой книжке недействительной (образец ниже), это недопустимость разного рода исправлений, сделанных поверх существующей записи, а также зачеркиваний. Все корректировки и исправления могут быть осуществлены только путем признания неверной записи недействительной и внесения правильных сведений под новым порядковым номером. Как правило, отметка о том, что запись недействительна, в трудовой книжке (образец для 2016 года представлен ниже) делается работодателем, допустившим внесение неверных сведений при заполнении этого документа. Другим работодателем исправления могут быть внесены в том случае, если работник предоставит надлежащим образом оформленный документ с подтверждением от прежнего работодателя.

Как признать запись в трудовой книжке недействительной образец

ВАЖНО! Данный постулат не касается содержания титульного листа, так как заполнение этой части трудовой книжки регламентируется отдельными нормами. Ошибку исправляет допустивший ее работодатель или организация, в которой гражданин работает на момент обнаружения неверной записи.

Во втором случае работник должен представить бумаги, обосновывающие исправление и исходящие от бывшего работодателя или иной официальной организации. Согласно нормам, регулирующим изучаемую нами процедуру, допускаются только оригиналы документов, а не копии.

Если бывшее предприятие реорганизовано, то исправляет неправильную запись или представляет бумагу-основание правопреемник. Если оно ликвидировано (это касается и работодателей — индивидуальных предпринимателей), то изменения вносятся по текущему месту работы, при этом по требованию сотрудника работодатель обязан помочь в сборе необходимых документов.

Страховое правоPermalink

Закон

Как правильно исправить запись в трудовой книжке? «Запись недействительна»: образец исправления

8 апреля 2017

Трудовая книжка – это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке. «Запись недействительна» – что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе?

Чем руководствоваться?

Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

  • ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
  • Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

Изменение, исправление или дополнение?

Запись в трудовой книжке «запись недействительна» – что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?

Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.

Видео по теме

Кто может делать исправления?

«Запись считать недействительной» – в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия. Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Запись считать недействительной в трудовой книжке — образец

В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным. Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.

Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права.

Если обнаружена ошибка

Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые. Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов.

К типичным ошибкам можно отнести:

  1. Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.
  2. Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.

Формулировка – «запись недействительна» – в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.

Общие правила исправления

Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять. Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных. Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова сокращать нельзя.

Алгоритм корректировки

Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» – это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:

  1. В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
  2. В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.
  3. В третьей – делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
  4. Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.

Как правильно внести фразу: «Запись считать недействительной»? В трудовой книжке образец представлен чуть ниже.

Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

  1. Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
  2. Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
  3. На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
  4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Судебное предписание

Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально. В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой – ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении). Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации.

Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной. При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что это дубликат. Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.

Отдельные случаи

Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:

  1. В первой графе поставить порядковый номер.
  2. Во второй – дату внесения корректировки.
  3. В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
  4. В четвертой графе – реквизиты приказа о приеме.

А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.

Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют разную дату. Что делать, чтобы не испортилась трудовая книжка? «Запись недействительна» – текст указывается для номера и даты, являющихся неверными. Если у записей и номер, и дата одинаковые, то нужно к номеру неверной записи добавить букву «а» и далее ссылаться на номер с буквой «а». Если у записи нет номера, то его надо проставить, а потом ссылаться при исправлении на этот номер. Если без номера оказалась предыдущая запись, то в трудовой можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И проставить все необходимые реквизиты.

Закон
Как оформить работу по совместительству? Запись в трудовой книжке по совместительству: образец

Трудовая деятельность — неотъемлемая часть жизни каждого гражданина. Большинство людей не только работают, но и совмещают одновременно несколько должностных обязанностей. Такой подход называется трудом по совместитель…

Бизнес
Как правильно внести запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию

Регулярно работники кадровой службы сталкиваются с оформлением документов увольняющегося сотрудника. Безусловно, существует много причин для увольнения, поэтому необходимо в каждом случае отражать их в трудовой книжке…

Закон
Как важно правильно сделать запись в трудовой книжке

Среди кадровых документов есть один, который обязательно запрашивает любой работодатель при приеме на работу. Этот важный документ – трудовая книжка. Она отражает весь жизненный путь работника. Первая запись в т…

Закон
Запись в трудовой книжке о работе по совместительству. Образец записи в трудовую книжку по совместительству

В настоящее время многие работают по совместительству, имея постоянную работу. Естественно, когда появляется возможность получить дополнительный источник дохода, не все задумываются, а будет ли вторая работа как-то уч…

Закон
Запись в трудовой книжке об увольнении

 Основным документом, отражающим периоды профессиональной деятельности человека, является трудовая книжка. Это официальный документ, который вновь принимаемый сотрудник обязан предъявить работодателю. На о…

Закон
Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней о…

Образование
Как правильно: «слышать запах» или «чувствовать»? О некоторых тонкостях русского языка

Русский язык имеет более чем тысячелетнюю историю. Некоторые выражения, которые мы, не задумываясь, употребляем в повседневной жизни, при первичном рассмотрении могут показаться нелогичными или даже странными. Иностра…

Автомобили
Музыка в машине — залог хорошего настроения, или Как правильно выбрать акуситку в автомобиль

Каждый мужчина, который имеет свой автомобиль, хочет чувствовать себя за рулем максимально комфортно и естественно, другими словами, как «вареник в масле». Для этого он создает себе все условия: покупает автомобиль с …

Автомобили
Как правильно выбрать колонки в машину?

Современные водители уже и не представляют своих передвижений на автомобиле без акустического сопровождения. Хорошая аудиосистема необходима машине так же, как колеса или двигатель. Зачастую при покупке автомобиля в н…

Бизнес
А вы знаете, как правильно подвязывать огурцы в теплицах?

При выращивании огородных культур используют приспособления и устройства, которые облегчают уход и позволяют получить высокий урожай с единицы площади. Также применяют различные агроприемы. Один из них – подвязы…

Как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи?

Если в трудовую книжку внести неверную информацию, то эту запись необходимо исправить. Ошибочная запись в трудовой становится недействительной, и необходимо корректно это оформить.

Напомним, что записи в трудовой книжке нельзя исправлять или зачеркивать. Все ошибки исправляются путем признания записи в трудовой книжке недействительной.

Абсолютно любая запись может быть признана недействительно. Бывает даже, что запись о том, что запись недействительна необходимо признать недействительной.

Запись недействительна в трудовой книжке

Само собой, таких ситуаций лучше не допускать.

Для признания любой записи в трудовой книжке недействительной необходимо внести в трудовую новую запись (с новым номером), о признании ошибочной записи недействительной.

Рассмотрим более подробно ситуации на примерах.

Пример 1. Простой случай. Ошибку обнаружили сразу же после внесения записи. Например, неверно указана должность нового сотрудника: вместо тестировщика была указана должность программиста. Ответственный за ведение трудовых сотрудник, обнаружив ошибку, пишет в трудовую запись со следующим номером, в которой указывает текст: 

Запись №1 о приеме на работу недействительна. Принят на должность тестировщика.

В качестве даты ставится дата обнаружения ошибки или дата исходной записи, а в качестве основания — тот же самый документ, что и у основной записи

Пример 2.

После ошибочной записи были сделаны другие записи. В этом случае ставится очередной номер записи, и делается запись аналогичной той, которая указана в примере 1. Абсолютно непринципиально что между ошибочной записью и записью о признании её недействительностью есть какие-то другие. Единственное ограничение: нумерацию нельзя нарушать.

Пример 3. Если ошибочную запись обнаружили на новом месте работы, то для внесения исправления необходимо получить справку со старого места работы. В этом случае основанием для записи в трудовой будет уже не исходный документ (например, приказ), а справка, полученная на новом месте.

Более подробно о том, как правильно вносить записи в трудовую книжку читайте статью запись в трудовой книжке образец.

Заключение

Как видно из представленного материала, любую запись в трудовой можно признать недействительной, однако при внесении изменений в исправляющую запись необходимо быть особенно внимательным, чтобы само исправление не было неверным.

запись в трудовой в случае ошибки

Как исправить запись в трудовой книжке

На практике встречаются случаи, когда в трудовой книжке наименование организации записано неправильно. В такой ситуации основная сложность заключается в том, что исправление наименования организации не предусмотрено ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек исправление записи о приеме на работу происходит таким образом. После последней записи в разделе «Сведения о работе» проставляются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем производится правильная запись.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» до внесения записей о приеме на работу и награждении указываются в виде заголовков полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. п. 3.1, 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Нумерация для такой записи не предусмотрена.

Порядок и образец исправления недействительной записи в трудовой книжке

В связи возникают сложности, если необходимо внести исправления в наименование организации. Отметим, что соблюдать общий порядок внесения исправления путем указания «Запись за номером таким-то недействительна» представляется проблематичным.

В то же время п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрено исправление в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» ошибочных или неточных записей путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Учитывая изложенное, рекомендуем вносить исправления в наименование организации следующим образом. Строкой ниже неправильной записи наименования организации в графу 3 «Сведения о работе» вносится запись «Запись о наименовании организации недействительна». После этого на следующей строке в той же графе 3 указываются в виде заголовков правильное полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. Номер записи не проставляется, поскольку нумерация в этом случае не предусмотрена. После внесения исправлений в наименование организации делается запись о приеме на работу в соответствии с разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

См. образец заполнения трудовой книжки.

Дата добавления: 2017-12-14; просмотров: 127; Опубликованный материал нарушает авторские права? | Защита персональных данных |

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи

Содержание статьи

Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении. Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.

Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?

В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция)  определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «Запись недействительна».

После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:

№1 — последующего порядкового номера,

№2 — даты внесения записи,

№3 — следующего содержания: «Запись за номером таким-то недействительна» и строчкой ниже делается правильная запись,

№ 4 — правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.

Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.

Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке

Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
экономиста 10.02.2014 № 4-к
9 10 02 2014 Запись за номером 8 недействительна Приказ от
Принят в маркетинговый отдел на должность 10.02.2014 № 4-к
инженера

Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 12.02.2014 № 6-к
9 12 02 2014 Запись за номером 8 недействительна Приказ от
Принят в маркетинговый отдел на должность 12.02.2014 № 6-к
инженера

2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс »  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 10.02.2014 № 4-к
9 12 02 2014 Запись за номером 8 недействительна
12 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 12.02.2014 № 6-к

Пример 3. Изменение формулировки увольнения

Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 11 02 2013 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 11.02.2013 № 6-к
9 05 02 2014 Уволен по собственному желанию, пункт 3 Приказ от
статьи 77 Трудового кодекса Российской 05.02.2014 № 8-к
Федерации
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать
Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
10 05 02 2014 Запись за номером 9 недействительна, Приказ от
Уволен по соглашению сторон,  пункт 1 05.02.2014 № 8-к
статьи 77 Трудового кодекса Российской
Федерации
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения

Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
8 11 02 2013 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
экономиста 11.02.2013 № 6-к
9 05 02 2014 Уволен по собственному желанию, пункт 3 Приказ от
статьи 77 Трудового кодекса Российской 05.02.2014 № 8-к
Федерации
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать
Закрытое акционерное общество
«Алвиго-Транс»  (ЗАО «Алвиго-Транс»)
10 06 02 2014 Запись за номером 8 недействительна,
11 02 2013 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 11.02.2013 № 6-к
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.

Запись в трудовой книжке недействительна

Содержание статьи

Какими бы опытными ни были сотрудники отдела кадров, даже они не застрахованы от возможности делать ошибки в своей работе. Поэтому они со временем могут обнаружить, что запись в трудовой книжке недействительна. Причины такой проблемы кроются еще и в том, что некоторые мелкие компании поручают вести трудовые книжки сотрудников бухгалтеру либо этим занимается сам руководитель. Таким образом, делаются попытки сэкономить путем совмещения разных обязанностей.

Основные сведения об исправлениях

Грубые ошибки, а также пропуски в трудовой книжке, вынуждают специалистов из отдела кадров искать решение данной проблемы. Чтобы в дальнейшем не было каких-либо расхождений в понятиях, необходимо определиться с терминологией.

Изменениями и дополнениями являются записи, которые полностью заменяют либо дополняют ранее внесенные данные. Под исправлением подразумевается замена ошибочных записей на правильные. К примеру, запись в трудовой книжке о недействительности записи.

Кроме того, как и в других случаях, связанных с ведением документов, при исправлении недействительных данных необходимо руководствоваться конкретными нормативными актами и правилами. Основными являются:

  • Трудовой кодекс РФ, в частности статьи с 77 по 81 и с 83 по 84.1;
  • Правила о ведении и хранении книжек;
  • Инструкция, утвержденная правительством, по правильному заполнению.

Стоит отметить, что согласно анализу всех документов были сделаны выводы о том, что порядок и правила заполнения и исправления ошибок в трудовой книжке зависит от ее конкретного раздела.

Как поменять сведения о работнике

Эти данные вносят в той организации, куда впервые устроился работник. Они содержат полное имя сотрудника и дату его рождения. Бывают случаи, когда на этом этапе могут в трудовой книжке сделать запись – не действительна она, если, например, при написании имени «Наталья» сделали ошибку, записывая как «Наталия». То же самое бывает и с отчеством, не говоря уже о множестве случаев с неправильным написанием фамилии.

В этом случае возможны такие варианты. Если ошибка в сведениях о работнике обнаружена в самом начале, при его первом устройстве в организацию, то испорченный бланк уничтожается, а затем, без взимания денег с будущего сотрудника, приобретается и заполняется новая трудовая книжка. Но ошибочная информация может быть выявлена и при последующих заполнениях. Тогда остается один выход – обратиться в суд. Именно в суде можно получить признание о том, что данная книжка принадлежит конкретному работнику.

Большинство специалистов утверждают – любые исправления сотрудниками отдела кадров в трудовой книжке запрещены. Но некоторые ссылаются на ряд постановлений Российской Федерации, согласно которым зачеркивание ошибочных данных не разрешается лишь в тех разделах книжки, где есть информация о работе или награждении. Поэтому иногда осуществляются такие действия:

  • ошибку сначала зачеркивают одной сплошной чертой, после чего записывают верную информацию;
  • на внутренней стороне обложки ставят отметку со ссылкой на тот документ, в соответствии с которым внесены исправления;
  • новую запись заверяют подписью уполномоченного лица, а далее ставят печать.

Конечно, признание записи в трудовой книжке недействительной не является желательным ни для кадровиков, ни для сотрудников. Чтобы этого избежать, необходимо всего лишь быть внимательным и последовательным, тщательно сверяясь с паспортными данными.

Дополнительные данные о работнике

При устройстве на работу и предоставлении отделу кадров трудовой книжки может оказаться, что будущий сотрудник имеет незаконченное высшее образование, и окончит университет чрез несколько месяцев или лет. Некоторые кадровики делают грубую ошибку, упуская этот момент, и в дальнейшем оставляют такую запись, совсем не меняя. На самом деле сведения об образовании необходимо изменить, указав в книжке, что работник получил высшее образование.

То же самое можно сказать и об изменениях информации о профессии или специальности. Такие случаи рассмотрены в инструкциях, предусматривающих дополнение уже существующей записи новыми данными без зачеркивания. Нужно сказать, что и оставлять строку об образовании чистой до его окончания – неправильное решение.

Случается, что в отделе кадров руководствуются правилами, которые применяют при исправлении имени, фамилии и отчестве владельца трудовой. Это неправильно, поскольку запись новых сведений об образовании является именно дополнением в бланке, а не исправлением.

Ошибочные сведения о работе

Чаще всего ошибки встречаются именно в сведениях о работе. Поскольку трудовая книжка – это не обычный документ, а доказательство стажа человека, все подобные записи должны быть оформлены согласно требованиям, изложенным в правовых актах и правилах. Заметив ошибку, многие сразу же зададутся вопросом, как признать запись в трудовой книжке недействительной. Это не так сложно сделать, поскольку можно свериться с документацией. Затем специалисты из отдела кадров берутся за решение возникшей проблемы.

Производится исправление ошибки при ее выявлении в одном из двух мест:

  • на новом месте работы, запросив официальные документы у отдела кадров организации, где была допущена ошибка;
  • в той компании, где кадровики сделали неправильную запись.

Также всегда необходимо помнить, что исправления всегда должны в точности соответствовать всем тем документам, которые служат основанием более ранних исправлений. Причем показания свидетеля не служат основанием исправления ошибки. Исключения составляют такие случаи, как массовая утрата трудовых книжек либо их порча по причине чрезвычайной ситуации.

В сведениях о приеме на работу могут сделать ошибку, неправильно написав название должности сотрудника или наименование конкретного структурного подразделения, в которое он входит. Желательно, чтобы запись в трудовой книжке о недействительной записи была сделана еще до внесения следующих сведений. Так намного проще сделать исправление.

Исправления обычно вносят следующим образом. Сразу же под последней записью о работе ставится порядковый номер и дата, а также подается информация о том, что запись под номером (указать, под каким) является недействительной. После этого нужно поставить правильную запись, а затем снова указать номер и дату приказа или другого документа, согласно которому работник был трудоустроен. Это может быть как номер старого приказа, так и нового.

Итак, видно, что в случае немедленного обнаружения ошибки, человек, ответственный за ведение трудовых книжек, самостоятельно внесет все необходимые исправления, и никаких дополнительных проблем не возникнет. После того, как становится ясно, что запись в трудовую книжку недействительна, и вопрос был решен, каждое исправление удостоверяется стандартно – подписью и печатью.

Другие случаи

Может встретиться еще и такая неточность, как внесение информации в одной строке о названии организации-нанимателя и о взятии на рабочее место сотрудника с указанием подразделения и должности. Эта запись сама по себе верна и не требует исправления, но она может свидетельствовать о некомпетентности сотрудника отдела кадров, которые заполнял трудовую книжку, а также о его неосведомленности об определенных правилах. Таким образом, это может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Если человек успел сменить место работы еще до того, как ошибку заметили, ее необходимо исправить следующим образом. Под последней записью по порядку пишется новый номер записи. Затем дается информация о том, что запись с определенным номером признается недействительной, и вносится правильная информация. В последнюю очередь кадровик ссылается на тот приказ, который дает право внести исправление.

В редких случаях может оказаться, что компания, в которой была сделана ошибочная запись в трудовой книжке, уже давно не существует, либо же она реорганизована. В первом случае новый работодатель дает распоряжение внести исправление на основании таких документов, как копия распоряжения о приеме не работу, об увольнении, об отмене приказа и т. д. Во втором случае ошибка исправляется в отделе кадров компании, которая стала правопреемником.

Перед тем, как запись в трудовой книжке признать недействительной, нужно ее еще заметить. Но обнаружив ее в отметке об увольнении, которая не очень удобна владельцу трудовой, он может не тратить время на исправление, а избавиться от документа и сделать его дубликат. В таком случае он может получить книжку совсем без порочащей его репутацию записи. Иногда запись под конкретным номером могут также признать недействительной, и в итоге работника переведут на прежнее место трудоустройства.

Признание записи в трудовой книжке недействительной

Существует строгий порядок, согласно которому можно сделать признание записи в трудовой книжке недействительной. Правила оформления записей и структура заполнения документации утверждены в Постановлении Минтруда № 69. Общие правила регулируются ПП РФ от 16.04.2003 № 225.

Как оформить неточную или ошибочную запись? Если запись недействительна в трудовой книжке, то очевидно, что простого зачеркивания или добавления проверенной информации недостаточно. Однако процесс изменения данных в трудовой книжке не слишком сложный.

Доказываем

Неточность информации нужно обязательно доказать. Основанием для изменений должен быть официальный документ.

Например, это может быть копия личной карточки сотрудника, справка из кадрового отдела на прошлом месте работы (если ошибочная запись была внесена там), копия приказа о приеме на работу или увольнении сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, выдержка из учетных журналов и т.д.

Разумеется, документ должен отражать нужную для уточнения или изменения записи в трудовой книжке информацию. Сотрудник также может исправить информацию непосредственно в организации, кадровый работник или руководитель которой допустили ошибку в записи.

Исправляем запись

Итак, запись недействительна в трудовой книжке, получено подтверждение и подготовлен приказ или распоряжение руководителя об исправлении записи или добавлении правильной проверенной информации.

Далее исправляем запись по такому алгоритму:

  • На следующей строке после записи, которую нужно аннулировать, указывается правильный порядковый номер с соответствующей датой.
  • В третью графу нужно внести отменяющую запись: «Запись за номером (номер записи, которую нужно аннулировать и исправить) считать недействительной».
  • Строкой ниже нужно сделать запись с правильной информацией.
  • В четвертой графе требуется написать данные распоряжения о внесении изменений (дату и реестровый номер).

Таким образом, запись исправлена, а неверная или недействительная информация аннулирована. Образец заполнения трудовой книжки должен быть под рукой у каждого кадровика.

Пример исправленной записи трудовой книжки можно в любое время посмотреть здесь.

Заключение

Важно вовремя и правильно корректировать информацию и следить за достоверностью данных в трудовой книжке. Достоверная информация требуется, чтобы правильно учитывать стаж работы сотрудника. В дальнейшем она будет нужна во время оформления пенсии и в некоторых других случаях. Вовремя исправленная в соответствии с нормативно-правовыми актами и правилами неточная или неправильная запись в дальнейшем не повлияет на учет.

Как внести изменения в трудовую книжку. Исправления в трудовой книжке записи внесенной ошибочно — образец

Ни один, даже обладающий колоссальным опытом работы, кадровик или бухгалтер, не застрахован от досадных ошибок при заполнении трудовых книжек . К тому же причин возникновения ошибочных записей может быть несколько. Это и неточности в оформлении приказов по личному составу, и сбои в нумерации распоряжений, да и пресловутый человеческий фактор. Хотя, надо отметить, что трудовая книжка – документ, требующий внимательного отношения, и ошибки в нем случаются нечасто. Однако если недействительная запись в трудовой книжке все же появилась, то исправить ее нужно незамедлительно.

Отмена записи в трудовой книжке: общие правила

Сведения в документ вносятся в соответствии со специальной инструкцией № 69, регламентирующей этот процесс и утвержденной Постановлением Минтруда 20.20.2003. Там же прописаны и требования, объясняющие порядок внесения исправительных записей. Рассмотрим правила, действующие в этой области кадрового делопроизводства.

Аннулирование записи в трудовой книжке: особенности внесения изменений

Неправильная информация может быть установлена как в любом разделе документа, так и на титуле. Несмотря на то, что законом продиктованы одинаковые способы исправления сведений, мы рассмотрим разные случаи возможных ошибок.

Следуя общим указаниям, неточности, допущенные кадровиком на этапе оформления документа, автоматически делают новую книжку недействительной. Она должна быть уничтожена. При обнаружении ошибки в уже действующей книжке требуется новой записью объявить о недействительности записи предыдущей. Зачеркивать неточную запись или пользоваться корректировочной канцелярской жидкостью нельзя. Разберемся, как убрать запись из трудовой книжки в соответствии с инструкцией.

Запись в трудовой недействительна: как исправить

При нахождении неверных сведений в тексте специалист вносит поправочную информацию, для чего указывает:

  • Порядковый № записи;
  • В гр. «Дата» - дату производства записи арабскими цифрами
  • В гр. «Сведения о работе» - название фирмы (полное и аббревиатуру), неправильная запись признается недействительной фразой «запись № … считать недействительной» , вносится новая информация;
  • В графе «Наименование, дата и номер документа, обосновывающего запись» фиксируется № и дата распоряжения, подтверждающего правдивость новых сведений;
  • Должность и подпись специалиста, сделавшего исправление.

Таков алгоритм исправлений, когда неточность допущена исполнителем в одной организации. Например, при ошибке в названии должности (образец № 1), номере распоряжения по личному составу или его содержания (образец № 2).

Запись в трудовой о недействительности записи: образец № 1

Признание записи в трудовой книжке недействительной: образец № 2

При установлении неточности после увольнения, верные сведения может внести специалист прежней компании (как в образце № 3), если бывший сотрудник еще не успел устроиться официально.

Отмена записи в трудовой книжке: образец № 3

Если неточность допущена специалистами компании, в которой сотрудник работал прежде, то исправить запись может кадровик новой фирмы при предъявлении сотрудником документов, подтверждающих существование ошибки и доказывающих правдивость иной информации.

Как аннулировать запись в трудовой при неправильно внесенных датах

Отсутствие внимания специалиста в написании дат чревато осложнениями в будущих взаимоотношениях с Пенсионным фондом, и это обстоятельство должен учитывать сам работник, а потому не лишним будет проверить написанное. Ошибки в датах приема , перевода или увольнения должны исправляться обязательно. Если подобная неточность обнаружена работником, то ему следует обратиться к руководителю фирмы или его заместителю по кадровой работе и оформить заявление с просьбой об исправлении. В компании на его основании издается соответствующий приказ, а специалист - кадровик:

  • Исправительной записью «запись № … в трудовой книжке считать недействительной» подтверждает ошибочность ранее означенных данных;
  • Заносит правильную дату, проставляет № приказа - основания для внесения измененной информации;
  • Указывает должность, ФИО и подпись, скрепляет запись печатью компании.

Как отменить запись в титуле трудовой книжки

Титульный лист содержит основные сведения о сотруднике. Незамеченная при оформлении трудовой книжки ошибка должна быть устранена сразу после обнаружения. Здесь несколько иной алгоритм исправлений: неверную информацию разрешается зачеркивать в исключительных случаях. Часто кадровикам приходится изменять фамилии сотрудниц в связи с заключением брака. Добрачные фамилии зачеркивают ровной четкой линией, делают пометку о недействительности, вносят новые сведения и, как правило, на развороте записывают информацию, подтверждающую смену фамилии - № и дату свидетельства о браке. Запись подтверждается подписью специалиста и печатью предприятия.

Образец № 4: аннулирование записи в трудовой книжке (титул)

Важно помнить, что аннулирование записи в трудовой книжке законно лишь при письменном признании пронумерованной предыдущей записи недействительной, а исправленная информация должна иметь документальное подтверждение.

Фиктивная запись в трудовой книжке: ответственность

Оставление в трудовой книжке несоответствующих действительности записей инспекторы гострудинспекции расценивают как нарушение трудового законодательства, а такие выводы могут привести к привлечению работодателя (или должностного лица) по ст. 5.27 КоАП.

Так как трудовая книжка необходима для начисления пенсионного стажа и расчета размера пенсии, то это официальный документ. Ошибки, допущенные в документе, могут привести к потере части стажа сотрудника. Трудовая книжка (далее – ТК) согласно Постановлению Минтруда РФ № 69 . Сотрудникам отдела кадров и менеджерам управленческой ступени рекомендуется также учитывать положения Постановления Правительства № 225 . Эти документы должны храниться в каждом отделе кадров и использоваться при работе с трудовой сотрудников.

Ошибочная информация может быть занесена в саму трудовую, на ее титульную страницу и во вкладыш к документу. Внесение изменений выполняется по общей схожей схеме, но каждый случай имеет свои тонкости. Сначала рекомендуется запомнить общие правила:

  • Если ошибка была допущена в новом документе, в котором действуют другие записи, то его следует уничтожить и начать новый.
  • Если ошибочная информация в старой трудовой книжке, то она не заштриховывается, а исправляется при помощи новой записи, сделанной ниже. Любые зачеркивания недопустимы.

Исправить ошибку может кадровый работник любой организации. Если ошибочная информация была внесена на прежнем месте работы, то на новом ее могут исправить. Для этого сотрудник предоставляет подтверждающие информацию документы, и делается новая запись.

Все исправления в ТК делаются при помощи фиолетовых, черных или темно-синих чернил. Паста должна обладать высокой свето- и водостойкостью. Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Каждая новая запись начинается с нумерации, вне зависимости от того, в общем разделе она или в дополнительном вкладыше.

Разновидности ошибок

Оформление исправлений зависит от нескольких факторов. Учтем эти нюансы в отдельных подразделах.

Если сотрудник уже уволен

Исправления после увольнения, до приема сотрудника на новом месте, делаются кадровиками бывшего работодателя. В документ вносятся следующие изменения:

  • В раздел «Сведения о работе» вносится название бывшего места работы. Это дает возможность открыть запись от имени старого работодателя, так как до этой записи стоит пометка об увольнение.
  • Арабскими цифрами вписывают дату внесения исправлений.
  • Предыдущая запись признается утратившей силу, указываются основания (новая информация).
  • Вносится номер приказа, который подтверждает новые данные о бывшем сотруднике.
  • Ставится подпись уволенного сотрудника и начальника отдела кадров, подтверждается печатью компании. Блок новой записи закрывается.

Если внесены не те даты

Неправильная дата может привести к неприятным разбирательствам в Пенсионном фонде. Поэтому каждый сотрудник должен несколько раз перепроверять даты, прописанные в его трудовой.

Если сотрудник заметил ошибку, то ее необходимо исправить в самые короткие сроки. Для этого соблюдается следующий порядок действий:

  • На имя директора компании пишется заявление. Для составления заявления конкретной регламентированной формы нет. В нем необходимо указать, какую запись в трудовой необходимо исправить и по какой причине.
  • Директор компании издает приказ о внесении исправлений, документу присваивается номер.
  • Кадровик должен письменно подтвердить наличие ошибки в записи.
  • В ТК вписывается номер приказа, который послужил основанием для изменения, и вносится новая дата.
  • Начальник отдела кадров прописывает свои Ф.И.О. и должность в организации. Ставит подпись и печать.

Если ошибка допущена в дате рождения работника, то неверное число зачеркивается и верная информация вносится выше. Сбоку для конкретизации вписываются серия и номер паспорта сотрудника либо другой документ, откуда взяты верные сведения. Исправление порядкового номера записи выполняется аналогично.

Если неверно указаны реквизиты документа

Одной из самых важных в ТК является графа, куда вносится информация о документе, которым подтверждается запись. Если ошибка допущена в реквизитах документа, то ее необходимо немедленно исправить.

Реквизиты о документе в ТК вносятся в следующем порядке: название документа, его дата и номер. При допущении ошибки запись дублируется ниже, уже в правильном виде.

Если ошибка была допущена в самом подтверждающем документе, например, приказ был неверно пронумерован, то в графу вносятся реквизиты отменяющего приказа.

Если неверна информация о награждении

Если ошибки на титульном листе

Титульный лист ТК содержит в себе всю основную информацию о сотруднике. Запрещено путем замазывания штрихом. В исключительных случаях допустимо легкое зачеркивание, одной линией.

Ниже под неправильной информацией делается новая запись, где вписываются новые данные и документ, на который ссылается кадровый работник.

Наиболее часто на титульном листе приходится изменять фамилию работника. Конкретных правил, как сделать изменения, нет. Но можно использовать следующие рекомендации:

  • Ошибочные или устаревшие данные зачеркиваются тонкой одиночной линией.
  • Рядом или чуть ниже (в зависимости от наличия свободного места) прописывается новая фамилия.
  • Слева прописываются реквизиты подтверждающего документа (паспорта или свидетельства о браке).
  • Ставится подпись работодателя и печать компании.

Если нужно исправить вкладыш

При частой смене работы в ТК может не хватить раздела. Для продолжения записей в трудовую вкладывается специальный лист. Работа с исправлениями вкладыша вызывает самые большие трудности у начинающих кадровиков. Сложные ситуации возникают из-за нехватки опыта и редких ситуаций, когда необходимо заполнять вкладыш. Исправляются ошибки во вкладыше по следующим правилам:

  • Если ошибка была допущена при первой записи во вкладыше, то листок уничтожается. Но для уничтожения работодатель должен составить акт, который подписывается сотрудником и кадровым работником.
  • Если на титульном листе уже внесена информация о серии и номере поврежденного вкладыша, то информация о новом вносится ниже. Старые сведения не зачеркиваются.
  • Если допущена ошибка при заполнении граф вкладыша, то исправления аналогичны другим листам трудовой. В первой графе прописывается порядковый номер записи, только затем текущая дата и информация.
  • Новая запись должна подтверждаться приказом, номер и серия которого должны совпадать с исправленной записью.

Аннулируем информацию

Как исправить ошибку в трудовой книжке при оформлении, если запись сделана случайно? Например, присвоение должности было вписано не в тот документ. Аннулирование любой записи совершается следующими этапами:

  • Номером открывается новая запись.
  • Прописывается, что запись «под номером … недействительна».
  • Прописываются реквизиты приказа, на основании которого была сделана отмена. Но заполнять эту графу необязательно, запись может быть внесена по ошибочным причинам.
  • Ставится подпись и печать сотрудника кадров.

В итоге

Правильное заполнение ТК – это обязанность отдела кадров либо руководителя компании. Но правильность информации должна проверяться сотрудником лично, так как человеческий фактор никто не отменял. А исправить ошибку всегда сложнее, чем вовремя ее предотвратить.

Даже у самого опытного кадровика случаются промахи. Что уж говорить про новичков в профессии, которые и вовсе не застрахованы от случайных ошибок в столь важном документе, как трудовая книжка.

Что же делать, если ошибка все-таки имеет место – и как правильно ее исправить?

Из-за каких ошибок трудовая становится недействительной – порядок признания трудовой книжки недействительной

Как известно, трудовая книжка – это важный официальный документ. И ошибка в нем может стоить не только нервов, но и стажа.

Поэтому чрезвычайно важно, чтобы…

  • Записи вносились внимательно, одним цветом ручки.
  • Записи вносились в полном формате (сокращения недопустимы).
  • Ошибки отсутствовали.

В каких случаях трудовая книжка полностью теряет свой юридический статус?

  1. Неправильно указанные ФИО работника. Важно понимать, что даже ошибка в одной букве уже приводит к данным последствиям.
  2. Отсутствие подписи лица, которое имеет право на заполнение данного документа.
  3. Отсутствие печати компании на титульном листе.
  4. Ошибки в дате заполнения документа.

Важно:

  • Отказать гражданину в трудоустройстве только лишь на основании того, что его трудовая книжка признана недействительной, работодатель не имеет права.
  • При наличии письменного заявления от работника трудовую книжку можно оформить заново. К сожалению, уже без записей с предыдущих мест работы.

Как записи в трудовой признаются недействительными – порядок действий

  1. Издание приказа, отменяющего ошибочную запись.
  2. Внесение в документ новой записи под определенным порядковым номером о том, что предыдущая запись недействительна.
  3. Указание ниже данной записи даты и № нового приказа, согласно которому ошибочная запись признана недействительной.
  4. В определенных случаях также вносятся дополнительно правильные данные.

Кто может вносить исправления в трудовую книжку – правила внесения изменений

Ошибки в трудовой книжке могут располагаться на любой ее странице, и они требуют внимания и решения — независимо от того, где располагаются.

Любые внесения изменений, исправления и прочие манипуляции с документом должны происходить исключительно в соответствии с трудовым законодательством страны.

Кто имеет право на исправление ошибок в данном документе?

  • Сотрудник кадровой службы компании(или бухгалтер), непосредственно в которой и появилась ошибка в документе.
  • Работодатель компании, где допустили ошибку.
  • Новый работодатель, не имеющий отношения к ошибкам в трудовой книжке сотрудника, но только при условии официального разрешения от предыдущего работодателя.

Физическое лицо исправлять ошибки в трудовой не имеет права!

Важно:

Подделывание, закрашивание, замазывание, использование корректора при исправлении ошибок запрещено.

Исправить ошибку можно только…

  1. Зачеркиванием записи.
  2. Ее дополнением.
  3. Полным признанием недействительной.

Выбор способа зависит исключительно от раздела документа, в котором допущена ошибка.

Например, в разделах о награждениях и работе метод зачеркивания категорически запрещен: запись можно только признать недействительной, чтобы далее внести новые данные.

А вот при ошибках в дате рождения или ФИО зачеркивание тонкой линией возможно, а новая запись проставляется рядом.

Основные правила исправления ошибок в трудовой:

  • Все записи в документе делают исключительно одним цветом.
  • Использование гелевых ручек запрещено.
  • Паста для исправлений должна быть устойчивой к воде и свету.
  • Запрещено использование корректоров для внесения поправок.
  • При внесении записи с ошибкой в новый документ он подлежит уничтожению (нужно завести новый).
  • Каждая новая запись должна иметь свой порядковый номер, независимо от раздела, в котором она присутствует.
  • Все записи вносятся без каких-либо сокращений.

Самые распространенные ошибки в трудовой – примеры ошибок

К самым частым ошибкам, касающимся трудовой книжки, относят следующие:

  1. Ошибки, которые были обнаружены уже после увольнения.
  2. Ошибки заполнения титульного листа. Самая частая – неправильно внесенные ФИО сотрудника. Замазывать их «штрихом» запрещено.
  3. Ошибки в дате. Подобные ошибки могут иметь плачевные последствия: неисправленная ошибочная запись грозит проблемами с оформлением пенсии. Сотруднику рекомендуется тщательно проверять каждую дату, которая вносится кадровым работником. Обнаруженную ошибку следует исправить в самые краткие сроки.
  4. Ошибки в реквизитах. Также важная строка, присутствие ошибок на которой требует немедленного вмешательства уполномоченного «исправителя».
  5. Ошибки в информации о награждениях. Все награждения работника в обязательном порядке фиксируются в трудовой, но, увы, в большинстве случаев, кадровики или упускают этот момент или фиксируют награждения с массой ошибок.
  6. Ошибка в названии должности. Проще всего такую ошибку исправить, если человек еще работает в данной компании, допустившей ошибку в трудовой.
  7. Ошибка в записи про увольнение. Среди подобных ошибок чаще всего отмечают неверно указанную статью Трудового Кодекса и неправильно сформулированную причину увольнения. Что не удивительно, учитывая, что в законодательстве отмечено около 50-ти соответствующих формулировок. На втором месте по частоте среди ошибок данного типа – сокращение названий разделов ТК (это недопустимо). Ну, а на третьем месте – ситуации с «увольнением по собственному желанию» (прим. – Трудовой Кодекс требует приводить формулировку конкретной статьи, а не просто привычную формулировку).
  8. Ошибки при заполнении вкладыша. При частой смене работы, разделов в документе может просто не хватить, а внесение исправлений во вкладыш может создать трудности при неопытности кадровика.
  9. Внесение всех данных (прим. – название организации, должность работника и проч.) в одну строчку. Данный случай не будет считаться серьезной ошибкой, но нарушение инструкции все-таки имеет место, и за него кадровику может грозить дисциплинарное взыскание.

Исправление трудовой книжки по постановлению суда – порядок внесения изменений

Если существует решение суда о неправомерном увольнении работника и его немедленном восстановлении в должности, то кадровик обязан

  • Внести информацию о том, что запись об увольнении признана недействительной.
  • Указать, что сотрудник был восстановлен на прежнем месте работы (в прежней должности).
  • Указать ссылку на соответствующий приказ (прим. – о восстановлении).

Как исправлять остальные ошибки в трудовой – схема внесения изменений

При ошибочно указанной дате:
  1. Написание заявление на имя руководителя с соответствующей просьбой.
  2. Издание приказа руководителем об исправлении ошибки (с присвоением приказу №).
  3. Подтверждение ошибки кадровиком.
  4. Внесение номера распоряжения в трудовую и внесение правильной даты.
  5. Внесение ФИО начальника кадровой службы, его роспись и печать компании.
При ошибке в дате рождения:
  • Неправильная дата аккуратно зачеркивается тонкой линией.
  • Выше вписывается верная дата.
  • Для уточнения указываются данные паспорта работника.
При ошибке в информации о награждениях:
  1. Вносится отметка о недействительности предыдущей записи.
  2. Вносится новая информация.
  3. Вносятся данные о документе, который подтверждает исправление.
При ошибках в заполнении вкладыша сразу в нескольких графах:
  • Старые записи признаются недействительными.
  • Вносятся новые записи с правильными данными.
  • Вносится информация о приказах.

Любой кадровик знает - трудовая книжка должна быть заполнена безупречно. Ведь достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Но, к сожалению, не всегда удается избежать ошибок. Давайте посмотрим, как можно внести изменения и исправления в этот документ.

Определимся с понятиями

Скажем сразу: внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.

Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена (Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.).

Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

Теперь, когда мы разобрались с похожими процедурами и четко уяснили себе их различия, перейдем непосредственно к внесению изменений и исправлений в трудовую книжку.

Измененяем анкетно-биографические данные

Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника.

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Обращаем ваше внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.

Дополняем сведения об образовании

Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки. Приведем пример.

В строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».

Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. На наш взгляд, если законодательство этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки.

Исправляем неверную запись

Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись, сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись, нужно как можно скорее исправить положение. В этом нам поможет пункт 1.2 Инструкции и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек*.

По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Для этого нужно сделать следующее. В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Вот теперь можно воспроизвести эту запись в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией, КТС или самим работодателем незаконными. Следует также отметить, что, если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил).

Особенности исправления записей

Часто у кадровиков возникают вопросы, как поступить в той или иной неординарной ситуации, связанной с необходимостью внесения исправлений в трудовую книжку. Рассмотрим некоторые подобные случаи.

Неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени. Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другого работодателя, обязательно укажите, на чей именно приказ вы ссылаетесь

Неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение. Здесь вот какая трудность: увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке, сделанных в вашей организации, закрыт печатью и подписями. Если сейчас сделать запись без наименования организации, будет непонятно, кто ее автор. Поэтому для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок - вновь написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника, как при увольнении.

Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел к вам исправить неверную запись, сделанную в вашей организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации

К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Трудовая книжка - это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке. «Запись недействительна» - что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе?

Чем руководствоваться?

Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

  • ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
  • Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

Изменение, исправление или дополнение?

Запись в трудовой книжке «запись недействительна» - что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?

Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.

Кто может делать исправления?

«Запись считать недействительной» - в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия. Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным. Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.

Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права.

Если обнаружена ошибка

Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые. Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов.

К типичным ошибкам можно отнести:

  1. Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.
  2. Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.

Формулировка - «запись недействительна» - в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.

Общие правила исправления

Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять. Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных. Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова сокращать нельзя.

Алгоритм корректировки

Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» - это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:

  1. В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
  2. В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.
  3. В третьей - делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
  4. Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.

Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

  1. Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
  2. Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
  3. На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
  4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Судебное предписание

Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально. В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой - ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении). Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации.

Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной. При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.

Отдельные случаи

Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:

  1. В первой графе поставить порядковый номер.
  2. Во второй - дату внесения корректировки.
  3. В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
  4. В четвертой графе - реквизиты приказа о приеме.

А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.

Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют разную дату. Что делать, чтобы не испортилась трудовая книжка? «Запись недействительна» - текст указывается для номера и даты, являющихся неверными. Если у записей и номер, и дата одинаковые, то нужно к номеру неверной записи добавить букву «а» и далее ссылаться на номер с буквой «а». Если у записи нет номера, то его надо проставить, а потом ссылаться при исправлении на этот номер. Если без номера оказалась предыдущая запись, то в трудовой можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И проставить все необходимые реквизиты.

Как исправить запись в трудовой книжке? «Запись недействительна»: образец патча

Трудовая книжка - это особенно важный документ, который не только учитывает трудовой стаж, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все сотрудники правильно записываются в трудовую книжку. «Запись недействительна» - что это значит и в каких ситуациях фраза встречается в документе?

Чем руководствовались?

Для внесения изменений или исправлений в трудовую книжку необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого сотрудника отдела кадров.К ним относятся:

  • ТК РФ, а именно те части, в которых это прописано, какие формулировки занимают место в трудовой книжке.
  • Правила ведения и хранения трудовой книжки, утвержденные Правительством Российской Федерации. Здесь написано, как хранить и хранить бланки труда и вкладыши к ним, а также кто имеет право предъявлять и распространять эти документы.
  • Инструкция по заполнению трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, в котором прописаны правила заполнения трудовой анкеты. В частности, это пункт 1.2, пункт 2.3 и пункт 2.4.

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно производиться на основании одного из абзацев указанного выше документа.

Изменение, исправление или дополнение?

Запись в трудовой книжке «запись недействительна» - что это? Добавление, исправление или изменение отметки, сделанной до этого?

Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее введенной правильной (это самое главное) записи.Исправление также предполагает замену неправильно введенного, неправильного ввода.

Кто может вносить исправления?

«Запись признана недействительной» - в лабораторную книгу не может быть записано никем и ни по какой причине. Без этих полномочий и без необходимой причины указывать что-либо в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своем труде ошибки, то их можно исправить либо по месту предыдущей работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

Исправьте записи в профиле специалиста по трудовым вопросам, который на это уполномочен. Такие полномочия даются специальным приказом руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. В крупных организациях рабочую силу принимают, обслуживают и хранят в отделе кадров. На малых предприятиях это делает либо сам руководитель, либо лицо, которое назначается ответственным. Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.

Если работа предоставляется физическим лицом, то проводить и тем более вносить какие-либо изменения в трудовую книжку такой работодатель не имеет права.

При обнаружении ошибки

Ошибки в основном обнаруживают те сотрудники, которые ведут труд. Иногда их обнаруживают сами рабочие после увольнения. Также недостатки выявляются при проверке кадровых документов.

Типичные ошибки:

  1. Неверные данные о сотруднике.Если обнаружена ошибка на титульном листе, где указана основная информация, нужно собрать и подать все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой исправить ошибочную запись. После этого на основании предоставленных данных и заявки в рабочей книге делается запись: «Запись недействительна». Поставьте дату и подпись уполномоченного лица. В случае, если была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотрудник должен будет обратиться в суд для обоснования права собственности на трудовую книжку и исправления этой записи.
  2. Неверная информация в сборниках разделов. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка была допущена на предыдущем месте работы, гражданин должен написать заявление бывшему руководителю о предоставлении необходимых документов, на основании которых новый работодатель исправит ошибка и введите правильные данные. Если предприятие, на котором вы допустили ошибку на рабочем месте, было ликвидировано или закрыто, вы можете запросить необходимые документы в архиве города, где была зарегистрирована организация.

Формулировка «запись недействительна» - в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться номером записи, подписью работника и датой внесения исправлений в запись.

Общие правила исправления

Неправильные данные, которые были обнаружены в этих разделах, не могут быть зачеркнуты, удалены или исправлены. Можно только внести в рабочую книгу запись: «Запись недействительна». Под определенным номером с правильными данными.Если на первой странице необходимо внести исправления, то можно вычеркнуть старую информацию, но на следующей странице вам нужно будет записать актуальную. При этом по корку труда необходимо обращаться к документам, на основании которых производится исправление.

Исправить можно синей или черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова не могут быть сокращены.

Алгоритм исправления

Исправление как в трудовой книжке делать? «Запись недействительна» - это только начальный этап исправления записи.Рассмотрим общий алгоритм:

  1. В первом столбце нужно расположить номера по порядку, следуя тому, что был в предыдущей записи.
  2. В следующем столбце фиксируется дата, во время которой производится корректировка.
  3. В третьем делается запись: «Запись для номера ... недействительна». В этот же столбец необходимо записать правильные данные.
  4. Четвертый столбец должен быть заполнен ссылкой на заказ, который содержит правильные данные.

Как правильно ввести фразу: «Запись считать недействительной»? В рабочей тетради образец представлен ниже.

Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

  1. Одна особенность - вычеркнуть старую запись.
  2. Напишите последнюю информацию рядом с зачеркнутым.
  3. На корте работы нужно написать ссылку на документ, подтверждающий изменения.
  4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Распоряжение суда

Если в судебном заседании было принято решение о незаконном увольнении, то на работе необходимо признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить работника. Все эти действия должны быть задокументированы. В третьем столбце после фиксации недействительности предыдущей редакции необходимо отправить информацию о восстановлении работника, а в четвертом - ссылку на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении). В этом случае запись об исправлении должна начинаться с названия организации.

Также работник может получить дубликат работы, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, которая признана судом недействительной. При этом в выданной трудовой книжке нужно сделать отметку о выдаче дубликата, а на развороте указать, что это дубликат. При этом никаких документов сотрудник не предоставляет.

Индивидуальные случаи

Если обнаружена ошибка в дате внесения трудовой книжки, то нужно сделать следующее:

  1. В первый столбец впишите порядковый номер.
  2. Во втором - дата исправления.
  3. В третьем столбце написать: «Запись по номеру ... недействительна», а под ним та же формулировка, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
  4. В четвертом столбце реквизиты приказа о приеме.

А если в нумерации обнаружена ошибка? Причем, например, если сотрудник сменил несколько организаций или был переведен из офиса в офис, а между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей.Опытные штатные работники советуют не трогать промежуточные записи, а признавать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой книжке совпадало.

Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют другую дату. Что делать, чтобы не испортить трудовую книжку? «Запись недействительна» - в тексте указаны неверные номер и дата. Если записи имеют одинаковый номер и дату, то вам нужно добавить букву «а» к неправильному номеру записи, а затем сослаться на номер с буквой «а».Если в записи нет номера, то его необходимо поставить, а затем обратиться к исправлению этого номера. Если предыдущая запись была найдена без номера, то в рабочей можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И поставить все необходимые реквизиты.

p >>

Проверить ввод данных на предмет недействительных записей

Вы можете значительно уменьшить проблемы с вводом данных в свои книги, сделав контрольные записи Excel перед вводом. их в определенных ячейках. Для этого вам необходимо определить ограничения и правила проверки данных для этих ячеек.

Чтобы Excel проверял ввод данных на предмет недопустимых записей, выполните следующие действия:

1. Выберите ячейку или диапазон, который Excel должен проверить.

2. На вкладке Data в группе Data Tools щелкните Проверка данных :

3. В диалоговом окне Data Validation на странице Settings На вкладке укажите используемые критерии проверки:

Выберите соответствующий тип в раскрывающемся списке Разрешить , а затем установите соответствующие параметры:

  • Любое значение принимает любой ввод (настройка Excel по умолчанию для ячеек).Эта настройка эффективно отключает проверку, поэтому обычно вы выбираете ее только тогда, когда вам нужно удалить проверку из ячейки или диапазон. Но вы также можете использовать этот параметр для отображения информационного сообщения для ячейки или диапазона. Для этого введите заголовок и сообщение на вкладке Входное сообщение , как описано в шаге 4.
  • Целое число позволяет указать оператор сравнения и соответствующие значения. Пользователь не должен введите десятичную точку.

    В критериях проверки используются следующие очевидные операторы сравнения: Между , Не между , Равно , Не равно , Больше , Меньше , Больше или Равно и Меньше или Равно .

  • Decimal позволяет указать оператор сравнения и соответствующие значения. Пользователь должен включать десятичная точка и хотя бы один десятичный знак (даже если это .0 ).
  • Список позволяет указать список допустимых записей для ячейки. Вы можете вводить записи в Источник текстовое поле, разделяя их запятыми, но лучшая форма источника - это диапазон лист в этой книге. Если вы скроете рабочий лист, пользователи не споткнутся о нем.Обычно вы хотите выбрать опцию In-Cell Dropdown , чтобы создать раскрывающийся список в ячейке. В противном случае пользователи должны знать записи (или вводить их из справочного сообщения).
  • Дата позволяет указать оператор сравнения и соответствующие даты (включая формулы).
  • Время позволяет указать оператор сравнения и подходящее время (включая формулы).
  • Длина текста Позволяет указать оператор сравнения и соответствующие значения (включая формулы).
  • Пользовательский позволяет указать формулу, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или логическое значение. ЛОЖЬ Значение .

4. На вкладке Входное сообщение выберите, использовать ли Excel отображать входное сообщение, когда ячейка выбрана. Если вы оставите Показать входное сообщение, когда ячейка Выбранный флажок установлен (как по умолчанию), введите заголовок и введите сообщение в текст коробки:

Когда пользователь выбирает ячейку с ограниченным доступом, Excel отображает информационное сообщение (если вы не выбрали дисплей один), E.г .:

5. На вкладке Предупреждение об ошибке выберите, следует ли отображать в Excel предупреждение об ошибке после того, как пользователь вводит недопустимые данные в ячейку. Если вы оставите сообщение об ошибке Show Error Alert После того, как введены недопустимые данные, установлен флажок (как по умолчанию), выберите стиль ( Стоп , Предупреждение или Информация ) в стиле раскрывающийся список и введите заголовок и сообщение об ошибке в текстовые поля.

  • Остановить оповещения не позволяют пользователю продолжить, пока он не введет допустимое значение для ячейки.
  • Предупреждение предупреждений и Информация Предупреждения отображают сообщение, но позволяют пользователю продолжить после ввода недопустимого значения в ячейку.

6. Нажмите кнопку OK , чтобы закрыть Data Validation диалоговое окно и примените проверку к ячейке или диапазону.

См. Также этот совет на французском: Комментарий проверить входящие в систему недействительные валерий.

ПРОБЛЕМЫ ПРОВЕРКИ ДАННЫХ - Недовольство Excel [Книга]

Я менеджер инженерной компании и нанял безработного политолога для ввода данных и других делопроизводства. Мы не платим ему много, но наше дело в том, что он узнает о компьютерах за наши деньги, когда занимается вводом данных. Есть только одна проблема: он так плохо печатает, что делает массу ошибок - добавляет лишние числа, опускает некоторые и даже набирает буквы вместо цифр. Разве Excel не может каким-то образом отметить ошибку до того, как он введет данные?

Секрет в использовании проверки данных.Щелкните ячейку (или группу выбранных ячеек), а затем включите функцию проверки, выбрав «Данные» → «Проверка» и щелкнув вкладку «Настройки». В раскрывающемся меню Разрешить выберите тип критерия проверки, который вы хотите использовать, а затем укажите его параметры в раскрывающихся меню, которые появляются ниже. Тип проверки, выбранный в раскрывающемся списке Разрешить, определяет, какие другие параметры отображаются ниже. Например, если вы выбираете Целое число, вы можете указать, должны ли введенные значения находиться между двумя другими значениями, а не между двумя другими значениями, или меньше или больше значения.Вы можете жестко закодировать значение, выбрав «равно» в раскрывающемся меню «Данные» и введя значение в поле «Значение». На рис. 1-19 показаны типы критериев, которые вы можете создать.

Рисунок 1-19. Ограничить действия коллег еще никогда не было так просто.

Например, если он должен вводить почтовые индексы, и вы хотите убедиться, что он не пропустил цифры и не добавил лишних, установите правило проверки длины текста так, чтобы оно требовало числа от 5 до 5. Если он должен ввести 94607, а он по ошибке набирает 9460, он получит сообщение об ошибке: «Введенное вами значение недействительно.

Если вы хотите, чтобы он не забыл ввести данные в критическую ячейку, снимите флажок «Игнорировать пустое» в диалоговом окне «Проверка данных». Это заставляет его что-то вводить в камеру. (При желании вы можете точно определить, что ему нужно ввести, выбрав соответствующую запись в раскрывающемся списке Разрешить.) Если поле «Игнорировать пустое» неактивно, временно выберите что-либо, кроме «Любое значение» в раскрывающемся списке Разрешить. ; это делает доступным поле «Игнорировать пустое». После того, как вы снимете этот флажок, вы можете вернуться к «Любому значению», если хотите, а поле «Игнорировать пустое», хотя и выделено серым, останется снятым, так что ему придется вводить что-то в ячейку.

Если вы хотите, чтобы пользователи не вводили данные в ячейку, вы можете ограничить их выбор записей из списка. Уловка: выберите Список в раскрывающемся меню Разрешить. Когда вы это сделаете, появится поле под названием Источник. Вы можете определить значения списка, выбрав диапазон ячеек на листе или введя значения в поле «Источник», разделив их запятыми. Записи в поле «Источник» могут содержать пробелы, точки с запятой и почти любые другие символы. Единственный символ, который вы не можете использовать, - это тот, который разделяет записи, i.е., запятая. Например, ваш список категорий может выглядеть так: планы обслуживания, аксессуары, продажи, на месте.

как добавлять, использовать и удалять

В руководстве объясняется, как выполнить проверку данных в Excel: создать правило проверки для чисел, дат или текстовых значений, создать списки проверки данных, скопировать проверку данных в другие ячейки, найти недопустимые записи, исправить и удалить проверку данных.

При настройке книги для пользователей часто может потребоваться контролировать ввод информации в определенные ячейки, чтобы убедиться, что все записи данных точны и согласованы.Помимо прочего, вы можете разрешить в ячейке только определенный тип данных, например числа или даты, или ограничить числа определенным диапазоном, а текст - заданной длиной. Возможно, вы даже захотите предоставить заранее определенный список допустимых записей, чтобы исключить возможные ошибки. Проверка данных Excel позволяет делать все это во всех версиях Microsoft Excel 2016, 20013, 2010 и ниже.

Что такое проверка данных в Excel?

Проверка данных Excel - это функция, которая ограничивает (проверяет) ввод данных пользователем на лист.Технически вы создаете правило проверки, которое определяет, какие данные можно вводить в определенную ячейку.

Вот лишь несколько примеров того, что может делать проверка данных Excel:

  • Разрешить только числовых или текстовых значений в ячейке.
  • Разрешить только числа из указанного диапазона .
  • Разрешить ввод данных определенной длины .
  • Ограничить дату и время за пределами заданного диапазона .
  • Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка .
  • Проверить запись на основе другой ячейки .
  • Показать сообщение ввода , когда пользователь выбирает ячейку.
  • Показать предупреждающее сообщение , если были введены неверные данные.
  • Найдите неправильных записей в проверенных ячейках.

Например, вы можете настроить правило, ограничивающее ввод данных 4-значными числами от 1000 до 9999.Если пользователь вводит что-то другое, Excel покажет предупреждение об ошибке, объясняющее, что он сделал не так:

Как выполнить проверку данных в Excel

Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.

1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных»

Выберите одну или несколько ячеек для проверки, перейдите на вкладку Data > группу Data Tools и нажмите кнопку Data Validation .

Вы также можете открыть диалоговое окно «Проверка данных», нажав Alt> D> L, при этом каждая клавиша будет нажата отдельно.

2. Создайте правило проверки Excel

На вкладке Настройки определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях можно указать любое из следующего:

  • Значения - введите числа в поля критериев, как показано на скриншоте ниже.
  • Ссылки на ячейки - создайте правило на основе значения или формулы в другой ячейке.
  • Формулы - позволяют выражать более сложные условия, как в этом примере.

В качестве примера давайте создадим правило, которое ограничивает пользователей вводом целого числа от 1000 до 9999:

С настроенным правилом проверки либо нажмите OK , чтобы закрыть окно Data Validation , либо переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить входное сообщение или / или предупреждение об ошибке.

3. Добавьте входное сообщение (необязательно)

Если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте вкладку Входное сообщение и выполните следующие действия:

  • Убедитесь, что в поле Показывать входное сообщение при выборе ячейки установлен флажок.
  • Введите заголовок и текст вашего сообщения в соответствующие поля.
  • Нажмите OK , чтобы закрыть диалоговое окно.

Как только пользователь выберет проверенную ячейку, появится следующее сообщение:

4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)

В дополнение к входному сообщению вы можете показать одно из следующих предупреждений об ошибках, когда в ячейку введены недопустимые данные.

Тип оповещения Описание
Стоп (по умолчанию)
Самый строгий тип предупреждения, не позволяющий пользователям вводить недопустимые данные.

Нажмите Повторить попытку , чтобы ввести другое значение, или Отмена , чтобы удалить запись.

Предупреждение
Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу.

Нажмите Да, , чтобы ввести недопустимую запись, Нет, , чтобы отредактировать ее, или Отмена, , чтобы удалить запись.

Информация
Самый разрешительный тип предупреждения, который информирует пользователей только о недопустимой записи данных.

Нажмите ОК , чтобы ввести недопустимое значение, или Отмена , чтобы удалить его из ячейки.

Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите на вкладку Error Alert и определите следующие параметры:

  • Установите флажок Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных. Поле (обычно выбрано по умолчанию).
  • В поле Style выберите требуемый тип предупреждения.
  • Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
  • Нажмите ОК .

И теперь, если пользователь вводит неверные данные, Excel отобразит специальное предупреждение, объясняющее ошибку (как показано в начале этого руководства).

Примечание. Если вы не набираете собственное сообщение, появится предупреждение Stop по умолчанию со следующим текстом: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, определенным для этой ячейки .

Примеры проверки данных Excel

При добавлении правила проверки данных в Excel вы можете выбрать один из предопределенных параметров или указать настраиваемые критерии на основе вашей собственной формулы проверки.Ниже мы обсудим каждый из встроенных параметров, а на следующей неделе мы более подробно рассмотрим формулы проверки данных Excel в отдельном руководстве.

Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на вкладке Параметры диалогового окна Проверка данных (вкладка Данные > Проверка данных ).

Целые числа и десятичные дроби

Чтобы ограничить ввод данных целым числом или десятичным числом , выберите соответствующий элемент в поле Разрешить .Затем выберите один из следующих критериев в поле Data :

  • Равно или не равно указанное число
  • Больше или меньше указанное число
  • Между двумя числами или не между , чтобы исключить этот диапазон чисел

Например, вот как вы создаете правило проверки Excel, которое разрешает любое целое число больше 0:

Проверка даты и времени в Excel

Для проверки дат выберите Дата в поле Разрешить , а затем выберите соответствующий критерий в поле Данные .Есть довольно много предопределенных опций на выбор: разрешить только даты между двумя датами, равными, больше или меньше определенной даты и т. Д.

Аналогичным образом, чтобы проверить время, выберите Время в поле Разрешить , а затем определите необходимые критерии.

Например, чтобы разрешить только даты между Дата начала в B1 и Дата окончания в B2, примените это правило проверки даты Excel:

Для проверки записей на основе сегодняшних данных и текущего времени создайте собственные формулы проверки данных, как показано в следующих примерах:

Длина текста

Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в поле Разрешить и выберите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.

Например, чтобы ограничить ввод до 10 символов, создайте это правило:

Примечание. Параметр Длина текста ограничивает количество символов, но не тип данных, что означает, что указанное выше правило разрешает и текст, и числа длиной менее 10 символов или 10 цифр соответственно.

Список проверки данных Excel (раскрывающийся)

Чтобы добавить раскрывающийся список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:

  1. Откройте диалоговое окно Data Validation (вкладка Data > Data Validation ).
  2. На вкладке Настройки выберите Список в Разрешить
  3. В поле Источник введите элементы списка проверки Excel, разделенные запятыми. Например, чтобы ограничить ввод данных пользователем тремя вариантами, введите Да, Нет, Н / Д .
  4. Убедитесь, что в раскрывающемся списке в ячейке выбрано поле , чтобы стрелка раскрывающегося списка появилась рядом с ячейкой.
  5. Нажмите ОК .

Результирующий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:

Примечание. Будьте осторожны с опцией Игнорировать пустой , которая выбрана по умолчанию. Если вы создаете раскрывающийся список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволяет ввести любое значение в проверенную ячейку. Во многих ситуациях это также верно для формул проверки: если ячейка, указанная в формуле, пуста, в проверенной ячейке будет разрешено любое значение.

Другие способы создания списка проверки данных в Excel

Подача списков, разделенных запятыми, непосредственно в поле Source - это самый быстрый способ, который хорошо работает для небольших раскрывающихся списков, которые вряд ли когда-либо изменятся.В других сценариях вы можете действовать одним из следующих способов:

Правила проверки пользовательских данных

В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, описанным в этом руководстве, вы можете создать пользовательские правила со своими собственными формулами проверки данных. Вот лишь несколько примеров:

Дополнительные примеры см. В разделе Правила и формулы проверки пользовательских данных.

Как редактировать данные проверки в Excel

Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:

  1. Выберите любую из проверенных ячеек.
  2. Откройте диалоговое окно Data Validation (вкладка Data > Data Validation ).
  3. Внесите необходимые изменения.
  4. Выберите Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками. Установите флажок , чтобы скопировать изменения, внесенные вами во все другие ячейки с исходными критериями проверки.
  5. Нажмите ОК , чтобы сохранить изменения.

Например, вы можете редактировать свой список проверки данных Excel, добавляя или удаляя элементы из поля Источник , и применять эти изменения ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список:

Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки

Если вы создали правило проверки для одной ячейки и хотите позже проверить другие ячейки с теми же критериями, вам не нужно заново создавать правило с нуля.

Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:

  1. Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ее.
  2. Выберите другие ячейки, которые нужно проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
  3. Щелкните выделение правой кнопкой мыши, выберите Специальная вставка и выберите Проверка из контекстного меню. Или нажмите сочетание клавиш Paste Special > Validation : Ctrl + Alt + V, затем N.
  4. Нажмите ОК .

Наконечник. Вместо копирования данных проверки в другие ячейки вы можете преобразовать свой набор данных в таблицу Excel. По мере добавления новых строк в таблицу Excel автоматически применяет ваше правило проверки к новым строкам.

Как найти ячейки с проверкой данных в Excel

Чтобы быстро найти все проверенные ячейки на текущем листе, перейдите на вкладку Домашняя страница > Редактирование группы и нажмите Найти и выбрать > Проверка данных :

Это выберет все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных:

Как удалить проверку данных в Excel

В целом, есть два способа удалить валидацию в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без использования мыши, разработанный гиками Excel, которые никогда не уберут руки с клавиатуры, если только это не будет абсолютно необходимо (например.грамм. взять чашку кофе 🙂

Метод 1. Обычный способ удаления проверки данных

Обычно для удаления проверки данных на листах Excel необходимо выполнить следующие действия:

  1. Выберите ячейку (я) с проверкой данных.
  2. На вкладке Data нажмите кнопку Data Validation .
  3. На вкладке Настройки нажмите кнопку Очистить все , а затем нажмите ОК .

Советы:
  1. Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте функцию «Найти и выбрать», чтобы выбрать все проверенные ячейки.
  2. Чтобы удалить правило определенной проверки данных , выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно Data Validation , установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же настройками , а затем нажмите Очистить Все кнопки .

Как видите, стандартный метод довольно быстр, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не представляет особого труда. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.

Метод 2: Специальная вставка для удаления правил проверки данных

Де-юре программа Excel Paste Special предназначена для вставки определенных элементов скопированных ячеек. Де-факто он может делать гораздо больше полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных на листе. Вот как:

  1. Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ее.
  2. Выберите ячейки, из которых вы хотите удалить проверку данных.
  3. Нажмите Ctrl + Alt + V, затем N, что является ярлыком для Специальная вставка > Проверка данных .
  4. Нажмите Enter. Сделанный!

Советы по проверке данных Excel

Теперь, когда вы знаете основы проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые могут сделать ваши правила намного более эффективными.

Проверка данных Excel на основе другой ячейки

Вместо того, чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем обратиться к этим ячейкам. Если вы решите изменить условия проверки позже, вы просто введете новые числа на листе без необходимости редактировать правило.

Чтобы ввести ссылку на ячейку , введите ее в поле со знаком равенства или щелкните стрелку рядом с полем, а затем выберите ячейку с помощью мыши. Вы также можете щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.

Например, чтобы разрешить любое целое число, кроме числа в A1, выберите , не равное критерию в поле Data , и введите = $ A $ 1 в поле Value :

Чтобы сделать следующий шаг, вы можете ввести формулу в указанную ячейку и заставить Excel проверять ввод на основе этой формулы.

Например, чтобы ограничить пользователей вводом дат после сегодняшней даты, введите формулу = СЕГОДНЯ () в некоторую ячейку, скажем B1, а затем настройте правило проверки даты на основе этой ячейки:

Или вы можете ввести формулу = СЕГОДНЯ () непосредственно в поле Дата начала , что даст тот же эффект.

Правила проверки на основе формул

В ситуациях, когда невозможно определить требуемый критерий проверки на основе значения или ссылки на ячейку, вы можете выразить это с помощью формулы.

Например, чтобы ограничить запись минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем, A1: A10, используйте следующие формулы:

= МИН (1 австралийский доллар: 10 австралийских долларов)

= МАКС (1 австралийский доллар: 10 австралийских долларов)

Обратите внимание, что мы блокируем диапазон с помощью знака $ (абсолютные ссылки на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.

Как найти неверные данные на листе

Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомляет вас, если некоторые из существующих значений не соответствуют критериям проверки.

Чтобы найти недопустимые данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите на вкладку Data и щелкните Data Validation > Circle Invalid Data .

Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки:

Как только вы исправите неверную запись, кружок исчезнет автоматически. Чтобы удалить все круги, перейдите на вкладку Data и нажмите Data Validation > Clear Validation Circles .

Как защитить рабочий лист с помощью проверки данных

Если вы хотите защитить лист или книгу паролем, сначала настройте требуемые параметры проверки данных, а затем защитите лист. Важно, чтобы вы разблокировали проверенные ячейки до защиты рабочего листа, иначе ваши пользователи не смогут вводить какие-либо данные в эти ячейки. Подробные инструкции см. В разделе Как разблокировать определенные ячейки на защищенном листе.

Как поделиться книгой с проверкой данных

Чтобы разрешить нескольким пользователям совместно работать над книгой, не забудьте предоставить к ней общий доступ после того, как вы выполнили проверку данных.После предоставления доступа к книге ваши правила проверки данных будут продолжать работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.

Проверка данных Excel не работает

Если проверка данных на ваших листах не работает должным образом, скорее всего, это связано с одной из следующих причин.

Проверка данных не работает для скопированных данных

Проверка данных в Excel предназначена для запрета вводить недопустимые данные непосредственно в ячейку, но не может помешать пользователям копировать недопустимые данные.Хотя нет никакого способа отключить ярлыки копирования / вставки (кроме использования VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных, перетаскивая ячейки. Для этого перейдите в Файл > Параметры > Дополнительно > Параметры редактирования и снимите флажок Включить дескриптор заполнения и перетаскивание ячейки .

Проверка данных Excel недоступна в режиме редактирования ячейки

Команда проверки данных недоступна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке.Закончив редактирование ячейки, нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.

Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге

Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих книгах, изменить параметры проверки данных или установить новые правила невозможно. Для этого сначала отключите доступ к книге и / или снимите защиту с нее.

Неправильные формулы проверки данных

При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важных момента:

  • Формула проверки не возвращает ошибок.
  • Формула не ссылается на пустые ячейки.
  • Используются соответствующие ссылки на ячейки.

Дополнительные сведения см. В разделе Не работает правило проверки пользовательских данных.

Ручной пересчет включен

Если в Excel включен режим ручного расчета, невычисленные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы изменить параметр вычисления Excel обратно на автоматический, перейдите на вкладку Формулы > группу Расчет , нажмите кнопку Параметры расчета , а затем нажмите Автоматически .

Для получения дополнительной информации см. Сравнение автоматического расчета и ручного расчета.

Вот как вы добавляете и используете проверку данных в Excel. Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также может заинтересовать

Применить проверку данных к ячейкам

Загрузите наши примеры

Загрузите образец книги со всеми примерами проверки данных в этой статье

Если вы создаете лист, который требует от пользователей ввода данных, вы можете ограничить ввод определенным диапазоном дат или чисел или убедиться, что вводятся только положительные целые числа.Excel может ограничить ввод данных определенными ячейками с помощью проверки данных, предлагать пользователям вводить допустимые данные при выборе ячейки и отображать сообщение об ошибке, когда пользователь вводит недопустимые данные.

Ограничить ввод данных

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите ограничить ввод данных.

  2. На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных .

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или к книге открыт общий доступ. Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен. Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  3. В поле Разрешить выберите тип данных, которые вы хотите разрешить, и введите ограничивающие критерии и значения.

    Примечание: Поля, в которые вы вводите предельные значения, будут помечены на основе данных и критериев ограничения, которые вы выбрали. Например, если вы выберете «Дата» в качестве типа данных, вы сможете ввести предельные значения в поля минимального и максимального значений с метками Дата начала и Дата окончания .

Запрашивать у пользователей действительные записи

Когда пользователи щелкают ячейку, в которой есть требования к вводу данных, вы можете отобразить сообщение, объясняющее, какие данные являются действительными.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите запрашивать у пользователей допустимые записи данных.

  2. На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных .

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или к книге открыт общий доступ.Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен. Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  3. На вкладке Входное сообщение установите флажок Показывать входное сообщение, когда выбрана ячейка .

  4. В поле Заголовок введите заголовок сообщения.

  5. В поле Входное сообщение введите сообщение, которое вы хотите отобразить.

Отображать сообщение об ошибке при вводе неверных данных

Если у вас есть ограничения данных и пользователь вводит недопустимые данные в ячейку, вы можете отобразить сообщение, объясняющее ошибку.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите отобразить сообщение об ошибке.

  2. На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных .

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или к книге открыт общий доступ. Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен. Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  3. На вкладке Предупреждение об ошибке в поле Заголовок введите заголовок сообщения.

  4. В поле Сообщение об ошибке введите сообщение, которое вы хотите отобразить, если введены недопустимые данные.

  5. Выполните одно из следующих действий:

    С по

    На Стиль Всплывающее меню , выберите

    Требовать от пользователей исправить ошибку перед продолжением

    Стоп

    Предупредить пользователей о том, что данные недействительны, и потребовать от них выбора Да или Нет , чтобы указать, хотят ли они продолжить

    Предупреждение

    Предупредить пользователей о том, что данные недействительны, но разрешить им продолжить после закрытия предупреждающего сообщения

    Важно

Редактировать источники данных - Таблица

В любой момент во время анализа вы можете редактировать источник данных, используемый в книге.

Как редактировать источник данных

  1. В меню «Данные» выберите источник данных, а затем выберите Изменить источник данных.

  2. На странице источника данных внесите изменения в источник данных.

Возможно, вы захотите отредактировать источник данных Кому:

Навигация по сетке данных

Следующие усовершенствования, внесенные в сетку на странице источника данных, помогут вам лучше увидеть данные в источнике данных и подготовить их к анализу.

Сортировка столбцов и строк

Сортировка столбцов: Сортировка столбцов в сетке и сетке метаданных путем выбора параметра сортировки в раскрывающемся списке «Поля сортировки». Отсортируйте столбцы по таблице или порядку источников данных.

A Состояние сортировки Изменено может возникнуть, когда некоторые задачи вызывают добавление новых столбцов в сетку.

Сортировать строки: Сортировать строки, нажимая кнопку сортировки. Нажмите кнопку сортировки один раз, чтобы отсортировать строки в порядке возрастания, нажмите кнопку сортировки еще раз, чтобы отсортировать строки в порядке убывания, а затем нажмите кнопку сортировки в последний раз, чтобы очистить сортировку.

Изменить или сбросить имена полей

Переименовать столбец: Дважды щелкните имя столбца, чтобы переименовать поле.

Сбросить имя: Если вы переименовали поле, щелкните раскрывающееся меню столбца, а затем выберите «Сбросить имя», чтобы вернуться к исходному имени поля. Вы также можете выбрать несколько столбцов и выполнить одно и то же действие.

Исходное имя указывает имя, указанное в базовых данных.Вы можете использовать команду «Вернуть» для сброса имен полей, которые изменились в результате улучшений именования, которые Tableau автоматически внесла в источник данных. Дополнительные сведения см. В разделе Общие сведения об улучшении определения типа поля и именования (ссылка открывается в новом окне).

Создание новых столбцов и просмотр данных извлечения

Создание новых вычислений: Создание новых вычислений, групп или интервалов на основе существующих полей в источнике данных. Щелкните стрелку раскрывающегося списка столбца и выберите один из соответствующих параметров.

Если вы создаете агрегированное вычисление, значения, отображаемые в сетке, не имеют смысла, пока вычисление не будет использоваться в контексте уровня детализации представления.

См. Данные извлечения: Для коннектора веб-данных, файловых и реляционных источников данных в режиме извлечения вы можете видеть извлечение данных в сетке, включая только вычисления извлечения, такие как МЕДИАНА.

В режиме извлечения порядок строк значений в источнике данных может отличаться от порядка строк значений в режиме реального времени.

Копировать значения

Копирование значений: Скопируйте значения в сетке, выбрав значения и нажав Ctrl + C (Command-C на Mac). Или же, чтобы скопировать значения в сетке метаданных, выберите значения, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать».

Используйте область метаданных, чтобы быстро изучить и изменить структуру источника данных Tableau. Вы можете использовать область метаданных для просмотра столбцов в ваших данных и их типов данных, выполнения рутинных задач управления, таких как переименование столбца, скрытие столбца, изменение типа данных столбца и изменение географической роли столбца.

Примечание. Задачи управления метаданными меняются при работе с многомерным источником данных.

Перейти в область метаданных

После настройки источника данных нажмите кнопку области метаданных. Если вы подключены к кубическому (многомерному) источнику данных, область метаданных отображается по умолчанию. Для других типов источников данных, таких как извлечения данных Salesforce или Tableau (TDE), представление по умолчанию будет другим.

Обзор метаданных

Столбцы источника данных представлены в виде строк в области метаданных.Каждая строка показывает тип данных столбца, имя столбца в источнике данных Tableau, имя таблицы в базовых данных, из которых происходит столбец, и имя столбца в базовых данных.

Управление метаданными

В зависимости от типа данных, к которым вы подключены, вы можете выполнять рутинные задачи управления, такие как одновременное скрытие нескольких столбцов или быстрое переименование столбцов. Например, чтобы скрыть сразу несколько столбцов, нажмите клавишу CTRL или Command, выберите столбцы, которые нужно скрыть, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с именем столбца и выберите «Скрыть».Изменения, которые вы вносите в область метаданных источника данных, не изменяют ваши базовые данные.

Изменение расположения источника данных

При редактировании источника данных у вас есть возможность изменить расположение источника данных. Например, предположим, что имя или расположение источника данных, который вы использовали изменилось и больше не доступно при предыдущем подключении Информация. В этом случае вы можете направить книгу на правильный местоположение без потери работы.

Этот же метод можно использовать для применения анализа, выполненного на одном источнике данных, к аналогичному источнику данных. Предположим, вы создали книгу, содержащую несколько представлений, касающихся рынков, продуктов, продаж и прибыли и вы хотите применить анализ к новому источнику данных. Вместо воссоздания каждого вида, вы можете редактировать оригинал подключение к данным и укажите новый источник данных.

Чтобы изменить расположение источника данных
  1. Щелкните правой кнопкой мыши (удерживая нажатой клавишу Control на Mac) источник данных на панели данных а затем выберите «Изменить подключение».

  2. В диалоговом окне «Редактировать соединение» перейдите к расположению источника данных или выберите новый источник данных.

Заменить ссылки на поля

При успешном подключении к новому источнику данных все листы в книге, которые ранее ссылались на исходный источник данных теперь относится к новому источнику данных. Если новый источник данных не имеет тех же имен полей, что и исходный книги поля становятся недействительными и помечаются восклицательным знаком точка .Вы можете быстро решить проблема с заменой ссылок на поля.

Например, скажем, у вас есть книга, подключенная к источнику данных, который содержит поле имени клиента. Затем вы редактируете источник данных, чтобы указать к новому источнику данных, который имеет все те же данные, но вместо имени клиента имя поля было изменено на имя. Поле «Имя клиента» остается на панели «Данные», но помечено как недопустимое. Чтобы поле стало действительным, вы можете заменить ссылки, что означает вы можете сопоставить недопустимое поле с допустимым полем в новом источнике данных (например, Имя клиента соответствует имени).

Для замены ссылок на поля
  1. Щелкните правой кнопкой мыши (удерживая клавишу Control на Mac) недопустимое поле на панели данных а затем выберите «Заменить ссылки».

  2. В диалоговом окне «Замена ссылок» выберите поле. из нового источника данных, соответствующего недопустимому полю.

Переименовать источник данных

При подключении к источнику данных вы предоставляется возможность дать ему имя для использования в Tableau Desktop.

Чтобы переименовать источник данных
  • В меню «Данные» выберите Переименовать.

Присвоение имени подключению полезно, если к нему подключена одна книга. множество источников данных. Имя, которое вы назначаете, поможет вам отслеживать специфика подключения. Вы также можете проверить подключение свойства, выбрав источник данных в меню Данные, а затем выбрав Характеристики.

Дублировать источник данных (Tableau Desktop)

Иногда может потребоваться внести изменения в источник данных, такой как добавление дополнительных таблиц, скрытие и отображение полей, установка значения по умолчанию для полей и т. д.Когда вы вносите эти изменения, это влияет на все листы, использующие источник данных. Вы можете продублировать источник данных чтобы вы могли вносить изменения, не затрагивая существующие листы.

Для дублирования источника данных
  • На данных выберите источник данных, а затем выберите Дублировать.

Когда вы дублируете источник данных, к дублированному имени источника добавляется «(копия)». конец.

11 потрясающих примеров проверки данных

Это гостевой пост Алана Мюррея из Computergaga.

Data Validation - очень полезный инструмент Excel. Это часто остается незамеченным, поскольку пользователи Excel стремятся изучить преимущества сводных таблиц, диаграмм и формул.

Он контролирует, что может быть введено в ячейку, чтобы гарантировать ее точность и согласованность. Очень важная работа при работе с данными.

В этом сообщении блога мы рассмотрим 11 полезных примеров того, что может делать проверка данных.

Для применения этих правил проверки данных;

  1. Сначала выберите диапазон ячеек, к которому вы хотите применить проверку.
  2. Щелкните вкладку «Данные», а затем кнопку «Проверка данных» на ленте.
  3. На вкладке «Настройки» выберите критерии правила проверки.

Разрешить ввод только в верхнем регистре

Вам может потребоваться ввести данные в верхнем регистре, как в этом примере ввода почтовых индексов Великобритании.

Ячейки должны принимать как текст, так и числа, но текст должен быть в верхнем регистре.

Для этого мы можем использовать формулу с функциями ВЕРХНИЙ и ТОЧНЫЙ.

Функция UPPER, вероятно, говорит сама за себя. Он преобразует текст в верхний регистр.

Функция EXACT используется для сравнения записи ячейки с версией в верхнем регистре, чтобы увидеть, совпадают ли они. Если да, то запись действительна.

В этом примере проверка была применена к диапазону A2: A6. Выберите «Пользовательский» в списке «Разрешить» и введите следующую формулу в поле «Формула».

= ТОЧНЫЙ (A2; ВЕРХНИЙ (A2))

Предотвратить даты в будущем

Ввод дат в электронные таблицы очень распространен.К сожалению, пользователи вводят неправильную дату - тоже обычное дело.

Используя правила проверки, мы можем ограничить количество ошибок, которые может совершить пользователь.

В этом примере мы предотвращаем ввод даты в будущем. Возможно, пользователи записывают произошедшую транзакцию. Следовательно, это должна быть дата в прошлом или сегодняшняя дата.

Выберите «Дата» в списке «Разрешить», а затем «Меньше или равно» в списке «Данные».

В поле Дата окончания введите формулу ниже.

= СЕГОДНЯ ()

Функция СЕГОДНЯ возвращает текущую дату с компьютера.Невероятно полезно. Ознакомьтесь с другими замечательными функциями даты в Excel (https://www.howtoexcel.org/category/functions/date-and-time/).

Создание раскрывающихся списков

Создание раскрывающихся списков - это причина, по которой большинство людей знакомо с функцией проверки данных. Создание списков - простой и эффективный способ контроля ввода данных.

Выберите Список из списка разрешенных. Затем вы можете ввести элементы списка непосредственно в поле «Источник», разделив их запятыми, или обратиться к диапазону ячеек, содержащих элементы списка.

Если вам нужен простой список, такой как «Открытые и закрытые» или «Да» и «Нет», тогда имеет смысл вводить записи.

Если вам нужен более динамичный список для элементов, которые меняются с течением времени, например, списки продуктов, мест и людей, то ссылка на диапазон имеет смысл.

Для этого списка щелкните поле «Источник», а затем выберите ячейки, содержащие элементы.

В этом примере элементы находились в диапазоне A1: A5 листа с именем «Имена».

Зависимые раскрывающиеся списки

Давайте продолжим наши раскрывающиеся списки и создадим зависимые списки. Для этих списков элемент, выбранный в одном списке, будет влиять на то, какие параметры появятся в следующем списке.

В приведенном ниже примере у нас есть список городов в ячейке F2. Выбор из этого списка влияет на то, какие имена появятся в следующем списке в ячейке G2.

Для этого мы сначала должны назвать каждый список. Например, диапазон A2: A4 называется городом, диапазон B2: B6 называется кардиффом и так далее.

Выполните следующие действия, чтобы создать именованный диапазон.

  1. Выберите диапазон для имени, например A2: A4.
  2. Щелкните поле имени слева от панели формул.
  3. Введите имя, которое вы хотите применить, и нажмите Enter.

Список в ячейке F2 создается так же, как в предыдущем примере. В поле Источник вы можете ввести = city, чтобы сослаться на именованный диапазон.

Для зависимого списка в ячейке G2 выделение в ячейке F2 необходимо преобразовать в ссылку на именованные диапазоны.Это делается с помощью функции ДВССЫЛ (узнайте больше замечательных примеров функции ДВССЫЛ).

= КОСВЕННО (F2)

Распространенной проблемой при создании зависимых списков является использование недопустимых символов в именованных диапазонах. Вы не можете начинать именованные диапазоны с числа или использовать пробелы и некоторые другие символы.

Итак, если элементы в вашем списке используют пробелы или начинаются с цифр, это представляет собой препятствие. Узнайте, как решить эту проблему, из видео ниже.

Предотвращение повторяющихся значений

Дублирующиеся значения - очень распространенная проблема в Excel.Существует множество методов выявления и удаления дубликатов, но было бы лучше, если бы вы в первую очередь могли предотвратить их.

Используя функцию СЧЁТЕСЛИ в настраиваемой формуле, мы можем.

В приведенной ниже формуле подсчитывается количество появлений введенного значения в диапазоне A2: A8. Если ответ - 0, то значение уникально и разрешено.

= СЧЁТЕСЛИ ($ A $ 2: $ A $ 8; A2) = 0

Разрешить только числовые или текстовые записи

Функцию ЕЧИСЛО можно использовать для создания правила проверки, которое разрешает ввод только числовых значений в ячейку.

Выберите «Пользовательский» в списке «Разрешить» и используйте приведенную ниже формулу. В этом примере ячейка A2 - это верхняя левая ячейка выбранного диапазона ячеек.

= ЕЧИСЛО (A2)

Это позволит использовать только числовые значения, включая дату и время.

Чтобы разрешить только текстовые значения, мы могли бы использовать функцию ISTEXT таким же образом.

= ISTEXT (A2)

Проверить запись на основе другой ячейки

Вы можете создать правила проверки данных, основанные на значении из другой ячейки, написав настраиваемую формулу.

Например, вы хотите, чтобы раскрывающийся список отображался только в том случае, если другая ячейка не пуста.

Следующая функция ЕСЛИ проверяет, не пуста ли ячейка A2, и если да, то покажет список из местоположения с именем range.

= ЕСЛИ (A2 <> ””, расположение)

Разрешить вход только в будние дни

При вводе дат может потребоваться ограничить пользователя вводом определенных дней недели. Этого можно добиться с помощью функции WEEKDAY.

В этом примере мы ограничим ввод дат только с понедельника по пятницу.Для этого можно использовать приведенную ниже формулу.

= ДЕНЬ НЕДЕЛИ (A2; 2) <= 5

Функция WEEKDAY возвращает число, представляющее день недели. В функции WEEKDAY значение 2 указывает, что неделя начинается с понедельника как 1 до воскресенья как 7.

В этом правиле проверки возвращаемое значение должно быть меньше или равно 5. За исключением субботы и воскресенья.

Ограничить длину текста

Записи могут иметь определенную длину текста или не более определенного количества символов.В этом нам поможет создание правила проверки.

В этом примере я хочу ограничить длину текста 9 символами.

Выберите Длина текста из списка разрешенных, равная из списка данных, а затем введите 9 для длины.

Записи содержат определенный текст

Использование формул в правилах проверки позволяет нам тестировать и проверять практически все.

В этом последнем примере мы гарантируем, что записи содержат определенный текст.

Функция НАЙТИ используется для поиска определенной строки текста («ENG» в этом примере) и возврата ее положения в ячейке.Если FIND не находит текст, возвращается ошибка.

Функция ЕЧИСЛО используется для проверки успешности выполнения функции НАЙТИ (если она вернула число). Если да, то ISNUMBER возвращает True, в противном случае возвращает False. На этом наш проверочный тест завершен.

Вот формула, которую нужно использовать.

= ЕЧИСЛО (НАЙТИ («ENG»; A2))

Примечание. Функция НАЙТИ чувствительна к регистру. Вместо этого можно использовать функцию ПОИСК, если вам не нужно учитывать регистр текста.

Создание значимых сообщений об ошибках

В этой статье мы рассмотрели 10 примеров проверки данных. Однако в случае ошибки при вводе данных отображается та же проверка, независимо от критериев проверки.

Хорошая новость заключается в том, что вы можете создавать свои собственные сообщения об ошибках, чтобы эффективно сообщать пользователю о том, что могло пойти не так.

Щелкните вкладку «Предупреждение об ошибке» в окне «Проверка данных».

Выберите стиль из списка «Стоп», «Предупреждение» или «Информация».

  • Stop предотвратит ввод неверных данных.
  • Предупреждение отображает ошибку, но с выбором: разрешить или запретить ввод.
  • Информация отображает ошибку, но не препятствует вводу данных.

Введите заголовок и сообщение об ошибке для предупреждения об ошибке.

Давайте возьмем пример, когда в ячейку разрешено вводить только дни недели. Вы можете создать подобное сообщение об ошибке.

Заключение

Я считаю, что проверка данных - недооцененный инструмент Excel.Без чистых данных наши сводные таблицы, диаграммы и формулы не будут работать правильно.

Эта функция обеспечивает метод ограничения ошибок и сбора точных данных при входе.

Однако проверка данных

не может помочь при получении данных из других баз данных, книг и веб-сайтов.

Если это то, что вы делаете, я настоятельно рекомендую вам проверить функцию Power Query в Excel. Мощный инструмент для установления соединений и автоматизации процесса очистки и преобразования данных из внешних источников.

Об авторе

Алан является основателем Computergaga и имеет большое количество подписчиков на YouTube, где он делится советами и руководствами по Excel. Он живет в Великобритании с женой и двумя детьми.