Книга учета движения трудовых книжек правила ведения – Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Содержание

Книга учета движения трудовых документов, правила ведения

Обязательные кадровые документы

Книга учета движения трудовых документов, все об обязательном журнале

Известно то, что журнал обязан храниться в организации 75 лет. Если происходит ликвидация предприятия, то он переходит в архив и при необходимости должен быть предоставлен лицу, который интересуется документом. Естественно книга учета движения трудовых книжек просто так ни кому не выдается, только по специальному документу. Как отражается информация, рассмотрим далее.

Вначале предлагаем взглянуть на образец документа – это одна страница, оформленная по всем правилам. Вы видите своеобразную таблицу, каждая графа имеет свое наименование. Далее идет внесение информации. Что ж приступим.

Первая графа

В эту графу вносят сведения о документах. Каждому из них дают регистрационный номер. Также в эту графу вписывают сведения о вкладышах.

Вторая графа, а также третья и четвертая

Сюда вносят информацию о сотрудниках, когда поступили, регистрируют книжку и вкладыш – если необходимо. Дата внесения в трудовой книжке и в журнале может отличаться по простой причине. Статья 66 регламентирует, что оформление трудовых книжек на работника производится в том случае, если он отработал в организации 5 и более дней. Сразу в день приема внесения в книжку не делают, а вот книга учета движения трудовых книжек содержит данную информацию. Кадровый работник обязан вносить в книгу дату приема на работу сотрудника, а не дату заполнения трудового документа.

Графа пятая

Сюда вносят ФИО сотрудников. Обязательно надо помнить, что сокращение инициалов не допустимо.

Шестая графа

В этом разделе храниться информация о трудовых книжках, номера и серии документов, а также, номера и серии вкладышей. Серия в новых книжках – это буквенные символы и цифровые символы – номер. А вот, например книжки, выпущенные в 1938 году, не имеют подобных данных, если кадровому работнику попалась именно такая книжка, то можно ставить прочерк вместо данных. Книжки, выпущенные в 1974 году, имеют буквы, римские цифры и номер, состоящий из семи цифр.

Седьмая графа

Сюда вносятся данные о работнике, его специальность. Номер трудового договора. Иногда вместо должности пишут функцию, например, дворник или уборщик, профессии нет, а функция трудовая имеется.

Восьмая графа

Структурное подразделение отдела, в которое будет трудоустроен сотрудник.

Девятая графа

Какой документ служит основанием для приема человека на работу. В основном – это приказ, но может быть протокол собрания, в случае если на должность избран директор.

Десятая графа

Эта графа отведена под роспись сотрудника, который вносил данные в документ.

Одиннадцатая графа

В этом разделе обозначается информация о сумме, которую внес работник за ведение трудовой книжки или покупку вкладыша. Ведение трудовой книжки, то есть получение нового экземпляра. Если ни вкладыш, ни книжка не была заведена, значит ставить прочерк в данной графе.

Двенадцатая графа

Сотрудник, заполняющий журнал должен проставить сведения о прошлой работе сотрудника.

Тринадцатая графа

Этот раздел предназначен для подписи сотрудника. Бывают случаи, когда при увольнении сотрудник не забирает трудовую книжку с работы так, как уволен, был по не особо приятным причинам. Ему почтой высылают уведомление. В книге делают запись – номер уведомления, дата отправки.

Какая обязана быть книга учета движения трудовых документов

Обязательно в твердом переплете, страницы пронумерованы. Прошивка станиц в настоящее время не обязательная процедура. Сегодня можно купить уже полностью готовый для заполнения журнал. Пронумерованные страницы и так далее. Сотрудникам остается только ее прошнуровать и повесить сургучную печать. Книгу заверяет руководитель, а также уполномоченное вести журнал лицо. Сзади книги ставят печать и роспись, также указывают точное количество страниц.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

sraboty.ru

Оформление книги учета движения трудовых книжек

Вопрос

Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек? Следует ли производить нумерацию листов или страниц? Какую при этом следует проставить печать (круглую печать организации либо печать отдела кадров)? Кто должен заверить ее своей подписью (директор или заместитель директора по кадрам)?

Ответ

В книге учета движения трудовых книжек могут быть пронумерованы как листы, так и страницы. Книга учета движения трудовых книжек должна содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, а также должна быть удостоверена сургучной печатью организации.

При отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения.

Обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила N 225).

В соответствии с п. 40 Правил N 225 с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Требования по оформлению приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них изложены в п. 41 Правил N 225, где говорится, что вышеперечисленные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Порядок ведения книг Правилами N 225 не установлен, что дает право работодателю выбрать удобный для себя порядок.

По нашему мнению, вопрос о том, следует ли нумеровать страницы или листы книги учета движения трудовых книжек, каждый работодатель решает исходя из сложившейся практики и оба варианта будут верны. Любая выбранная работодателем нумерация должна быть направлена на исключение любой возможности вложения каких-либо дополнительных листов либо изъятия из книги.

Исходя из ст. ст. 2 и 6 Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее — Закон N 82-ФЗ) организации вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, что дает право организации отказаться от использования круглых печатей.

Обязанность по заверению книги учета движения трудовых книжек предусмотрена только подзаконными актами, хотя и принятыми во исполнение норм трудового законодательства РФ. Однако организации независимо от форм собственности должны использовать печати только в случаях, установленных федеральным законом, и в случае отказа организации от использования печати предполагаем, что можно заверить книгу учета круглой печатью отдела кадров либо любой другой печатью, которая будет содержать все необходимые сведения об организации. Данное мнение отражается и в Письме Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1, согласно которому можно использовать печати кадровой службы, другую печать работодателя, содержащие информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения.

В другом Письме Роструда от 15.05.2015 N 1168-6-1 высказано мнение, что в связи с изменениями, внесенными Законом N 82-ФЗ, общества с ограниченной ответственностью вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Обязанность указанных обществ использовать печать может устанавливаться только федеральным законом. Это следует из положений абз. 2 ст. 2, абз. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 16 Закона N 82-ФЗ.

Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена подзаконными актами, которые приняты во исполнение требований федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Таким образом, по мнению Роструда, требование заверять печатью записи в трудовой книжке следует считать обязательным.

В соответствии с абз. 4 п. 41 Правил N 225 книга заверяется руководителем организации, соответственно, заместитель директора по кадрам неправомочен заверять данную книгу.

Судебные органы также придерживаются мнения, что, если книга учета движения трудовых книжек ведется по неустановленной форме, не пронумерована, не прошнурована, не заверена подписью руководителя организации и не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, это нарушает требования ст. 66 ТК РФ, а также не соответствует нормам п. п. 40, 41 Правил N 225. Таким образом, подобное ведение книги учета движения трудовых книжек образует объективную сторону состава административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (Постановление Московского городского суда от 20.02.2015 N 4а-4207/14, Решение Московского городского суда от 14.11.2014 по делу N 7-4890).

Таким образом, по нашему мнению, учитывая длительный срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (75 лет) (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558), следует предусмотреть при ее оформлении твердую обложку, листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты, содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, а также она должна быть скреплена сургучной печатью организации при ее наличии.

nalog-expert.ru

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек — Оперсонале.ру

Содержание статьи

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
впервые оформленных документах,
вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

opersonale.ru