Содержание

Дублирование в трудовой книжке записи о наименовании подразделения при переводе работника на другую должность / КонсультантПлюс

Дублирование в трудовой книжке записи о наименовании подразделения при переводе работника на другую должность

Вопрос:

Нужно ли дублировать запись в трудовой книжке о подразделении при переводе на другую должность?

Ответ:

Нормами действующего законодательства описанная Вами ситуация не урегулирована. По нашему мнению, если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение, то в трудовую книжку запись о переводе на другую должность в этом же подразделении должна быть сделана с указанием на структурное подразделение.

Правовое обоснование:

Часть 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ устанавливает, что обязательным для включения в трудовой договор является в т.ч. условие о месте работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – месте работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В соответствии с ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 ТК РФ.

На основании абз. 3 п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного).

Открыть полный текст документа

Образец записи о временном переводе в трудовой книжке 2021

Перевод и перемещение: в чем разница?

Работодатель не может требовать от сотрудника выполнения работы, не указанной в контракте. Об этом говорится в ст. 60 ТК РФ. То есть, трудовые функции, которые изначально не были указаны в договоре сотрудника, могут выполняться им только после того, как в содержание договора будут внесены изменения, оформленные в виде доп.соглашения к нему.

Довольно часто переход трудящегося на другую работу путают с  перемещением. В чем разница?

Перевод — это изменение функции сотрудника, на которую он должен дать свое согласие. Различают следующие его виды:

  • постоянный к другому нанимателю;

  • временный по соглашению сторон;

  • на время отсутствия постоянного сотрудника с целью его замещения;

  • временный по инициативе работодателя;

  • переход на иную должность  из-за имеющихся заболеваний;

  • переход в другую местность вместе с работодателем

Эти действия возможны только после получения согласия работника, оформленного письменно. Без согласия переход возможен только в случае ЧС, военных действий, катастроф. Указание на это имеется в ст. 72.2 ТК РФ.

Перемещение отличается тем, что оно не влечет изменения рабочей функции и поэтому не требует согласия работника. В этом случае сотрудник продолжает выполнять обусловленную контрактом  трудовую функцию и никакие установленные по соглашению сторон условия контракта не меняются (пример-перемещение из одного помещения в другое) .

В каких случаях оформляются временные переходы?

Они бывают временным и постоянным.  Временному посвящена ст. 72.2 ТК РФ. Частый вопрос: если оформляется временный перевод работника, запись в трудовой книжке нужна, или нет? Поговорим о каждом случае более подробно:

По соглашению сторон

По этому основанию гражданина можно перевести на другую работу на срок до одного года или до наступления определенного события, например, в целях замещения временно отсутствующего работника до даты его выхода на службу (статья 72.2 ТК РФ). Если нужно оформить временный перевод, запись в трудовую книжку в данном случае не делается. Если по истечению установленного срока работник продолжает трудиться на этой должности, характер перехода на другую должность теряет силу и становится постоянным. В этом случае он фиксируется в трудовой книжке .

Без согласия

При возникновении форс-мажорных обстоятельств, таких как:

допускается переход сотрудника без его согласия на срок до одного месяца в целях ликвидации и предотвращения последствий стихии.

 
Перевод людей в связи с указанным обстоятельствами на работы, которые требуют более низкой квалификации, возможен лишь с их письменного согласия ( статья 72.2 ТК РФ).

 

Запись о временном переводе в трудовой книжке работника не делается.

По медицинским показаниям

Если сотруднику при прохождении периодического медосмотра выдали заключение, что тот вид работы, на которой он занят, ему противопоказан, работодатель обязан:

  • на некоторое время перевести на другую должность, не противопоказанную по медпоказаниям (статья 73 ТК РФ) или предложить такому человеку другую имеющуюся работу, которая подходит ему не будет вредна.

  • если человек не согласен – отстранить его от должностных обязанностей (статья 76 ТК РФ) отстранить можно на срок до четырех месяцев.

Если человек согласен на эти условия, он начинает выполнять трудовую функцию,указанную в доп.соглашении.

Если срок отстранения (по медпоказаниям) составляет свыше четырех месяцев и работника это не устраивает, рабочие отношения прекращаются по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Если же состояние здоровья требует постоянного перехода на другую должность и сотрудник не против этого, заключается дополнительное соглашение, издается приказ и в трудовую книжку делается запись. Например, если сотрудница принята переводом запись в трудовой книжке выглядит следующим образом:

 

“Принята на работу в порядке перевода на должность … в отдел …”

Государственная служба

Для данной категории работников действует общий порядок, как и для других сотрудников. Запись в трудовой книжке о переводе госслужащего вносится только в случае его перехода на другую должность или к другому нанимателю на постоянной основе.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность в связи с изменением штатного расписания

Любая организация в процессе работы, претерпевает организационные изменения. Это может быть сокращение кадров или разукрупнение отделов, перевод работников с одной занимаемой должности на другую или просто переименование названия отдела или должности. Поэтому сотрудник, отвечающий за ведением трудовых книжек в организации должен знать, как сделать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность в связи с изменением штатного расписания, включая все нюансы.

Основные правила работы с трудовыми книжками

Любые записи, имеющиеся в трудовой книжке человека, вносятся согласно правилам, которые определяют нормативные документы. Для кадровиков в части ведения трудовых – это Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения и хранения трудовых.

Любые записи подчиняются следующим правилам:

  • сведения заносятся на основании приказа в срок, не более недели} информация об увольнении работника заносится строго в день увольнения.
  • записи полностью соответствуют текстам приказов, которые являются основанием.
  • все записи заносятся без сокращений, цифры записываются арабскими.
  • все записи трудовой книжки дублируются в карточке личных данных работника, где он расписывается под каждой записью.

Подводные камни нового расписания штатов

Службе кадров нужно будет разобраться в каждом конкретном случае, чем грозит новое штатное расписании, нужно ли оформлять перевод сотрудника и каким образом, в связи с этими изменениями. Всего вариантов может быть три.

Переименование занимаемой должности

В случае, когда введение нового штатного расписания привело к изменению только название должности, а трудовые обязанности работника остались без изменений, речь идет только о переименовании в результате реорганизации.

Но любые изменения наименования должности необходимо отразить не только в трудовом договоре, но и в трудовой книжке работника.

Следовательно, выстраивается следующая цепочка необходимых документов: приказ руководителя о модификации штатного расписания, затем, на основании приказа, необходимо заключить с работником допсоглашение к действующему трудовому договору. В этом соглашении следует озвучить изменение наименования занимаемой должности. После этого следует внести в трудовую книжку необходимые изменения.

В связи с изменением в штатном расписании, нужно написать информацию в трудовую книжку следующим образом:

  • графа 1 –указать номер записи}
  • графа 2 – записать дату переименования должности}
  • графа 3 – запись о переименовании должности, которая обычно выглядит так: «Должность … с (дата введения последнего расписания штатов) переименована в …».
  • графа 4 – внести основание для переименования должности – приказ руководителя, с указанием его регистрационного номера и даты издания.

Перевод на другую работу как результат изменения штатного расписания

Бывает так, что новое штатное расписание приводит к изменению не только названия должности, но и трудовых обязанностей. Изменяются старые функции или добавляются новые, речь идет о переводе на иную должность, связанную с изменением расписания штатов.

Цепочка документов будет такой же, как и в случае простого переименования должности. Но поскольку реально происходит не только переименование, но и перевод, добавится еще приказ руководителя о переводе сотрудника с одной занимаемой должности на другую.

Вся информация о переводе на другую должность в связи с изменением штатного расписания заносится в трудовую книжку, с одновременным дублированием записей в личной карточке. При этом, сотрудникам кадровой службы следует помнить, что с любыми записями, внесенными в трудовую книжку, работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен под роспись.

Внести запись о переводе следует следующим образом:

  • графа 1 – прописать порядковый номер записи}
  • графа 2 – внести дату перевода на новую должность}
  • графа 3 – записать обычный текст о переводе: «Переведен на должность (новое наименование должности)»}
  • графа 4 – указать основание для перевода – приказ с указанием номера и даты.

Перемещение работника как следствие изменения штатного расписания

Перемещение работника внутри одной организации в новое подразделение или на другое место работы, при котором не изменяются условия трудового договора, не требуют согласия работника. Чаще всего подобные перемещения связаны с ростом организации или ее реорганизацией. Их объясняют производственной необходимостью.

В случае, если в результате введения измененного штатного расписания требуется перемещение работника, работникам службы кадров следует помнить, что по закону, за 2 месяца до перемены условий действующего трудового соглашения, следует поставить работника в известность. Для этого применяется официальное уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

При необходимости перемещения сотрудника, запись в трудовой книжке о том, что в связи с изменением штатного расписания работник переведен в отдел или структурное подразделение, делается только в том случае, если работа в первоначальном подразделении была закреплена в трудовом договоре работника. Если в трудовом договоре указана только организация – нет оснований вносить какие-либо изменения в договор или трудовую – работник по-прежнему работает в том же предприятии.

В случае, когда в трудовом договоре прописано подразделение организации, где работает сотрудник, следует заключить между сторонами дополнительное соглашение к действующему трудовому договору.

Перевод сотрудника осуществляется только с его согласия и может носить как временный, так и постоянный характер.

Введение обновленного штатного расписания требует внимательного отношения со стороны кадровой службы, чтобы не допустить конфликтной ситуации и все юридически грамотно отразить в документах.

Запись в трудовой книжке об увольнении в порядке перевода

Увольнение в порядке перевода – запись в трудовой делается, когда работник переходит к другому работодателю. При переводе внутри одного предприятия увольнение не производится. Далее в статье будут изложены общий порядок, нюансы и образцы заполнения трудовой в связи с прекращением трудовых отношений по указанной причине. 

Как законодатель регулирует ситуацию по переводу трудящегося в другую организацию

При внесении в трудовую информации об увольнении в порядке перевода в другую организацию необходимо опираться на следующие нормативные источники:

  1. Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) — это законодательный акт, формулировки которого используются при заполнении книжки, особенно когда речь идет об увольнении (п. 14 разд. II постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225).
  2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — постановление № 225) не содержит каких-то особых правил по рассматриваемому вопросу. Но все указания по порядку действий с трудовой книжкой при увольнении также касаются и прекращения отношений переводом сотрудника.
  3. В Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции…» от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция), описано, как действовать в ситуации, когда работник уволен переводом (разд. 6).

Однако в законодательстве описаны, как правило, стандартные случаи. Поэтому при возникновении неординарных обстоятельств кадровый работник действует:

  • по аналогии;
  • опираясь на свой опыт;
  • в соответствии со сложившейся в кадровой сфере практикой. 

Работник уволен переводом: общие правила оформления

Как уже говорилось ранее, перевод работника может осуществляться либо внутри организации, либо к другому работодателю. Только при переходе в иное предприятие делается запись об увольнении с прежнего.

Перевод может производиться по инициативе самого гражданина или по инициативе работодателя, но с согласия сотрудника. В силу п. 6.1 Инструкции в трудовой обязательно следует делать оговорку о том, в каком именно порядке осуществляется переход.

Среди кадровых специалистов нет единого мнения, как оформлять запись об увольнении: «Уволен по таким-то основаниям» или «Трудовой договор прекращен по таким-то основаниям». Пенсионный фонд допускает обе формулировки, однако в Инструкции все примеры начинаются с фразы: «Уволен по таким-то основаниям». Таким образом, можно использовать оба варианта.

Также не стоит забывать, что в трудовой запрещено что-то исправлять, зачеркивать. Все данные указываются полностью без каких-либо сокращений. Важно отметить, что Инструкция не обязывает указывать номер части статьи. Однако она является подзаконным актом, и руководствоваться надо все-таки ТК РФ. А ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ предписывает вносить полную информацию: пункт, часть и статью, по которым происходит увольнение.

После вписания сведений об увольнении заканчивается очередной блок трудовой книжки. Блок — это все записи одного и того же работодателя. Ниже мы расскажем, как его закрывают. 

Заполняем трудовую книжку

Информация об увольнении переводом вносится в трудовую книжку следующим образом:

  1. В столбце 1 указывается номер записи.
  2. В столбце 2 ставится дата увольнения гражданина в формате: день и месяц — 2-значные числа, год — 4-значное.
  3. В столбце 3 расписывается основная информация об увольнении, а именно: по какому основанию прекращаются трудовые отношения и по чьей инициативе осуществляется перевод.

В действующем законодательстве не указано, следует ли вписывать название организации, куда переводится сотрудник. Только в п. 6.2 Инструкции оговаривается, что при переходе на выборную должность наименование нового работодателя указывается. Однако если учесть, что сама процедура перевода подразумевает обязательное информирование действующего работодателя о новом предприятии, то думается, что название лучше прописать.

А вот информацию о должности, на которую переводится гражданин, давать не стоит. Иначе в новой организации могут возникнуть проблемы с устройством, если вдруг работник и новое руководство решат заключить договор на другую специальность, чем предполагалось заранее.

  1. В столбце 4 даются реквизиты документа, на основании которого вносится запись.
  2. После заполнения всех граф, как уже говорилось выше, происходит закрытие блока. Его завершают подписью ответственного за ведение книжек специалиста, печатью предприятия и подписью работника.

Ниже читатель сможет ознакомиться с образцами записи в трудовой об увольнении по переводу по инициативе работника:

№

записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

 

число

месяц

год

 

 

 

1

2

3

4

 

2

30

08

2016

Уволена в связи с переводом по просьбе

Приказ от

 

 

 

 

 

работника в общество с ограниченной

30.08.2016 № 7-у

 

 

 

 

 

ответственностью «Эверест»

 

 

 

 

 

 

(ООО «Эверест»), пункт 5 части 1

 

 

 

 

 

 

статьи 77 Трудового кодекса

 

 

 

 

 

 

Российской Федерации

 

 

 

 

 

 

Инспектор отдела кадров

 

 

 

 

 

 

Мамонова Н. Г.

 

 

 

 

 

 

Ознакомлена: Воробьева Ю. А.

 

 

        

и по инициативе работодателя:

1

2

3

4

3

29

11

2016

Уволена в связи с переводом с согласия

Приказ от 30.08.2016

 

 

 

 

работника в товарищество

№ 10-у

 

 

 

 

собственников жилья «Эгершельд»

 

 

 

 

 

(ТСЖ «Эгершельд»), пункт 5 части

 

 

 

 

 

первой статьи 77 Трудового кодекса

 

 

 

 

 

Российской Федерации

 

 

 

 

 

Инспектор отдела кадров Кушнер Л. Я.

 

 

 

 

 

Ознакомлена: Юмашева Д. С.

 

Отметим, что формулировка: «Уволена в связи с переводом…» более корректна, чем «Уволена переводом…» или «Уволена в порядке перевода…». В соответствии с п. 14 постановления № 225 в трудовой книжке указывается причина, а не способ увольнения. 

Частные случаи перевода работников

В постсоветском пространстве перевод работника как кадровая процедура используется редко. Прибегают к этому способу увольнения, как правило, частные владельцы компаний при организации новых фирм, если старую слишком хлопотно или затратно ликвидировать. Тогда работников переводят в новую организацию. При этом внесение данных в трудовую производится по образцам, которые мы приводили выше.

Другой вариант — когда происходит реорганизация предприятия. Здесь также весь персонал переходит в образовавшуюся фирму, но не через увольнение, а обычным переводом. Однако многие лица, ответственные за кадровое делопроизводство, совершают ошибку, увольняя сотрудников прежнего предприятия переводом в новое.

Так, в соответствии с ч. 5 ст. 75 ТК РФ любая реорганизация не является поводом для прекращения трудовых договоров. Поэтому единственное, что должно отразиться в трудовой, — это информация о том, каким образом произошла реорганизация и каковы ее результаты. И только если происходит какое-то изменение в штатном расписании, то ниже следует указать, на какую должность переведен работник.

1

2

3

4

 

 

 

 

Закрытое акционерное общество

Приказ от 14.07.2016

 

 

 

 

«Перевозчик» (ЗАО «Перевозчик»)

№ 3-у

 

 

 

 

реорганизовано в форме преобразования

 

 

 

 

 

в общество с ограниченной

 

 

 

 

 

ответственностью «Транзит»

 

 

 

 

 

(ООО «Транзит»)

 

5

15

07

2016

Переведена на должность секретаря

Приказ от 15.07.2016

 

 

 

 

 

№ 3-п

 

Таким образом, увольнение в связи с переводом — редко встречающееся основание, имеющее свои особенности, которые влияют на заполнение трудовой книжки. В частности, обязательно следует указывать, кто является инициатором перевода: работник или работодатель.

О внесении записи в трудовую книгу в случае временного перевода работника на вышестоящую должность – НТВП Кедр

Распечатать

Работника в должности должность заместителя начальника отдела временно перевели на должность начальника отдела. Работник просит, чтобы в трудовую книжку была внесена запись о его временном переводе.

 

Вопросы

Обязательна ли запись в трудовую книжку о временном переводе по заявлению работника?

Как поступать, если работник планирует уволиться до окончания срока перевода, какую должность указывать в приказе на увольнение (прежнюю или временную).

 

Ответ юриста

Периоды работы в рамках временного перевода в трудовую книжку не вносятся. Запись об увольнении при временном переводе вносится в трудовую книжку по общим правилам, указывать фактически занимаемую работником должность не следует. Ставится порядковый номер записи, указываются дата и основания увольнения, вписываются реквизиты соответствующего приказа (распоряжения).

Работник вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если законом не установлен иной срок. При этом уволиться работник может в любое время, в том числе в период временного перевода. Эта возможность закреплена в ст. 80 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, для увольнения работника не требуется досрочно прекращать временный перевод. Более того, возможность прекращения временного перевода в одностороннем порядке законом не предусмотрена.

Периоды работы в рамках временного перевода в трудовую книжку не вносятся (ч. 4 ст. 66 ТК РФ; п. п. 4, 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Рассматриваемая ситуация исключением не является.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на фактическое увольнение работника с должности, занимаемой им в порядке временного перевода, в трудовой книжке этот факт отображать не следует. То есть запись об увольнении вносится в трудовую книжку по общим правилам. Так, ставится порядковый номер записи, указываются дата и основания увольнения, вписываются реквизиты соответствующего приказа (распоряжения). Заполнение трудовой книжки и вкладыша в нее производится в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

{Вопрос: …С согласия работника он временно переведен на другую должность у того же работодателя на определенный срок. В период перевода он увольняется по собственному желанию. Какую должность следует указывать в трудовой книжке? (Консультация эксперта, 2015) {КонсультантПлюс}}

Не вносите запись о временном переводе в трудовую книжку, даже если о такой записи просит сам работник. А если вы уже ее сделали, то внесите в трудовую книжку исправления путем признания этой записи недействительной.

Статья: Переводим работника временно (Забрамная Е.Ю.) (“Главная книга”, 2009, N 19) {КонсультантПлюс}

Удовлетворяя просьбу работника в нарушение установленного порядка, сотрудникам кадровых служб следует учитывать тот факт, что запись, указывающая на временный характер перевода, может стать формальным поводом для вынесения государственным инспектором труда предписания об устранении нарушения трудового законодательства, выразившегося в несоблюдении установленного порядка ведения трудовых книжек, неисполнение которого может стать основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 19.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

{Вопрос: Работник был переведен на шесть месяцев на вышестоящую должность для замещения временно отсутствующего руководителя подразделения. Сейчас он возвращается на прежнюю должность и просит отдел кадров внести запись о периоде работы в должности руководителя. Можно ли удовлетворить его просьбу? Если да, то каким образом? (Консультация эксперта, 2008) {КонсультантПлюс}}

Исходя из изложенного, вносить запись в трудовую книжку о временном переводе, если об этом просит работник не следует. Запись об увольнении при временном переводе вносится в трудовую книжку по общим правилам, указывать фактически занимаемую работником должность не следует. Т.е., в данном случае при увольнении работника должна быть указана должность- заместитель начальника отдела.

Подборка документов:

Типовая ситуация: Как оформить перевод работника на другую работу или должность? (Издательство “Главная книга”, 2017) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, июнь 2017 г. 

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Работник переведен на другую должность в том же подразделении. Нужно ли в трудовой книжке указывать подразделение при переводе?

В трудовом договоре работника указано структурное подразделение организации. Работник переведен на другую должность в том же подразделении, перевод является постоянным. Нужно ли в трудовой книжке указывать подразделение, или достаточно указать новую должность: “Переведена заместителем начальника отдела”?

 

16 июля 2015

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В трудовую книжку работника следует внести запись о переводе с указанием наименования новой должности и структурного подразделения.

Обоснование вывода:

В соответствии с частью второй ст. 57 ТК РФ трудовая функция (в частности работа по должности в соответствии со штатным расписанием) является условием, обязательным для включения в трудовой договор; место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения является условием, обязательным для включения в трудовой договор, в случае, если данное обособленное структурное подразделение организации расположено в другой местности. Условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения) может быть дополнительно уточнено в трудовом договоре по усмотрению сторон (часть четвертая ст. 57 ТК РФ).

Согласно части первой ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает сотрудник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

В силу указанной нормы и ст. 72 ТК РФ такой перевод оформляется путем подписания работником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору. На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о переводе.

В силу части четвертой ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся записи о постоянных переводах. В соответствии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, записи о переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция), которая не содержит норм, специально регламентирующих порядок внесения записи о переводе. Поэтому, полагаем, должны применяться положения, установленные разделом 3 Инструкции.

Исходя из п. 3.1 Инструкции при внесении записи о постоянном переводе в графе 1 раздела “Сведения о работе” ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата перевода. Учитывая, что в данном случае структурное подразделение, в которое принят работник, указано в его трудовом договоре, в приказе о приеме на работу и трудовой книжке, полагаем, что в графе 3 должна быть сделана запись о переводе с указанием наименования новой должности (работы) и структурного подразделения, несмотря на то, что изменения подразделения не происходит. В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) о переводе. Таким образом, запись в графе 3 может иметь следующий вид: “Переведена на должность заместителя начальника такого-то отдела”.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Першина Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Источник: Гарант.ру

Образец записи в трудовой книжке при переводе работника на другую постоянную работу

  • АКТУАЛЬНЫЙ КОММЕНТАРИЙ

  • КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • ПОЛЕЗНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

  • ПОЛЕЗНАЯ ПРАКТИКА

  • ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗАЩИТА

  • АЛГОРИТМЫ КАДРОВЫХ ДЕЙСТВИЙ

    • Amazon.com: BookFactory Журнал регистрации корпоративных перемещений запасов / Журнал / Журнал

    В настоящее время недоступен.
    Мы не знаем, когда и появится ли этот товар в наличии.
    • Убедитесь, что это подходит введя номер вашей модели.
    • Линейчатые страницы с номерами страниц и полями для темы, даты и номера книги
    • Книга в твердом переплете с усиленной обложкой из искусственной кожи и лентой-заполнителем
    • Smyth Sewn – Книги в открытом состоянии лежат ровно; Архивное качество, бескислотная бумага
    • Размеры страницы: 8,5 “X 11” (21,6 см X 25,4 см)

    Перевод средств между счетами

    Узнайте, как записать перевод между двумя счетами в QuickBooks Online.

    Когда вы переводите деньги с одного счета на другой, вам нужно будет записать транзакцию как перевод в QuickBooks. Мы расскажем вам, как записывать переводы и как избежать ошибок.

    Подробнее о переводах

    При записи денежного перевода между двумя счетами в QuickBooks частой ошибкой является случайное дублирование транзакции.

    Если оба счета отображаются в вашем Плане счетов (обычно они есть), вы должны ввести перевод как одну транзакцию, которая влияет на оба счета, вместо того, чтобы вводить чек на одном счете и депозит на другом.

    Вы можете создать перевод между двумя счетами, используя любое из следующего:

    • Перевод
    • Чек
    • Сопоставление импортированных банковских операций
    • Запись в журнале (проверьте у своего бухгалтера, прежде чем делать запись в журнале)

    Запишите новую перевод

    Если вы еще не импортировали транзакцию из своего банка, самый простой способ записать перевод средств – использовать «Перевод» в QuickBooks. Вот как записать денежный перевод:

    1. Выберите + Новый .
    2. Выберите Передача .
    3. В раскрывающемся списке Transfer Funds From выберите банковский счет, с которого поступают деньги.
    4. В раскрывающемся списке Перевести средства на выберите банковский счет, на который будут переведены деньги.
    5. В поле Сумма перевода введите переводимую сумму.
    6. Отредактируйте поле Дата .
    7. Введите описание передачи в поле Memo (необязательно).
    8. Выберите Сохранить и закройте или Сохранить и новый , чтобы завершить перенос.
    9. Выберите Да , если вы дважды проверили дату.

    Зарегистрированный перевод можно найти, открыв каждый регистр счетов в Плане счетов .

    Запишите перевод с помощью чека

    Если вы использовали физический чек для перевода средств, вы можете записать перевод и номер чека с помощью окна проверки.

    1. Выбрать + Новый .
    2. Выбрать Проверить .
    3. Введите чек, как обычно, включая номер чека.
    4. В поле Банковский счет выберите счет, с которого выводятся средства.
    5. В столбце Категория выберите счет, на который поступают средства.
    6. Выберите Сохранить и новый или Сохранить и закройте , чтобы записать чек.

    Сопоставить перевод с импортированными банковскими транзакциями

    Если вы импортировали транзакции в вашем банковском фиде для обоих счетов, которые не были введены как перевод в Quickbooks, вы можете записать его как перевод с одной учетной записи.Затем вы можете сопоставить транзакцию с другой учетной записью. Вот как использовать Match в вашем банковском фиде:

    1. Выберите Banking .
    2. Выберите банковский счет, с которого происходит транзакция.
    3. Найдите и выберите транзакцию, чтобы открыть ее.
    4. Установите переключатель « Запись как передача ». Затем в раскрывающемся списке «Счет перевода» выберите счет, на который были переведены деньги.
    5. Выберите Передача записи .
    6. Выберите банковский счет, на который вы перевели транзакцию.
    7. Выберите вкладку для просмотра . Затем выберите фильтр Распознанный из раскрывающегося списка.
    8. Найдите транзакцию. В столбце Action выберите Match , чтобы транзакция совпадала в обеих учетных записях.

    Передача записей | Семинария и университет Святой Марии

    Передача записей в архив

    Архив – это официальное хранилище документов учреждения и коллективная память об этом учреждении.По этой причине в архивы следует передавать только те записи, которые имеют постоянную, историческую и непреходящую ценность.

    Оценка стоимости

    Как правило, офис должен хранить копию любого документа, созданного или исходящего из этого офиса. И наоборот, офис не обязан хранить копии документов, созданных другими офисами в том же учреждении. Проведение этого различия при попытке решить, какие бумаги сохранить, значительно сократит хранение дублирующих записей в учреждении.

    Полезно различать документы, которые являются «официальными», и те, которые предназначены для справки. «Официальные» бумаги – это обычно те, которые были созданы в офисе и имеют долгосрочную ценность. (Например, нестандартная переписка, протоколы собраний, отчеты и тематические файлы.) Справочные материалы (например, руководства и публикации) обычно приобретаются офисом для помощи в их работе и исходят из других источников. Если эталонный материал больше не используется, его можно уничтожить.Если материал поддерживает работу, созданную в офисе, его следует сохранить для использования в будущем.

    Руководство по учету прополки

    При подготовке записей для передачи в Архив, пожалуйста, отбросьте перечисленные ниже категории материалов. В результате достигается значительная экономия места для хранения и затрат, а также более быстрый и эффективный поиск информации. Если группы записей содержат большое количество ссылочных копий или дубликатов документов, необходимо тщательное отсеивание.Передавайте в отдел только те материалы, которые являются оригинальными, или те, в создании которых вы, как сотрудник учреждения, принимали активное участие.

    Черновики: После окончательного подписания контракта, соглашения, письма или политики все предыдущие проекты и примечания, будь то рукописные, бумажные или электронные, должны быть уничтожены.

    Обычная корреспонденция (бумажная и электронная): Все входящие и исходящие сообщения, имеющие краткосрочное административное значение.Примеры включают стандартные письма, общие запросы, благодарственные письма и обмен любезностями. В случае поздравительных открыток, отправленных по особому случаю или по болезни, сохраните открытки от известных людей и примеры, присланные другими.

    Неактивные бюджетные файлы рутинного отдела: Подробные и сводные финансовые отчеты хранятся в Финансовом отделе. Их не нужно хранить в отдельных отделах.

    Разное: Выбросьте несколько копий документов и публикаций, старые справочные материалы и книги, каталоги товаров и поставщиков, канцелярские товары, записи и публикации других департаментов и учреждений, пустые формы, старые канцелярские товары.

    Подготовка бумажных и других физических документов для переноса

    Ответственность за подготовку записей для передачи в архив лежит на офисе, создавшем записи. [В дальнейшем именуемое «Офис происхождения».] Только те офисы, которым было разрешено передавать записи в Архивы, могут делать это. Если после прочтения приведенных ниже инструкций у вас возникнут какие-либо вопросы, свяжитесь с сотрудниками архива, чтобы запросить индивидуальную консультацию.

    1.Ящики

    Архив требует, чтобы все записи были упакованы в ящики для хранения стандартных размеров (10 дюймов В x 12 дюймов Ш x 15 дюймов Г). Офисы должны предоставить коробки, используемые для передачи документов. Записи будут храниться в этих ящиках до тех пор, пока они не будут перенесены в ящики архивного качества.

    Утвержденные ящики для хранения:

    • Банкирский ящик Базовое крепкое хранилище / Ящики для хранения файлов
    • Ящики для хранения быстрого монтажа Office Depot с откидной крышкой
    • Quill Brand Premium EZ Fold Ящики для хранения

    2.Фасовка ящиков

    • Записи следует очищать от ненужных материалов, таких как подвесные папки, папки, обложки для отчетов, резинки, скрепки для бумаг или скрепки для бумаг.
    • Записи следует размещать в четко обозначенных папках с файлами.
    • Записи должны быть упакованы в соответствии с файловой системой, используемой Ведомством происхождения, в алфавитном или цифровом порядке.
    • Записи следует класть в ящик вертикально и в одном направлении. Не кладите папки поверх вертикально расположенных записей
    • Коробки не должны быть переполнены.Коробка упакована правильно, если сзади есть около дюйма свободного пространства, крышка плотно прилегает и ни одна из сторон не выпирает. Если коробку невозможно заполнить полностью, используйте скомканные макулатуры, чтобы заполнить пустое пространство.
    • Негабаритные записи, такие как архитектурные чертежи, фотографии в рамках или книги, следует упаковывать в тубы или коробки, достаточно большие, чтобы их вместить. Любой предмет со стеклом, например фоторамка, следует завернуть в бумагу, чтобы гарантировать, что он не сломается во время переноса.
    • Удалите повторяющиеся копии предметов, если нет веских причин для их сохранения. При передаче программ мероприятий, спонсируемых учреждением, достаточно четырех экземпляров.
    • Не отправляйте справочники, руководства по оргтехнике, бланки, излишки публикаций или канцелярских принадлежностей, а также сломанные или неопознанные предметы.
    • Не отправляйте незакрепленные материалы, то есть предметы, которые не находятся в каком-либо заметном порядке, без предварительного обсуждения особых обстоятельств такой передачи с Архивом.

    3. Маркировка коробок

    На внешней стороне каждой коробки должна быть четкая этикетка, позволяющая идентифицировать ее содержимое. Эта информация должна быть записана на одном из коротких концов коробки, чтобы ее можно было прочитать после того, как она будет помещена в архив. Формат маркировки следующий:

    • Отделение происхождения
    • Краткое описание содержимого коробки
    • Диапазон дат записей в графе
    • Регистрационный номер *

    *: институциональный код (AB: Архиепископия Балтимора; PSS: Associated Sulpicians of the U.S .; SMSU: Семинария и университет Святой Марии) – Дата (ггггммдд) – Графа № (каждая передаваемая коробка должна быть пронумерована в последовательном порядке)

    Например:

    Канцелярия архиепископа (Ведомство происхождения)
    Тематические досье, A-B (содержимое коробки)
    2001-2010 (диапазон дат)
    AB20120501-1 (инвентарный номер)

    4. Подготовка формы передачи записей

    Каждая передача записей должна включать форму передачи записей. Эта форма официально документирует передачу записей из Офиса происхождения в архивы.Он содержит подробный список переданных записей, общее количество отправленных ящиков и дату, когда произошла передача.

    Сохраните копию для вашего офиса и отправьте как в бумажной, так и в электронной форме в Архив.

    Форма передачи записей: rec_transfer_form

    5. Передача ящиков в архив

    Свяжитесь с персоналом архива, чтобы запланировать физическую передачу записей в архив. Персонал обычно берет 10 или меньше коробок.В случае большего количества ящиков или если другие условия не позволяют персоналу забрать документы, офис, передающий документы, должен проконсультироваться с персоналом архива для принятия альтернативных мер.

    6. Получение файлов из архивов

    Office of Origin может заимствовать файлы, которые он передал в Архив, отправив форму запроса Office of Origin. Офису необходимо будет сослаться на форму передачи записей, чтобы определить, какие файлы необходимо заимствовать.

    Форма запроса Office of Origin: office_origin_req_form

    После получения формы сотрудники архива свяжутся с отправителем запроса, чтобы запланировать получение или доставку.

    7. Возврат заимствованных файлов в архив

    Заимствованные файлы необходимо вернуть сразу после того, как офис закончит их использовать. Свяжитесь с персоналом архива, чтобы сообщить, когда файлы будут возвращены, и запланировать получение или доставку. Отдельные папки следует помещать в запечатанные конверты.Ящики с файлами не нужно опечатывать.

    Документы

    Департамент учета, налогов и казначейства округа Бровард:

    • помещает или «записывает» официальные документы, такие как дела, в Официальный отчет.
    • поддерживает доступную для поиска базу данных зарегистрированных документов, включая дела, в наших офисах в Правительственном центре округа Бровард, 115 S. Andrews Ave., Fort Lauderdale. Вы также можете просмотреть указатель и изображения записанных дел в Интернете.
    • предоставляет заверенные копии актов и других зарегистрированных юридических документов.
    • обрабатывает запросы на изменение имен в документе.

    Если у вас есть вопросы по заполнению форм документов или другие вопросы, связанные с документами, включая передачу собственности, вам следует проконсультироваться с юристом. Сотрудники отдела учета, налогов и казначейства не могут помочь вам заполнить бланки документов или дать юридические консультации.

    Сделать запись

    Для того, чтобы округ Бровард зарегистрировал ваш документ, он должен соответствовать следующим требованиям к записи.Акт, не содержащий всех этих требований, не может быть записан. Обратите внимание, что существуют другие законодательные требования для того, чтобы сделать ваш документ действительным перевозочным средством.

    Обычно на регистрацию акта, полученного по почте, уходит от четырех до шести рабочих дней. Если время имеет существенное значение, подумайте о том, чтобы принести документ в офис и подождать, пока он будет записан. Ознакомьтесь с нашим обновлением статуса запроса на работу, чтобы узнать, почту какого дня мы сейчас записываем.

    Требования к оформлению документов

    1. Имена лиц, предоставляющих право (Партнерский титул), разборчиво напечатаны в основной части Акта.
    2. Почтовый адрес праводателей.
    3. Имена Грантополучателей (Партия, получающая титул) разборчиво напечатаны в основной части Акта.
    4. Почтовый адрес получателя гранта.
    5. Юридическое описание собственности (должно находиться в округе Бровард).
    6. Подписи лиц, предоставляющих право (имена указаны внизу).
    7. Подписи двух (2) Свидетелей (имена напечатаны внизу).
    8. Нотариальное подтверждение, включая подтверждаемые имена, дату получения подтверждения, подпись нотариуса (имя напечатано внизу), дату истечения срока действия комиссии и печать.
    9. Заявление «Подготовлено» (имя и адрес лица, составляющего акт).
    10. В соответствии со Статутом Флориды 689.02 (2), идентификационный номер участка или номер фолианта передаваемой собственности в дополнение к юридическому описанию. Вы можете получить идентификатор участка в соответствии со Статутом Флориды 689.02 (2), идентификатор участка или номер передаваемого имущества в дополнение к юридическому описанию. Вы можете получить идентификатор участка или номер фолио в офисе оценщика недвижимости округа Бровард.
    11. Сборы за документальные свидетельства или гербовые сборы – требуются во время регистрации. Чтобы указать цену продажи / передачи / вознаграждения или оплаченные штампы документации, вы можете использовать сопроводительное письмо, ваш собственный перевод или загрузить форму передачи записи.
    12. Трехдюймовый квадратный промежуток в правом верхнем углу первой страницы каждого документа и один квадратный белый промежуток в правом верхнем углу каждой последующей страницы документа. Это пространство необходимо для применения компьютеризированной записи информации; документы без достаточного количества пробелов должны быть возвращены вам без учета.
    13. Уплата установленных пошлин.
    14. Конверт с обратным адресом и маркой для возврата записанного (ых) документа (ов).

    Поиск дела

    Ваш поиск в Официальном отчете должен производиться владельцем собственности. Если вы не знаете владельца собственности, вы можете позвонить оценщику недвижимости округа Бровард по телефону 954-357-6830 или посетить веб-сайт оценщика недвижимости округа Бровард и выполнить поиск по почтовому адресу, чтобы узнать, кому принадлежит недвижимость.

    Вопросы о процессе записи, включая сборы и штампы документов, направляйте в информационный центр округа Бровард по телефону 3-1-1 или 954-831-4000.Оценщик недвижимости не может ответить на эти вопросы.

    Получить заверенную копию акта

    Отдел документации, налогов и казначейства округа Бровард может предоставить заверенные копии зарегистрированных документов, включая все документы, относящиеся к владению недвижимостью в округе Бровард с 1883 г. Многие другие документы, такие как письменные показания под присягой и окончательные решения по судебным делам, также доступный. Все документы, записанные с 1978 года, и изображения всех документов, записанные с 24 августа 1998 года, можно найти в онлайн-индексе.

    Если вы потеряли или потеряли оригинал документа (или другого юридического документа, который был зарегистрирован), вы можете получить заверенную копию в офисе записи, где был записан исходный документ. Заверенная копия имеет юридическую силу оригинала документа.

    Заверенные копии можно запросить лично или по почте. По запросу по почте вы должны приложить чек о применимых сборах, подлежащих уплате в Комиссию округа Бровард, и указать книгу и номер страницы, на которой находится документ.Если вы не знаете книгу и номер страницы, на которой расположен документ, взимается дополнительная плата за поиск записей.

    Документы, поданные в окружной или окружной суд, которые не обозначены как окончательные судебные решения, недоступны в официальных отчетах Отдела учета, налогов и казначейства. Их необходимо запросить у секретаря окружного суда.

    Изменение имен в документе

    Примеры обычных транзакций изменения имени включают добавление жены / мужа / ребенка в документ или удаление имени умершего владельца из документа.

    Несмотря на то, что формы для изменения имени в акте и других транзакций с актами доступны в большинстве магазинов канцелярских товаров и канцелярских товаров, мы рекомендуем вам проконсультироваться с юристом или юристом. Вы должны принять во внимание множество факторов, включая будущие интересы, трасты и налоги. К сожалению, Отдел документации, налогов и казначейства округа Бровард не может помочь вам в заполнении или проверке заполненных форм, а также не может дать вам юридическую консультацию.

    Что касается удаления имени умершего собственника из документа, вообще говоря, для простейших операций требуется как минимум три документа:

    1. Заверенная копия свидетельства о смерти умершего владельца собственности, которую можно получить в Управлении статистики естественного движения населения штата Флорида.Когда вы запрашиваете справку, вы должны указать, что причина смерти не может быть указана.
    2. Аффидевит о непрерывном браке, если собственность принадлежит супружеской паре, одна из которых в настоящее время скончалась. Этот документ, который должен быть составлен «с нуля» (т. Е. Отсутствует форма), должен быть оформлен оставшимся в живых супругом в присутствии нотариуса. В нем должны быть указаны даты, на которые распространяется брак, и дано юридическое описание имущества, находящегося в совместном владении пары до момента смерти одной из сторон.
    3. Различные налоговые формы, выдаваемые Налоговым управлением штата Флорида, например DR-312 (Аффидевит об отсутствии налога на имущество Флориды).

    Загрузите формы онлайн на веб-сайте Департамента доходов Флориды floridarevenue.com/pages/forms_index.aspx. Если у вас есть вопросы или вам нужна дополнительная информация, отправьте запрос по электронной почте или позвоните по телефону:

    Налоговое управление Флориды
    Сервисный центр Таллахасси
    2450 Shumard Oak Blvd.
    Таллахасси, Флорида 32399-0130

    Или позвоните по телефону 800-352-3671.

    Если у вас нет адвоката, проконсультируйтесь:

    Коллегия адвокатов округа Бровард
    1051 S.E. Третья авеню
    Форт-Лодердейл, Флорида 33316

    Или позвоните по телефону 954-764-8040.

    Перенос бумажных и других нецифровых записей


    Бумага и другие нецифровые записи

    Записи, которые никогда не должны уничтожаться и больше не нужны агентству, создавшему их для повседневной работы, должны быть переданы в Государственный архив для постоянного хранения.

    Процесс передачи записей

    Узнайте больше о каждом из важных шагов в процессе передачи нецифровых записей. Ознакомьтесь с подробными инструкциями, советами и приемами, чтобы обеспечить успешное выполнение каждого из следующих шагов:

    Шаг 1. Подтвердите, что записи подходят для передачи.

    Подтвердите, что записи подходят для передачи


    • Сотрудник отдела документации должен отправить письмо по электронной почте [email protected] со следующей информацией о предлагаемом переводе:
      • Название серии – Здесь мы ищем официальное название типа записи, которое указано в графике хранения, например, Книги окончательной записи или Дело об усыновлении.
      • Date Span – Дата записей, предназначенных для передачи
      • Ссылка на график хранения – Это необходимо для определения того, что это за записи.Включите всю цитату, включая расписание, номера разделов и позиций.
      • Подтверждение того, что записи имеют право на передачу, предотвращает ненужную упаковку и инвентаризацию записей, которые не будут переданы в архивы.
      • Сотрудники архива изучат информацию, чтобы подтвердить, что записи подходят для передачи. Если у нас возникнут вопросы, мы свяжемся с вами. Если записи подходят для передачи, мы сообщим вам, чтобы вы могли продолжить процесс передачи.

    Шаг 2. Подготовьте свои записи к передаче

    Подготовьте записи к передаче


    • Получение ящиков
      • Стандартным ящиком для передачи в архив штата Мэриленд является ящик центра записей (т. Е. Ящик для файлов и хранения), который можно получить в исправительных учреждениях штата Мэриленд, товар 123139.
      • Использование ящиков любого другого типа должно быть предварительно одобрено Архивом.
    • Конструирование коробки
    • Упаковочные коробки
      • Ящики не должны быть переполнены или недостаточно заполнены.
        • Следует ли , а не , допускать дополнительное пространство для межфайлов.
        • Хорошим эталоном является коробка, в которую можно легко уместить руку.
        • Крышка должна плотно закрываться.
        • Переполненные коробки не поместятся на полках архивов и будут отправлены обратно.
      • Ящики должны быть упакованы организованно. В идеале в том же порядке, в каком они указаны в инвентаре.
        • Записи следует упаковывать в вертикальном положении, а не на дно коробки.
          • Если в коробках есть место, чтобы их можно было наклонить или положить горизонтально, в коробку нужно поместить больше записей.
        • Переплеты – Если бумажные записи в настоящее время хранятся в переплетах, бумагу чаще всего нужно будет вынимать из скоросшивателя и помещать в помеченные папки. Биндеры неэффективно занимают место в коробке.
    • Этикетировочные коробки
      • Ящики или тома должны быть четко обозначены информацией, содержащейся в инвентарной ведомости.
      • Минимальная информация, необходимая на коробке
        • У всех ящиков должен быть номер ящика, чтобы мы могли сопоставить его с инвентарем.Вы также должны указать в поле такую ​​информацию, как агентство, сериал, дату и базовую описательную информацию.
          • Для основной информации описания вы можете включить только общий диапазон содержимого (например, случаи 1–100), не перечисляя все исключения.
            ПОЖАЛУЙСТА, ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Пока эти исключения перечислены в описи, нет необходимости указывать все их на коробках.
      • Стандартные коробки поставляются с заранее напечатанным местом для записи информации.Вот информация о заполнении этих полей.
        • Ящик № – Все ящики должны иметь номер ящика, чтобы мы могли сопоставить его с инвентарем. Каждый тип записи должен быть помещен в рамку отдельно. Пример: Протокол может состоять из 5 полей, пронумерованных от 1 до 5; Аудиторские отчеты могут состоять из 6 полей, пронумерованных от 1 до 6.
        • Всего ящиков – Это поле можно оставить пустым. Если вы хотите заполнить его, сделайте это в качестве последнего шага.Часто ожидается, что общее количество ящиков изменится по мере упаковки файлов. Это указывает на общее количество коробок для этого конкретного типа записи (а не на общее количество в отгрузке).
        • Регистрационный номер – можно оставить пустым. Если этот тип записи был передан ранее, вы можете указать этот номер здесь. Пример: T1549
        • Дата утилизации – Поскольку Государственный архив принимает только постоянные записи, это можно оставить пустым.Если вы чувствуете необходимость что-то пометить, подойдет PR (постоянное удержание).
        • Агентство – Название агентства, передающего эти записи. Если вы используете аббревиатуру, будьте последовательны в процессе маркировки.
        • Подразделение – Название подразделения или отдела в передающем агентстве, откуда поступают эти файлы. Пожалуйста, используйте полную фразу. НЕ используйте здесь аббревиатуры, так как многие названия отделов недостаточно распространены, чтобы их можно было читать повсеместно.
        • Даты включительно – Даты записей, включенных в поле. Если файлы хранятся в алфавитном порядке или по другому типу сортировки, мы просим вас использовать самую раннюю дату и самую последнюю дату для создания диапазона.
        • Заголовок записи – Вкратце, здесь должен быть указан тип записи; Протоколы / Аудиторские отчеты / и т. Д. Если известен, то регистрационный номер также можно написать здесь, а не вверху, поскольку здесь больше места.Если записи имеют номер файла, укажите диапазон файлов, который находится в поле. Главное – дать краткое описание на внешней стороне коробки, но включить всю подробную информацию в лист инвентаризации передачи.
    • Упаковочные коробки
      • Имейте в виду, что продавцы могут получать коробки из множества мест в здании или в нескольких зданиях. Вам не нужно беспокоиться об объединении всего, если несколько отделов / зданий содержат ящики.Сотрудник агентства должен быть на месте в день перевода, чтобы следить за тем, чтобы забирались только документы, утвержденные для передачи.
      • Полезно сгруппировать поля по типу записи.
      • Еще более полезно, если коробки расположены в последовательном порядке.
    • Тома / книги
      • Переплетенные тома или книги не нужно упаковывать в коробки, если они не очень маленькие или хрупкие.
      • Если у вас есть какие-либо негабаритные или уникальные предметы, мы будем работать с вами, чтобы найти лучший способ их упаковки и транспортировки.
      • Использование ящиков любого другого типа, кроме указанного выше, должно быть предварительно одобрено Архивом.
      • Полезно сгруппировать книги по типу записей.
      • Еще полезнее, если книги будут расположены в последовательном порядке.

    Шаг 3.Заполните и отправьте ведомость инвентаризации переноса

    Заполните и отправьте ведомость передаточной описи

      Раньше было две формы передачи, но недавно мы объединили их в один всеобъемлющий рабочий лист – Рабочий лист инвентаризации передачи . Этот новый рабочий лист позволяет архивам узнать об условиях, в которых хранились записи, и о том, что именно вы будете передавать.Вам понадобится ОДИН рабочий лист инвентаризации передачи для каждого типа записей, которые вы переносите.

      Архивы не принимают отправленные по факсу, рукописные или отсканированные рабочие листы. Рабочие листы должны быть представлены сотрудником отдела документации агентства в электронном виде в виде вложения электронной почты в формате Excel.
      Отправьте их: [email protected]

    • Подробнее: инструкции по переносу ведомости инвентаризации
    • Передаточный лист инвентаризации

    Посмотреть примеры хорошо завершенных запасов

    Шаг 4.Проверка инвентаря и планирование переноса

    Проверка запасов и планирование передачи

    Проверка и утверждение инвентаризации

    Сотрудники архивов проверят инвентарные запасы, чтобы убедиться, что они соответствуют всем требованиям к передаче. Если у нас возникнут какие-либо вопросы или проблемы, мы свяжемся с вами с вопросами или обновлениями, которые необходимо будет решить, прежде чем процесс передачи будет продолжен. По усмотрению Архивов нам также может потребоваться посетить ваше агентство, чтобы просмотреть записи, прежде чем мы утвердим передачу.

    Планирование передачи

    После утверждения запроса на передачу архивы запросят оценки у поставщиков, знакомых с записями о транспортировке. Передающее агентство несет ответственность за все расходы по доставке и хранению документов.

    После получения предложений от поставщиков Архив присуждает задание по самой низкой цене. Вся контактная информация и предложения будут отправлены вам для выставления счетов. Ваше агентство будет платить продавцу напрямую.Все поставщики принимают кредитные карты или чек и выставят счет после завершения работы. Затем архивы будут работать с вами и поставщиком, чтобы согласовать дату передачи, которая подходит для всех нас. Поставщик несет ответственность за безопасную транспортировку записей на наш объект и следит за тем, чтобы они были размещены в правильном месте на наших стеллажах. Я не могу дать вам точную оценку этой стоимости.

    Шаг 5. Перенос записей

    Передача записей

      Передача

      Дата передачи будет подтверждена вами и продавцом.Поставщик может обратиться к вам, чтобы запросить посещение объекта или задать вопросы о логистике доступа в здание, где хранятся записи. Не стесняйтесь давать им столько информации, сколько считаете нужной. Это поможет упростить передачу записей. Пожалуйста, сообщите службе безопасности в здании и убедитесь, что есть место для загрузки грузовика, если вы переносите большое количество записей.

      В день передачи вы должны ожидать, что продавец прибудет примерно в запланированное время.Сотрудник агентства должен будет присутствовать на месте, чтобы убедиться, что поставщик забирает правильные записи. Продавец получит записи из любой части здания. Так что не беспокойтесь, если ваши записи хранятся на нескольких этажах или в офисах. Лучше всего убедиться, что записи удаляются поставщиком по сериям или группам. Например, лучше всего убедиться, что все ящики с гражданскими файлами удалены, прежде чем они начнут удалять файлы с уголовными делами. В идеале ящики с записями следует хранить в порядке номеров ящиков, чтобы упростить получение и доставку записей.

      Квитанция о переводе

      После завершения передачи вы получите электронное письмо с официальным подтверждением того, что было передано, и описью места хранения переданных записей. Обычно вы должны получить его из архива в течение 2 рабочих дней.

      За дополнительной информацией обращайтесь:
      В. Джойс Фелпс II, эксперт по архивации, (410) 260-6448
      электронная почта: msa.helpdesk@maryland.правительство

    Требования к передаче записей

    • Чтобы подтвердить, что все предлагаемые передачи документации соответствуют программе управления документами вашего агентства, все запросы на передачу должны исходить от сотрудника службы документации вашего агентства. Сотрудники отдела документации (назначаемые главой агентства в соответствии с разделом 610 статьи 10 Аннотированного кодекса штата Мэриленд) служат для надзора за программой управления записями агентства.
      Подробнее: Руководство сотрудника по документации
    • Документы, которые определены как постоянные в утвержденном агентстве. График хранения и удаления документации должен быть предложен для передачи в архив штата Мэриленд.
      Подробнее: Руководство по графику хранения
      • Обратите внимание, что Государственный архив мог ранее передавать записи, которые в настоящее время указаны как непостоянные в графике хранения. Это не означает, что Архивы будут продолжать передавать этот тип записей в будущем.

    • Постоянные записи могут быть переданы в архив только тогда, когда они больше не нужны для текущей деятельности агентства. В противном случае очень вероятно, что агентству придется запросить отправку файла обратно или добавить в файл материалы.

    • Если с записями связаны индексы, вы должны перенести эти индексы вместе с записями. Без этих индексов Архивы не могут обеспечить постоянный публичный доступ к документам, хранящимся у нас.

    • Перед переносом записей необходимо отправить заполненную ведомость инвентаризации переноса. Архивы больше не будут принимать факсимильные, отсканированные, рукописные или отправленные по почте инвентарные списки. Рабочие листы должны быть созданы и представлены в формате Excel.
    • Тип и стиль ящиков, используемых для передачи записей, должны быть предварительно одобрены Архивом.
      См. Шаг 2 для получения дополнительной информации.
    • Если записи представляют угрозу (заражение насекомыми, плесень и т. Д.), Агентство должно устранить эту угрозу до того, как записи могут быть переданы.

    Затраты

    Ваше агентство несет ответственность за все расходы по доставке и хранению документации. Постоянное хранение записей не требует затрат.

    Этот веб-сайт любезно предоставлен Архивом штата Мэриленд. При разработке программы управления записями вам следует проконсультироваться с сотрудником отдела документации вашего агентства.

    © Авторские права 15 июня 2021 г. Архив штата Мэриленд


    Понимание процесса перевода брокерского счета

    Иногда инвесторы переводят свои счета ценных бумаг между брокерами-дилерами. Хотя в целом процесс проходит гладко для подавляющего большинства из тысяч счетов, переводимых каждый год, бывают случаи, когда возникают задержки, и инвесторы задают вопросы. Стремясь помочь инвесторам лучше понять процесс передачи учетной записи, мы публикуем эту обучающую информацию, чтобы предоставить некоторые основные факты о процессе передачи учетной записи.

    Как происходит перевод счетов между брокерами-дилерами?

    Большинство счетов клиентов переводятся между брокерами-дилерами посредством автоматизированного процесса. Национальная клиринговая корпорация по ценным бумагам (NSCC) управляет службой автоматического перевода клиентского счета (ACATS), чтобы облегчить перевод клиентского счета от одного брокера-дилера к другому. Переводы наиболее распространенных активов, например, наличных средств, акций и облигаций отечественных компаний, а также листинговых опционов легко переводятся через ACATS.

    Что должен сделать клиент, чтобы начать процесс переноса аккаунта?

    Физические лица, желающие перевести свой счет ценных бумаг от одного брокера-дилера к другому, инициируют процесс, заполнив Форму инициирования перевода (TIF) и отправив ее в фирму, которой они хотят перевести свой счет. Фирма, которой клиент переводит счет, может предоставить форму для облегчения перевода. Новую фирму называют «принимающей фирмой». Как только принимающая фирма получает TIF, она начинает процесс, связываясь с текущей или «фирмой-поставщиком» через ACATS.

    Что входит в процесс переноса аккаунта?

    Несмотря на то, что процесс переноса аккаунта автоматизирован, он несколько сложен и зависит от определенных факторов и правил, наиболее важные из которых обсуждаются ниже.

    После того, как принимающая фирма получает TIF, она вводит определенные данные клиента, включая имя на счете, номер социального страхования и номер счета в фирме-поставщике, в ACATS. Вскоре после ввода данных автоматическая функция позволяет фирме-поставщику видеть, что был сделан запрос на перевод счета.

    Осуществление обязанностей фирмы

    Чтобы наилучшим образом предотвратить несанкционированный перевод аккаунта, фирмы-поставщики будут отклонять любой запрос на перевод, если определенные данные (например, имя клиента и / или номер социального страхования), предоставленные принимающей фирмой, не соответствуют информации в записях фирмы-поставщика. Если запрос на открытие счета отклонен, новая фирма может исправить данные, исходя из тех, которые она изначально ввела, или ей, возможно, придется связаться с клиентом, чтобы убедиться, что информация в форме TIF верна.Как только информация об учетной записи клиента совпадает, запрос на перевод считается подтвержденным. В большинстве случаев процесс проверки занимает около трех рабочих дней после того, как новая фирма внесет запрос в ACATS.

    Проверка фирмы-получателя

    После подтверждения запроса на перевод фирма-поставщик отправит список активов на счете фирме-получателю через ACATS. Принимающая фирма рассмотрит список активов, чтобы решить, желает ли она принять перевод счета.Инвесторам важно понимать, что брокеры-дилеры не обязаны открывать или принимать перевод счета и могут решать, какие инвестиции они решат принять. В этом отношении клиент может инициировать запрос на перевод только для того, чтобы обнаружить, что новая фирма отказалась принять учетную запись. Наиболее частая причина отказа в переводе счета связана с кредитной политикой новой фирмы. Например, новая фирма может принять решение не принимать счет из-за качества ценных бумаг, поддерживающих маржинальный заем, или из-за того, что счет не соответствует минимальным требованиям к собственному капиталу.

    Таймфреймы

    После того, как информация о счете клиента будет правильно сопоставлена ​​и фирма-получатель решит принять счет, фирме-поставщику потребуется примерно три дня, чтобы переместить активы в новую фирму. Это называется процессом доставки. В целом, процесс проверки и доставки обычно занимает около шести дней.

    Факторы, которые могут привести к дополнительному времени, необходимому для перевода счета

    Как правило, переводы, когда доставляющая организация не является брокером-дилером (например, банк, паевой инвестиционный фонд или кредитный союз), занимают больше времени.Кроме того, перевод счетов, требующих попечительства, таких как Индивидуальный пенсионный счет или Депозитный счет для несовершеннолетнего ребенка, может занять дополнительное время.

    Каковы реальные ожидания в отношении времени, необходимого для перевода аккаунта?

    Многие события, как описано выше, происходят одновременно во время процесса переноса учетной записи. Даже при современных технологиях успешный перенос аккаунта от бывшей фирмы клиента к новой обычно занимает около недели, хотя лучше заранее планировать любые возможные задержки.

    Что может сделать клиент, чтобы обеспечить успешный перенос аккаунта?

    Перед переносом счетов из одной фирмы в другую всегда полезно проверить и понять процесс перевода. Кроме того, свяжитесь с новой фирмой и определите, могут ли какие-либо конкретные политики или ограничения повлиять на передачу вашей учетной записи. Например, если у вас есть маржинальный счет, вы должны спросить, примет ли новая фирма маржинальный счет, и если да, то каковы ее минимальные требования.Короче говоря, прежде чем пытаться передать аккаунт, убедитесь, что предполагаемая новая фирма подходит вам.

    Кроме того, инвесторы могут ознакомиться с процессом перевода счета, обсудив его с новой фирмой. Задавайте вопросы, например, о предполагаемой продолжительности процесса перевода с учетом конкретного типа счета (например, наличные, маржа, IRA, кастодиальный) и имеющихся активов (таких как акции, облигации, опционы, интересы ограниченного партнерства). Спросите обо всем, что может вызвать задержку в процессе переноса аккаунта.Спросите, как фирма информирует клиентов о завершении процесса передачи?

    Инвесторы также должны учитывать, что покупка и продажа ценных бумаг во время процесса перевода счета часто усложняет и задерживает перевод. Некоторые фирмы даже «замораживают» счет, который находится в процессе передачи, что означает, что сделки не будут разрешены до тех пор, пока передача не будет завершена; важный момент, который необходимо обсудить с фирмами до начала передачи. В результате инвесторы получают больше преимуществ, если они избегают торговли во время процесса перевода.Например, если ценные бумаги ABC являются волатильными акциями, и вы обеспокоены тем, что не сможете продать свои акции во время процесса передачи, вам следует подумать о продаже ABC перед подачей запроса на передачу.

    Часто задаваемые вопросы – Записи гражданского персонала

    1. Как мне получить информацию из записей гражданского персонала? Подробнее …
    2. Где я могу получить информацию о пенсионных пособиях для бывших федеральных гражданских служащих? Подробнее…
    3. Я хочу восстановиться в Федеральной службе. Какие формы мне нужны? Подробнее …
    4. Куда я могу обратиться за помощью или немедленной помощью? Подробнее …
    5. Какие записи были бы полезны для генеалогического исследования? Подробнее …

    1. Как я могу получить информацию из своих записей гражданского персонала?

    Записи гражданского персонала обычно передаются в Национальный центр кадровой документации в течение 120 дней после увольнения сотрудника с федеральной службы.Если с момента увольнения прошло менее 120 дней, напишите в последний нанимающий офис. После этого отправьте свой запрос по адресу, указанному ниже.

    Некоторая базовая информация , необходимая для поиска записей гражданского персонала , включает:

    • полное имя, использованное при трудоустройстве на федеральном уровне,
    • дата рождения,
    • Номер социального страхования (если есть),
    • наименование и место нахождения работодателя Федеральное агентство,
    • даты начала и окончания действия Федеральной службы

    Контактная информация: щелкните по ссылкам выше, чтобы узнать адреса электронной почты и контактные телефоны.

    Начало страницы

    2. Где я могу получить информацию о пенсионных пособиях для бывших федеральных гражданских служащих?

    Запрошенная информация отсутствует в Национальном центре кадровой документации. Вопросы, касающиеся выхода на пенсию и льгот, следует направлять по адресу:

    Управление персонала США
    Центр пенсионных операций
    Почтовое отделение 45
    Boyers, PA 16017

    Начало страницы

    3.Хочу восстановиться в Федеральной службе. Какие формы мне нужны?

    Копии стандартной формы 50 (кадровые действия) с вашего предыдущего места работы на федеральном уровне обычно необходимы для восстановления на работе. Вы можете запросить копии этих документов, написав в Национальный центр кадрового учета. NPRC не имеет полномочий определять право на восстановление, это может определить только Офис управления персоналом (OPM) или агентство по найму.

    Обратитесь в отдел кадров, в котором вы в настоящее время работаете или ищите работу, или:

    U.S. Офис управления персоналом
    Служба занятости
    1900 E Street, NW
    Вашингтон, округ Колумбия 20415

    Начало страницы

    4. Куда я могу обратиться за помощью или немедленной помощью?

    Национальный центр кадрового учета:
    Телефон: 314-801-0800 *
    Факс: 618-935-3014 или 618-935-3019

    * Линия обслуживания клиентов NPRC – это междугородний звонок для большинства клиентов. Примечание. Пиковое время для звонков – рабочие дни с 10:00.CST и 15:00. CST. Персонал готов ответить на ваш звонок с 7:00 до 17:00. CST.

    Начало страницы

    5. Какие записи были бы полезны для генеалогического исследования?

    Для военнослужащих: записи о военной службе, записи о военных пенсиях и файлы заявок на выдачу земельного ордера будут полезны. Пожалуйста, посетите раздел «Исследования генеалогии в военных записях» для получения дополнительной информации.

    Для записей гражданского персонала: если член вашей семьи работал на федеральное правительство, официальная папка персонала (OPF) была бы основным источником для исследования.