6 унифицированных форм документа

Путевые листы в первую очередь составляются для отслеживания пройденного расстояния, расхода ГСМ, начисления зарплаты водителю, а также издержек на амортизацию. Форма документа зависит от типа автомобиля, а также от характера оплаты труда – сдельного либо повременного. Однако такое разделение применяется только в отношении грузовых автомобилей; во всех остальных случаях эта классификация не имеет значения.

Бланк и образец путевого листа

Путевой лист содержит данные об организации, автомобиле, а также ФИО водителя и других ответственных лиц (врач, механик). Бланк состоит из 3 таблиц, которые отслеживают:

1. Работу водителя (дата, точное время прибытия/убытия, километраж).
2. Расход топлива исходя из установленного коэффициента (например, 1 литр бензина Аи-92 на 10 км).
3. Собственно задание водителю – точный адрес начального и конечного пункта (одной пары или нескольких), название груза, количество рейсов, километраж и общее количество перевезенной массы груза в тоннах.

Бланк путевого листа (на примере формы №4-С) выглядит так:

Документ можно заполнять как в печатном, так и в рукописном виде (синей или черной ручкой). Почерк аккуратный, разборчивый; никакие исправления и зачеркивания не допускаются. Образец заполненного бланка №4-С выглядит так:

Собственная форма организации: образец заполнения

Если компания решила использовать собственный бланк путевого листа, она должна:

1. Указать в нем все данные, которые содержит унифицированная форма.
2. Утвердить этот бланк в своей учетной политике. В дальнейшем все изменения по оформлению также фиксируются документально.

В самом путевом листе необходимо отразить следующую информацию:

1. Серия, номер путевого листа, дата его оформления и срок выдачи.
2. Название, адрес, контактные данные и реквизиты ИП или компании.
3. Марка и номер машины.
4. ФИО водителя.
5. Данные удостоверения.
6. Отметка о медицинском осмотре перед началом движения – ФИО и подпись врача, дата и время обследования.
7. Отметка об исправности машины, разрешения на выезд от механика.
8. Отметка о принятии автомобиля водителем от механика.
9. Задание, дата и место, время выезда и возвращения.
10. Данные по расходу топлива.
11. Отметка о сдаче автомобиля (подпись водителя и расшифровка подписи – фамилия, инициалы). Принимает машину механик, который также ставит подпись и расшифровку.
12. На оборотной стороне прописывается маршрут движения. Для этого заполняется таблица, содержащая точный адрес начального и конечного пунктов (одного или нескольких), а также фактическое время прибытия и уезда с точностью до минуты, километраж и подпись водителя.
13. Затем указывают суммарно пройденное расстояние, общее количество часов и минут; рассчитывается заработная плата.
14. Последнюю подпись в документе ставит расчетчик.

При составлении путевого листа можно ориентироваться на такой образец.

Зачастую индивидуальные предприниматели и компании используют унифицированные формы, которые достаточно удобны и не требуют корректировки. Поэтому достаточно распечатать пустой бланк формы и заполнить ее в соответствии с описанными правилами.

Срок действия и порядок выдачи путевого листа

Путевой лист выдается непосредственно работнику, составляется в 1 оригинальном экземпляре, с которого допускается снимать копии (при необходимости их можно заверить подписью ответственного лица или нотариуса). Срок действия документа составляет минимально 1 день, максимально – календарный месяц.

При этом действует правило: на каждого водителя оформляется отдельный путевой лист. Поэтому даже если один и тот же автомобиль будет управляться разными сотрудниками, необходимо составить соответствующее количество документов. В такой ситуации дата и время выезда, а также данные приборов на момент начала движения прописываются только в путевке первого водителя, а отметка о сдаче машины – в листе последнего.

В общем случае предприниматель или руководитель компании наделяет правом подписи путевого листа уполномоченных на то сотрудников. Если же водитель одновременно и является предпринимателем, он сам заполняет лист и сам же подписывает его.

2ann.ru

требования к заполнению, образец, последние новости

Появились изменения в правилах заполнения путевых листов в 2019 году. Скачайте бесплатно бланк путевого листа легкового и грузового автомобиля и посмотрите, как заполнить документ без ошибок с учетом новых требований Минтранса. Также Вы можете скачать готовый образец, и составить по нему документ к которому не смогут придраться проверяющие.

Скачать путевой лист грузового автомобиля бланк (2019) 

Скачать бланк путевого листа легкового такси>>>

Новые требования к заполнению путевого листа в 2019 году

Минтранс Приказом № 467 от 7 ноября 2017 года внес дополнения в путевые листы. При оформлении документа важно учесть несколько моментов: 

• в сведениях о владельце вписывайте ОГРН или ОГРНИП, если речь идет об индивидуальном предпринимателе;
• добавьте сведения о предрейсовом контроле автомобиля. Правка техническая, так как внесение этих данных предусматривает порядок заполнения путевого листа (утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Заполнять сведения должен специалист организации, который осуществляет технический контроль транспортного средства перед выездом и подтверждает успешное прохождение осмотра своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Кто имеет право ставить отметку в путевом листе? Приказ Минтранса от 28.09.15 № 287 регулирует, кто имеет право в организации осуществлять технический контроль транспортных средств. В соответствии со статьей 14.3 приказа сотрудник, который ставит отметку о техосмотре, должен иметь диплом об образовании не ниже среднего профессионального по одной из специальностей:

• 23.02.03 “Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта” без предъявления требований к стажу (опыту) работы;
• по специальностям, входящим в укрупненную группу 23.00.00 “Техника и технологии наземного транспорта”, за исключением специальности 23.02.03 “Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта”, с предъявлением требований к стажу (опыту) работы в области контроля технического состояния и обслуживания автотранспортных средств не менее одного года;
• по специальностям, не входящим в укрупненную группу 23.00.00 “Техника и технологии наземного транспорта”, и диплома о дополнительном профессиональном образовании по программе профессиональной переподготовки с присвоением квалификации контролера технического состояния автотранспортных средств. Требования к стажу (опыту) работы не предъявляются.

Путевой лист с 2019 года: последние новости

Минтранс также теперь требует составлять путевые документы чаще и с отметками об осмотрах. Причем это касается всех, кто использует транспорт. Ведомство выпустило разъяснения о правилах заполнения путевых листов в письме от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС. Если читать его буквально, чиновники настаивают на том, что все компании должны выписывать документ на каждый выезд водителя в рейс.

Сейчас в Порядке заполнения нет требования оформлять путевые листы на каждый рейс. Компания вправе открывать «путевку» на несколько дней, главное, чтобы период не превышал месяца (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152). Из разъяснений специалистов Минтранса следует, что эта норма предусмотрена для тех случаев, когда рейс длится несколько дней. Если же водитель возвращается к постоянной стоянке, при выезде потребуется новый документ.

Подобных разночтений скоро не будет, так как Минтранс разработал проект приказа, который внесет поправки в Порядок № 152 (опубликован на regulation.gov.ru). Чиновники предлагают убрать формулировку о том, что «путевку» оформляют максимум на месяц. Когда изменения вступят в силу, документ придется заполнять каждый раз до начала рейса, если он длится больше смены или рабочего дня.

Путевой лист образец заполнения в 2019 году для легкового автомобиля

Если вам нужно заполнить лист легкового автомобиля, скачайте бланк 2019 года:

Скачать бесплатно бланк путевого листа легкового автомобиля>>>

В путевом листе легкового автомобиля – форма № 3 – указываем обязательно:

1. Дата выдачи документа
2. Номер и серия
3. ФИО водителя и подпись
4. Указываем дату и время возвращения с рейса, а также подпись должностного лица, ответственного за прием и хранение путевых листов.

Для удобства посмотрите пример заполнения (фрагмент). А дальше мы расскажем, про порядок заполнения и документы для грузовиков.

 Скачать пример полностью>>> 

Важно: В “путевке” легкового такси следует обязательно указать показания таксометра. Бланк для легкового такси используется старый, форма №4. Скачать его для легкового такси можно бесплатно на нашем сайте

Бланк для легкового такси>>>

Как заполнить путевой лист грузового автомобиля в 2019 году

Документ для грузового автомобиля  может быть двух вариантов.

Если у вашей организации грузовой автомобиль, то вам необходим бланк путевого листа именно для грузового автомобиля, не перепутайте его с формой для легковой машины. Скачать бесплатно обе формы 4-с и 4-п  также можно ниже:

Скачать бесплатно бланк для грузового автомобиля 4-с>>>

Скачать бесплатно бланк для грузового автомобиля 4-п>>>

Разберем, как правильно заполнять эти две форм.

1. На начальном этапе документ заполняет диспетчер. Важно, на каждый новый рейс выдавать новый бланк.
2. Далее заполненный диспетчером документ отдаем водителю при условии сдачи предыдущего листа.
3. Следующий этап – путевой лист  заполняет  либо организация владелец автотранспорта, либо представитель заказчика.
4. Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг. Важно, к счету должен быть обязательно приложен отрывной талон.
5. При перевозке ТМЦ в документе по форме № 4-п надо обязательно вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить один экземпляр накладной. Хранить бланки нужно вместе со всеми транспортными документами.

Примечание: Форма № 4-п предусматривает выполнение 2 заказов в день рабочего дня либо в смену.

www.rnk.ru

Журнал выдачи путевых листов. Образец и бланк 2019

Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала выдачи путевых листов .xlsСкачать образец журнала выдачи путевых листов .xls

Важность ведения  документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.

Способ ведения

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

• Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
• Когда был выдан путевой лист (дата).
• Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
• Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
• Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
• «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
• Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
• Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Кто заполняет

Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:

• Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
• Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.

Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.

Законодательная база

Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.

Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.

Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.

Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.

Возможные дополнения

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

• Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
• Какие грузы доставляет транспортное средство.
• Пробег.
• Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.

assistentus.ru