Заявления работников где хранятся – заявление работников – как правильно хранить?
Хранение заявлений о приеме на работу | Статьи
Сколько можно хранить заявления о приеме на работу? Какова процедура уничтожения заявления о приеме на работу по истечении срока хранения?
По закону заявление о приеме на работу не считается обязательным документом при оформлении трудоустройства нового сотрудника. Но многие компании ввели у себя правило – такой документ составлять. А, как известно, вся кадровая документация должна сохраняться в течение определенного периода времени. Так какой продолжительности равен срок хранения заявлений о приеме на работу. Что говорится по этому поводу в законе? Какие из заявлений надо сохранить, а от каких можно избавиться? Давайте разбираться!
Читайте также:
Порядок хранения заявления о приеме на работу
Начнем с того, что с 13 марта 2016 года изменились правила хранения кадровой документации. Нововведения коснулись и сроков сохранности личных документов работника.
С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>
Так, если организация ведет личные дела сотрудников, то заявление о приеме на работу можно хранить в их составе. Такие документы хранятся в течение 50 лет. Но новые положения применяются лишь к документации, созданной после 2003 года. Более ранние дела сохраняются, как и раньше, 75 лет.
Исключением являются личные дела руководящих лиц и работников с наличием государственных наград или почетных званий. Такие документы хранятся постоянно.
Срок хранения заявления начинается с первого дня его составления.
Все документы одинакового срока хранения, не вошедшие в личные дела, подшиваются в общие папки. Касается это и заявлений о трудоустройстве. Хранятся заявления о приеме на работу в таком случае на протяжении пяти лет.
А вот срок хранения такого заявления от соискателя, не принятого на работу, составляет 3 года.
Читайте также:
Уничтожение заявления о приеме на работу
После завершения срока хранения заявлений сотрудников на прием на работу просто уничтожить документы запрещено. Процедура утилизации выполняется соответственно строгой регламентации.
В первую очередь должна быть проведена экспертиза на выявление ценности документов. Проводит ее экспертная комиссия. Основание для ее создания будет приказ руководящего лица. Формируется комиссия из наиболее квалифицированных работников, а в ее составе должно быть не меньше трех человек.
Обязательно в комиссию входит лицо, ответственное за архивное хранение документации, например, руководитель архива. Целесообразным считается присутствие в составе представителя того архивного учреждения, куда передаются все документы организации.
Все организации, а также индивидуальные предприниматели, обязаны соблюдать сроки хранения архивной документации, в том числе, и различных документов по личному составу. А знание сроков хранения позволит работнику кадровой службы не только соблюсти требования закона, но и систематизировать работу с документами.
www.pro-personal.ru
Сколько хранятся заявления на прием, перевод, увольнение если они не входят в состав личного дела, также как и заявления на все виды отпусков
Сколько хранятся заявления на прием, перевод, увольнение, если они не входят в состав личного дела, также как и заявления на все виды отпусков – 5 лет?
Ответ на вопрос:
Все заявления, которые не входят в состав личных дел хранят 5 лет.
Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.
Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 http://vip.1kadry.ru/#/document/99/902233422/?step=117.
При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа “Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел ” со сроком хранения 5 лет.
Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.
Таким образом, если все заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем дела с заявлениями необходимо хранить 5 лет.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Ответ: Сколько лет нужно хранить кадровые документы
Н.З. Ковязина
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.
Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.
Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,
эксперт Системы Кадры
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2019 году
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Интервью
- Кадровики советуют
- Командировки
- Конфиденциальность
- Материальная ответственность
- Медосмотры
- Обучение и переподготовка
- Оплата труда
- Отпуска
- Отчетность
- Охрана труда
- Оценка персонала
- Персональные данные
- Подбор персонала
- Прием на работу
- Проверки
- Профессии
- Профстандарты
- Рабочее время
- Разбираем на примерах
- Расчеты с персоналом
- Смена директора
- Совместительство
clubtk.ru
Где хранят заявления работников — Юридический статус
Где хранится заявление о приеме на работу?
Добрый День. Подскажите пожалуйста заявление о приеме на работу вкладывается в личное дело сотрудника или прикалывается к приказу и хранится в папке где хранятся приказы? Благодарю.
Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.
Подробнее о личных делах читайте здесь:
Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.
Таким образом, по нашему мнению, заявления сотрудников можно хранить как в папке «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет, так и непосредственно в Личном деле каждого сотрудника со сроком хранения 75 лет.
Подкалывать заявления работников к приказам в данном случае не нужно, т.к. приказы хранятся отдельно от заявлений.
Важную информацию о Заявлении о приеме на работу вы найдете в материале здесь.
- Ответ: Как хранить документы в кадровой службе
Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно
По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по с
yurist-moscow.ru
Срок хранения заявлений работников | Статьи
Существует строгое регламентирование хранения на предприятиях, разных видов собственности и юрисдикции, документов, в том числе срок хранения заявления работников. Определяются сроки хранения Правилами, в которых четко расписаны все виды документации и условия их хранения и уничтожения.
В этой статье мы рассмотрим:
- как организовать хранение документации;
- общие положения хранения документов;
- какая предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения;
- как правильно хранить заявления работников;
- сроки хранения заявлений работников.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Читать статью
Предприятия и ИП обязаны обеспечить хранение архивной документации в том числе по личному составу, в течение установленных законом сроков. При хранении документации существует две крайности – желание избавится от ненужных на первый взгляд документов и вторая крайность – сохранять даже самые ничтожные бумажки. Как результат в отделе кадров храниться гора неразобранной документации. Если знать сроки хранения документации, то можно избежать обеих крайностей.
Личное дело
Организация хранения документации
Регулируется организации, комплектация и хранение документов ФЗ № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. Основным нормативным документом при установлении сроков хранения и уничтожения документов организациями используется Перечень типовых управленческих документов. В Перечень входит 12 разделов, в которых отражены типовые направления функционирования предприятия и перечень документов, образующихся при однотипных управленческих функциях. Для специфических функций предприятий, отраженных в документах, существуют ведомственные перечни. Наименования типов документации располагаются виде логической последовательности и по степени значимости документов.
Где хранить заявления сотрудников
Общие положения хранения документов
Указанные в Перечне сроки хранения документации касаются всех организаций, не зависимо, хранится ли их документация в государственных или муниципальных архивах. Также, временный срок хранения, указанный в Положении, является общими для всех. Для организаций чьи документы поступают на хранение в архивы (государственные или муниципальные) определен постоянный срок хранения. Организации, не сдающие документацию в архив должны хранить документы таким образом:
Муниципальные или государственные предприятия и организации – 10 лет;
Работник отзывает заявление на увольнение: оформляем документы
Частные и коммерческие организации и компании не менее 10 лет, по истечении которых срок хранения определяется законодательством или необходимостью использования документов.
Кроме того, Перечнем определен список документов, которые подлежат постоянному хранению на всех предприятиях, не зависимо от форм собственности. Такие документы, если они не поступают в архив должны хранится до полной ликвидации предприятия.
В определенных случаях в Перечне помимо указанных сроков используют особые примечания, уточняющие или комментирующие сроки и условия хранения. Примечание “до минования надобности” говорит о том, что документ имеет практическое значение и поэтому срок его хранения остается на усмотрение организации, однако он должен составлять не менее 1 года.
Как хранить документы в кадровой службе
Примечание “ЭПК” (экспертно-проверочная комиссия), означает, что данные документы могут представлять научное, историческое или иное значение, и поэтому должны быть переданы в муниципальные или государственные архивы, или хранится на предприятии. Данное примечание касается всех предприятий, независимо от подчинения и формы собственности.
Согласно п. 3.1 Указаний по использованию Перечня, в организациях должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) которая должна проводить работу по отбору, уничтожению и определению сроков документов.
ЭК совместно с делопроизводственной службой и архивом определяет последовательность отбора документации на уничтожение или хранение, определяют ценность документов и осуществляют надзор за выполнением решений.
Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно
Читайте по теме в электронном журнале
Ответственность за нарушение правил хранения документов
Согласно пункту 2.11 Указаний по использованию Перечня, самовольное снижение установленных сроков хранения запрещено. Тогда как увеличение сроков хранения возможно, если этого требует специфика работы организации.
Без утверждения архивным органом документов, подлежащих постоянному хранению или нарушение сроков хранения, влечет за собой административную и правовую ответственность ст. 27 Закона об архивном деле.
Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников
Как правильно хранить заявления работников
Заявления работников, как и их личные дела хранятся в организации согласно указаний в Перечне. Так как в графе есть пометка ЭПК, то помимо хранения заявления работников подлежат периодической проверке ЭК, для определения срока дальнейшего хранения
Сроки хранения заявлений работников
В том случае, если на предприятии существует практика формирования личных дел, то заявления работников хранятся 75 лет, для руководящего звена срок определен как постоянный.
В случае если на предприятии не ведутся личные дела, срок хранения заявлений работников составляет 5 лет.
www.kdelo.ru
Где хранить заявления работника?
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Интервью
- Кадровики советуют
- Командировки
- Конфиденциальность
- Материальная ответственность
- Медосмотры
- Обучение и переподготовка
- Оплата труда
- Отпуска
- Отчетность
- Охрана труда
- Оценка персонала
- Персональные данные
- Подбор персонала
- Прием на работу
- Проверки
- Профессии
- Профстандарты
- Рабочее время
- Разбираем на примерах
- Расчеты с персоналом
- Смена директора
- Совместительство
- Спецоценка условий труда
- Трудовая дисциплина
- Трудовые книжки
clubtk.ru
Заявление о приеме срок хранения
УПК ст. 96 ч. 3). Как сдать свои документы в госархив? Заложите еще дней пять-десять на пересылку письма и, если после этого вы ответа не получили, можете жаловаться в вышестоящую инстанцию.Иногда рассмотрение жалобы могут продлить еще на 30 дней, но в этом случае заявителя должны уведомить о продлении срока («Закон о порядке рассмотрения обращений граждан РФ» ст. 12 ч. Как правило, отвечать вам должны в течение 30 дней (кроме обжалования постановлений об административном правонарушении – там срок составляет 10 дней), а с учетом скорости почты и возможности последующего обжалования в вышестоящие структуры вся переписка может затянуться на несколько месяцев.Если вы видите, что по вашей жалобе никто не собирается ничего предпринимать, тогда обращайтесь в суд. Впрочем, если вы всерьез готовы побороться за правду и у вас есть серьезные основания и доказательства, обращайтесь в суд сразу.
Хранение заявлений о приеме на работу
Если индивидуальный предприниматель, который достаточно часто имеет небольшой штат работников, решения о приеме на работу принимает самостоятельно, то руководитель среднего или крупного предприятия требует согласования кандидатуры ключевыми сотрудниками. В этом случае, заявление как раз и является тем документом, на котором проставляются визы всех заинтересованных лиц.
Для организаций среднего масштаба, является обычным, когда отметки о согласовании проставляются следующими ключевыми сотрудниками:
- руководитель подразделения, в которое принимается работник,
- менеджер по персоналу,
- специалист по безопасности,
- начальник (инспектор) отдела кадров.
Не исключено, что в случае возникновения проблем с принятым на работу сотрудником, со всех согласовавших его прием на работу должностных лиц могут быть затребованы объяснения.
Где хранится заявление о приеме на работу?
Документы об отпусках Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.
5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха.
Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него. Читайте также Порядок правильного расчета даты начала декретного отпуска Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг.
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
Если в организации ведутся личные дела, то в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, заявления о приеме на работу и увольнении, включенные в их состав, имеют срок хранения 75 лет, а для некоторых работников (руководителя организации; постоянных членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания) эти документы должны храниться постоянно.
ИнфоЕсли же личные дела в организации не формируются, то такие заявления хранятся 5 лет. Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к.
в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.
Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
Вопрос Добрый День. Подскажите пожалуйста заявление о приеме на работу вкладывается в личное дело сотрудника или прикалывается к приказу и хранится в папке где хранятся приказы? Благодарю. Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.
При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке. Подробнее о личных делах читайте здесь: Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.
№ 558.
Срок хранения заявления о приеме на работу
ВниманиеПри этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения – 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.
Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения. Такой вывод следует из пунктов 656, 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
juristufa.ru