Запись в трудовой книжке в связи со смертью работника образец: Образец записи в трудовой в связи со смертью работника
Запись в трудовой о смерти работника
В трудовой книжке отображают информацию о периодах официального трудоустройства сотрудника, на имя которого документ этот оформлен. В бланке также предусмотрен раздел для занесения данных о награждениях человека, если они были произведены не в материальной форме. Записи в формуляре должны фиксировать каждый случай смены должности или работодателя. А вот запись в трудовую при смерти работника, образец которой мы приведём в статье, должна быть внесена последним нанимателем, что регламентировано нормами правовых актов в сфере трудовых отношений.
Как оформить трудовую на умершего сотрудника
Для отражения в кадровом делопроизводстве факта прекращения трудовых отношений с работником по причине его смерти нанимателю необходимо получить документацию, подтверждающую её наступление.
Родственники или другие уполномоченные лица передают нанимателю справку о смерти или копию свидетельства о смерти. На основании этого бланка руководитель компании издает внутренний приказ об исключении работника из списков штатного персонала. Датой разрыва трудовых отношений признают день смерти человека.
ПРИМЕР
Сотрудник умер 30 июня 2018 года. Документы об этом родственники предъявили работодателю 5 июля 2018 года.
Приказ будет издан 5 июля, а день разрыва трудового договора приходится на 30 июня. Саму запись в трудовой при смерти работника делают после регистрации распоряжения об увольнении.
Также см. «Больничный умершего сотрудника: как действовать».
Оформление трудовой книжки
В случае смерти сотрудника запись в трудовой делают в разделе о трудоустройстве:
| В первую колонку вносят порядковый номер очередной записи | В колонке № 2 указывают дату, на которую приходится день увольнения человека по приказу (число и месяц вписывают двузначными арабскими цифрами, год должен быть обозначен четырьмя цифрами). | Смерть обозначают в качестве причины увольнения в графе № 3 – «действие договора прекращено в связи с наступившей смертью сотрудника». Ссылку делают на пункт 6 статьи 83 ТК РФ (без сокращений слов). | В графу 4 заносят реквизиты приказа по предприятию об исключении из числа штатного персонала |
Запись становится действительной после ее заверения печатью компании и собственноручной подписью ответственного кадрового работника. Здесь подписант должен обозначить наименование своей должности. Обязательно приводят расшифровку фамилии лица, внесшего запись.
Что делать с заполненной трудовой умершего работника
Если наемный сотрудник умер, факт его увольнения фиксируют в кадровых и бухгалтерских формулярах, отражают в трудовой книжке. При этом заполненная трудовая не должна оставаться у работодателя: её передают членам семьи бывшего работника.
Сделанную запись о смерти в трудовой книжке получатель этого документа обязательно проверяет на корректность.
При определении круга лиц, которым можно передать на хранение трудовую книжку умершего, работодатель пользуется нормами Семейного кодекса. Так, в число членов семьи входят родители, супруг, дети, брат или сестра, бабушка с дедушкой. Также права по получению трудовой книжки могут возникать у приемных детей или родителей.
Нельзя передавать документы лицу, родственные связи умершего с которым не подтверждены документально (к примеру – сожитель, гражданский супруг/-а).
Документация может быть передана несколькими способами:
- Лично в руки родственнику (в этом случае получатель составляет расписку о получении трудовой книжки).
- По почте (этот вариант доступен для работодателя, если есть письменное заявление или согласие на отправку документов почтой).
Также см. «Отправка трудовой книжки по почте при увольнении».
Для получения оригинала трудовой книжки получатель должен документально подтвердить степень родства с умершим и идентифицировать свою личность. При этом с предъявленных документов работодатель снимает копии. Их подшивают к личному делу умершего работника.
Если члены семьи не объявились, трудовая должна оставаться на хранении у работодателя или в архиве на протяжении 75 лет.
Образец записи в трудовую книжку о расторжении трудового договора в связи со смертью работника
Запись в трудовой в связи со смертью — работник умер на работе
Документы должны подтверждать степень родства и факт смерти, подать их можно в течение четырех месяцев. Если никто не заявит о праве на выплаты, то они будут включены в состав наследства. Комплект документации может включать:
- Заявление, составленное в свободном виде, с просьбой о выплате положенных денежных сумм;
- Свидетельство, подготовленное ЗАГСом, о смерти гражданина;
- Бумага, свидетельствующая о родстве с умершим сотрудником;
- Паспорт или иной документ об удостоверении личности заявителя.
Заявление предъявляется в оригинале, со всех остальных бумаг следует снять копии.
Копии должны быть заверены представителем организации, оригиналы возвращаются заявителю.
Запись в трудовой книжке в связи со смертью работника: все правила
Инфо
Порядок внесения записи следующий: в графе 1, как обычно, надо проставить порядковый номер записи; графе 2 укажите дату смерти сотрудника, которая отражена в свидетельстве о смерти. Далее надо сделать вышеприведенную запись о прекращении трудового договора.
И в графе 4 проставьте ссылку на соответствующий приказ. Совершенно очевидно, что в данной ситуации запись об увольнении заверяется только работодателем.
Надо проставить подпись лица, ответственного за ведения трудовых книжек и печать компании.
Увольнение в связи со смертью
Приказ о прекращении трудового договора оформляется по общим правилам. В нем делается ссылка на соответствующую норму: пункт шестой части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ.
Приказ может быть составлен по унифицированной форме № Т-8. Но, как известно, организации уже длительное время унифицированные формы применять не обязаны.
Важно
Поэтому, если в вашей организации разработаны и утверждены собственные образцы, составляйте документ по своей форме. Приказ о прекращении трудового договора (увольнении) в связи со смертью сотрудника Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc Оформление трудовой книжки умершего работника Здесь отметим, что смерть работника не является основанием для отказа вынесения записей в трудовую книжку.
При увольнении по этому основанию, трудовая книжка оформляется по общим правилам.
Запись в трудовой книжке в связи со смертью работника
Следует отметить, что руководитель организации не сможете уволить его до тех пор, пока не будет получено решение суда. Не забывайте фиксировать отсутствие сотрудника на рабочем месте, поскольку без соответствующих актов увольнение может быть признано неправомерным.
Внимание
Все выплаты родственникам сотрудника должны производиться в течение четырех месяцев с даты его смерти. Что касается самой трудовой книжки, ее следует выдать лично под расписку членам семьи умершего или отправить по почте.
В обоих случаях им необходимо документально подтвердить наличие родственной связи. При обращении к работодателю сразу нескольких родственников, он должен выдать бланк одному из них по своему усмотрению. Если у владельца документа, наоборот, отсутствуют близкие, бланк остается на хранение в архиве предприятия.
Увольнение в связи со смертью работника
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Как уволить работника в связи со смертью: личная карточка работника В личной карточке умершего работника (форма Т-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) необходимо сделать запись, аналогичную записи в трудовой книжке. Графа «Подпись» в данной ситуации не заполняется. Как уволить сотрудника в связи со смертью: производим выплаты Причитающиеся работнику деньги (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.) работодатель должен выплатить членам семьи умершего работника или лицам, находившимся на его иждивении (ст. 141 ТК РФ). Отметим, что к членам семьи относятся (ст. 2 Семейного кодекса):
- супруги;
- родители/усыновители;
- дети, в т.ч.
Увольнение работника в связи со смертью
Напомним, что в обычных обстоятельствах запись об увольнении своей подписью заверяет еще и сам работник. Трудовая книжка (фрагмент). Оформление увольнения сотрудника по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (в связи со смертью сотрудника) Скачать чистый бланкСкачать в .doc Заполнение личной карточки Также как и в стандартной ситуации, работодатель отражает факт увольнения в личной карточке сотрудника.
Здесь также надо сделать ссылку на пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Соответственно, строка «Работник (личная подпись)» остается незаполненной.
Запись в трудовой книжке в связи со смертью работника
Порядок внесения записи в трудовую книжку в связи со смертью работника: образец
Темы:
- Увольнение
- Смерть работника
Увольнение в связи со смертью работника — процедура, которая знакома не каждому кадровику. Если вам все же пришлось столкнуться с такой ситуацией, прежде чем приступить в работе, прочитайте нашу статью.
Из статьи вы узнаете:
- как оформить увольнение сотрудника в связи со смертью;
- как составить приказ об увольнении в связи со смертью работника образец 2016, 2017;
- кому выплатить зарплату умершего работника.
Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью сотрудникаСкачать в .doc Увольнение по причине смерти сотрудника Смерть сотрудника всегда становится неожиданностью не только для его семьи, но и для работодателя. Нужно расторгнуть трудовые отношения, и решать эту проблему приходится кадровой службе.
Регистрацию смерти можно провести на основании одного из следующих документов:
- Бумага из медучреждения, подтверждающая смерть человека;
- Судебное решение, признающее гражданина умершим и вступившее в силу.
Признание умершим наступает, если о гражданине, исчезнувшем при жизненно опасных обстоятельствах, нет никаких известий в течение полугода. Также гражданин будет признан умершим, если он пропал при обычных обстоятельствах, и о нем нет сведений в течение 5-ти лет.
Признать умершим может только суд. Если работник не выходит на работу, у него нет заинтересованных родственников, которые желают его найти, то подать запрос в суд может работодатель по месту своего нахождения. Конечно, работодателю не обязательно ждать 5 лет, чтобы уволить работника по причине признания его умершим.
Увольнение в связи со смертью работника. запись в трудовой книжке
Для дня и месяца вносится двузначное обозначение, для года — четырехзначное;
- В 3-й гр. формулировка причины увольнения полностью переносится из приказа с указанием п.6 ч.1 ст.83 ТК РФ. Фразу можно начать со слов «трудовой договор прекращен», далее вносится основание в виде «смерть работника»;
- В 4-й гр. приводятся реквизиты распорядительного документа, которым проведена увольнительная процедура.
Под данной записью ставится подпись лица, внесшего сведения, и фиксируется печать работодателя. Далее документ выдается членам семьи умершего вместе с остатками заработанных им средств.
Читайте также статью: → «Как правильно внести запись об увольнении в трудовую книжку». Денежные выплаты родственникам умершего работника Членам семьи следует собрать документы для получения положенных выплат по месту работы умершего гражданина.
Пример записи в трудовой книжке в связи со смертью работника
Единственный случай, когда это может произойти, если работник увольняется по какому-либо дисциплинарному нарушению. Только вот случай смерти работника не является той ситуацией, когда человека увольняют из-за дисциплинарного взыскания.
Вот поэтому в трудовой не имеет смысла вносить дисциплинарное взыскание по отношению к тому работнику, которого уже нет в живых, и который физически это наказание понести не сможет. Как сделать запись ИП самому себе Если так случилось, что работодатель умер, и он являлся индивидуальным предпринимателем (ИП), то всем работникам, оформленным у него по Трудовому Кодексу, предстоит пройти процедуру расторжения трудового соглашения в связи с его смертью, придется уволиться.
В этом случае в трудовых книжках подчиненных будет также указываться ст. 83 и ее п.6 ч.1. Но только содержание самой записи несколько будет выглядеть иначе.
Страховое правоPermalink
Некролог – особое литературное произведение. Его сочиняют по случаю смерти конкретного человека для того, чтобы уведомить об этом как можно большее количество людей.
Фото некролога коллеге
Что надо знать, перед тем, как писать некролог коллеге
Некролог коллеге, составляемый членами коллектива, должен соответствовать трем основным принципам написания подобных уведомлений. Во-первых, текст некролога коллеге должен быть лаконичным. Во-вторых, в нем должна быть указана конкретная информация про личностные и жизненные успехи усопшего. В третьих, некролог коллеге должен содержать актуальную информацию про дату- время гражданской панихиды и похорон человека, покинувшего наш бренный мир.
Фото текста некролога коллеге
Как составить образец некролога коллеге
Образец некролога коллеге можно найти в любой газете. Но гораздо лучше составить его самостоятельно, творчески переработав существующий образец некролога коллеге. Для этого творческому коллективу авторов потребуется знание нескольких обязательных составляющих любого некролога.
Фото примера некролога коллеге
- Любой образец некролога сотруднику начинается с перечисления тех, кто пишет данное уведомление.
Уволить умершего сотрудника — пошагово
Например, организация такая-то, проектный институт, коллектив Газпрома. После этого сообщается, что данные люди «с прискорбием» сообщают про смерть Человека.
- После перечисления уведомителей про смерть указываются «реквизиты» покойного – фамилия-имя-отчество с указанием его должности в компании, госучреждении.
- Если покойный достиг значительных успехов в деле построения карьеры, внес значительный вклад в развитие науки, педагогики, медицины, то указываются обстоятельства, повлиявшие на это. Пример некролога коллеге допускает указание других людей, «сделавших» человека лидером, космонавтом, воином, хирургом.
- После этого следует перечисление самых значимых достижений покойного или биография, если указанные в ней факты заслуживают внимания общественности. Некролог коллеге женщине допускает описание ее феминистических достоинств – красоты, хозяйственности, умения общаться с детьми и так далее.
- В конце уведомления указываются авторы текста. Например, профсоюз, сотрудники ООО или 5-го цеха конфетной фабрики.
- Еще один обязательный пункт – это обещание того, что память про усопшего будет храниться в душах живых, а его дело будет продолжено.
- В самом конце указывается дата панихиды и похорон, на которые могут прийти все желающие.
Особенности образца некролога о смерти коллеги
Образец некролога о смерти коллеги мало чем отличается от уведомлений, составляемых родственниками и друзьями покойного. Просто в этом уведомлении больше внимания уделяется профессиональным достижениям и рабочим качествам усопшего, а не его личностным характеристикам.
Фото образца некролога сотруднику
Хорошие образцы некрологов о смерти коллеги могут храниться у работников профсоюзов или людей, отвечающих за контакты с прессой. В случае смерти сотрудника, ответственный автор быстро достанет нужный ему образец – для женщины, для мужчины, для рядового сотрудника, для руководителя, и составит отличный некролог коллеге.
Некролог – это литературное произведение, хоть и очень своеобразное. Поэтому оно должно быть написано максимально доступным языком. В нем следует избегать излишнего канцеляризма, использования непонятных аббревиатур и неудобно читаемых выражений. Чем более понятным и душевным будет текст, тем большее количество людей откликнуться и проведут усопшего в последний путь.
Существует ряд нюансов, касающихся прекращения рабочих отношений с умершим сотрудником: оформление соответствующих документов, денежных выплат. Увольнение сотрудника в связи со смертью четко регламентируется законодательством.
Как узнать, что работник умер
Как уволить сотрудника в связи со смертью? Оформление бумаг начинается с момента, когда на руках у работодателя окажется документ, подтверждающий факт смерти человека.
Пошаговое увольнение в связи со смертью сотрудника + сложные вопросы
Как правило, его предоставляют родственники умершего сотрудника в отдел кадров организации для увольнения. Это может быть свидетельство, выданное соответствующим органом, либо вступившее в законную силу судебное решение о признании человека умершим или без вести пропавшим. Последнее выдается при отсутствии человека в течение пяти лет по месту регистрации. При подозрении на смерть от несчастного случая срок может быть сокращен до 6 месяцев.
На основании предоставленного документа работодатель издает соответствующее распоряжение (Федеральный закон № 143 от 15.11.1997).
Каким числом прекратить действие трудового договора
Как уволить умершего сотрудника, должен знать каждый кадровик.
Сначала специалистом кадровой службы составляется приказ об увольнении, в котором указывают личные данные сотрудника, номер по табелю, должность увольняемого, а также причину расторжения трудового договора со ссылкой на свидетельство или решение суда. Приказ об увольнении в связи со смертью подписывает руководитель организации.
Дата увольнения в связи со смертью, вне зависимости от того, каким числом были выданы или предоставлены работодателю документы, — день, когда гражданин умер. Это актуально и для случаев, когда он числился временно отсутствующим. Например, в период отпуска, командировки или в период временной нетрудоспособности.
Основанием будет являться ссылка на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Приказ составляется за подписью руководителя организации и вносится в журнал регистрации приказов. Увольнение в связи со смертью работника — какой датой оформляется приказ? Приказ оформляется тем днем, в который работодатель получил документы о смерти от родственников умершего.
Что написать в трудовой книжке
Российским законодательством предусмотрено внесение в трудовую книжку записи об увольнении в связи со смертью работника; запись в трудовой 2018 должна быть внесена ответственным за ведение трудовых книжек лицом. Заверяется подписью ответственного лица и печатью организации, при этом графа с подписью сотрудника остается незаполненной. Фиксируя увольнение по смерти, запись в трудовой оформите следующим образом:
Также соответствующая запись вносится в книгу движения и учета трудовых книжек. После внесения всех необходимых записей книжка передается близким родственникам умершего (супругам, детям или родителям).
На основании трудовой книжки близкие могут получить часть накопительной пенсии умершего родственника. Для этого они предоставляют:
- письменное заявление о выдаче книжки;
- свидетельство о смерти;
- документ, удостоверяющий личность получателя;
- документ, подтверждающий родство с бывшим сотрудником (свидетельство о браке или свидетельство о рождении).
При передаче родственникам в книге учета движения трудовых книг в графе «Расписка работника в получении» указывают данные получателя, который ставит свою подпись.
Кому отдать документы и деньги
Следующее, что нужно сделать, — оформить записку-расчет при увольнении. Данный документ составляется кадровиком и бухгалтером. На ее основании рассчитывается компенсация неиспользованного отпуска.
Если у сотрудника имеется неполученная заработная плата или иные суммы, которые он должен был получить, то их требуется выплатить семье покойного (супругам, детям, родителям или лицу, находящемуся на его иждивении). К таким выплатам относятся:
- заработная плата за фактически отработанное время;
- компенсация неиспользованного отпуска;
- оплата листа временной нетрудоспособности;
- премии и другие компенсационные и стимулирующие выплаты.
При этом необходимо помнить, что материальная помощь при увольнении не является обязательной выплатой. Впрочем, частенько такая инициатива исходит от работодателя и прописана в локальных нормативных актах.
Перечень документов, необходимых для получения денежных средств, такой же, как и для получения трудовой книжки. Только лицу, претендующему на получение выплат, необходимо еще написать на имя руководителя заявление.
В некоторых организациях, помимо выплат, причитающихся по закону, также предусмотрена социальная помощь родственникам или компенсация затрат на погребение.
как правильно осуществить и образец
На любом предприятии, если происходит такая ситуация, что сотрудник умирает, осуществляться внесение записи об его увольнении в трудовую книжку. В такой ситуации происходит расторжение трудовых отношений вне зависимости от желания сторон.
К сожалению, такие ситуации распространены, и обязательно необходимо иметь понятие о том, как безошибочно внести запись о разрыве трудовых взаимоотношений.
Критерии внесения записи в трудовую в связи с кончиной сотрудника
Порядок внесения записи.
Многие могут думать, что сам факт смерти не предполагает наличия дополнительных доказательств, но это далеко не так. Факт смерти в обязательном порядке подлежит фиксации, как в документах рабочего, так и работодателя. Обязательным условием считается внесение отметки в трудовую книжку.
Данная процедура разрыва трудовых отношений, несмотря на то, что равняется уходу с работы, оформляется совершенно по-другому. Для этого работодателем оформляется специальный приказ формы т-8, который существенно отличается от обыкновенного приказа об увольнении. После того как приказ по соответствующей форме готов, вся документация касающаяся данного сотрудника поднимается, перепроверяется и выдается членам семьи с уже внесенной записью в трудовую книжку.
Данная запись должна содержать сведения, что рабочий уволен по причине кончины. Обязательным условием любой записи в трудовой книжке значится дата увольнения, не исключение и смерть сотрудника. Дата увольнения должна строго соответствовать дате смерти.
Но, бывают ситуации, когда по каким-то причинам работодатель не владеет точной информацией об этой дате, тогда он имеет полное право определить то число, когда работник присутствовал на рабочем месте в последний раз.
После записи даты и обстоятельства увольнения, следует сослаться на статью 83 Трудового кодекса РФ, а также на номер приказа.
Завершающим этапом является начисление заработной платы, за дни которые сотрудник успел отработать, и передача их родным покойного.
Этапы внесения записи в трудовую книжку
Составляется приказ об увольнении в связи со смертью.
Каждый работодатель должен знать все нюансы о процессе расторжения трудового договора в связи с кончиной работника, а также иметь представление о том как и в какой последовательности вносить записи в документы. Чтобы выполнить все действия в соответствии с законодательством необходимо сделать следующее:
- Первое что следует сделать, так это взять личное дело скончавшегося сотрудника;
- Затем достать из него все документы умершего работника;
- Составить приказ соответствующей формы;
- Ознакомить служащих с соответствующим приказом и произвести запись в трудовой книжке о расторжении трудового договора с указанием основания;
- Все записи удостоверить личной подписью управляющего и печатью организации;
- Выполнить расчет заработной платы умершего работника;
- Осуществить выплату заработанных денежных средств родным сотрудника;
- Внести запись в личное дело и отправить его в архив;
- Трудовую книжку сотрудника и остальные его документы отдать родственникам.
Также иногда у работодателя возникают некоторые проблемы с записью непосредственно в трудовую книжку.
Чтобы выполнить все действия правильно необходимо придерживаться следующих правил:
- взять трудовую книжку сотрудника;
- на развороте где внесена запись о приеме сотрудника на работу необходимо отступить одну строчку и в колонке слева вписать дату смерти работника, в том случае если она неизвестна, тогда ставится число последнего дня, когда сотрудник выходил на работу;
- во второй колонке пишется причина, по которой расторгается трудовой договор, в данном случае — наступление смерти сотрудника;
- также во второй колонке следует указать ФИО работника и статью, по которой произошло увольнение, в данном случае это статья 83 ТК п. 6.;
- затем вносятся данные сотрудника, который заполняет трудовую книжку. Это может быть как работодатель, так и работник отдела кадров;
- завершающим этапом считается запись статьи, которая свидетельствует о причине разрыва отношений, а также указывается номер и дата вынесения приказа.
Образец записи в трудовой.
Выдача трудовой книжки скончавшегося сотрудника
Трудовую книжку выдают родственникам.
Как только становится известно о смерти сотрудника она фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке, которая должна быть передана ближайшим членам семьи вместе с невыплаченной заработной платой в установленном порядке.Перед тем как получить от работодателя трудовую книжку и не выплаченную заработную плату умершего сотрудника необходимо документально доказать степень родства. Изначально на это имеют право супруги и дети умершего.
После них родители и только тогда остальные родственники в порядке уменьшения степени родства. Бывают ситуации, когда за документами обращаются сразу несколько человек, тогда работодатель вправе потребовать у них соответствующие доказательства для определения степени родственных связей. Также для того чтобы получить соответствующие документы, родственники в обязательном порядке должны составить заявление о выдаче в произвольной форме. В данном заявлении указываются следующие данные:
- Просьба о выдаче трудовой книжки;
- Степень родственных отношений с умершим.
После этого трудовая книжка выдается родственникам с начисленной заработной платой, а в личное дело подшивается заявление с распиской в получении соответствующей документации и денежных средств.
Несомненно, смерть человека считается одним из самых трагических моментов не только для его родных и коллег по работе, но и для руководства предприятия. Но это не является поводом для того, чтобы просто забыть о нем.
Главной задачей каждого руководителя предприятия является не только правильное заполнение соответствующей документации касающейся смерти сотрудника, но и расчет заработной платы за отработанный промежуток времени, а также ее передача вместе с заполненной трудовой книжкой родственникам умершего.
Единственным условием для получения документов и заработной платы погибшего сотрудника являются подтверждающие документы степени родства и заявление о выдаче трудовой книжки, а после получении всего этого на руки обязательным условием считается написание расписки о факте получения.
Из этого видео вы узнаете, что делать, если сотрудник умер.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Запись в трудовую книжку об увольнении в связи со смертью работника в 2019
Если работодатель получил документ, подтверждающий смерть сотрудника, то он обязан провести процедуру расторжения договора трудоустройства и внести запись в трудовую книжку об увольнении в связи со смертью работника. Руководитель обязан учесть все нормы действующего законодательства, так как даже малейшие нарушения могут негативно отразиться на деятельности всей организации.
Нужно ли заполнять трудовую?
Трудовая книжка необходима каждому человеку, так как без нее оформление официального трудоустройства невозможно. В данном документе отражается вся трудовая деятельность человека. В случае смерти владельца, трудовая теряет свою значимость, но заполнить ее руководитель обязан, так как это позволяет официально прекратить действие договора трудоустройства. Кроме этого, книжка может быть необходима родственникам умершего для получения денежных выплат, обязательных для предоставления при расторжении трудового соглашения.
Если работодатель своевременно не предоставить родственникам погибшего трудовую, то он может быть привлечен к ответственности. Сделать этого необходимо в день оформления всех документов или при письменном обращении членов семьи.
Процедура расторжения договора трудоустройства и внесение записи в документ осуществляется с учетом всех требований, предъявляемых на законодательном уровне.
Основные правила
Внесение записей в трудовую должно осуществляться только сотрудником отдела кадров. Если в организации или у ИП он отсутствует, то оформлением документа занимается сам руководитель.
На законодательном уровне к заполнению трудовой предъявляют жесткие требования, несоблюдение которых может привести к применению штрафных санкций. Основные правила заполнения трудовой:
- внесение записей и отметок должно осуществляться только ручной с чернилами черного, синего или фиолетового оттенка;
- каждой записи должен быть присвоен свой номер, в соответствии с порядком. Он прописывается с помощью арабских цифр;
- рядом с каждой отметкой ставится дата, когда она была внесена, с обязательным указанием дня, месяца, года – в формате хх.хх.хххх, например, 05.06.2018;
- после любой записи о трудоустройстве должна быть информация о разрыве трудового контракта.
Важно знать! При внесении записи о прекращении действия договора трудоустройства необходимо указать причину, по которой осуществляется разрыв трудовых отношений между сторонами.
Пошаговая инструкция
Внесение любых данных в трудовую осуществляется на основании документа, направленного от руководителя. В случае смерти сотрудника работодатель издает приказ по форме Т-8 о прекращении действия контракта, который ранее был подписан с человеком. Приказ может быть создан только при наличии документов, подтверждающих факт смерти человека – свидетельство о смерти или решение суда о признании человека мертвым.
Ответственное лицо обязано внести данные в трудовую:
- порядковый номер вносимой записи, нумерация должна быть сквозной:
- дату внесения записи – она должна советовать дате, когда был издан приказ. В документе указывается день и месяц с помощью двухзначного числа, а год – четырехзначного. Например, если расторжение трудового контракта осуществляется 21 марта 2018 года, то в трудовой делается запись «21.03.2018». В конце простановка слова «год» или его сокращения «г» – не требуется;
- причину, по которой осуществляется разрыв трудового соглашения. Данная информация должна быть внесена в строгом соответствии с предъявляемыми требованиями ТК России и указанными в нем формулировками. В случае смерти работника указывается, что трудовой договор прекращается в связи со смертью человека. В данном пункте ответственное лицо обязано сделать ссылку на соответствующую статью трудового законодательства – п.6 ч.1 ст. 83;
Важно знать! При внесении записи использование сокращений, например, «ст.» вместо «статья» или «п.» вместо «пункт», или аббревиатур недопустимо. Сотрудник отдела кадров обязан указывать точно наименование документа и статьи.
- реквизиты документа, на основании которого вносятся данные в трудовую – приказ о прекращении действия договора трудоустройства. Данная информация вносится без сокращений.
Образец записи в трудовую книжку об увольнении в связи со смертью
После заполнения сотрудник должен заверить запись печатью организации и своей подписью с расшифровкой и указанием должности.
Документ должен быть передан родственникам умершего сотрудника. Для этого они должны предоставить документ, подтверждающий факт смерти человека, а также написать заявление.
Если близкие работника по какой-то причине не могут лично явиться за трудовой, то они могут направить в организацию все документы с помощью заказного письма с уведомлением о получении. В заявлении требуется выразить просьбу об отправке трудовой с помощью почты.
В случае, если обращения от родственников не последовало, то работодатель обязан сам составить уведомление о необходимости получения документов и денежных выплат. После отправки уведомления с организации будет снята вся ответственность за невыдачу документа. Если спустя время никто из членов семьи погибшего работника не явился, то книжка остается на хранении в организации и через определенных период времени передается в архив, где уничтожается по истечении 75 лет.
После получения подтверждения о смерти работника, руководитель организации должен издать приказ о прекращении действия договора трудоустройства. На его основании кадровый сотрудник вносит запись в трудовую. Данная процедура является обязательной и строго регламентирована. Если запись была внесена с ошибками или в ней использовалась некорректная формулировка, то лицо, которое заполняло трудовую, привлекается к ответственности. В случае своевременного обнаружения ошибки, сотрудник может обратиться к руководителю организации с просьбой о внесении изменений в запись. В такой ситуации решение о привлечении человека к ответственности остается за руководителем.
Запись в трудовую при смерти работника образец – Как обратиться в суд – Пример иска жалоба ходатайство
ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА В СВЯЗИ СО СМЕРТЬЮ РАБОТНИКА.
Правовые основы: ТК РФ, ст. 83, 84.1
1. Предоставление родственниками свидетельства о смерти работника.
Со свидетельства рекомендуется снять копию, которая далее послужит основанием для издания приказа.
3. Оформление приказа о прекращении трудового договора.
Основанием для издания приказа является свидетельство о смерти работника с указанием серии и номера документа и даты его выдачи.
Дата составления приказа указывается фактическая, а датой прекращения трудового договора является дата смерти работника, указанная в свидетельстве.
Так как приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника, то графа «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен» остается незаполненной.
4. Регистрация приказа в Журнале регистрации приказов по личному составу.
5. Оформление записки-расчета при прекращении трудового договора.
7. Оформление записи о прекращении трудового договора в личной карточке работника.
Запись в личной карточке работника Т-2 в данном случае заверяется только подписью работника кадровой службы.
8. Внесение записи о прекращении трудового договора в трудовую книжку работника.
При прекращении трудового договора все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя.
9. Выдача трудовой книжки работника его родственнику. Запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п.37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225) ценным письмом с описью вложения, с уведомлением о вручении адресату.
Для получения родственником трудовой книжки работника ему следует представитьВ Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» указывается, кому выдана трудовая книжка, и ставится подпись лица, получившего ее. Если трудовая книжка была отправлена родственнику работника по почте, в книге учета движения трудовых книжек указывают реквизиты почтовой квитанции.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п.43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
10. Выдача заработной платы работника его родственнику.
Согласно ст.141 ТК РФ заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.
Для получения выплат, полагающихся работнику, его родственнику необходимо представить:Новости от партнеров
Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью работника (с примером записи в трудовую книжку)
КОММЕНТАРИИ:
В трудовой книжке делается следующая запись: “Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника (п. 6 ст. 44 Трудового кодекса Республики Беларусь)”.
С 1 января 2000 г. самостоятельным основанием прекращения трудового договора явилось основание, предусмотренное п. 6 ст. 44 Трудового кодекса Республики Беларусь, – в связи со смертью работника, а также в случае признания его судом умершим или безвестно отсутствующим. До 1 января 2000 г. в указанных случаях работник исключался из списочного состава.
Запись в трудовой книжке при расторжении трудового договора в связи со смертью
Сложилась непонятная ситуация с ответом на мой вопрос, заданный 02.10.2007г по поводу записи в трудовой книжке, вносимой при расторжении трудового договора в связи со смертью работника. Мне пришел ответ, что нужно сделать следующую запись:”Трудовой договор прекращен в связи со смертью сотрудника, п. 6 ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации” и ставится дата, указанная в свидетельстве о смерти (п. 5.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69). В справочнике “Кадровое делопроизводство”, который мы получили буквально 2 дня назад приводится пример подобной записи, но со ссылкой на часть 1 ст. 83 ТК РФ. Подскажите, какой из ответов является верным? Очень ждем вашу консультацию.
Ответ
Вполне возможно, что в указанном Вами сборнике допущена типографская опечатка, тогда как рекомендации и ответы на вопросы, которые размещаются на сайте, всегда основаны на положениях Трудового законодательства и соответствующих нормативных актах.
Давайте ещё раз разберёмся. При расторжении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК и п. 17 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».
Смерть работника является самостоятельным основанием прекращения трудового договора (п. 6 ст. 83 ТК РФ).
В трудовой книжке делается запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Датой прекращения трудового договора является дата, указанная в свидетельстве о смерти, п. 5.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
Как правильно делаются записи в трудовой книжке о смерти работника
Содержание статьи
Существуют печальные случаи, когда человек – сотрудник компании – скоропостижно умирает. В связи с этим возникает объективный вопрос, как отразить запись в трудовой книжке о смерти работника.
В подобных случаях следует опираться на положения Трудового кодекса Российской Федерации, а именно пункт 6 статьи 83, в соответствии с которым смерть работника признается одной из причин прекращения действия трудового договора по обстоятельствам, которые не зависят от воли сторон.
Прекратить юридическое действие заключенного трудового договора работодатель имеет право только на основании свидетельства о смерти, которое является базовым документом для составления соответствующего приказа, и уже после этого совершить запись в трудовой книжке в связи со смертью работника.
Порядок составления приказа или распоряжения о смерти работника
Приказ разрабатывается по форме N Т-8 и должен включать следующие концептуальные положения:
- полное название организации
- номер приказа (распоряжения)
- дата его составления
- фраза «Прекратить действие трудового договора» с отражением его номера и датой его заключения
- фраза «уволить» с указанием конкретной даты
- фамилия, имя, отчество
- профессиональные сведения, в том числе структурное подразделение, в котором работал умерший, должность, разряд, категория квалификации
- причина прекращения договора с отражением даты и номера документа
- подпись руководителя и ее расшифровка
- дата.
При этом в пункте 5 сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает слово «уволить» и вписывает дату смерти, содержащуюся в свидетельстве о смерти работника. В пункте 8 указываются основные реквизиты свидетельства о смерти увольняемого лица, а также краткие сведения, содержащиеся в акте. После составления приказа кадровик должен определиться, как правильно сделать запись в трудовой книжке в связи со смертью работника. Делается она обычным образом, как при увольнении, только в третьей графе пишут: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника».
Необходимые документы
Чтобы внести соответствующую запись в трудовую книжку при смерти работника, работнику кадрового отдела потребуются следующие документы:
Права родственников умершего работника
По общему правилу трудовая книжка предоставляется работнику только в день его увольнения. В том случае, когда основанием увольнения с работы является наступление смерти, этот документ после того, как внесена запись в трудовой книжке в связи со смертью работника, передается одному из родственников умершего лично либо высылается по почте. При этом родственник обязан написать письменное заявление о своем намерении получить трудовую книжку.
Желающих получить на руки трудовую книжку может быть несколько. Поэтому целесообразно выдать документ, в котором отражена запись в трудовой книжке при смерти работника, первому из обратившихся родственников при предварительном уточнении его личности и проверки степени его родства с умершим лицом. Каждому родственнику, обратившемуся после этого, выдается справка о том, когда, кому и по какой причине была выдана трудовая книжка.
Однако существуют случаи, когда ближайшие родственники по определенным причинам не забирают трудовую книжку. В таких ситуациях она должна храниться до востребования у работодателя.
Увольнение в связи со смертью работника: приказ и запись в трудовой
Соблюдение бумажных формальностей на предприятии, когда сотрудник уходит из жизни – иногда вызывает ряд недвусмысленных вопросов среди населения. Например: «Зачем возвращать трудовую книжку умершего? Она ему больше нигде не понадобится». Или: «У людей горе, зачем подписывать бумаги, в которых нет больше смысла, и занимать драгоценное время родственников?»
В первую очередь, это совершается для того, чтобы можно было написать заявление в пенсионном фонде и вернуть родственникам часть накопительной пенсии умершего. Второе, немаловажное обоснование – это отсутствие у работодателя любых претензий к родственникам умершего (порча служебного имущества, долги и пр.). В трудовом законодательстве Российской Федерации предусмотрен определенный порядок действий, которые необходимо совершить при увольнении по смерти сотрудника. Трудовые отношения работодателя и работника прекращаются в связи с причинами, не зависящими от волеизъявления обеих сторон.
Содержание статьи:
Действия работодателя
Руководитель трудового подразделения, в котором работал умерший, составляет докладную запись на имя директора предприятия. В бумаге указываются имя и должность работника, а также его табельный номер и другие личные данные. Указывается причина, по которой работника необходимо уволить – смерть, и прилагается дополнительно копия свидетельства о смерти. После этого документ будет пронумерован, датирован начальником отдела и заверен подписью директора компании.
В обязательном порядке составляется приказ, и на его основании в этот же день в трудовую книжку работника заносится информация об увольнении.
Отдел бухгалтерии делает расчеты всех выплат, после чего денежные средства и трудовая книжка работника передаются ближайшим родственникам умершего.
При увольнении по смерти запись в трудовой говорит, что работник уволен. Она заверяется подписью руководителя отдела кадров и печатью предприятия. Решение принимается в связи со статьей 83 Трудового Кодекса Российской Федерации, поэтому ссылка на него обязательна.
Написание приказа
При увольнении в связи со смертью работника приказ пишется в следующем порядке:
- Документ распоряжения составляется после предъявления копии свидетельства о смерти. Этот приказ должен содержать данные о трудовой компании, о месте ее расположения.
- Проставляется дата и номер документа. Указывается причина написания приказа – кончина сотрудника.
- В теле документа пишутся персональные данные, табельный номер, трудовая должность на предприятии, отдел, в котором работник трудился.
- После этого приказ заверяется генеральным директором. Поскольку работник подписать документ не может, в строчке ознакомления указывается невозможность подписания приказа сотрудником.
Интересуетесь, как открыть свое кадровое агентство? Тогда рекомендуем прочитать статью.
Выплаты
Родственникам передаются все выплаты, положенные при увольнении по причине смерти сотрудника. К ним относятся:
- Заработанные деньги за отработанное сотрудником время.
- Оплата неиспользованного отпуска.
- Пособие по нетрудоспособному состоянию работника, если он какой-то период времени не работал.
- Сумма компенсации за личное имущество, которое было использовано в целях предприятия.
Смерть близкого человека всегда – большое горе. Если работники предприятия оказывают дополнительную материальную поддержку родственникам умершего, это говорит о том, что работник был прекрасным человеком, и о нем будут помнить.
Источники: hrfromscratch.ru, forma4.info, hr-portal.ru, opersonale.ru, 101million.com
Как объявить о смерти сотрудника: шаг за шагом
Если вы руководитель на рабочем месте, у вас может быть неприятная задача – объявить о смерти сотрудника. Объявление о смерти может быть заполнено различными способами, и ваш способ общения может определяться численностью вашего персонала и тем, насколько близки ваши сотрудники друг к другу.
Перейти к этим разделам:
Хотя все рабочие места и ситуации разные, вот несколько общих рекомендаций о том, как распространять новости.С этой миссией следует подходить осторожно, поскольку вы можете не знать о глубине отношений между вашими сотрудниками.
Шаг 1. Получите разрешение у семьи объявить о смерти
Конечно, в какой-то момент вам придется объявить о смерти, но вы можете получить разрешение от семьи, прежде чем поделиться новостью. Вы могли быть одним из первых, кого семья работника решила сообщить, так как у членов семьи могут возникнуть немедленные вопросы по страхованию или денежным вопросам.
Во время разговора спросите членов семьи, все ли близкие родственники и друзья были проинформированы о смерти. Если нет, держите новость при себе, пока вам не разрешат поделиться ею. Вы не хотите, чтобы один из ваших сотрудников немедленно публиковал сообщения сочувствия на страницах умершего в социальных сетях, пока все тети, дяди и двоюродные братья не узнали о смерти.
Обращайте внимание на объем предоставляемой информации. Если вам известны подробности смерти, семья может попросить вас сохранить их при себе.
Поделитесь своими пожеланиями, на всякий случай.
Отправьте свои предпочтения в конце жизни, включая похороны, юридические, медицинские и наследственные предпочтения, своим близким. Создайте бесплатный профиль Cake, чтобы начать работу.
Шаг 2. Пригласите своих сотрудников на импровизированную встречу
Сообщать о смерти лучше всего лично. Если ваш офис достаточно мал, чтобы разместить всех сотрудников в одной комнате, попросите всех прийти на импровизированное собрание. Включите каждого члена персонала, от хранителей до президента.
Если скончавшийся сотрудник был частью небольшой команды, которая работала в тесном сотрудничестве, вы можете подумать о том, чтобы сначала сообщить ему, прежде чем делать объявление для всей компании.
Независимо от типа объявления, возможно, лучше будет быть прямым, но сочувствующим по тону. Делитесь воспоминаниями об умерших и слушайте, как другие обрабатывают новости. Предоставьте место вашим сотрудникам, чтобы они могли поделиться своими историями.
Очень важно проявлять сострадание к своим сотрудникам в это время.Даже если работник не обязательно находился рядом с умершим, смерть могла вызвать эмоциональную реакцию.
Избегайте разговоров о рабочих обязанностях, если в этом нет крайней необходимости. Конечно, если вы работаете в сфере здравоохранения, образования, ухода за пожилыми людьми или в сфере обслуживания клиентов, у вас может не быть возможности игнорировать работу какое-то время.
Шаг 3. Обсудите, как помочь семье
Как сотрудник, обсудите, как вы поддержите семью в это трудное время. Вы можете подумать о том, чтобы накормить вас, отправить цветы или другие подарки для сочувствия.Вы можете отправить групповое сообщение или открытку с симпатией.
Некоторые офисы могут иметь правила, определяющие, какой тип поддержки предлагать для такого мероприятия. Даже если вы или ваш персонал сильно опечалены потерей, подумайте о том, чтобы пересмотреть политику компании, чтобы оставаться последовательной.
Шаг 4: Дайте сотрудникам время на то, чтобы скорбеть
В зависимости от вашего вида деятельности вы можете рассмотреть возможность отправки сотрудников домой на оставшуюся часть дня с оплачиваемым отгулом. Ваши сотрудники могут остаться вместе, чтобы горевать и обрабатывать новости.Предоставьте персоналу уединенное место и время для этого.
К сожалению, многие рабочие места вынуждены продолжать работу даже во время чрезвычайных ситуаций. Если это относится к вашему месту работы, подумайте о замене или попросите сотрудников более поздней смены обеспечить страхование тех, кто скорбит.
Шаг 5. Поделитесь новостями с теми, кто не в офисе
Обязательно поделитесь новостью о смерти с теми, кто не присутствовал в тот день. Лучший способ поделиться новостями – по телефону.Если вы не можете связаться с отсутствующим сотрудником по телефону, отправьте электронное письмо с просьбой позвонить в офис.
Шаг 6: Поделитесь новостями с руководством и владельцами
Обязательно поделитесь новостями с владельцами и удаленной командой менеджеров. Обсудите ожидания работы на ближайшее будущее. Попросите продлить срок выполнения несущественных работ.
Обсудите планы, как укрыть рабочее место во время похорон.
Шаг 7: Обсудите рабочие обязанности
Когда будет подходящее время, обсудите рабочие обязанности с персоналом.Это будет очень деликатный процесс, даже если вы работаете в отрасли, где работа должна продолжаться. Если вы можете отложить сроки, сделайте это.
Ваши сотрудники заметят и оценят руководителей, которые берут на себя дополнительные задачи, которые остались невыполненными, в то время как другие горевали. Как руководитель на рабочем месте важно проявлять сочувствие, но в то же время показывать, что вы протянете руку помощи, чтобы бизнес мог оставаться продуктивным, как обычно. Достичь такого баланса может быть непросто, и он может различаться в зависимости от отрасли.
Шаг 8: Предложите психологическую консультацию
В некоторых ситуациях может оказаться целесообразным пригласить на работу консультантов по вопросам горя. Это было бы необходимо, если человек скончался в офисе.
Если ваша компания предлагает консультационные услуги, расскажите своим сотрудникам, как получить эту помощь.
Шаг 9: дождитесь, пока уберут вещи умершего сотрудника
В зависимости от ситуации вы можете подождать несколько дней, прежде чем убирать вещи сотрудника.Подумайте о том, чтобы отправить простое электронное письмо, когда это действие будет иметь место, чтобы другие не чувствовали себя неудобно из-за незавершенной задачи.
Вы можете дождаться закрытия офиса, чтобы забрать вещи умершего сотрудника. В противном случае действие может отвлекать. Личные вещи сотрудников следует передать семье погибшего.
Если возможно, вы можете подумать о перестановке офиса, чтобы следующий сотрудник не был вынужден сидеть на том же месте, что и умерший.
Образец сообщения о смерти сотрудника или письма
Ваша рабочая среда может сделать невозможным встречу со всеми вашими сотрудниками сразу. В этом случае вам может потребоваться сообщить своим сотрудникам о смерти сотрудника по электронной почте. Вот несколько примеров таких писем для начала.
Идеи темы
- Это с большой печалью …
- Срочные новости с участием члена нашей рабочей семьи. Пожалуйста прочти.
- Джейн Смит
- Печальные новости
- С сочувствием
Для небольшого сплоченного коллектива или отдела
« Я с глубокой личной грустью объявляю о смерти Джейн Смит.Наш любимый друг и коллега скончались прошлой ночью в результате автомобильной аварии.
Джейн работает в нашем штате с 1988 года. Ее преданность компании и знание отрасли – одна из причин успеха нашей компании. На личном уровне мы все помним заразительный смех Джейн, ее любовь к K.C. Вождей и фантастические булочки с корицей, которые она приносила на собрания персонала. Наш офис никогда не будет прежним после того, как Джейн ушла.
Мы предоставим подробную информацию о похоронных услугах, как только они будут доступны. ”
Для большого штата или отдела
« С сожалением сообщаем вам о кончине Джо Смита. Он умер вчера вечером после долгой борьбы с раком мозга.
Джо работал в нашем отделе продаж в Чикаго. Он оставляет после себя жену (Синтию) и восьмилетних дочерей-близнецов, Хлою и Софи. В это время наши мысли и молитвы обращаются к его семье.
Мы поделимся с вами организацией похорон, как только они будут доступны. ”
Борьба со смертью на рабочем месте
Чтобы сообщить плохие новости, нужны умение и такт. Если вы руководитель организации, подумайте о пользе получения дополнительной информации о том, как разрешать подобные ситуации. Если вас беспокоит использование правильного тона, потренируйтесь объявлять объявление с кем-то, кто работает в тесном сотрудничестве с вами. Попросите кого-нибудь посмотреть электронное письмо перед его отправкой.
Для руководителя важно делиться новостями с членом команды. Если вы установите стандарт сострадания и сочувствия, другие последуют вашему пути.
Как объявить о смерти члена семьи сотрудника
Сообщения блога Cake содержат партнерские ссылки, и мы получаем комиссию с покупок, совершаемых по этим ссылкам. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках.
Тактичность при объявлении похорон – неизбежное зло. Вы не хотите никого обижать, наступать на пальцы или сообщать слишком много информации. И именно эта чувствительность может заставить вас замерзнуть, когда вы делаете такое объявление.Однако, если вы работодатель, иногда это необходимо.
Перейти к этим разделам:
Вам необходимо сообщить о смерти члена семьи сотрудника. Обычно лучший способ – отправить электронное письмо или письмо. Для большинства организаций электронная почта имеет больше смысла. В наши дни все общаются с помощью цифровых устройств, и корпоративные электронные письма трудно пропустить.
В некоторых случаях устная речь может быть более личной. Это дает вам возможность изменить доставку для каждого человека.Но иногда без записи некоторые из этих объявлений могут превратиться в сплетни. Это может привести к путанице и потенциальной травме для пострадавшего сотрудника. Официальное объявление лучше всего делать по электронной почте.
Но как вы можете это сделать?
Шаг 1. Спросите разрешения у своего сотрудника
У вас есть несколько причин сделать объявление для всей компании. Если ваш сотрудник уходит в отпуск по случаю тяжелой утраты, коллеги будут интересоваться, куда они ушли.
С объявлением вы можете задать вопросы от имени сотрудника, чтобы предоставить место.В некоторых случаях у сотрудника может быть тесная группа сотрудников. Объявление даст им возможность сплотиться вокруг своего коллеги для оказания поддержки.
При любом объявлении обязательно спрашивайте разрешения. Вашим сотрудникам может быть неудобно сообщать новости всей компании. Возможно, они захотят лично рассказать об этом нескольким близким коллегам.
Обязательно подтвердите перед отправкой электронного письма и объясните свое намерение поделиться этой информацией. Вы также можете использовать этот разговор как возможность подтвердить подробности об услуге или церемонии, чтобы поделиться с компанией, если сотрудник хочет, чтобы другие пришли.
Поделитесь своими пожеланиями, на всякий случай.
Отправьте свои предпочтения в конце жизни, включая похороны, юридические, медицинские и наследственные предпочтения, своим близким. Создайте бесплатный профиль Cake, чтобы начать работу.
Шаг 2: Используйте Tact
С деликатными новостями, которые меняют жизнь, может быть трудно общаться, не раскрывая слишком много деталей или неуместной информации.
Спросите своего сотрудника о том, чем следует поделиться, и, возможно, предложите ему на рассмотрение черновик, прежде чем отправлять его сотрудникам.В большинстве случаев вы можете использовать стандартные предложения, чтобы сделать объявление понятным. Например: «Отец Джейн Доу скончался прошлой ночью». Вам не нужно сообщать подробности, и сотрудники могут не задавать никаких дополнительных вопросов.
Разработав краткий черновик для ознакомления сотрудником, он прояснит все ваши предположения, а также убедится, что ничего не упущено. Обязательно подтвердите их пожелания и планы, прежде чем отправлять электронное письмо.
Шаг 3. Будьте пунктуальными
Как только вы узнаете новости и получите разрешение, приступайте к составлению электронного письма.Быстрое движение свидетельствует о сострадании к вашим сотрудникам и их связям с коллегой.
Это также объяснит их внезапное отсутствие коллегам. Если ваша компания работает над крупными проектами, которые зависят от времени, это очень важно. Другая причина в том, что похороны происходят очень внезапно. Если сотрудники берут отпуск, у них мало времени на планирование. Сделать объявление как можно скорее – это вежливо и отвечает интересам вашей компании.
Шаг 4: укажите шаги, которые можно предпринять
Хотя может быть легко закончить предложением, например: «Наши мысли и молитвы с Иоанном», оно может не дать коллегам достаточного направления, чтобы выразить сочувствие.
Сделайте это объявление, чтобы люди могли увидеть любые действия, которые они могут предпринять, чтобы выразить свои соболезнования. Доступны два варианта. Если семья хочет сделать пожертвования определенной организации, сообщите подробности.
Если ваш сотрудник не оставил инструкций о пожертвованиях, расскажите им о похоронах. Приветствует ли семья присутствие коллег? Если да, опишите подробнее. Им понадобится дата, время и место.
Шаг 5: Назначьте точку контакта
Назначение скорбящего сотрудника в качестве контактного лица может быть неуместным.Конечно, у них есть информация из первых рук обо всех деталях похорон. Но сейчас они решают много других вопросов.
Они могут координировать уход за детьми, организацию похорон, их отсутствие на работе и планы поездок. Учитывая все это, отвечать на вопросы коллег – это слишком много. Возможно, они уходят с работы сразу после объявления. В этом случае другим сотрудникам может быть сложно связаться.
Тот, кто отвечает за человеческие ресурсы или управление офисом, был бы отличным выбором.Предоставьте им всю имеющуюся у вас информацию. Вы также можете указать их имя и контактную информацию в конце электронного письма. Это даст людям четкую точку отсчета, если они запутаются в каких-либо деталях.
Образец сообщения электронной почты или письма компании
Если вы все еще не можете составить идеальное электронное письмо, мы подготовили для вас несколько шаблонов. Настройте их для вашей конкретной ситуации.
Образцы идей для темы
- Объявление о тяжелой утрате
- Отправка мыслей и молитв Джону Доу
- Мысли о Джейн Доу
- Объявление о тяжелой утрате Джона Доу
- Объявление об отсутствии Джейн Доу
Образец письма для сотрудника, потерявшего супруга или партнера
Если ваши сотрудники находятся рядом друг с другом или если вы проводите много корпоративных мероприятий, каждый мог встретить супругу вашего сотрудника.Это очень личная потеря, которая коснется всех в вашей компании.
«Я узнал, что вчера вечером скончалась жена Джона Смита Мэри. Она попала в трагическую автомобильную аварию на автостраде. В настоящее время мы искренне сочувствуем Джону и его семье. Пожалуйста, держите его в своих мыслях, пока он переживает это трагическое время.
После разговора с Джоном он подтвердил, что хотел бы открыть похороны. Приглашаются любые коллеги, которые хотели бы присутствовать.Похороны состоятся в церкви Святого Себастьяна на углу Парковой и Дубовой улиц. Это будет в 11.00 в воскресенье. Сотрудники, которые хотели бы поддержать Джона в это трудное время, будут освобождены от работы, чтобы присутствовать на похоронах ».
Образец письма для сотрудника, потерявшего ребенка
Потеря ребенка – одно из самых болезненных переживаний. Важно проявлять предельное такт и сострадание.
“Я хочу сообщить, что вчера скончалась дочь Джейн Доу, Кристен.Она боролась с лейкемией девять месяцев. После двух курсов химиотерапии у нее случился рецидив. Наши мысли и молитвы с Джейн и ее семьей в это трагическое время.
После разговора с семьей Доу они хотели бы попросить пожертвования вместо подарков. Пожалуйста, направьте их в больницу Святого Иуды в виде пожертвований. Их работа помогла Кристен прожить дольше. Семья Доу благодарна за вашу поддержку. Похороны состоятся в полдень на улице 123.Если вы хотите поддержать семью Доу и присутствовать на похоронах, вас освободят от работы “.
Образец письма для сотрудника, потерявшего мать или отца
Смерть матери или отца для сотрудника может быть очень тяжелой и потребовать времени, чтобы ваш сотрудник справился со своим горем и любым дополнительным планированием. Подумайте о том, чтобы предоставить возможность коллегам поддержать вашего погибшего сотрудника.
«Недавно я узнал, что Джон Доу недавно потерял мать.Она скончалась в среду в больнице общего профиля Такомы. Она упала дома и сломала бедро. Его мать так и не выздоровела, но умерла спокойно. Ее окружали семья и друзья, которые ее очень любили. Мы искренне переживаем за Джона Доу и его семью в это трудное время года.
Семья Доу проводит небольшие частные похороны. Если вы хотите отправить пожертвование в больницу или открытки сочувствия, направьте их в похоронное бюро. Мы ценим ваши мысли и молитвы за семью Доу.Джон будет отсутствовать на работе с 17-го по 26-е. С любыми вопросами о его текущих проектах следует обращаться к Джейн Смит “.
Создание электронного письма
Заманчиво полагать, что есть способ написать идеальное письмо. Вы знаете, как важно делать все правильно. Но невозможно написать что-то идеальное. Мы все люди, и независимо от того, насколько внимательно вы следуете шаблону, вы можете ошибиться.
Важно подойти к ситуации с сочувствием и тактом.Вооружившись этими двумя вещами, вы можете написать электронное письмо, которое будет одновременно профессиональным и вежливым.
Совет после потери: Если вы – душеприказчик умершего любимого человека, эмоциональные и технические аспекты ведения их незавершенных дел могут быть ошеломляющими без возможности организовать ваш процесс. У нас есть контрольный список после потери, который поможет вам позаботиться о семье, имуществе и других делах вашего близкого.
Источники
- «Советы супервизорам и менеджерам: что делать в случае смерти коллеги.” Программа помощи сотрудникам штата Колорадо, без даты, www.colorado.gov/pacific/sites/default/files/atoms/files/Death%20of%20Employee.pdf
Могу ли я получить доступ к трудовой книжке умершего родственника?
Q: Я прочитал ваш раздел часто задаваемых вопросов, но все еще не могу найти ответ на свой конкретный вопрос, а именно: «Почему у меня нет доступа к данным приложения / информации о рождении моего умершего деда?» Он мертв. Кому будет вредна информация? Очень неприятно пытаться исследовать историческую генеалогическую информацию, чтобы найти свои корни, когда существует так много препятствий! Кажется, наем адвоката ($$$) тоже не поможет?
Спасибо за любые предложения.
A: Если ваш дедушка родился в Калифорнии после июля 1905 года, вы можете получить записи о рождении в Управлении записи актов гражданского состояния (см. Http://www.cdph.ca.gov/certlic/birthdeathmar/Documents/ CertifiedCopies-BirthandDeathPAMPHLET- (01-12) -MERGED.pdf).
Похоже, вы также пытались получить другие записи, связанные с вашим дедом, из полицейского управления Стоктона. Многие записи будут подпадать под действие Закона Калифорнии о публичных записях. Как вы, возможно, уже знаете, Закон о публичных записях предусматривает, что публичные записи, включая «любые письменные документы, содержащие информацию, относящуюся к ведению публичного бизнеса, подготовленную, принадлежащую, используемую или хранимую любым государственным или местным учреждением, независимо от физической формы или характеристик», считаются открытыми для публики.Правительственный кодекс, § 6252 (e). Публичные записи должны раскрываться, если конкретное положение Закона или другого закона не освобождает их от раскрытия.
Многие из этих исключений перечислены в PRA, Gov’t Code § 6254 (a) – (z). Одно из этих исключений, § 6254 (k), также включает конфиденциальность, требуемую другими положениями закона штата и федерального законодательства. Наконец, существует «всеобъемлющее» исключение, на которое правительство иногда ссылается, если более конкретное исключение не применяется. См. § 6255 (a) Правительственного кодекса.Этот всеобъемлющий анализ направлен на то, будет ли наилучшим образом служить общественным интересам раскрытие или сокрытие записей. Идентификатор. Если вы подали официальный письменный запрос на получение требуемых записей, то в ответе агентства должно быть указано исключение или другое обоснование отказа.
Обратите внимание, что Уголовный кодекс Калифорнии гласит, что «личный состав… кадровые записи… или информация, полученная из этих записей, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению в рамках какого-либо уголовного или гражданского судопроизводства, кроме как [обнаружение в ходе судебного разбирательства].Раздел 832.7 (а) Уголовного кодекса. В той степени, в которой искомые вами записи можно охарактеризовать как кадровые, это может стать вашим камнем преткновения. Хотя обычно считается, что интересы конфиденциальности прекращаются, когда человек умирает, этот конкретный закон, похоже, не предусматривает каких-либо временных ограничений на конфиденциальность записей.
Я предлагаю вам подать официальный письменный запрос на документы, которые вы ищете, если вы еще этого не сделали. Это потребует от полицейского управления указать конкретные причины своего решения скрыть записи.Когда у вас будет эта информация, будет легче определить, законно ли их решение отказать вам в доступе к записям.
Bryan Cave LLP является главным юрисконсультом Коалиции за Первую поправку и отвечает на запросы горячей линии Коалиции за Первую поправку. Отвечая на эти запросы, мы можем предоставить общую информацию о проблемах открытого правительства и речи, но не можем предоставить конкретные юридические консультации или представительство.
злоупотребление служебным положением в отпуске по случаю похорон компании | Small Business
Большинство компаний предлагают сотруднику отпуск по случаю потери близкого человека в той или иной форме в случае смерти близкого члена семьи.Согласно исследованию 2008 года, проведенному Обществом управления человеческими ресурсами, 100 процентов опрошенных компаний предоставили оплачиваемый отпуск на похороны сотруднику, чей супруг или ребенок умер, а 99 процентов предоставили оплачиваемый отпуск в случае смерти брата или сестры. Работодатели предоставляют отпуск на похороны отдельно от любого другого оплачиваемого отпуска, заработанного работником, и в дополнение к нему. Руководство может свести к минимуму злоупотребление сотрудниками отпуском на похороны в компании, установив четкие правила и процедуры.
Политика об отпуске по случаю похорон
Четкая письменная политика устраняет путаницу.В политике отпусков на похороны указывается размер отпусков, основанный на родстве умершего с работником. Некоторые правила предоставляют отпуск с момента смерти до окончания похоронной церемонии или даже дольше, когда умерли супруга или ребенок сотрудника. Политика должна быть достаточно гибкой, чтобы разрешать больше свободного времени, когда сотрудник отвечает за организацию похорон или когда сотрудник должен ехать, чтобы посетить мемориал. Политика гласит, что сотрудники, нарушающие политику, могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения.
Требование доказательств
Специалисты по персоналу рекомендуют не требовать от сотрудников предоставления копии свидетельства о смерти. Если попросить сотрудника указать имя умершего, дату смерти, город смерти и родство умершего с сотрудником, компания получит достаточно информации, чтобы подтвердить факт смерти. В конце концов, сотрудник, который хочет злоупотребить политикой отпуска по случаю утраты, может так же легко назвать больным, как солгать о смерти близкого родственника.
Реализация политики
Обязанностью сотрудника является уведомить своего работодателя о необходимости использования отпуска по случаю утраты близкого человека.Часто близкий друг или родственник делает первый звонок, если умерший был супругом или ребенком сотрудника. Большинство компаний предлагают три выходных дня для похорон, однако многие компании предлагают пять и более выходных дней. Некоторые компании позволяют сотрудникам переносить дни из других банков оплачиваемого отпуска в оплачиваемый отпуск по случаю утраты, чтобы они могли на продолжительное время не работать.
Управление злоупотреблениями
При наличии четкой политики сотрудники, нарушающие программу похоронных отпусков, подлежат дисциплинарному взысканию.Менеджер сотрудника консультирует сотрудника и предупреждает его, что последующие нарушения политики могут привести к увольнению с работы. Устное предупреждение, письменное предупреждение и процедуры увольнения в случае нарушения похоронного отпуска должны соответствовать тем же процедурам, что и в случае нарушения других политик компании.
Ссылки
Автор биографии
Мэрилин Линдблад занимается юридической практикой на западном побережье США. С 2007 года она писатель-фрилансер.Ее работы появлялись на различных сайтах. Линдблад получила степень доктора юридических наук в юридической школе Льюиса и Кларка.
Работа со смертью сотрудника вашего малого бизнеса
Смерть сотрудника может быть внезапной и неожиданной. Но вы не можете быть застигнуты врасплох обязанностями вашего работодателя в случае смерти сотрудника.
Хотя тема сложная, вам нужно знать, что делать в случае смерти сотрудника. От уведомления своих сотрудников до выплаты заработной платы умершим сотрудникам – вы не можете пренебрегать своими обязанностями.Не говоря уже о том, что то, как вы справляетесь со смертью сотрудника, многое говорит о вас и вашем бизнесе.
5 вещей, которые нужно сделать после смерти сотрудника
К сожалению, ваш бизнес не может остановиться, когда сотрудник уходит. Фактически, ваши обязанности (и ваши сотрудники) возрастают.
Если вы не сделаете следующее своевременно, вы можете усугубить ситуацию. Выполняйте свои моральные и юридические обязанности, включив в свою политику в отношении смерти сотрудника следующее.
Связаться с семьей сотрудника
Когда сотрудник умирает, обратитесь к его семье. Вы можете выразить соболезнования и запросить информацию о похоронах. Подумайте о том, чтобы отправить цветы или открытки. Если вы спросите, что случилось, проявите чуткость и помните о горе семьи.
После похорон назначьте время для встречи с бенефициаром или бенефициарами сотрудника. Объясните, что вам нужно поговорить об окончательном переводе зарплаты и льгот сотрудника.Вы можете оставить свое имя и номер, чтобы член семьи мог позвонить вам, когда они будут готовы.
Уведомить сотрудников и клиентов
Как руководитель своей рабочей силы, вы должны сообщить о смерти сотрудника другим своим сотрудникам.
Вы можете назначить встречу, чтобы одновременно сообщить об этом сотрудникам. И сотрудники могут обсудить ситуацию на открытом пространстве. Сообщите сотрудникам, что ваша дверь открыта, если им нужно поговорить.
Внимательно относитесь к организации похорон и поощряйте сотрудников присутствовать на них.Сообщите сотрудникам дату, время и место оказания услуг, а также то, куда они могут отправить цветы или пожертвования. Если возможно, предложите оплачиваемый отпуск в связи с тяжелой утратой сотрудникам, присутствующим на похоронах.
Скорее всего, вам понадобятся другие сотрудники, чтобы покрыть рабочую нагрузку умершего сотрудника. Разделите обязанности между своими сотрудниками.
Если вы планируете заменить умершего сотрудника в будущем, тактично сообщите об этом своим сотрудникам. Сообщите сотрудникам, когда вы планируете начать процесс найма.
После того, как ваши сотрудники узнают о смерти сотрудника, обратитесь к клиентам, которые работали с ним напрямую, если применимо. Сообщите клиентам, что сотрудник скончался, и объясните, с кем они могут работать в дальнейшем.
Выдать окончательную зарплату получателю работника
В случае смерти сотрудника удерживайте налоги из его заработной платы (если применимо), сообщайте его окончательную заработную плату бенефициару или имуществу и сообщайте о выплате в IRS.
Налоги
Если вы выплачиваете заработную плату в том календарном году, когда работник умер, не вычитайте федеральный подоходный налог.Однако удерживайте налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь из заработной платы в обычном порядке.
Если вы выплачиваете заработную плату в следующем календарном году, не удерживайте федеральный подоходный налог, налоги на социальное обеспечение или медицинскую помощь.
Зарплата
Если сотрудник не обналичил зарплату до своей смерти, вам необходимо ее отменить. Отмена неоплаченного чека предотвращает его превращение в собственность. Повторно выпишите новый чек получателю сотрудника.
Если вы задолжали сотруднику зарплату после его смерти, встретитесь с бенефициаром сотрудника.Попросите получателя заполнить форму W-9. Затем выплатите получателю последнюю заработную плату.
Вы также можете включить накопленный отпуск в окончательную зарплату сотрудника.
Отчетность
Укажите заработную плату в форме W-2 умершего сотрудника, если вы выдаете ее в том же году, в котором умер сотрудник. Указывайте только заработную плату, которую вы выплачиваете после смерти сотрудника, в качестве заработной платы социального обеспечения и медицинской помощи (а не заработной платы по федеральному подоходному налогу).
Если вы выплачиваете зарплату сотруднику через год после его смерти, не указывайте это в форме W-2.
Сообщите о заработной плате, которую вы выплачиваете бенефициару сотрудника, в форме 1099-MISC, если у вас все еще есть задолженность по заработной плате сотруднику после его смерти. Не указывайте заработную плату в форме 1099-MISC, если вы повторно выписываете неотмеченный чек.
Позаботьтесь о льготах умершего
Предлагаете ли вы такие льготы, как медицинское страхование, страхование жизни и пенсионные планы? Если да, сообщите об этом поставщикам льгот после смерти сотрудника. И поговорите с бенефициаром сотрудника о том, как он может получить пособие.
Возможно, вам потребуется показать копию свидетельства о смерти сотрудника поставщикам пособий. Попросите копию у бенефициара сотрудника.
Если супруг или иждивенцы вашего сотрудника были участниками плана медицинского страхования умершего сотрудника, сообщите им, что их страховое покрытие прекращается. Возможно, вам потребуется предоставить страховое покрытие COBRA супругу (-е) и иждивенцу. COBRA временно предоставляет медицинское страхование пострадавшим.
Обновите свой бизнес, чтобы отразить смерть сотрудника
После рассмотрения вышеуказанного удалите умершего из платежной ведомости, веб-сайта, телефона и электронной почты вашего предприятия.Если сотрудник использовал значок безопасности или пароль для доступа к вашей компании, отключите его.
Пересылайте электронные и голосовые сообщения и телефонные звонки себе или другому сотруднику. Если вы используете программу для расчета заработной платы, удалите умершего из системы.
Ведите учет заработной платы не менее трех лет. Храните налоговую отчетность по найму не менее четырех лет. Повесьте другие документы, например копию COBRA или другие документы о льготах.
Упростите процесс расчета заработной платы, доступа к записям и внесения личных изменений с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы в Интернете Patriot.А если у вас есть вопросы, вы можете связаться с нашей экспертной поддержкой по телефону, электронной почте или в чате. Начните бесплатную пробную версию прямо сейчас.
Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.
Другой стандарт ведения документации OSHA: доступ к информации о воздействии на сотрудников и медицинским записям
Когда большинство людей слышат фразу «ведение документации OSHA», они думают о журнале регистрации профессиональных заболеваний и травм, требуемом 29 CFR104, но OSHA имеет другой стандарт ведения документации.Это не ведение записей в смысле сбора статистических данных, а ведение записей в буквальном смысле, сохранение записей, и срок хранения составляет не менее 30 лет.
Так что же это за другие правила ведения документации? Это «Доступ к контактам и медицинским записям сотрудников», 29 CFR1910.1020. Его можно рассматривать как дополнительный стандарт к правилу оповещения об опасности. В то время как сообщение об опасности требует, чтобы сотрудники были проинформированы об опасностях, исходящих от химических веществ, которым они могут подвергнуться, и о мерах предосторожности, которые следует принимать при работе с этими химическими веществами, «Доступ к информации о воздействии и медицинским записям» позволяет им изучить результаты мониторинга, который измерял их уровень воздействия этих химикатов, а также любые медицинские записи, которые могут предоставить информацию о том, повлияло ли их воздействие на состояние их здоровья.В отличие от сообщения об опасности, которое касается только химических опасностей, правило доступа также включает воздействие биологических опасностей, таких как бактерии, вирусы и грибки, а также физических опасностей, таких как радиация и вибрация.
Многие специалисты по охране труда блаженно не знают об обязанности хранить определенные записи, такие как результаты отбора проб воздуха у сотрудников, в течение трех десятилетий. Этому невежеству способствуют три фактора. Во-первых, название стандарта обманчиво. Хотя это ясно указывает на то, что сотрудникам должно быть разрешено просматривать определенные записи, нет никаких намеков на то, что записи, включая результаты мониторинга воздействия на сотрудников, такие как отбор проб воздуха или тесты на чистку свинца, должны храниться в течение всего срока службы.Второй фактор, способствующий надзору, заключается в том, что многие знатоки часто ссылаются на нормативные акты под сокращенным названием «доступ к медицинским записям», что приводит непосвященных к неверному выводу о том, что постановление относится в первую очередь или даже исключительно к медицинским записям. В-третьих, это постановление не привлекает к себе широкой правоприменительной деятельности, в отличие от других нормативных актов, которые более явно защищают рабочих напрямую, таких как замкнутые пространства или рытье траншей и земляные работы.
Предостережение по поводу соблюдения этого последнего пункта.Много лет назад к нарушениям, связанным с ведением журнала профессиональных заболеваний и травм, относились пренебрежительно. Все изменилось, когда OSHA стало больше беспокоиться об эргономических рисках и стало ссылаться на некоторых упаковщиков мяса за нарушение стандарта ведения записей из-за того, что они не регистрировали травмы, вызванные повторяющимся движением. Более того, в некоторых ситуациях каждый случай неспособности зафиксировать травму сотрудника засчитывается как отдельное нарушение. Следовательно, штрафы, налагаемые этими нарушениями, часто были значительными.
По аналогии, OSHA может однажды решить, что каждая запись, к которой сотруднику не разрешен доступ, может считаться отдельным нарушением. Таким образом, пачка отклоненных документов может вылиться в 500 нарушений. Поскольку неуведомление сотрудников о том, что они имеют право на доступ к определенным документам, является нарушением, работодатели, которые не проинформировали своих сотрудников об этом праве, вероятно, могут быть упомянуты для каждого сотрудника, которого они не проинформировали, или, возможно, даже для каждой доступной для публикации записи в своем файле.Возможно, это было надуманным, но до того, как OSHA проявило активный интерес к эргономике, цитаты в размере 100 000 долларов за неспособность зарегистрировать профессиональное заболевание или травму были неслыханными.
Что такое запись?
Как однажды написал Льюис Кэрролл, лучше всего начинать с самого начала. В этом свете стандарт определяет запись как «любой элемент, совокупность или группировку информации независимо от формы или процесса, с помощью которого она поддерживается (например, бумажный документ, микрофиша, микрофильм, рентгеновская пленка или автоматизированная обработка данных).”В стандарте проводится дополнительное различие между записями о воздействии и медицинскими записями:
Медицинская карта. Стандарт определяет медицинскую карту сотрудника как «запись о состоянии здоровья сотрудника, которая ведется или ведется врачом, медсестрой, другим медицинским персоналом или техником». Медицинские карты включают:
- Медицинские анкеты или анкеты или истории занятости (включая описание работы и профессиональные данные).
- Результаты медицинских осмотров (перед приемом на работу, перед назначением, периодические или эпизодические) и лабораторных анализов (включая рентгенологическое обследование грудной клетки и другие рентгеновские обследования, проведенные с целью установления исходного уровня или выявления профессиональных заболеваний, а также все виды биологического мониторинга не определены как «запись о воздействии на сотрудников»).
- Медицинские заключения, диагнозы, заметки о прогрессе и рекомендации.
- Карты оказания первой помощи.
- Описания процедур и рецептов.
- Жалобы на состояние здоровья сотрудников.
Хотя на первый взгляд этот список выглядит ошеломляющим, в нем есть ряд исключений. Эти исключения включают медицинскую информацию в форме:
- Физические образцы (например, образцы крови или мочи), которые обычно выбрасываются в рамках обычной медицинской практики.
- Записи о программах добровольной помощи сотрудникам. (Программы по злоупотреблению алкоголем, наркотиками или личные консультации), если они ведутся отдельно от медицинской программы работодателя и ее записей.
- Записи о заявках на медицинское страхование. Если они ведутся отдельно от медицинской программы работодателя и ее записей и недоступны для работодателя по имени сотрудника или другому прямому личному идентификатору, например, номеру социального страхования, номеру платежной ведомости и т. Д.), Или
- Записи, созданные исключительно в рамках подготовки к судебному разбирательству, которое имеют привилегию от обнаружения в соответствии с применимыми правилами процедуры или доказывания.
Записи о рисках на сотрудников. Стандарт определяет «запись о воздействии на сотрудников» как запись, содержащую любой из следующих видов информации:
- Мониторинг окружающей среды (на рабочем месте) или измерение токсичного вещества или вредного физического агента, включая личный, местный, захват, протирание или другую форму отбора проб, а также соответствующие методы сбора и анализа, расчеты и другие исходные данные, относящиеся к интерпретации полученные результаты.
- Результаты биологического мониторинга, которые непосредственно оценивают абсорбцию токсичного вещества или вредного физического агента системами организма (например, уровень химического вещества в крови, моче, дыхании, волосах, ногтях и т. Д.), Но не включают результаты, оценивающие биологический эффект вещества или агента или которые оценивают употребление алкоголя или наркотиков сотрудником.
- Паспорта безопасности материалов. Указание на то, что материал может представлять опасность для здоровья человека; или, в их отсутствие, химическая инвентаризация или любая другая запись, которая раскрывает, где и когда использовалась, а также личность (e.g., химическое, обычное или торговое наименование) токсичного вещества или вредного физического агента.
Правило доступа: химические опасности и др.
В отличие от правила сообщения об опасности, которое относится только к химическим опасностям, «токсичное вещество или вредный физический агент», как определено в правилах доступа, означает «любое химическое вещество, биологический агент (бактерии, вирус, грибок и т. Д.) Или физический стресс (шум , тепло, холод, вибрация, повторяющиеся движения, ионизирующее и неионизирующее излучение, гипо- или гипербарическое давление и т. д.) “что составляет:
- Включен в последнюю печатную копию реестра токсических эффектов химических веществ NIOSH
- Получил положительные доказательства острой или хронической опасности для здоровья при тестировании, проведенном или известном работодателю
- Является предметом материала Паспорт безопасности, хранящийся у работодателя или известный ему, указывает, что материал может представлять опасность для здоровья человека.
На практике это означает, что записи, касающиеся воздействия биологических опасностей, таких как плесень, эргономические нагрузки или радиация, будут считаться записями о воздействии на сотрудников.Например, оценки воздействия ультрафиолетового света, излучаемого при сварочных операциях, или воздействия радиочастотной энергии на опору передающей антенны или микроволновую тарелку, или оценка повторяющихся напряжений движения, возникающих при работе на сборочной линии, – все это будет считаться записями о воздействии. .
Воздействие плесени часто упоминается в новостях, поскольку биологические опасности включены в определение токсичного вещества или вредного физического агента. Как насчет всех микробных загрязнителей, измеренных во время исследования качества воздуха в помещении? OSHA ответила на этот вопрос в письменном переводе от августа 2002 года.Ричард Э. Фэйрфакс, тогдашний директор управления программ по обеспечению соблюдения требований OSHA, объяснил, что «если [биологический агент (ы)] [плесень] соответствует определению токсичного вещества или вредного физического агента, результаты отбора проб являются записями о воздействии на сотрудников». Но Фэрфакс далее прокомментировал, что «во многих случаях тесты показывают, что уровни загрязнения бактериями или грибками нетоксичны, типичны для офисной / рабочей среды и отражают фоновые уровни загрязнения. Эти записи не будут считаться записями о воздействии на сотрудников в соответствии с 1910 годом. .1020. С другой стороны, если результаты испытаний показывают существование токсичных бактерий, таких как Stachybotrys chartarum, записи будут считаться записями о воздействии на сотрудников из-за известных опасностей для здоровья, связанных с этими бактериями ».
Требования к хранению
Правило доступа не определяет форму, способ или процесс, с помощью которых работодатель сохраняет запись, пока информация, содержащаяся в записи, сохраняется и может быть восстановлена, за исключением того, что рентгеновские снимки грудной клетки должны быть сохранены в их первоначальном состоянии.
Медицинские карты сотрудников. Медицинская карта каждого сотрудника должна храниться и храниться, по крайней мере, в течение срока работы плюс 30 лет, если конкретный стандарт безопасности и гигиены труда не предусматривает другой период времени. Например, стандарт по шуму, 29 CFR1910.95, требует, чтобы записи измерений воздействия шума сохранялись только в течение двух лет, а записи аудиометрических тестов сохранялись в течение всего срока работы пострадавшего сотрудника. Есть исключения для:
- Сотрудники, проработавшие у работодателя менее года.Медицинские карты этих сотрудников не должны храниться сверх срока службы, если они предоставляются сотруднику после увольнения.
- Учет требований по страхованию здоровья ведется отдельно от медицинской программы работодателя и ее записей.
- Записи о первой помощи (не включая истории болезни) при одноразовом лечении и последующем наблюдении за небольшими царапинами, порезами, ожогами, занозами и т.п., которые не связаны с лечением, потерей сознания, ограничением работы или движением или перемещением на другую работу, если она выполняется на месте не врачом и если ведется отдельно от медицинской программы работодателя и ее записей.
Записи о подверженности сотрудников. Записи о воздействии на сотрудников аналогичным образом должны храниться и храниться не менее 30 лет, за исключением:
- Исходные данные для мониторинга или измерения окружающей среды (на рабочем месте), такие как лабораторные отчеты и рабочие листы, необходимо хранить только в течение 1 года при условии, что результаты отбора проб, методология сбора (план отбора проб), описание аналитических и математических методов и краткое изложение других исходных данных, относящихся к интерпретации полученных результатов, хранятся не менее 30 лет
- Результаты биологического мониторинга, обозначенные как записи о воздействии в соответствии с конкретными стандартами безопасности и гигиены труда, должны сохраняться и поддерживаться в соответствии с требованиями конкретных стандарт.
- Паспорта безопасности материалов и списки химического инвентаря, касающиеся идентичности вещества или агента, не должны храниться в течение какого-либо указанного периода до тех пор, пока некоторая запись идентичности (химическое название, если известно) вещества или агента, где они были использованный, и когда он использовался, хранится не менее 30 лет. Паспорта безопасности материалов должны храниться для тех химических веществ, которые используются в настоящее время и подпадают под действие стандарта оповещения об опасности в соответствии с 29 CFR 1910.1200 (g)
Что такое доступ и кто его получает?
Доступ в контексте правила означает не только право и возможность изучать записи, но и при желании их копировать.По запросу на копию документа, подлежащего выдаче, сотруднику должна быть предоставлена либо копия, либо все необходимое для бесплатного изготовления ксерокопии.
Доступ сотрудников. Сотрудники имеют право на доступ к медицинской документации, в которой они находятся. Исключение составляют случаи, когда сотрудник запрашивает доступ к его или ее медицинским записям, а врач, представляющий работодателя, считает, что прямой доступ сотрудника к информации, содержащейся в записях, относительно конкретного диагноза неизлечимой болезни или психического состояния может нанести вред здоровью сотрудника.В этом случае работодатель может проинформировать сотрудника о том, что доступ будет предоставлен только назначенному представителю сотрудника, имеющему конкретное письменное согласие, и отклонить запрос сотрудника о прямом доступе только к этой информации. В таком случае работодатель должен обеспечить доступ назначенного представителя к этой информации, даже если известно, что он или она передаст информацию работнику.
Если сотрудники не защищены как коммерческая тайна, они имеют право на доступ к записям о рисках, которые имеют к ним отношение.Соответствующие записи о воздействии не ограничиваются записями, отражающими индивидуальное воздействие токсичного вещества на сотрудника. При отсутствии непосредственно относящихся к делу записей, таких как личная выборка, проведенная у запрашивающего сотрудника, записи других сотрудников с прошлыми или настоящими должностными обязанностями или условиями труда, аналогичными условиям работы сотрудника, которые могут указывать на количество и характер токсичных веществ или вредных веществ. физические агенты, с которыми работал сотрудник, также считаются релевантными.
Например, представьте, что два маляра красят противоположные концы вагона. Личные образцы, собранные у одного художника, свидетельствовали бы о контакте с другим художником, если бы они использовали те же материалы, а характер их работы и методы работы были бы аналогичными. Таким образом, результаты выборки будут актуальны для обоих художников.
Доступ уполномоченного представителя. Сотрудник может предоставить письменное разрешение на доступ к физическому лицу или организации с целью доступа к записям или анализу облучения сотрудников с использованием данных облучения или медицинских записей.Например, сотрудник может назначить супруга, личного врача или консультанта по вопросам безопасности и здоровья в качестве уполномоченного представителя. Фактически, приложение А к стандарту представляет собой образец разрешительного письма для предоставления информации о медицинских картах сотрудника назначенному представителю.
Признанный или сертифицированный агент по ведению коллективных переговоров автоматически рассматривается как назначенный представитель безотносительно письменного разрешения сотрудника.
Доступ OSHA. Представителям министра труда также предоставляется доступ к записям, и способ, которым OSHA может получить доступ, объясняется в 29 CFR 1913.10. В нем объясняется, как OSHA должно сохранять конфиденциальность определенной медицинской информации.
Сохранение и передача документации
Каждый раз, когда работодатель прекращает свою деятельность, работодатель должен передать все записи, подпадающие под действие закона, следующему работодателю. Преемник работодателя должен получать и поддерживать эти записи.
При отсутствии работодателя-преемника работодатель должен уведомить затронутых нынешних сотрудников об их праве на доступ к записям не менее чем за три месяца до прекращения деятельности работодателя.
Когда работодатель прекращает вести бизнес и нет правопреемника, который мог бы получать и поддерживать записи, или намеревается избавиться от любых записей, которые должны храниться в течение не менее 30 лет, работодатель должен уведомить директора NIOSH в письменной форме о предстоящая утилизация записей по крайней мере за три месяца до их утилизации и передача записей директору NIOSH, если этого требует конкретный стандарт OSHA.
Сотрудник может предоставить письменное разрешение любому лицу или организации на использование права доступа сотрудника с целью предоставления доступа к записям и анализу облучения сотрудников с использованием записей о воздействии или медицинских записей, таких как эпидемиологическое исследование, подготовленное университетом. Признанный или сертифицированный агент по ведению коллективных переговоров должен автоматически рассматриваться как назначенный представитель безотносительно письменного разрешения.
По запросу сотрудника или назначенного представителя на доступ к этим записям, имеющим отношение к сотруднику, доступ должен быть предоставлен в разумное время, место и способом в течение 15 рабочих дней.Если работодатель не может разумно предоставить доступ к записи в течение 15 рабочих дней, работодатель должен сообщить запрашивающему в течение 15 дней причину задержки и самую раннюю дату, когда запись может быть предоставлена.
Защита коммерческой тайны
Положения правил доступа для защиты коммерческой тайны по существу те же, что и в отношении сообщений об опасности. Коммерческая тайна определяется как «любая конфиденциальная формула, образец, процесс, устройство или информация или компиляция информации, которые используются в бизнесе работодателя, которые дают работодателю возможность получить преимущество перед конкурентами, которые не знают или не используют их.«
Работодатель может скрыть информацию о коммерческой тайне в других раскрываемых записях при соблюдении трех условий. Во-первых, утверждение о том, что скрываемая информация является коммерческой тайной, может быть подтверждено. Во-вторых, работодатель сообщает запрашивающей стороне, что конкретное химическое вещество не разглашается как коммерческая тайна. И в-третьих, раскрывается вся остальная доступная информация о свойствах и действии токсичного вещества.
Существует также положение о разглашении коммерческой тайны в экстренных случаях.Когда лечащий врач или медсестра определяет, что существует неотложная медицинская помощь и конкретный химический идентификатор необходим для оказания неотложной или первой помощи, работодатель должен немедленно раскрыть им конкретную химическую идентификацию химического вещества, составляющего коммерческую тайну. Однако работодатель может потребовать письменное заявление о необходимости и соглашение о конфиденциальности, как только позволят обстоятельства. В соглашении может быть оговорено, что использование информации ограничивается конкретными медицинскими целями, и могут быть предусмотрены средства правовой защиты, включая оговорку о разумной предварительной оценке вероятного ущерба в случае нарушения соглашения.Тем не менее, он может не включать требование о внесении неустойки.
Сотрудник редактора Джон Ф. Рекус, PE, CIH, CSP, является независимым консультантом. Он имеет более чем 20-летний опыт работы в сфере регулирования, с ним можно связаться по телефону (410) 583-7954.
HR0307 – Пособие в случае смерти сотрудника
Цель
Для выплаты пособия в случае смерти штатного сотрудника университета, который умирает, находясь в активном оплачиваемом статусе.
ПолитикаУниверситет будет выплачивать пособие тем постоянным сотрудникам, которые умирают, находясь в активном оплачиваемом статусе, как это определено в ПОЛИТИКЕ В ОБЛАСТИ ЛЮДСКИХ РЕСУРСОВ HR0105, СОСТОЯНИЕ ЗАНЯТОСТИ.
сотрудников на 12-месячном или гибком годовом контракте
Для постоянных сотрудников, работающих на 12-месячной или гибкой годовой основе, выплата пособия в случае смерти составляет:
- Заработная плата или заработная плата, полученная, но не выплаченная в момент смерти; плюс
- Неиспользованный ежегодный отпуск, не превышающий допустимого максимума, определенного в ПОЛИТИКЕ В ОБЛАСТИ ЛЮДСКИХ РЕСУРСОВ HR0305, ЕЖЕГОДНЫЙ ОТПУСК; плюс
- Неиспользованный отпуск по болезни, включая дополнительный ежегодный отпуск; плюс
- Ежемесячная регулярная заработная плата по ставке заработной платы, действующей на момент смерти.Для сотрудников с двухнедельной оплатой применима формула: (почасовая оплата), умноженная на (нормальная рабочая неделя), умноженная на (52/12).
Эта выплата не применяется к тем сотрудникам, назначенным на должность с гибким годом, которые умерли до первого дня работы на должности с гибким годом.
Сотрудников при назначении на учебный год
Для штатных сотрудников, работающих на один академический год, выплата в случае смерти составляет:
- Заработная плата или заработная плата, полученная, но не выплаченная в момент смерти; плюс
- Одна двенадцатая базового годового оклада на момент смерти; плюс
- Выплата вместо начисленного отпуска по болезни.Формула, которая будет использоваться для определения этого платежа, выглядит следующим образом:
- Оплата равняется (базовая почасовая ставка) работника, умноженная на среднегодовую норму накопления (70,0 часов), умноженную на коэффициент преобразования академического года (0,83), умноженную на (общее количество лет регулярной службы), умноженное на (процент полной занятости) минус ( часов отсутствия из-за окончательной болезни).
- Базовая почасовая ставка равна (базовая девятимесячная заработная плата), разделенная на общее количество часов в календарном году (2080), умноженное на коэффициент пересчета академического года (.83) раз (процент полной занятости) .Часы, отсутствующие в связи с окончательной болезнью, должны быть вычтены в нерабочие периоды (например, летом или между кварталами или семестрами), а также в те периоды, когда сотрудник должен находиться в активном рабочем состоянии.
Сотрудников на 12-месячном и академическом назначении
В случае, если сотрудник в течение всего периода занятости имел как право на 12-месячную службу, так и статус начисления отпуска по болезни, не отвечающий требованиям за академический год, сумма выплаты пособия по болезни в случае смерти будет состоит из:
- Все заработанные, но неиспользованные отпуска по болезни, накопленные в течение периода, когда сотрудник работал в соответствии с установленным статусом начисления отпуска по болезни; плюс
- Выплата вместо начисленного пособия по болезни (как определено в п. 3с.) в зависимости от стажа работы работник имел статус начисления отпуска по болезни, не отвечающего критериям.
Сотрудники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы
Если работник находился в утвержденном отпуске без сохранения содержания, выплата пособия будет представлять собой любую заработную плату или заработную плату, полученную, но невыплаченную на момент смерти, и любой неиспользованный ежегодный отпуск, не превышающий допустимый максимум, как это определено в ПОЛИТИКЕ В ОБЛАСТИ ЛЮДСКИХ РЕСУРСОВ HR0305, ГОДОВОЙ ОСТАВЛЯТЬ .
Назначение получателя
Сотрудники могут заполнить ФОРМУ НАЗНАЧЕНИЯ ВЫГОДА, которая будет использоваться исключительно для выплаты вознаграждения, определенного в этой политике.Форма останется в личном деле сотрудника. Бенефициар, указанный в ФОРМЕ НАЗНАЧЕНИЯ БЕНЕФИЦИАРА, не печатается ни в каких выписках или записях, которые обычно отправляются сотруднику; Следовательно, ответственность за правильность информации в форме лежит на сотруднике. Это назначение можно отменить в любое время, заполнив и отправив новую форму в отдел кадров университетского городка.
Выплата пособия
Пособие в случае смерти сотрудника будет выплачиваться в соответствии со следующими правилами:
- Если ФОРМА НАЗНАЧЕНИЯ БЕНЕФИЦИАРА была заполнена, пособие будет выплачено получателю, указанному в форме, независимо от причитающейся суммы.
- Если ФОРМА НАЗНАЧЕНИЯ БЕНЕФИЦИАЛА не была заполнена, любое пособие в размере до 10 000 долларов будет выплачиваться непосредственно пережившему супругу или, если нет пережившего супруга, пережившим детям. Любая сумма, превышающая 10 000 долларов, будет выплачена администратору или исполнителю имущества умершего сотрудника, назначенному судом по наследственным делам.
Каждый университетский городок должен обнародовать процедуру, гарантирующую, что оставшиеся в живых и получатели умерших сотрудников должны быть незамедлительно проинформированы об этом пособии и любых других льготах, на которые они могут иметь право.Отдел кадров университетского городка несет ответственность за включение заполненной ФОРМЫ НАЗНАЧЕНИЯ БЕНЕФИЦИАРА, если таковая имеется, при обработке любых выплат в случае смерти.